과로를 방지하고 일과 삶의 균형을 찾기 위한 전략

매일 직장에서는 열정을 추구하거나 성과를 거둔 일을 축하하는 등 크고 작은 성공을 경험할 수 있는 경우가 많습니다. 그러나, 만족감 대신 스트레스를 자주 받는다면 과로로 고통받을 수 있습니다.

열심히 일하는 것도 좋지만, 균형 잡힌 삶을 사는 것도 그만큼 중요합니다. 과로를 방지하는 데 가장 중요한 것은 결과가 아니라 영향을 우선시하는 것입니다. 

개인적으로 과로하고 있다 느낀다면 기준치를 정하고 이를 매니저에게 이야기하여 대처할 수 있습니다. 매니저나 팀 리더는 팀원들을 지원하고 업무 내용을 명확하게 전달하여 과로를 방지할 수 있습니다. 이 기사에서는 과로의 일반적인 징후와 원인을 살펴보고 개인이나 팀 리더로서 과로를 방지하는 방법을 소개합니다.

과로를 인지하는 방법

직장에서 스트레스를 받을 수 있지만, 과로로 인한 것인지 어떻게 알 수 있을까요? 과로는 너무 열심히, 너무 많이 또는 너무 오래 일할 때 발생합니다. 육체적이든, 정신적이든, 감정적이든 직장에서 자신의 능력을 벗어났다고 느낀다면 과로로 고통받고 있을 가능성이 큽니다.

과로와 번아웃의 차이점

장기간의 과로는 번아웃으로 이어질 수 있습니다. 2019년 세계보건기구는 번아웃을 만성적인 직장 스트레스로 인한 직업적 현상으로 분류했습니다. 업무 집중 탐구 인덱스에 따르면, 지식 근로자의 71%가 2020년에 한 번 이상 번아웃을 경험했다고 합니다. 그중 거의 절반(46%)이 번아웃을 야기하는 주요 요인으로 과로를 꼽았습니다.

과로의 징후

스트레스는 과로의 한 가지 징후일 뿐입니다. 과로로 인한 추가적인 부작용은 다음과 같습니다.

• 에너지 부족

• 지속적인 업무 스트레스

• Sunday scaries(일요일 공포)와 같은 출근 전 불안감

• 업무에서 벗어나기 어려움 

• 업무 관련 스트레스로 인해 일상생활을 유지할 수 없을 것 같다고 느낌

• 친구 및 가족과 단절된 느낌

• 최선을 다함에도 불구하고 업무 수준 저하

과로는 기분이 나쁜 것으로만 그치지 않습니다. 장기간의 번아웃은 건강에 영향을 주어 수면 장애나 에너지 부족으로 이어질 수 있습니다. 건강한 일과 삶의 균형을 찾는 것이 정신 건강과 웰빙을 향상하는 핵심입니다.

과로의 일반적인 원인 5가지

업무에 압도되고 과로를 느끼게 되는 것은 어디에서 비롯되는 걸까요? 이러한 느낌은 기분 탓이 아닌 조직이나 직장 문화 내에서 실제로 발생하는 문제에서 기인합니다. 과로에 대처하는 첫 번째 단계는 어떤 측면에서 이러한 느낌을 받는지 이해하는 것입니다.

1. 일을 위한 일

일을 위한 일은 중요한 업무를 방해하는 모든 활동입니다. 예를 들어, 문서를 검색하고, 승인 과정을 추적하고, 업무 상태 업데이트를 지속적으로 요청하는 일 등이 포함됩니다. 우리는 일을 위한 일을 곧이곧대로 받아들이는 경향이 있으며 이러한 일들이 단지 직장 생활의 일부라 생각하지만, 이러한 기계적인 작업에 시간을 허비하여 중요한 업무에 집중할 수 있는 시간을 빼앗겨 버립니다. 

업무 집중 탐구 인덱스에 따르면, 평균 지식 근로자는 업무 시간의 60%를 일을 위한 일에 사용합니다. 즉, 하루의 40% 시간만 원래 수행해야 하는 작업과 프로젝트와 같이 중요한 업무에 쏟고 있다는 것입니다. 문제는 우리 모두 하루에 똑같은 시간이 주어집니다. 따라서 일을 위한 일에 몇 시간을 허비해 버리면 업무를 따라잡기 위해 더 오래 일해야 한다고 느끼게 됩니다.

2. 업무 사일로 현상

또 다른 일반적인 직장 스트레스 요인은 업무의 사일로(Silo) 현상입니다. 팀원들이 무엇을 하고 있는지, 왜 자신의 업무가 중요한지 명확하게 알지 못하면 업무를 효과적으로 수행할 수 없습니다. 커뮤니케이션이 명확하지 않으면 지식 근로자는 정보를 검색하고 중복된 업무를 수행하는 데 시간을 소모하게 됩니다. 실제로, 평균 지식 근로자는 이미 완료된 업무에 13%의 시간을 사용합니다. 이는 2019년의 10%에서 증가한 수치입니다. 1년으로 환산하면 이미 완료된 작업에 246시간을 낭비하는 것입니다. 

