프로세스 문서: 예시를 통해 살펴보는 최고의 사용법

새로운 프로세스를 실행하고 싶지만 어떻게 시작해야 할지 잘 모르겠나요? Asana가 자세히 알려 드리겠습니다. 프로세스 문서는 프로세스 실행 방법을 자세히 설명하는 문서로 작업을 완료하는 데 필요한 단계를 처음부터 끝까지 간략히 설명하는 역할을 합니다.

프로세스 문서를 상세히 작성하면 프로세스의 목적에 맞게 팀워크를 조율하고 조직 차원에서 명확성을 확보할 수 있습니다. 팀 리더는 프로세스의 경계를 설정하는 것부터 프로세스 단계를 문서화하는 일까지 어떤 영역과 기능이 팀에 가장 잘 맞는지 확인할 수 있는 기회가 있습니다.

프로세스 문서의 목적, 프로세스 문서를 작성하는 방법(예시 포함), 프로세스 문서 실행으로 팀이 얻게 되는 이점에 대해 살펴보겠습니다.

프로세스 문서란?

프로세스 문서는 실제 업무에서 활용하는 내부 문서로 새로운 프로세스를 시작하는 데 필요한 작업과 단계를 상세히 기술합니다.

신규 직원 온보딩처럼 간단한 일부터 팀 조직을 바꾸는 큰 목표까지 새로운 프로세스를 적절히 문서화하고 그 진행 상태를 추적하는 일은 중요합니다.

또한 현행 프로세스를 간소화하기 위해 프로세스 문서를 작성할 수도 있습니다. 새로운 툴의 배포부터 고객 대면 커뮤니케이션에 이르기까지 얼마나 많은 프로세스가 조직에서 사용되는지 알게 되면 깜짝 놀랄 것입니다.

프로세스 문서는 팀이 하나로 협력하도록 지원할 뿐만 아니라 팀 멤버가 새로운 프로세스를 만드는 데 필요한 단계를 명확히 파악하는 데 유용한 로드맵 역할을 합니다. 또한 업무 처리 방식을 참고해야 할 때 믿고 찾을 수 있는 리소스 역할을 하여 멤버 간의 혼란을 없애 줍니다.

프로세스 문서 vs 프로세스 매핑

프로젝트 문서와 프로세스 매핑은 비슷한 용어로 보이지만 핵심적인 차이점이 몇 가지 있습니다.

두 시스템의 주된 차이점은 레이아웃입니다. 프로세스 문서는 핵심적인 세부 정보를 기술하는 문서를 작성하는 데 중점을 두지만 프로세스 매핑은 프로세스를 시각화하는 데 중점을 둡니다. 프로세스 문서에는 시각적인 표현이 포함되지만 이것은 프로세스 맵의 심도 있는 시각 자료와는 상당한 차이가 있습니다.

프로세스 문서를 만드는 방법

초기 조사부터 테스트와 검토까지 프로세스 문서를 만들 때 따르는 여덟 단계를 소개합니다.

각 단계는 팀이 하나로 협력하고 명확히 커뮤니케이션하도록 프로세스의 여러 단계를 공식적으로 문서화하는 것을 목표로 합니다. 이제부터 이러한 여덟 단계를 하나하나 설명하면서 프로세스 문서에 포함해야 하는 핵심 구성 요소를 짚어 드리겠습니다.

1. 초기 프로세스를 파악합니다

첫 번째 단계에서는 프로젝트 매니저가 초기 정보를 자세히 파악하고 목표, 타임라인, 우선순위를 토대로 간단한 설명을 작성합니다. 목표를 검토하고 비즈니스 케이스에 이를 기록함으로써 위 작업을 수행합니다.

프로세스를 파악할 때에는 다음 사항을 포함하도록 합니다.

• 핵심 목표: 프로세스를 통해 달성하려고 하는 핵심 성과 지표 또는 비즈니스 목표가 무엇인지 고려합니다.

• 이해관계자: 아직 개별적으로 누구인지는 알지 못하더라도 어떤 팀과 함께 일하게 될지 고려합니다.

• 타임라인: 프로세스 범위와 완료까지 걸리는 타임라인을 크리티컬 패스 분석법으로 추정할 수 있습니다.

• 우선순위: 팀이 수행 중인 다른 프로젝트 및 목표와 비교하여 이 프로세스를 실행하는 것이 얼마나 중요한지 판단합니다.

