변경 관리 프로세스 소개 및 활용 방법

변경 관리 프로세스는 프로젝트 매니저가 이해관계자에게 검토 요청을 제출하여 승인이나 거부가 이루어지는 절차입니다. 이는 여러 진행 중인 작업으로 구성된 대규모 프로젝트를 관리하는 데 도움이 되는 중요한 프로세스입니다.

여러 프로젝트를 관리하다 보면 상황이 복잡해질 수 있습니다. 업무 타임라인 조율부터 목표와 결과 추적에 이르는 업무 중 프로젝트가 대폭 변경되는 일을 가능하면 피하고 싶을 것입니다. 하지만 변경 관리 프로세스가 마련되어 있으면 프로젝트 변경 요청을 매우 간편하게 제출할 수 있습니다.

변경 관리 프로세스는 다양한 부서 간에 여러 팀원이 협력하는 대규모 이니셔티브에서 필수적인 역할을 합니다. 자신만의 변경 관리 프로세스를 도입할 수 있도록 구체적인 예시와 함께 변경 관리 프로세스에 대해 자세히 살펴보겠습니다.

변경 관리 프로세스란?

변경 관리는 프로젝트와 대규모 이니셔티브의 변경 요청을 관리하는 데 사용되는 프로세스입니다. 이는 팀이나 회사 내에서 변경 관리 역할을 정의하는 변경 관리 계획의 일부입니다. 변경 프로세스는 많은 부분으로 구성되지만, 쉽게 말하면 프로젝트 변경 요청을 추적하는 변경 로그를 만드는 것과 관련이 있습니다.

대부분의 경우 프로젝트 이해관계자는 누구나 변경을 요청할 수 있습니다. 요청은 프로젝트 일정을 살짝 조정하는 것처럼 사소할 수도 있고, 새로운 결과물처럼 큰 영향이 있는 업무일 수도 있습니다. 모든 요청이 승인되지 않는다는 점을 유념해야 합니다. 변경 요청이 승인될지 또는 거부될지는 주요 이해관계자에게 달려 있기 때문입니다.

변경 관리 프로세스는 여러 부분으로 구성되고 회사마다 조금씩 다르기 때문에 라이프사이클 프로세스가 원활하게 진행될 수 있게 도와주는 툴을 사용하면 유용합니다. 워크플로 관리 소프트웨어와 같은 툴을 사용하면 업무와 커뮤니케이션을 한 곳에서 관리할 수 있습니다.

변경 관리 프로세스 vs. 변경 관리 계획

변경 관리 프로세스와 변경 관리 계획은 헷갈리기 쉽습니다. 변경 관리 프로세스와 변경 관리 계획 사이에는 여러 차이점이 있습니다. 변경 관리 프로세스는 변경 관리 전략을 구성하는 한 부분에 불과합니다.

• 변경 관리 프로세스: 변경 관리 프로세스는 조직이 프로젝트 변경과 관련된 정보의 흐름을 갖출 수 있도록 하는 데 중요한 역할을 합니다. 성공적인 프로세스는 성공 지표를 정의하고, 워크플로를 체계화하고, 팀이 원활하게 소통할 수 있게 하고, 향후 프로젝트에서 성공을 거두기 위해 팀을 정비합니다.

• 변경 관리 계획: 변경 관리 계획은 예산, 일정, 커뮤니케이션, 리소스 조정으로 구성됩니다. 변경 관리 프로세스는 변경 요청과 변경으로 인한 영향을 설명하는 형식적인 문서인 반면 변경 관리 계획은 모든 과정을 아우르는 전반적인 계획입니다.

앞서 설명한 것처럼 변경 관리 프로세스는 변경 관리 계획의 일부에 불과합니다. 두 용어는 서로 관련되어 있지만, 다른 것을 나타냅니다.

변경 관리 프로세스의 이점

변경 관리 프로세스를 도입하면 정리 소프트웨어를 활용하여 팀을 체계적으로 관리하고 프로젝트 결과물과 마감일을 효과적으로 관리할 수 있습니다. 변경을 효과적으로 관리하지 못하면 문제가 발생한다는 점을 고려할 때, 변경 관리 프로세스는 매우 중요한 역할을 합니다.