3. 연결되지 않은 목표

자신이 하는 일이 회사에 어떤 영향을 미치는지 이해하는 것은 중요합니다. 이렇게 거시적인 수준에서 연결하지 않으면 허공에 대고 일을 하는 것처럼 느낄 수 있습니다. 설상가상으로, 어떤 업무를 우선시해야 할지 모르기 때문에 모든 일을 최우선으로 처리해야 하는 것처럼 느껴집니다. 

하지만 자신의 업무가 팀과 회사 이니셔티브에 어떻게 기여하는지 이해하면 우선순위나 마감일이 바뀌더라도 업무를 효율적으로 조율하여 수행할 수 있습니다. 정보를 정신없이 검색하거나 새 프로젝트 또는 조정된 일정에 따라 작업의 우선순위를 다시 지정하는 방법을 찾는 대신 가장 중요한 업무를 효과적으로 완료할 수 있습니다.

4. 상시 근무 환경

우리는 주의를 산만하게 하는 것들로 가득 찬 세상에 살고 있으며, 직원들은 상시 근무 환경으로 인해 더 많은 압박감을 받고 있어 회사의 기대에 부응하기 위해 더 많은 시간을 일해야 한다고 느낍니다. 아침에 가장 먼저 이메일을 확인하거나 주말에 간단한 업무 관련 질문에 답한 횟수가 몇 번인가요? 이러한 관행은 회사에서 일상적으로 상호 작용하는 방식이 되었지만, 과로와 번아웃의 주된 원인입니다.

5. 지나치게 많은 앱 사용

연구에 따르면 평균 지식 근로자는 하루에 10개의 툴을 최대 25번이나 전환하며 사용하는 것으로 나타났습니다. 요즘에는 일반적으로 한 툴로 업무를 수행하고, 다른 툴로 해당 업무를 추적하고, 또 다른 툴로 해당 업무에 대해 커뮤니케이션하곤 합니다. 그러나 이렇게 서로 다른 앱을 전환하다 보면 정보나 세부 정보가 누락될 수 있습니다. 실제로 근로자의 1/4(27%)이 앱 전환으로 인해 작업과 메시지를 놓친다고 답했습니다. 

또한 지식 근로자의 80%는 받은 편지함이나 기타 커뮤니케이션 앱을 열어 놓은 상태로 업무를 수행하는 것으로 나타났습니다. 그러나 여러 앱을 전환하다 보면 업무 우선순위를 효과적으로 지정하는 데 어려움을 겪을 가능성이 큽니다. 이러한 툴에서 받는 모든 알림을 최우선으로 바로 처리해야 한다고 생각되기 때문입니다.

개인을 위한 팁: 자신의 필요를 표현하기 위한 3가지 단계

과로를 느낀다면 이를 무시해서는 안 됩니다. 그리고 가능하다면, 과로로부터 도망치지도 마세요. 새로운 직장을 찾는 것으로 과로를 해결하고 싶을지도 모릅니다. 다른 직장을 찾는 것은 선택이며, 때로는 최선의 선택이기도 합니다. 하지만 이 문제에서 도망쳐버리면 나중에 또 똑같은 문제에 직면할 수 있습니다. 대신에, 스트레스와 과로의 원인을 정확히 파악하는 방법을 배우면 직장에서 자신의 필요를 표현할 수 있습니다.

자신의 필요를 표현하면 개인적으로만 도움이 되는 것은 아닙니다. 우선순위가 높은 중요한 업무에 더 집중하기 위해 과로를 줄이는 방법을 제시하면 단순히 생산성 측면에만 그치는 것이 아니라 자신이 팀과 회사에 미치는 영향을 생각하고 있다는 점을 매니저에게 보여줄 수 있습니다. 건강과 행복에 우선순위를 두면 자신의 능력이 향상되어 전반적인 업무 성과도 개선됩니다.

결국, 자신의 필요를 표현하는 가장 좋은 방법은 업무량에 관해 매니저와 논의하고 함께 솔루션을 찾는 것입니다. 이러한 대화를 하기 전에 가능한 한 실행 가능한 대화를 만들 수 있도록 계획을 준비하세요.

1. 현재 하고 있는 일을 추적합니다

왜 과로를 느끼는지 정확히 파악할 수 없다면 먼저 매일 하는 업무와 각 작업에 소요되는 시간을 추적해 보세요. 가능하다면, 근무 시간 외에 수행하는 업무나 근무 시간 이후에 회신해야 한다고 느낀 메시지도 작업으로 기록하세요.

