매트릭스 조직이란 무엇이며 어떻게 운영되는가?

팀이 복잡한 프로젝트를 진행할 때 이해관계자의 검토와 승인을 기다리느라 지체되는 일 없이 빠르게 다음 단계로 나아갈 수 있도록 지원하려면 어떻게 해야 할까요? 조직 구조에서 답을 찾을 수 있습니다. 대부분의 업무 환경에는 일련의 명령 체계가 있어 모두가 의사 결정 권한을 명확히 파악할 수 있습니다.

계층 구조로 이루어진 조직도의 가장 위에는 CEO(최고 경영자)가 있습니다. 그 바로 밑에는 COO(최고 운영 책임자)와 CFO(최고 재무 책임자)가 있습니다. 이러한 고위 경영진 역할 아래에 각 부서의 관리자가 위치하며, 그 아래로 각 프로젝트 매니저가 있습니다.

매트릭스 조직에서는 팀원이 프로젝트 매니저와 부서 리더 모두에게 보고한다는 점에서 이와 같은 전형적인 구조와 다릅니다. 이 가이드에서는 매트릭스 조직이 무엇인지 알아보고 복잡한 프로젝트를 진행할 때 매트릭스 구조를 사용하는 방법을 설명합니다.

매트릭스 조직이란?

매트릭스 조직은 팀원이 여러 리더에게 보고하는 업무 구조입니다. 매트릭스 조직에서 팀원은 원격 근무를 할 때나 사무실에 출근하여 근무할 때도 프로젝트 매니저와 더불어 각 부서장에게 보고합니다. 이와 같은 관리 구조를 통해 회사가 팀을 재조정할 필요 없이 새로운 제품과 서비스를 만들 수 있습니다.

매트릭스 조직의 보고 체계

매트릭스 조직에는 두 개 이상의 관리 보고 체계가 있습니다. 이 점이 처음에는 혼란스러울 수 있지만, 일반적으로 팀원에게는 자신이 속한 부서를 관리하는 주 관리자가 배정됩니다.

부서 매니저에게 보고하는 프로세스는 전통적인 업무 구조와 유사합니다. 예를 들어, IT 부서에서 일하는 팀원은 IT 부서장에게 보고합니다. IT 부서장은 부서의 부사장에게 보고합니다. 최종적으로, 모든 보고 관계는 CEO로 이어집니다.

매트릭스 구조의 차이점은 팀원이 프로젝트 매니저에게도 보고한다는 것입니다. 프로젝트는 IT, 마케팅, 재무와 같이 다양한 부서의 팀원이 참여하는 경우가 많습니다. 바로 이러한 이유로 프로젝트마다 별도의 매니저를 배정하게 됩니다.

매트릭스 관리의 유형

매트릭스 관리에는 세 가지 유형이 있으며, 각 유형에서 프로젝트 매니저에게 부여되는 권한의 정도가 달라집니다. 이러한 관리 유형은 저울의 한쪽에 프로젝트 매니저를 두고 다른 한쪽에 부서 매니저를 두는 것에 비유할 수 있습니다.

약한 매트릭스

약한 매트릭스에서는 다른 매트릭스 관리 유형과 비교할 때 프로젝트 매니저에게 주어지는 의사 결정 권한이 가장 적습니다. 프로젝트 매니저가 프로젝트에 대해 가지는 권한이 제한되면 프로젝트 예산과 타임라인이 부서장의 손에 달려 있기 때문에 매트릭스가 약해집니다. 커뮤니케이션 계획을 세우면 약한 매트릭스에서 커뮤니케이션이 잘못된 방향으로 나아가는 것을 방지할 수 있습니다.

균형 잡힌 매트릭스

균형 잡힌 매트릭스에서 부서장와 프로젝트 매니저는 동등한 권한을 가지며, 팀원은 둘 모두에게 보고합니다. 이로 인해 모든 리더가 쉽게 커뮤니케이션하고 프로젝트가 원활하게 진행될 수 있습니다.

강한 매트릭스

강한 매트릭스에서 프로젝트 매니저는 프로젝트에 대한 대부분의 의사 결정 권한을 가지는 반면 부서장의 권한은 비교적 제한됩니다. 프로젝트 매니저가 프로젝트를 전담하므로 강력한 조직 구조가 형성됩니다. 부서장은 프로젝트를 전반적으로 감독할 수 있지만 중요한 결정을 내리지는 못합니다.

매트릭스 조직 구조의 장점

매트릭스 조직 구조는 계층식 구조보다 더 복잡하지만, 많은 장점이 있습니다. 이러한 장점에는 명확한 프로젝트 목표, 효율적인 리소스 사용, 자유로운 정보 공유, 프로젝트 매니저를 위한 훈련 등이 포함됩니다.

명확한 프로젝트 목표

매트릭스 조직 구조는 프로젝트 목표에 대한 명확성을 높일 수 있습니다. 팀이 프로젝트 매니저와 부서장 모두에게 진행 상황을 보고할 때 프로젝트 목표를 공고히 하는 것이 매우 중요합니다. 프로젝트 매니저가 고위 관리직을 맡은 구성원으로부터 지지받고 있다고 느낄 때 프로젝트 관리를 우선시하게 됩니다.