변경 관리 프로세스는 리소스 관리 계획이나 기타 업무 관리 목표를 실행하는 데 도움이 됩니다. 변경 관리 프로세스를 도입하면 얻을 수 있는 추가적인 이점은 다음과 같습니다.

생산성 향상

변경 관리 프로세스는 프로젝트 결과물을 둘러싼 혼란을 해소하고 정보 수집이 아닌 업무 수행에 집중할 수 있습니다. 그 결과 생산성과 효율이 높아지며, 생산성 소프트웨어를 활용하면 그 효과는 배가 됩니다.

변경 관리 프로세스가 마련되어 있지 않으면 ‘일을 위한 일’에 시간을 쏟아 생산성이 저하될 수 있습니다. 이렇게 되면 가장 중요한 업무에 할애할 수 있는 시간이 한정되어 매주 마감일의 4분의 1 이상(26%)이 지켜지지 않는 상황이 발생할 수 있습니다.

효과적인 커뮤니케이션

변경 사항을 적절하게 기록하면 커뮤니케이션 문제를 해결할 수 있습니다. 목적과 목표가 명확하게 정의되면 팀이 활발하게 커뮤니케이션할 수 있습니다. 하지만, 변경 관리 프로세스가 모든 커뮤니케이션 이슈를 해결해 주지는 않으므로 주의를 기울여야 합니다. 프로젝트와 관련된 커뮤니케이션을 한 곳에서 수행할 수 있도록 업무 관리 소프트웨어를 함께 사용하면 도움이 됩니다.

변경 요청과 관련한 배경 정보를 손쉽게 제공하기 위해 주요 이해관계자와 변경 관리 프로세스를 공유할 수도 있습니다.

팀워크와 협업 개선

효과적인 커뮤니케이션은 그 자체로 이점일 뿐만 아니라 협업을 강화하는 데 도움이 됩니다. 프로젝트 변경에 대해 명확하게 커뮤니케이션하면 협업하고 힘을 모으는 일이 훨씬 더 수월해집니다.

예를 들어, 처음부터 변경 사항이 명확하게 전달되면 이해관계자는 창의력을 발휘하고 팀워크를 강화하는 데 더 많은 시간을 쏟을 수 있습니다. 하지만 커뮤니케이션이 효과적으로 이루어지지 않으면 이해관계자는 팀원과 함께 창의력을 발휘하는 대신 정보를 조합하느라 시간을 낭비하게 됩니다.

협업을 더욱 강화하고 싶으신가요? 변경 관리 프로세스에 작업 관리 소프트웨어를 사용하면 팀을 성공으로 이끌기 위한 기반을 다질 수 있습니다.

변경 관리 프로세스의 5단계

5가지 프로젝트 관리 단계와 유사하게 변경 관리 프로세스를 수립하기 위한 5가지 주요 단계가 있습니다. 몇몇 프로세스에는 다소 차이가 있지만, 모든 프로세스는 핵심 요소를 포함하고 있습니다. 요청 개시부터 실행에 이르기까지 각각의 기본 단계를 따라 변경 요청이 원활하게 진행되며, 불필요한 변경을 피할 수 있습니다.

상황에 따라 이러한 순서를 변경 관리 프로세스 흐름으로 시각화할 수 있습니다. 어떤 방식으로 살펴보든 결과물은 변경 요청을 승인할지 아니면 거부할지에 관한 최종 결정이 됩니다.

이제 효과적인 변경 관리 프로세스를 수립하는 5단계와 각 단계는 어떻게 구성되어 있는지 살펴보겠습니다.

1. 변경 요청 개시

변경 요청 프로세스의 개시 단계에서는 변경이 요청됩니다. 변경을 요청하는 이유는 다양합니다. 예를 들어, 크리에이티브 결과물이 예상보다 더 오래 걸린다면 결과물의 마감일 조정을 요청할 수 있습니다. 대부분의 경우 이해관계자나 프로젝트 리더가 요청을 보내지만, 변경 제안은 누구나 할 수 있습니다.

요청하려는 팀원은 변경 요청 양식을 사용하여 요청을 제출해야 합니다. 프로젝트 매니저는 변경 요청을 찾기 쉽고 누구나 접근할 수 있는 곳에 저장해야 합니다.