현재 수행하는 업무를 추적하면 몇 가지 이점이 있습니다.

• 많은 시간이 소모되는 작업을 특정합니다. 과로의 일반적인 원인은 완벽주의입니다. 단순히 작업을 제대로 수행하고 싶다는 이유로 간단한 작업에 너무 많은 시간을 소모하고 있지는 않은지 확인해보세요. 시간을 추적하면 예상보다 더 많은 시간이 걸리는 작업을 파악하고 필요에 따라 업무 수행 과정을 수정할 수 있습니다.

• 알림이 방해가 되는지 확인합니다. 업무 수행 시 화면에 알림 아이콘 팝업이 표시되면 집중력이 떨어집니다. 이러한 알림으로 인해 업무에 몰입이 방해되고 그날의 업무 계획에서 벗어나게 될 수 있습니다. 업무에 더 몰입하려면 방해 금지 모드 기능을 활성화하여 알림을 무의식적으로 확인하는 일을 줄일 수 있습니다.

• '숨겨진 업무'를 파악합니다. 과로의 또 다른 이유는 숨겨진 업무입니다. 이는 계획한 일이 아닌 것을 말합니다. 할 일 목록 툴에서 모든 작업을 추적하여 매일 해야 할 일을 명확하게 파악하세요. 

• 자신의 역할을 직무 내용과 비교하세요. 몇 개월, 몇 년 동안 맡은 역할 외에 추가적인 역할을 담당하셨나요? 현재 역할이 원래의 직무 내용을 훨씬 뛰어넘는다면 해당 역할을 반영하여 직위나 급여 체계를 업데이트하도록 매니저에게 요청하세요. 

• 업무가 너무 많은지 확인합니다. 때로는 과로의 원인이 분명합니다. 작업을 완료하기에 근무 시간이 충분하지 않기 때문입니다. 이러한 경우 매니저와 상의하여 가장 중요한 업무를 우선시하고 중요도가 더 낮은 작업은 다른 사람에게 맡기거나 연기할 수 있습니다.

2. 업무를 회사 목표와 연결합니다

자신의 업무가 팀과 회사의 목표에 어떻게 기여하는지 이해하면 수행 중인 프로젝트의 우선순위를 가장 효과적인 방식으로 지정할 수 있습니다. 업무를 효과적으로 수행하려면 가능한 한 많은 일을 하려는 대신 가장 중요한 일에 집중해야 합니다. 

매니저와 상의하기 전에 자신의 목표에 대해 생각해 보세요. 자신의 업무가 어떤 이니셔티브를 지원하나요? 또는 목표와 연관되지 않은 업무가 있나요? 다른 팀원에게 맡기거나 나중으로 미룰 수 있는 업무가 있나요?

3. 매니저와 함께 실행 계획을 만듭니다

과로에 관해 매니저와 상의하는 것이 두려울 수 있지만, 이는 중요한 대화입니다. 매니저는 여러분이 성공하기를 바라므로 스트레스 수준이 높아지고 있어 현재 업무량을 계속 유지하기가 어렵다고 알려주세요. 다음 1:1 미팅에서 이 문제를 제기하거나 매니저와 자주 만나지 못한다면 업무 가능 여부 조정과 관련한 1:1 상담을 요청하세요. 

매니저를 위한 팁: 팀의 번아웃을 방지하는 6가지 방법

자신이 과로를 느끼지는 않지만, 다른 팀원이 번아웃으로 힘들어하고 있다고 생각할 수도 있습니다. 팀 리더는 가장 중요한 업무를 완료하는 데 필요한 정보, 배경 정보, 툴을 제공하여 팀원들이 지원을 받고 있다고 느끼게 할 수 있습니다. 방법은 다음과 같습니다. 

1. 팀원들에게 물어봅니다

번아웃을 방지하는 가장 간단한 방법은 팀원들에게 과로를 느끼고 있는지 물어보는 것입니다. 특히 주말에 장시간 근무하거나 이메일에 답장하는 팀원이 있다면 주의 깊게 살펴야 합니다. 이런 업무 스타일을 선호하여 이메일을 보내거나 간단한 작업을 하는 것을 스트레스로 느끼지 않는 사람도 있습니다. 반면, 속으로는 어려움을 느끼지만 어떻게 해야 할지 모르는 사람도 있습니다. 팀원들에게 번아웃을 느끼는지 물어보면 업무가 과다하다고 느끼는 직원들과 대화를 시작하고, 감정을 공유하며, 지속할 수 있는 업무 수행 방식을 찾을 수 있습니다.

2. 배경 정보를 공유합니다 

과로를 방지하려면 팀원들이 업무를 성공적으로 처리하는 데 필요한 배경 정보를 갖추는 것이 중요합니다. 이러한 배경 정보에는 개인 업무가 회사 목표와 어떻게 관련되어 있는지, 다른 팀원들이 수행하는 업무는 무엇인지, 다양한 업무 이니셔티브의 현황은 어떤지 등이 포함됩니다. 배경 정보를 공유하면 팀원들이 업무를 더 잘 이해하고 주요 이니셔티브를 우선적으로 처리할 수 있습니다.