이러한 요소를 파악하면 이해관계자와 경영진은 진행할 프로세스를 명확히 이해할 수 있습니다.

2. 프로세스의 경계를 정의합니다

초기 프로세스 정보를 확보했으면 이제 프로세스의 경계를 정의할 수 있습니다. 이를 위해 각 팀이 수행하는 여러 가지 작업을 파악하여 해당 프로세스를 다양한 팀에 적용할 수 있는 곳이 어디인지 간략히 기술합니다. 프로세스가 어디서 시작하고 끝나는지, 그리고 이로 인해 누가 영향을 받는지 고려합니다.

이러한 경계를 정의해 두면 새로운 프로세스를 실행할 준비가 되었을 때 명확한 작업 가이드라인 설정하는 데 도움이 됩니다. 예를 들어 프로세스 자동화를 통해 단순 반복 작업을 줄이고자 하는 경우, IT 팀에 프로세스 트리거를 맡기고 운영 팀이 프로세스를 완료하도록 하는 것을 경계에 포함시킬 수 있습니다. 

3. 프로세스의 인풋(Input)과 아웃풋(Output)을 결정합니다

세 번째 단계에서는 인풋과 아웃풋을 식별합니다.

• 프로세스 인풋은 프로세스를 완료하는 데 필요한 리소스를 말합니다.

• 프로세스 아웃풋은 프로세스가 끝났을 때 달성하길 바라는 것입니다.

아웃풋은 초기 프로젝트 목표를 고려하고 측정이 가능한 구체적인 지표를 선택함으로써 결정할 수 있습니다. 예를 들어, 단순 반복 작업에 걸리는 시간을 줄이는 것이 목표라면 작업 리마인더를 자동화하는 것이 아웃풋 중 하나가 될 수 있습니다. 같은 상황에서 인풋은 업무 관리 툴을 도입하는 것이 될 수 있습니다.

인풋과 아웃풋을 결정하면 추후 이러한 목표 각각을 더 작은 단계로 나눌 수 있습니다.

4. 프로세스 단계를 파악합니다

프로세스 인풋과 아웃풋을 통해 필요한 정보를 수집한 후에는 프로세스 계획을 작은 단계로 나눌 차례입니다. 이는 따로 시간을 내서 할 수도 있고 브레인스토밍 세션 중에 할 수도 있습니다.

프로세스의 시작점, 즉 프로세스의 경계를 트리거하는 것이 무엇인지 확인하는 것부터 시작합니다. 경우에 따라서 프로세스가 시작되려면 먼저 완료되어야 하는 종속 작업이 있을 수도 있습니다. 예를 들어, 작업 리마인더를 자동화하려면 먼저 작업을 생성해야 합니다.

무엇이 프로세스의 시작과 끝을 트리거하는지 확인했으면 각 프로세스 단계를 순서대로 기재해야 합니다. 각 단계에 여러 가지 작업이 필요하다면 각각의 작업을 해당 단계 내에 기재하세요. 단계는 최대한 간단하게 유지하고 프로세스의 핵심적인 부분을 포착하는 데 집중하는 것이 좋습니다.

각 단계를 이해당사자에게 배정할 수 있는 작은 구성 요소로 나눕니다. 다음 단계는 각 단계에 속한 책임 업무를 배정하는 것입니다.

5. 프로젝트 이해관계자와 연결합니다

단계를 모두 구성한 후에는 각 작업을 나누고 이를 책임질 담당자에게 배정합니다. 문서에는 결과물과 타임라인처럼 각 작업에 대한 자세한 정보를 기재하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 명확성을 제공하고 커뮤니케이션을 간소화할 수 있습니다.

더 복잡한 프로젝트를 위해 작업에 대한 배경 정보를 더 제공할 필요가 있다면 팀과 미팅을 하거나 팀이 필요로 하는 정보를 안내하세요. 이러한 정보는 법률 지식일 수도 있고 결과물을 완성하는 데 필요한 브랜드 가이드라인일 수도 있습니다.

6. 프로세스 플로 차트를 만듭니다

이번 단계는 프로세스 문서 만들기의 가장 재미있는 부분인 프로세스 시각화하기입니다. 프로세스를 시각화하기 쉬운 방법 중 하나는 플로 차트를 사용하는 것입니다. 문서화하는 프로세스의 유형에 따라 플로 차트는 이해하기 쉬운 방식으로 명확성을 제공할 수 있습니다. 또한 전 과정에 걸쳐 목표와 작업을 추적할 수 있는 워크플로 관리 툴을 이용하는 것도 유용합니다.