요청 양식이 작성되면 이름, 간략한 설명, 요청 날짜와 요청한 사람의 이름과 같이 적절하다고 생각하는 세부 정보를 변경 로그에 입력해야 합니다. 변경 로그는 모든 프로젝트의 변경 기록으로, 장기간 진행되는 여러 프로젝트를 관리하는 데 유용합니다.

다음은 변경 요청 양식에 추가할 수 있는 다양한 필드의 예시입니다.

• 프로젝트 이름

• 날짜

• 요청 설명

• 요청한 사람

• 변경 책임자

• 우선순위

• 변경이 미치는 영향

• 마감일

• 코멘트

양식에 추가하는 필드는 변경 로그가 얼마나 자세히 작성되길 원하는지와 요청 유형에 따라 달라집니다.

2. 변경 요청 평가

요청 내용을 작성한 초기 양식이 제출되고 접수되면 요청이 평가를 받게 됩니다. 초기 양식이 제출되는 단계와 달리 이 단계에서는 실제 변경 내용을 평가합니다.

평가 단계는 결정이 내려지는 단계라기보다 기본 정보를 검토하는 단계에 가깝습니다. 정보는 프로젝트 리더나 부서 리더가 평가할 때가 많습니다. 이들은 필요한 리소스, 요청이 미치는 영향, 요청이 전달되어야 하는 사람이 누구인지와 같은 세부 정보를 검토합니다.

변경 요청이 초기 평가 단계를 통과하면 실제 결정이 내려지는 분석 단계로 전달됩니다.

3. 변경 요청 분석

변경이 미치는 영향을 분석하는 단계는 담당 프로젝트 리더가 요청의 승인이나 거부를 최종적으로 결정하는 단계입니다. 요청한 사람이 결정과 관련한 의견을 제공할 수도 있지만, 리더에게 정식으로 승인받는 것이 좋습니다. 변경 관리 위원회에서 변경 승인을 전체적으로 관리하는 경우도 있습니다.

변경 요청이 승인되면 결재를 받고 팀으로 전달되어 5단계 프로세스의 나머지 단계로 넘어갑니다. 모든 프로젝트 이해관계자가 변경이 필요한 부분을 파악할 수 있도록 변경 로그와 프로젝트 커뮤니케이션이 이루어지는 곳에 관련 내용을 기록해야 합니다.

변경 요청이 거부되더라도 변경 로그에 기록해야 합니다. 거부된 요청을 팀에 공유하는 것은 불필요할 수도 있지만, 혼란을 방지하는 데 도움이 됩니다.

4. 변경 요청 실행

변경 요청이 승인되면 변경 관리 프로세스는 실행 단계로 넘어갑니다. 이 단계는 프로젝트 매니저와 프로젝트 이해관계자가 프로젝트에 변경 사항을 적용하는 단계입니다.

프로젝트가 어떤 단계에 있는지에 따라 변경을 실행하는 양상이 달라집니다. 하지만 대체로 프로젝트 타임라인과 결과물을 업데이트하고 프로젝트 팀에 알리는 일로 구성됩니다. 이러한 작업이 완료되면 본격적인 작업이 시작됩니다. 타임라인에 변경으로 인해 계획된 목표에 큰 영향이 가지 않도록 프로젝트 범위를 평가하는 것이 좋습니다.

새로운 정보를 찾느라 생산성이 떨어지지 않도록 변경 요청 정보를 공유 작업 공간과 변경 로그에서 공유하는 것이 좋습니다. 변경 요청과 관련된 모든 내용을 다룰 수 있도록 수정된 비즈니스 케이스를 보낼 수도 있습니다.

5. 변경 요청 종결

요청을 기록하고, 공유하고, 실행하고 나면 요청을 종결할 차례입니다. 정해진 종결 계획이 없는 팀도 있지만, 종결 계획을 갖추면 모든 팀원이 나중에 참고할 수 있는 곳에 정보를 저장해둘 수 있습니다.

종결 단계에서는 모든 문서, 변경 로그, 커뮤니케이션을 나중에 접근할 수 있으며 모두가 공유하는 공간에 저장해야 합니다. 또한, 초기 변경 양식과 프로세스를 진행하면서 수립한 수정된 프로젝트 계획을 저장해야 합니다.

