파킨슨의 법칙을 극복하여 생산성을 높이는 방법

몇 시간이면 다 할 수 있다는 걸 알면서도 마지막 순간까지 프로젝트를 미룬 적이 있나요? 이것은 가장 양호한 형태의 미루기지만 파킨슨의 법칙이 적용된 경우이기도 합니다. 시간이 있으면 여유를 부리게 됩니다. 작업을 더 천천히 하면서 시간을 보내거나 미루다가 마감일 직전에야 작업을 완료하게 되는 것입니다.

유감스럽게도 마감일이 항상 생산성을 높여주는 것은 아닙니다. 하지만 파킨슨의 법칙을 이해하고 이를 극복할 방법을 찾으면 생산성을 높일 수 있습니다. 이 가이드에서는 파킨슨의 법칙이 발생하는 방식을 설명하고 더 짧은 시간에 더 많은 업무를 처리하기 위한 팁을 알려드립니다.

파킨슨의 법칙이란?

파킨슨의 법칙은 업무를 마치는 데 걸리는 시간은 할당된 마감 시간만큼 늘어난다는 법칙입니다. 이 법칙은 업무 마감일이 여러 건 있거나 프로젝트를 관리할 때 작동할 수 있습니다.

예를 들어, 프로젝트 제안서 작성이 2주 뒤에 마감된다고 하면 시간이 충분하다는 데 안도감을 느낄 수 있습니다. 하지만 마감일이 아직 멀었다는 것 때문에 눈앞의 작업을 마치는 데 걸리는 시간이 필요 이상으로 더 오래 걸리거나, 계속 일을 미루다가 마감일 직전에야 간신히 마치게 될 수 있습니다. 다른 말로 하면 작업을 마치는 데 주어진 시간만큼 소요되는 것입니다.

파킨슨의 법칙을 창안한 사람

Cyril Northcote Parkinson은 영국의 해군 역사학자로, 1955년에 ‘The Economist’에 기고한 풍자적 에세이에서 처음으로 파킨슨 법칙을 소개하였습니다. 그는 그 후 이어서 파킨슨의 법칙(Parkinson’s Law: The Pursuit of Progress)이라는 제목의 책을 저술하였습니다. 그가 쓴 에세이에는 하루 동안 할 일이 엽서를 보내는 일뿐이었던 여성의 이야기가 등장합니다.

그 여성에게 이 일을 마칠 시간으로 하루가 온전히 주어졌기 때문에 하루를 다 보낼 때까지 엽서를 찾는 데 한 시간, 안경을 찾는 데 30분, 엽서를 쓰는 데 90분을 할애했습니다. 그의 이야기는 업무를 마치는 데 걸리는 시간이 할당된 시간만큼 늘어나는 과정을 설명하기 위한 것이었습니다. 파킨슨이 예로 든 이야기가 극단적으로 들릴지 모르지만 우리 모두 이와 비슷한 경험을 한 적이 있을 것입니다.

업무를 마치는 데 주어진 시간만큼 시간이 걸리는 이유

연구에 따르면, 사람들은 작업이 주어졌을 때 작업을 완료하기 위해 필요한 시간이 얼마인지 생각하는 것이 아니라 작업을 완료하는 데 주어진 시간이 얼마인지 생각한다고 합니다. 이러한 사고방식은 시간 낭비와 비효율적인 워크플로를 초래하며, 이것은 불완전한 인간인 우리가 그렇게 많은 시간이 걸릴 일이 아닌데도 작업을 완료하는 데 주어진 시간을 모두 써야 한다고 종종 느끼는 이유입니다.

파킨슨 법칙의 예

파킨슨의 법칙은 거의 모든 상황에 적용됩니다. 파킨슨의 법칙을 인식하고 이를 개인적으로 극복할 방법을 찾지 않는 한 파킨슨의 법칙의 영향을 받지 않는 사람은 아무도 없습니다. 마케팅 팀이든 디자인 팀이든 어디에서나 파킨슨 법칙의 예를 찾아볼 수 있으며 기업 조직에서도 더 큰 규모로 파킨슨 법칙의 존재를 확인할 수 있습니다.

파킨슨의 법칙을 극복할 방법이 있긴 하지만 파킨슨의 법칙에 맞서는 방식은 수행하는 특정한 업무에 따라 결정됩니다. 다음 세 가지 예시와 이러한 특정 상황에 대한 해결책을 살펴보세요.

마케팅 피치

여러분이 새로운 클라이언트에 대한 피치를 준비하는 마케팅 매니저이고 프레젠테이션에 필요한 모든 자료를 수집하는 작업의 마감일이 한 달 뒤라고 가정해 보겠습니다. 마감일까지 준비할 시간이 넉넉하지만 당장 처리해야 할 다른 급한 일이 몇 가지 있기 때문에 피치 작업을 미루고 있습니다. 마감일이 조금씩 다가오고 마지막 순간에 허둥대며 간신히 피치 작업을 마칩니다.