플로 차트를 만드려면 프로세스 단계, 인풋과 아웃풋, 배정된 이해관계자에 대한 정보를 확보해야 합니다. 그다음엔 각 단계를 순차적으로 보기 좋게 배치하기만 하면 됩니다.

다음은 프로세스 문서 플로 차트의 예입니다. 플로 차트 작성 시 참고하세요.

위 그림에서 볼 수 있듯이 각 단계마다 상응하는 인풋과 아웃풋이 있습니다. 플로 차트로 이러한 단계를 시각화하면 어떤 리소스와 결과를 기대하면 되는지 쉽게 알 수 있습니다. 또한 다이어그램에 수직선 또는 수평선을 추가하여 누가 어떤 작업을 맡고 있는지 분류할 수 있습니다. 이는 프로세스가 복잡한 경우 특히 더 유용합니다.

프로세스마다 형태는 조금씩 다를 수 있지만 단계를 질서정연하게 연결하여 가장 중요한 정보를 사전에 제공하는 것이 중요합니다.

7. 프로세스의 흐름에서 예외적인 상황을 고려합니다

프로세스 흐름을 시각화하여 기록했으니 이제 팀이 직면할 수 있는 예외적인 상황을 고려해야 합니다. 이러한 예외는 모든 흐름이 정확히 똑같은 경로를 따를 수는 없다는 사실에 기인합니다. 

예를 들어, 앞서 언급한 워크플로의 예외는 업무의 복잡도에 따라 검토가 필요하지 않은 작업이 있을 수 있다는 것입니다. 이러한 경우, 승인이 필요하지 않은 상황은 무엇인지 고려해야 합니다. 또한 이러한 예외 상황에 대응하는 단계 역시 기재해야 합니다.

8. 프로세스를 테스트합니다

프로세스 문서 라이프사이클의 마지막 단계는 프로세스가 잘 작동하는지 테스트하는 것입니다. 테스트를 할 때에는 문제가 발생하거나 잠재적 리스크의 위험이 있는 지점을 파악하고 이러한 지점을 실시간으로 수정해야 합니다. 이는 새로운 프로세스를 미세하게 조정하여 필요한 조정을 해 프로세스가 최대한 원활히 진행될 수 있도록 할 수 있는 기회입니다.

질문을 통해 문제점을 알아내세요.

• 프로세스 흐름 문서로 해결하고자 하는 문제를 해결할 수 있었나요?

• 프로세스의 실행을 최적화하기 위해 더 대대적인 변경 사항을 실행할 필요가 있나요?

문제점을 해결했다면 프로세스가 어느 정도 유효한지 판단하세요. 이렇게 하면 프로세스를 미세 조정할 수 있어 프로세스를 최대한 원활히 실행할 수 있습니다.

마지막으로 진행 중인 프로세스 작업을 종결하고 관련 정보를 공유 공간에 저장하여 필요한 경우 나중에 검토할 수 있도록 합니다.

프로세스 문서의 이점

프로세스 흐름을 상세하게 작성하든 공유하는 개요를 고수하든, 정보를 바로바로 문서화해 두면 장기적으로 업무에 문제가 생겨 목표한 바로부터 벗어나는 상황을 방지할 수 있습니다.

착오를 줄이는 일부터 리소스 배정과 효율성을 개선하는 일까지 프로세스 문서를 사용함으로써 얻을 수 있는 주요 장점 네 가지가 있습니다.

착오를 방지합니다

비즈니스 프로세스를 문서화하면 프로세스의 각 단계에 대한 개요를 미리 기술함으로써 착오를 예방할 수 있습니다. 또한 프로세스 단계의 유효성을 분석하고 업무를 진행하면서 변경할 수 있습니다.

프로세스를 사전에 문서화함으로써 다음과 같은 상황을 방지할 수 있습니다.

• 커뮤니케이션 부족: 적절한 문서가 없으면 커뮤니케이션이 분산되어 일을 위한 일이 더 늘어나게 됩니다.

• 프로세스 단계 누락: 프로세스의 단계를 상세하게 규정해 놓지 않으면 작업을 수행하는 데 혼란을 겪거나 간과하는 부분이 생겨 비효율적인 프로세스가 될 수 있습니다.

• 불명확한 목표와 아웃풋: 팀 멤버가 특정 프로세스가 무엇을 목표로 하는지 이해하지 못하면 결과물이나 우선순위에 대해서도 명확하게 이해하지 못하게 됩니다.