시나리오: 팀이 앱 개발 프로젝트를 진행하고 있다고 가정해 보겠습니다. 이 프로젝트에서는 매트릭스 구조를 사용하기 때문에 IT 개발자는 프로젝트 매니저와 IT 부서장에게 보고합니다. 프로젝트 목표는 마케터가 이동 중에 사용할 수 있는 키워드 검색 앱을 만드는 것입니다. IT 부서장과 프로젝트 매니저가 IT 개발자에게 명확한 프로젝트 목표를 전달한다면 앱이 더 빠르게 개발될 것입니다.

효율적인 리소스 사용

매트릭스 구조에서는 다양한 부서의 전문가가 팀에 포함되므로 리소스를 효율적으로 사용할 수 있습니다. 이로 인해 간접 비용과 프로젝트를 완료하는 데 필요한 시간이 줄어듭니다. 계층식 구조에서는 모든 팀이 한 매니저에게만 보고하기 때문에 팀당 매니저의 수가 더 적습니다. 이와 같은 팀에는 서로 다른 전문성을 갖춘 팀원이 없어서 하나의 프로젝트 결과물을 완성하기까지 더 오랜 시간이 걸릴 수 있습니다.

시나리오: 키워드 검색 앱을 만드는 팀에 IT 부서, 재무 부서, 마케팅 부서의 전문가가 참여할 수 있습니다. 이러한 팀원이 부서장과 프로젝트 매니저에게 성공적으로 보고할 수 있다면 팀 생산성을 높이고, 시간을 절약하고, 프로젝트를 더욱 효율적으로 끝낼 수 있습니다.

회사에 다양한 전문가로 구성된 그룹이 없다면 새로운 제품이나 서비스를 개발할 때마다 팀을 재구성하고 새로운 팀원을 고용해야 할지도 모르기 때문에 매트릭스 팀은 비용을 절감할 수 있습니다.

자유로운 정보 공유

매트릭스 구조에서 일하면 팀은 여러 리더에게 보고하기 때문에 팀 간에 정보를 자유롭게 공유할 수 있습니다. 계층식 시스템에서 팀원은 정보를 전달하는 것을 반드시 기억해야 하지만, 매트릭스 구조에서는 정보의 흐름이 필수적입니다. 여러 리더에게 정보를 보고해야 해야 하는 일이 번거롭게 느껴질 수도 있지만, 올바른 프로젝트 관리 시스템이 갖춰져 있으면 팀원이 추가로 해야 하는 일이 아예 또는 거의 없어집니다.

시나리오: 키워드 검색 앱을 개발하는 팀이 프로젝트 매니저에게만 보고한다면 버그 해결과 관련된 정보를 놓칠 수도 있습니다. 하지만 IT 부서장에게 정보를 전달하는 일이 매트릭스 프로세스의 일부라면 기억하기가 쉽습니다.

프로젝트 매니저를 위한 훈련

매트릭스 조직의 독특한 구조로 인해 프로젝트 매니저는 많은 책임을 맡게 됩니다. 프로젝트 매니저는 프로젝트 주기 동안 팀을 이끌어야 합니다. 이러한 구조는 프로젝트 매니저에게 도전이 되며, 다른 부서에서 교차 기능 팀의 매니저가 되고 싶은 사람에게 훈련의 기회가 됩니다.

시나리오: 이 프로젝트를 진행하는 동안 팀은 버그를 수정해야 하는 문제와 프로젝트 타임라인에서 지연이 발생하는 문제를 경험했습니다. 프로젝트 매니저는 모든 문제를 성공적으로 해결하기 위해 IT 부서장과 협력해야 합니다. 이 과정을 통해 IT 분야에 대한 개인적인 관심을 키우고 미래의 잠재적인 커리어 기회를 발견할 수 있습니다.

팀 유지

여러 전문가가 함께 모이면 제품팀의 능력이 강화되기 때문에 매트릭스 조직에서는 팀원의 유지율이 매우 높습니다. 매트릭스 조직의 팀원은 각 부문장 산하에서 업무를 한 뒤 프로젝트 매니저에게 배정됩니다. 전문가는 함께 일하는 것을 즐기는 경향이 있어서 프로젝트 성과가 향상될 수 있습니다.

시나리오: 키워드 검색 앱 프로젝트를 진행하는 동안 프로젝트 팀은 스마트폰 사용자를 위한 애플리케이션을 만드는 과정을 상세히 알고 있는 IT, 마케팅, 재무 부서의 다양한 전문가로 구성됩니다. 전문가로 구성된 이 팀은 향후 진행할 여러 프로젝트에 참여하기 위해 팀을 유지할 가능성이 높습니다.