3. 중요한 업무에 우선순위를 둡니다 

팀원들을 지원하는 또 다른 좋은 방법은 역량을 최대한 발휘할 수 있도록 자율성을 부여하는 것입니다. 팀원들이 업무를 성공적으로 수행하는 데 필요한 배경 정보를 갖추게 되면 이를 실현하는 자율성도 필요합니다. 

팀원들이 중요한 업무를 우선적으로 처리하고 이러한 방식을 일과에 도입하도록 권장하세요. 예를 들어, 팀원들에게 다음을 권장할 수 있습니다. 

• 불필요한 미팅 초대는 거절합니다. Asana 연구에 따르면, 지난 1년 동안 직원당 157시간의 생산성이 불필요한 미팅에 소모되었습니다. 팀원들이 참석할 필요가 없는 미팅을 거절할 수 있는 권리를 주세요.

• 중요도가 낮은 업무는 다른 팀원에게 위임합니다. 목표와 맞지 않는 작업을 수행하는 팀원이 있다면 해당 이니셔티브의 목표와 밀접하게 연관된 작업을 수행하는 다른 팀원에게 작업을 위임하도록 권장하세요.

• 할 수 없는 업무를 거절하고 그 이유를 설명합니다. 팀원들이 할 수 있는 가장 강력한 방법 중 하나는 업무를 거절하는 것입니다. 이는 어려울 수 있습니다. 좋은 방법은 업무를 거절하는 이유를 알려주는 것입니다. 이렇게 하면 팀원들이 예를 들어, "X와 Y를 먼저 처리해야 하므로 지금은 이 작업을 할 여력이 없습니다"라고 응답할 수 있습니다.

4. 연동과 자동화를 활용합니다

일을 위한 일의 상당 부분은 승인을 받거나, 업무 상태를 추적하거나, 여러 비즈니스 툴을 전환하는 것과 같은 수작업이 차지합니다. 이 모든 작업에는 시간과 정신적 에너지가 소모됩니다. 대신, 사용하는 업무 툴이 다른 관련 툴과의 비즈니스 연동을 제공하는지 확인하세요. 또는, 일상적인 작업을 자동화하여 팀이 중요한 업무에 더 많은 시간을 할애할 수 있는 방법을 찾으세요.

5. 업무량을 관리합니다

업무량 관리는 팀 전체에 업무를 효율적으로 할당하고 관리하는 프로세스입니다. 효과적인 업무량 관리는 혼란을 줄이면서 효과를 극대화하므로 팀원들이 압도되지 않고 만족감을 느낄 수 있습니다.

아직 사용하고 있지 않다면 업무량 관리 방법을 적용하여 스트레스를 받는 직원의 번아웃을 줄일 뿐만 아니라 처음부터 과로를 느끼지 않도록 예방하세요. 업무량 관리 툴로 팀원들의 작업 수용량을 파악하고 추적하여 업무량을 관리할 수 있습니다.

6. 확신이 들지 않는다면 솔선수범합니다

팀 리더가 취할 수 있는 가장 강력한 방법은 자신이 일과 삶을 분리하는 모습을 보여주어 팀원들의 시간과 에너지를 마찬가지로 소중히 여긴다는 점을 보여주는 것입니다. 팀 리더가 주말에 이메일에 답장하는 것을 팀원들이 본다면 똑같이 해야 한다는 압박감을 느끼게 됩니다. 

일과 삶을 분리하는 방법을 보여주기 위해 솔선수범할 수 있는 여러 가지 방법이 있습니다. 예를 들면 다음과 같은 방법이 있습니다.

• 추가적인 업무 거절하기

• 휴가를 가고 팀원들도 휴가를 가도록 권장

• 휴가 중에는 업무를 확인하지 않기

• 근무 시간 외에는 메시지나 요청을 보내지 않기

• 병원 예약이나 가족과 시간을 보내는 등 개인 휴가를 포함한 일정을 캘린더에 반영하기

리더로서 저는 회사 문화의 분위기를 조성하는 것은 제 책임이라고 생각합니다. 제가 일과 삶의 균형을 유지하지 못하면 팀원들도 이를 유지하지 못하게 될 수 있기 때문입니다.”

일과 삶의 건강한 균형 찾기

자신의 번아웃에 대처하려는 경우나 과로하는 팀원에게 도움을 주려는 경우에도 핵심은 명확성과 커뮤니케이션입니다. 일과 삶의 건강한 균형을 찾는 일은 직장 뿐만 아니라 그 외에서도 성공을 거두는 데 도움이 됩니다.