프로세스 문서 라이프사이클로 착오를 분석하여 프로세스 라이프사이클에서 발생할 수 있는 업무 지연을 지속적으로 모니터링할 시스템을 갖출 수 있습니다. 이는 불필요한 단계를 수정하거나 제거할 수 있는 기회가 되기도 합니다.

단순 반복 작업이 줄어듭니다

제대로 된 프로세스 문서는 사전에 정보를 제공하고 시각 자료를 통해 명확한 이해를 도우므로 단순 반복 작업과 일을 위한 일에 소요되는 시간을 줄여 줍니다.

프로세스 문서로 예방할 수 있는 흔한 문제점으로는 다음과 같은 것이 있습니다.

• 잦은 미팅: 프로세스 문서에 필요한 정보를 상세하게 기술하면 미팅을 통해 정보를 전달해야 하는 수고를 덜 수 있습니다. 비효율적인 미팅은 시간을 낭비하고 경우에 따라 혼란을 가중시키기까지 합니다.

• 업무 중복: 처음부터 작업을 체계적으로 올바르게 정리하면 업무가 중복될 가능성이 줄어듭니다.

• 체계적이지 못한 커뮤니케이션: 정보를 여러 군데에 나누어 저장하면 커뮤니케이션을 체계적으로 하기 어려워집니다.

이러한 문제점을 줄이면 팀의 생산성이 높아지고 맡은 작업에 집중할 수 있게 됩니다. 또한 한 단계 더 나아가 비즈니스 프로세스를 자동화하면 단순 반복 작업이 발생하는 것을 방지할 수 있습니다.

리소스 배정을 간소화합니다

 프로세스 문서는 정보를 분명한 단계에 따라 체계적으로 정리하고 필요한 리소스와 연결함으로써 리소스의 배정을 간소화합니다. 

리소스 배정을 간소화하면 다음과 같은 이점이 있습니다.

• 리소스를 올바르게 사용합니다. 어떤 리소스를 사용해야 할지 파악하면 리소스를 올바르고 효율적으로 사용할 수 있습니다.

• 리소스를 올바른 단계에 연결합니다. 리소스를 작업에 연결함으로써 리소스를 언제 어떻게 사용해야 할지 명확히 알 수 있습니다.

• 의도했던 결과를 달성합니다. 리소스를 적절히 배정하면 의도했던 목적에 맞게 리소스를 사용할 수 있습니다.

리소스의 오용은 과다 지출을 초래하기 때문에 리소스 배정을 올바르게 계획하여 팀이 필요한 리소스를 갖출 수 있도록 하는 것이 중요합니다.

커뮤니케이션을 강화합니다

커뮤니케이션이 모두가 공유하는 툴에서 이루어지면 프로세스상의 잠재적인 문제를 예방할 수 있습니다. 또한 모든 이해관계자가 공유된 단일 정보 소스에 액세스하여 언제든 확인할 수 있다는 장점도 있습니다.

커뮤니케이션을 강화하면 다음과 같은 이점이 있습니다.

• 처음부터 업무를 올바르게 수행할 수 있습니다. 명확한 커뮤니케이션으로 혼란이 발생하고 업무의 품질이 떨어질 위험을 줄일 수 있습니다.

• 명확한 프로세스 지식을 창출할 수 있습니다. 커뮤니케이션을 통해 팀이 새로운 프로세스에 대한 최신 정보를 파악할 수 있습니다.

• 프로세스 맵과 표준 운영 절차의 기능을 더욱 강화할 수 있습니다. 커뮤니케이션은 정보를 명확히 하고 프로세스 맵과 절차가 프로세스의 본래 목적에서 벗어나지 않도록 합니다.

팀 커뮤니케이션은 좋은 프로세스와 뛰어난 프로세스의 차이를 만드는 요소입니다. 커뮤니케이션을 사전에 자주 하여 명확하게 소통하세요.

프로세스 문서로 프로세스의 속도를 높이세요

프로세스 문서는 프로세스 개선을 최적화하고 나중을 위해 다양한 프로세스를 개발하는 토대가 됩니다. 문서 프로세스는 비효율성과 업무 지연을 예방하면서 팀 멤버가 추후 프로젝트를 더 성공적으로 해낼 준비를 할 수 있도록 돕습니다.

프로세스 간소화에 도움이 되는 워크플로 관리 소프트웨어로 프로세스 문서를 한 단계 더 끌어올리세요.