매트릭스 조직 구조의 단점

계층식 보고 체계와 마찬가지로 매트릭스 조직에도 단점이 있습니다. 대부분의 단점은 구조가 복잡하다는 점에서 비롯됩니다. 복잡한 구조는 제대로 작동할 시 여러 장점이 있지만, 충돌을 일으키거나 혼란을 야기할 수도 있습니다.

복잡한 보고 방식

매트릭스 조직의 복잡성 때문에 팀은 언제 그리고 누구에게 보고해야 하는지 파악하기 어려울 수 있습니다. 매트릭스 구조의 목적은 팀이 이점을 누릴 수 있게 하는 것이지만, 프로젝트를 복잡하게 만들고 전반적인 프로세스가 혼란스러워질 수 있습니다.

해결 방법: 보고가 실패로 이어지는 것을 방지할 수 있는 최고의 방법은 매트릭스 조직의 모든 구성원이 누구에게 어떻게 보고해야 하는지 이해하고 있음을 확인하는 것입니다. 여러 팀의 업무를 지원하는 직관적인 프로젝트 관리 플랫폼을 사용하면 매트릭스 구조를 덜 복잡하게 만들 수 있습니다.

느린 응답 시간

매트릭스 구조의 복잡함으로 인해 응답 시간이 느려질 수 있으며, 이에 따라 프로젝트가 지연될 수 있습니다. 응답 시간이 느린 것은 여러 사람에게 정보를 보고해야 하기 때문입니다. 더 많은 사람이 관여하는 것은 좋은 일이지만, 더 많은 사람에게 정보를 전달하려면 그만큼 시간이 더 걸린다는 단점이 있습니다.

해결 방법: 프로젝트 관리 시스템을 사용하면 매트릭스 구조의 응답 시간이 느린 문제를 해결할 수 있습니다. 단일 정보 소스로써 Asana는 업무가 중복되는 것을 방지하고 팀과 경영진 간의 가시성을 높일 수 있습니다.

상반된 지시 내용

프로젝트 매니저와 부서장이 이해하는 점이 다르다면 지시 내용이 상반될 수 있습니다. 매트릭스 구조는 팀워크를 촉진하는 것을 목적으로 하지만, 관여된 사람에 따라 정반대의 결과가 발생할 수 있습니다.

해결 방법: 상반된 지시 내용을 방지하려면 관리자들끼리 직접 소통할 수 있는 시스템을 구축해야 합니다. 관리자들이 프로젝트 목표를 향해 동일한 이해를 바탕으로 조율한다면 팀원은 고래 싸움에 새우 등 터지는 상황을 피할 수 있습니다.

마찰 가능성

매트릭스 구조와 계층식 구조의 주된 차이점은 매트릭스 구조에서 팀원이 두 명의 관리자에게 보고한다는 것입니다. 이로 인해 매트릭스 조직이 더 복잡해지고 팀원은 더 많은 책임을 안게 됩니다. 관리자가 두 명이면 팀원에게 더 많은 피드백을 제공하고 지시를 내릴 수 있지만, 마찰이 생길 수도 있습니다.

해결 방법: 마찰이 발생하는 것을 방지하려면 부서장과 프로젝트 매니저가 소통하는 것이 매우 중요합니다. 지시 내용이 충돌하면 두 관리자 중에 한 명을 따르는 것이 팀의 역할이 되어서는 안 됩니다. 대면 방식이든 가상 시스템이든 관리자는 첫날부터 명확한 프로젝트 목표를 세우고 성공적인 제품을 만들기 위해 함께 협력하여 마찰을 방지할 수 있습니다.

명확하지 않은 우선순위

관리자가 서로 협력하지 않는다면 매트릭스 구조에서 팀원이 우선순위를 파악하기가 어려울 수 있습니다. 부서장과 프로젝트 매니저가 자신이 관리하는 작업이 가장 중요하다고 생각한다면 팀은 어느 관리자의 지시를 우선해야 할지 결정하는 데 어려움을 겪을 수 있습니다.

해결 방법: 관리자 간 소통에서 오해가 발생하여 팀원이 작업의 우선순위를 결정하는 데 어려움을 겪게 되는 경우, 관리자들이 팀의 작업에 대해 논의하여 어느 작업을 먼저 처리해야 할지 결정해야 합니다. 매트릭스 구조에서 발생할 수 있는 대부분의 문제는 강력한 협업, 커뮤니케이션, 팀 전체에 명확성을 확립하여 해결할 수 있습니다.

프로젝트 관리 툴로 매트릭스 구조를 개선하세요

매트릭스 구조가 제대로 기능할 수 있도록 만드는 최적의 방법은 프로젝트 관리 툴을 사용하는 것입니다. 프로젝트 관리를 통해 프로젝트 매니저와 부서장은 프로젝트 목표를 달성하기 위해 협력하고, 함께 업무 계획을 세우고, 커뮤니케이션을 명확하게 할 수 있습니다. 이러한 요소가 갖춰졌을 때 비로소 팀원들은 효율적으로 일하고 프로젝트 목표를 달성하는 데 필요한 명확성을 갖출 수 있습니다.

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