다른 시나리오를 들자면, 해야 할 다른 일이 없어서 피치 작업에 한 달 전체를 쓸 수 있습니다. 2주가 지나자 피치 작업이 마무리된 듯하지만 아직 시간이 더 있기 때문에 마감일이 가까워질 때까지 여기저기 더 세세하게 계속 손을 봅니다. 이제 업무를 마치는 데 할당된 시간만큼 시간이 걸리게 되었습니다.

가능한 해결책: 임의적인 마감일을 정하기보다 마케팅팀 멤버가 함께 협력하여 프로젝트에 어느 정도 기간이 소요되어야 하는지 현실적으로 판단합니다. 마감일이 아닌 프로젝트에 필요한 시간의 양에 초점을 맞춤으로써 생산성을 높이고 비효율을 예방할 수 있습니다.

디자인 룩북

이 예시는 디자이너의 경우를 예로 든 것입니다. 2주 내에 룩북을 완성해야 한다고 상상해 보세요. 크리에이티브로서 업무에 자부심을 느끼고 있으며, 모든 프로젝트를 완벽하게 수행한다는 목표를 가지고 있습니다. 하지만 항상 무언가 수정하거나 개선해야 할 점이 눈에 띄기 때문에 프로젝트가 완벽하게 마무리되었다고 느끼는 법이 결코 없습니다.

마감일이 계획대로 프로젝트를 진행하는 데 도움이 되기 때문에 쓸모가 있긴 하지만 언제나 모든 프로젝트에 지나치게 얽매이기 때문에 마지막 순간까지 업무를 붙잡고 놓지 않게 됩니다.

가능한 해결책: 디자인 프로세스 초기에 클라이언트가 관여한다면 디자인에 불필요한 시간을 쓰는 일을 예방할 수 있습니다. 클라이언트나 매니저가 확인하는 기준 시점을 추가하면 이것이 피드백이 되어 어느 정도 진행되었고 언제 멈추어야 할지 알 수 있습니다.

40시간의 주당 근무 시간

대부분의 회사는 주당 40시간 근무 모델로 운영됩니다. 이 모델은 대부분의 직무가 매주 작업을 완료하는 데 동일한 시간이 필요하다고 가정합니다.

마케팅 분야와 의료 분야의 업무가 모두 하루에 8시간 근무를 요한다고 간주하는 것이 현실적일까요? 이러한 업무의 복잡도가 동일할까요? 간단히 말하자면, 아닙니다. 파킨슨의 법칙은 우리 주변의 모든 곳에서 작동합니다. 어떤 사람들은 주당 40시간을 바쁘게 보내지만 어떤 사람들은 시간 관리 기술을 적절히 사용하여 더 짧은 시간 내에 작업을 완료합니다.

가능한 해결책:  파레토 법칙을 활용해 보세요. 파레토 법칙은 결과의 약 80%가 20%의 원인에서 기인하는 현상을 일컫는 말입니다. 업무에 사용한 시간에서 영향력이 큰 업무에 집중하는 시간을 늘리면 생산성을 높일 수 있습니다.

파킨슨의 법칙을 극복하는 방법

파킨슨의 법칙을 극복하기 위한 특정한 전략을 사용하면 더 효율적으로 시간을 활용할 수 있습니다. 업무가 시간을 모두 잡아먹도록 하는 것을 멈출 때, 작업을 더 빨리 마치고 남은 시간을 휴식이나 다른 작업에 사용할 수 있습니다.

1. 업무를 전략적으로 계획하기

업무를 사전에 전략적으로 계획하면 일을 미루지 않고 효율적인 방식으로 일하게 될 가능성이 더 높아집니다. 계획을 세우면 시간을 관리하고 작업에 소요된 시간을 평가하며 이에 맞춰 세심하게 계획을 세우는 데 도움이 됩니다.

계획에는 다음에 대한 간략한 설명이 포함되어야 합니다.

• SMART 목표

• 작업 및 실행 목록

• 완료까지 걸리는 타임라인

• 필요한 리소스

• 진행 상태를 확인하는 날짜

회사의 단기 목표와 장기 목표를 위해 더 포괄적인 전략적 계획을 수립할 수도 있습니다. 이로써 업무의 생산성을 향상하고자 하는 동기를 유발할 수 있습니다.

2. 스스로 마감일 정하기

파킨슨의 법칙을 극복하는 첫 번째 단계는 스스로 마감일을 정하는 것입니다. ‘시간이 얼마나 있는지’를 고려하는 사고방식보다는 각 작업을 마치는 데 현실적으로 필요한 시간이 어느 정도인지를 생각하고 이에 맞게 자신만의 마감일을 정하세요.