문서를 적절한 곳에 저장한 뒤에는 완료되지 않은 작업을 모두 끝내고 프로젝트를 성공적으로 완료하기 위해 업무를 계속합니다. 일부 프로젝트 리더는 프로젝트를 공식적으로 끝내기 전에 사후 분석 미팅을 개최하기도 합니다.

변경 관리 프로세스 예시

지금까지 변경 관리 프로세스의 5가지 단계에 대해 살펴보았습니다. 이제 시작하는 데 도움이 되는 예시를 통해 실제로 적용해 보겠습니다.

계획을 수립하기 전에 현재 사용하는 프로세스와 툴이 팀에 적합한지 평가하는 것이 중요합니다. 비즈니스 케이스나 프로젝트 계획을 작성하여 회사 이해관계자들에게 제시할 수도 있습니다.

변경 로그에 포함할 정보는 자주 요청받는 변경의 유형과 프로젝트 복잡성에 따라 달라질 수 있습니다. 오랜 기간 진행되는 복잡한 프로젝트는 변경 요청이 더 많을 수 있지만, 규모가 작은 단발성 프로젝트는 자세한 변경 로그가 필요하지 않을 수도 있습니다.

다음은 변경 로그에 무엇을 추가하고 어떤 형식으로 만들 것인지와 관련한 아이디어를 주는 예시입니다. 이 변경 관리 예시에는 다음 정보가 포함됩니다.

• 프로젝트 이름

• 작업 이름

• 담당자

• 마감일

• 우선순위 상태

• 진행 상태

• 변경 유형

변경 로그는 이처럼 간단한 형식으로 시작하는 것이 좋습니다. 하지만, 프로젝트가 얼마나 복잡한지에 따라 필드를 추가할 수 있습니다.

자체 변경 로그를 작성하려면 사용자 지정 템플릿을 만들거나 프로젝트 템플릿 갤러리에서 원하는 템플릿을 선택할 수 있습니다. 

변경 관리 프로세스 사용이 적합한 경우

변경 관리 프로세스를 어떤 상황에서 사용해야 하는지 알아두면 적절한 때 활용할 수 있습니다. 새로운 이니셔티브와 툴이 도입되면 다양한 유형의 변경 요청이 발생할 것입니다.

일반적인 변경 요청으로는 타임라인 연장, 정보 개편, 결과물 변경과 관련된 요청이 있습니다. 이 외에도 변경 관리 프로세스 사용이 적합한 상황은 다음과 같습니다.

• 범위 초과: 프로젝트에 범위 변동이라고도 하는 범위 초과가 발생할 때 이 프로세스를 사용할 수 있습니다. 

• 프로젝트 불일치: 프로젝트를 진행 중에 불일치하는 부분을 발견하면 변경을 요청하여 나중에 결과물을 재작업해야 하는 상황을 피할 수 있습니다.

• 달성하기 어려운 목표: OKR이 달성하기 어려운 상황도 있습니다. 프로젝트가 완료되기 전에 이러한 문제를 제기하는 것이 좋습니다.

• 새로운 툴: 새로운 프로세스나 툴이 도입되면 처음에 몇 가지 프로젝트를 진행할 때 새로운 문제가 발생하게 되어 반드시 변경 요청이 발생합니다.

변경 관리 프로세스를 활용하세요

변경은 불가피하지만 그렇다고 해서 앞으로 진행할 프로젝트를 틀어지게 하는 것은 아닙니다. 변경 관리 프로세스를 도입하면 프로젝트를 계획대로 진행하고 명확하고 효과적으로 커뮤니케이션할 수 있습니다. 그 결과 생산성이 높아지고 프로젝트 결과물과 관련된 혼란을 최소화할 수 있습니다.

변경이 필요한 상황에 직면할 때 이를 처리할 적절한 프로세스를 갖추고 있다면 안심할 수 있습니다. 변경 관리 계획을 마련하면 전략상의 변화와 관련된 부정적인 영향을 완화하고 더 큰 영향을 미치는 일에 계속해서 집중할 수 있습니다.

프로젝트를 더 효과적으로 관리하기 위한 리소스가 더 필요하신가요? 프로젝트 범위를 작성하는 방법에 관한 기사를 확인해 보세요.