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新しい働き方が必要とされるこの時代、リーダーはチームが透明性を持って、足並みを揃え、仕事に集中できる環境を作ることができます。本日は、まさにそれを実現することを意識して新しく強化された一連の機能をご紹介します。
2022年版「仕事の解剖学」インデックスによると、ナレッジワーカーは 1 日の 58% を仕事のための仕事に費やし、回答者の 42% が燃え尽き症候群とインポスター症候群の両方に苦しんでいます。しかし、優秀なリーダーは、従業員は組織の最も貴重なアセットであり、従業員の健康はビジネスのあらゆる側面に影響すると認識しています。
目標を達成するまでの明確な道のりを描くことから、従業員と長期的なつながりを築くことまで、チームのやる気を維持して、インパクトの大きな結果を出していただけるよう、当社のオファリングをレベルアップしました。
個々のタスクを全体像に結び付ける
当社が最近行った調査によると、従業員のほぼ 3 人に 1 人が、自分の努力が会社の目標達成にどう貢献するのかを見ることができません。その結果、従業員は優先順位を付けることに苦労し、タスクに対する関心を失ってしまいます。
従業員は、自分のスキルが職場にもたらす価値を明確に把握できると、最高の結果を出しやすくなります。Asana のゴール機能を使用すると、1 つの共有スペースで組織のミッションを日々の作業につなげることができます。また自分の目標を見ると、チームメンバーは、自分たちのプロジェクトと会社規模の大きなイニシアチブとのつながりを確認できます。
優れたリーダーは、従業員が一番仕事に集中できるのは、努力の結果が直接会社の目的に貢献するときであると認識します。”
進捗状況の自動反映機能を使用すると、チームの目標の進み具合を追跡し、リアルタイムに障害を特定できるため、マイクロマネジメントや時間のかかるミーティングを減らすことができます。また、今夏リリース予定のコメント限定ゴール機能を使うと、意図しない編集を防ぎながら、自分の目標を組織全体と共有できるようになります。
目標を達成するというのは、やりがいのあることです。同僚の働きを評価し、その結果を祝うことができるよう、マイルストーンが達成されるときには、ゴールの感謝機能を有効にしましょう。この正の強化を行うと、チームは評価されていると実感でき、インポスター症候群の発症を防止することもできます。
フォーカスモードを有効にする
チームは、集中力とフロー (仕事のよい流れ) を維持できれば、何でも達成できます。しかし、絶えずアラートに邪魔をされると、その流れを維持するのが困難になります。当社が行った調査では、ナレッジワーカーの半数以上が、通知が入ったらすぐに返信しなければいけないと感じており、その 3 分の 1 以上が絶えず入ってくる通知に圧倒されていることがわかっています。嬉しいことに、こうした邪魔を制限し、時間を取り戻し、最優先事項にもっと多くの時間を注ぐ方法があるのです。
リーダーは、チームの邪魔をするものを減らすことにフォーカスして、メンバー全員が一番重要な作業を優先し、インパクトのない作業を取り除けるようにしなくてはいけません。”
「設定」でサイレントモードを有効にすれば、境界線を引いて、通知を受け取るタイミングを自在にコントロールする模範をチームに示すことができます。もっと細かくコントロールしたい方は、近日リリース予定のデスクトップ機能を使用すれば、特定のタスクに取り組む時間を確保し、通知を停止できるため、作業を邪魔されることなく、一番大切な作業に時間を充てることができます。
チームが 1 週間のフォーカスを設定し、新しい週を意識的にスタートできるようにする、新しいモバイル機能もロールアウトする予定です。また、作業間リンクを使用すれば、従業員は、作業にすばやく取りかかるために必要な詳細情報をすべてアクティビティフィードから確認できます。
ツールを連携して集中力を維持
ナレッジワーカーが平均で 1 日 9 個のアプリを切り替えながら働いていることは知っていましたか？これほど多くのアプリを多用すると、Distraction Tax (集中が徐々に削がれる現象) が発生するため、期日を逃したり、残業時間が長くなったりする結果につながります。
ツール疲れを取り除き、作業効率を高めるには、Zoom や Salesforce、Clockwise といったお馴染みのアプリを Asana に追加することができます。また、チームの生産性をレベルアップできるよう、マイタスクからもこうしたアプリと連携できるようになりました。たとえば、Slack との連携では、簡単に Slack のメッセージを実行可能なタスクとしてユーザーのマイタスクに表示させられるため、重要な情報が流れてしまうことなく、見落としを防げます。
IT リーダーが企業内の各部門としっかりとした関係を築けば、彼らはユニークな立場から全体を俯瞰して、各部門のつながりを明確にし、部門をまたいでテクノロジーニーズを統合できます。”
さらに、当社は Asana パートナーのエコシステムを拡大しました。FigJam との連携を追加し、Google Chat の使用体験を改良しました。今後数か月の間に、Zapier や Google ドライブとの連携においても強化された機能をリリースする予定です。
従業員の話を聞き、フィードバックを求める
優秀なリーダーは、従業員の意見が考慮される安全な職場を作ります。Asana では、1on1 ミーティングは、マネージャーとチームメンバーが目標の認識をすり合わせ、ラポールを構築し、オープンなコミュニケーションを行う上で重要なものと理解しています。再構築された 1on1 プロジェクトテンプレートを使用すると、ミーティングを計画し、常に目標を意識し、行動につながる会話ができます。
重要なのは、好奇心をもって会話に臨み、チームの考えを形成するような質問をし、チームのアイデアに耳を傾けることです。そうすると、チーム内で革新的なソリューションを生み出せるという気持ちが強まります。”
フォームは、従業員によるフィードバックを大規模に収集、整理、追跡する強力な方法です。近日中にフォームを社内サイトに直接埋め込めるようになります。これにより、組織のプロセスとカルチャーを形づくり、改善することにつながる声を集める流れが合理化されます。
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