작업을 마치는 데 실제로 필요한 시간을 알아내려면 먼저 다음의 단계를 따릅니다.

• 프로젝트 요구 사항 파악하기: 프로젝트를 마치는 데 필요한 기간을 정하려면 내게 요구되는 것이 무엇인지를 포괄적인 의미에서 생각해야 합니다. 이 단계에는 더 큰 프로젝트에 속한 모든 하위 작업과 활동의 목록을 작성하는 일이 포함됩니다. 

• 활동과 작업의 우선순위를 적절히 지정하기: 프로젝트 요구 사항 목록을 작성한 후에는 할 일 목록의 우선순위를 지정하고 가장 중요하고/중요하거나 복잡한 작업이 무엇인지를 결정합니다. 시간이 가장 많이 걸리는 작업을 목록의 최상위에 두어야 합니다.

• 누가 참여해야 하는지 결정하기: 프로젝트에 동료의 도움이 필요한 부분이 있다면 누가 참여하는 것이 좋은지 가늠해 볼 필요가 있습니다. 프로젝트를 시작할 때 팀과 이야기하면 나중에 시간을 아낄 수 있습니다.

• 자신의 업무 소요 시간 추정하기: 여러분은 이제 예정된 프로젝트에서 누가 어떤 업무에 어떤 방식으로 관여하게 될지 확실히 알고 있을 것입니다. 이제 자신의 워크로드와 개인적인 생산성 수준을 토대로 업무를 완료하는 데 필요한 시간을 현실적으로 추정할 수 있습니다. 

자신의 작업을 완수해야 할 단기 목표라고 생각하세요. 이것을 더 빨리 완수할수록 다른 데 쓸 수 있는 시간이 더 늘어날 것입니다.

3. 타임박싱 사용하기

타임박싱은 미루는 행동을 극복하고, 저하된 생산성을 회복하며, 중요한 업무에 집중하는 데 도움이 되는 생산적인 업무 전략입니다.

타임박싱에는 특정한 기간 내에 작업을 완료하겠다는 목표를 설정하는 과정이 포함됩니다. 작업을 시작하기 전에 소요되는 기간을 계획하면 업무를 더 의식적으로 수행하게 됩니다. 타임박싱은 개별 작업의 일정 수립, 팀 업무의 체계적인 정리, 또는 효과적인 미팅 관리에 사용할 수 있습니다.

4. 포모도로 기법 사용하기

타임박싱과 마찬가지로 포모도로 기법에도 정신적 피로를 줄이면서 생산성을 강화하기 위해 짧고 빈번한 휴식을 포함하는 집중적인 업무 세션이 있습니다. 이 기법은 25분간의 업무 세션과 집중력을 극대화하기 위한 5분간의 휴식을 사용합니다.

포모도로 기법으로 시간을 관리하는 5단계 접근 방식은 다음과 같습니다.

1. 중요도 순으로 된 작업 목록을 만듭니다

2. 타이머를 25분으로 맞춥니다

3. 타이머가 움직이는 동안 작업을 수행합니다

4. 5분간 휴식을 취합니다

5. 포모도로를 4번 실행한 후, 15~30분간 휴식을 취합니다

5. 작업 관리 툴 사용하기

작업 관리 툴을 활용하는 것은 근무 시간을 체계적으로 사용하고, 개인의 마감 일정을 정하며, 우선순위를 관리하는 데 시간적 여유를 확보할 수 있는 훌륭한 방법입니다. 또한 작업 관리 툴을 통해 팀 협업에서든 개인 프로젝트를 위해서든 할 일 목록을 작성하고 프로젝트 일정대로 진행할 수 있습니다.

시간을 통제하고 끝마칠 수 있는 업무의 양을 늘리고 싶다면 파킨슨의 법칙을 반드시 극복해야 합니다. 마감일 전에 작업을 마치면 남은 시간을 사용하여 미리 업무를 처리하거나 휴식을 취할 수 있습니다. 목표는 더 효율적으로 일하는 것이지 자신을 혹사하는 것이 아닙니다.

파킨슨의 법칙을 사용하여 더 짧은 시간에 더 많이 달성하세요

파킨슨의 법칙이 무엇인지 그리고 그것이 어떻게 작동하는지를 이해하면 자신에게 맞게 활용할 수 있습니다. 사전 일정 수립, 개인의 마감일, 작업의 우선순위 지정과 같은 적절한 전략을 갖춤으로써 더 짧은 시간에 더 많은 업무를 달성하고 더 나은 워라밸을 이룰 수 있습니다.

작업 관리 소프트웨어를 사용하면 여러분이 마련한 전략을 보완하고 목표를 달성하는 데 도움이 됩니다.