Modello di checklist per i neoassunti

Congratulazioni: il tuo candidato ha firmato la lettera di offerta e hai ufficialmente completato il processo di assunzione. Avrai un nuovo membro del team! Il passaggio successivo è preparare tutte le attività da completare in modo che possa iniziare il nuovo lavoro con il piede giusto. Il modo migliore per farlo è utilizzare un modello di checklist per i neoassunti.

Che cos’è un modello di checklist per i neoassunti?

Un modello di checklist per i neoassunti è un modello riutilizzabile che aiuta i responsabili a monitorare tutte le attività che devono completare per integrare con successo un nuovo dipendente. Ciò garantisce che ogni nuovo dipendente sia pronto prima del suo primo giorno di lavoro. 

Qual è la differenza tra un modello di checklist per i nuovi assunti e un modello di onboarding dei dipendenti?

A prima vista, un modello di checklist per i neoassunti e un modello di onboarding dei dipendenti sembrano la stessa cosa. In realtà non è proprio così. Un modello di checklist per i neoassunti si concentra su tutto il lavoro di preparazione che un responsabile deve completare prima che un nuovo dipendente inizi e include la preparazione di nuove attrezzature, l’organizzazione di riunioni e il coordinamento delle riunioni con le risorse umane. 

I modelli di onboarding dei dipendenti vengono utilizzati per guidare i nuovi dipendenti attraverso il loro processo di inserimento. Un ottimo modello di onboarding dei dipendenti include cose come il manuale dei dipendenti, informazioni sul loro primo giorno di lavoro e ciò che i dipendenti dovrebbero aspettarsi per il loro piano di 30-60-90 giorni. 

Perché utilizzare un modello di checklist per i neoassunti?

L’onboarding dei nuovi assunti ha molte variabili e può essere difficile tenere traccia di tutto ciò che è necessario fare prima che il nuovo dipendente inizi. Un modello di checklist per i neoassunti aiuta a semplificare l’esperienza di onboarding sia per i dipendenti in ufficio che per quelli da remoto, consentendoti di visualizzare le attività di onboarding imminenti a colpo d’occhio. Inoltre, l’onboarding efficace può effettivamente migliorare la soddisfazione e la fidelizzazione dei dipendenti, quindi utilizzarne uno può aiutarti a raggiungere buoni risultati ben oltre il primo giorno di lavoro.

Cosa include un modello di checklist per i neoassunti?

Un buon modello di checklist per i neoassunti dovrebbe includere un elenco completo di attività di pre-inserimento, ovvero tutte le attività che devi svolgere tra il momento in cui il neoassunto accetta la tua offerta di lavoro e il suo primo giorno. Le attività comuni di pre-inserimento includono:

• Attività di preparazione, come l’assegnazione delle richieste di attrezzature all’IT e alle risorse umane, l’invio di email di benvenuto e la garanzia che i controlli dei precedenti siano completi.

• Invio (e ricezione) di documenti per i nuovi assunti, come documenti I-9, moduli per la ritenuta d’acconto e riconoscimenti delle politiche aziendali.

• Invio via email di una panoramica di ciò che il nuovo assunto può aspettarsi il primo giorno, compresi eventuali check-in del primo giorno, una breve programmazione e le informazioni sullo spazio di lavoro (se si tratta di un ufficio).

• Invio di una panoramica di ciò che il nuovo assunto può aspettarsi nella prima settimana e nel primo mese, compresi i traguardi che ci si aspetta che raggiunga e le scadenze per la verifica delle prestazioni.

• Trasmissione al neoassunto di informazioni sul programma ufficiale di onboarding dell’azienda, compresa la formazione formale in materia.

• Invio di qualsiasi informazione aggiuntiva utile, come una panoramica della cultura aziendale e delle aspettative del nuovo ruolo.

Come usare un modello di checklist per i neoassunti

Il modo più semplice per creare una checklist per i neoassunti è iniziare con il modello gratuito di Asana. Con Asana, puoi aggiungere collaboratori interfunzionali come HR e IT ai modelli per i neoassunti, per assicurarti che ogni attività sia completata prima che il neoassunto inizi. 

A questo punto, puoi personalizzare i modelli per adattarli alle esigenze di ruoli specifici o creare diversi tipi di modelli per i neoassunti per reparti diversi. Ciò è utile per risparmiare tempo a lungo termine, perché non devi pensare alle attività che dovresti completare ogni volta che inserisci una nuova persona nel tuo team. 

Funzionalità integrate

• Vista elenco. La vista elenco è una visualizzazione in stile griglia che offre una panoramica di tutte le informazioni relative al tuo progetto. Allo stesso modo di una lista di cose da fare o di un foglio di calcolo, la vista elenco mostra tutte le tue attività contemporaneamente, in modo che tu non ne veda solo i titoli o le date di scadenza, ma anche i relativi campi personalizzati, come priorità, stato e altro. Facilita la collaborazione offrendo a tutto il tuo team visibilità su chi sta facendo cosa e per quando.

• Automazione. Automatizza il lavoro manuale, in modo che il tuo team dedichi meno tempo alle attività improduttive e più tempo a quelle per cui lo hai assunto. Le regole su Asana funzionano sulla base di trigger e azioni, vale a dire “quando accade X, fai Y”. Usa le regole per assegnare automaticamente il lavoro, modificare le date di scadenza, impostare campi personalizzati, avvisare gli stakeholder e altro ancora. Dalle automazioni ad hoc a interi flussi di lavoro, le regole restituiscono al tuo team il tempo necessario per il lavoro qualificato e strategico.

• Dipendenze. Contrassegna un’attività come in attesa di un’altra attività con le dipendenze. Se sai che il tuo lavoro sta bloccando quello di altri, puoi stabilire delle priorità. I team con flussi di lavoro collaborativi possono verificare quali attività stanno attendendo da altri e sapere quando iniziare la loro parte del lavoro. Quando la prima attività viene completata, l’incaricato verrà avvisato che può iniziare la propria attività dipendente. Oppure, se l’attività da cui dipende il tuo lavoro viene riprogrammata, Asana ti invierà una notifica, permettendoti così di aggiornare la tua scadenza. 

• Date di inizio. A volte non hai solo bisogno di monitorare la scadenza di un’attività, ma devi anche sapere quando dovresti iniziare a lavorarci. Gli orari e le date di inizio danno ai membri del tuo team un’idea chiara di quanto tempo dovrebbe richiedere ogni attività per essere completata. Utilizza le date di inizio per impostare, monitorare e gestire il lavoro, al fine di allineare gli obiettivi del team ed evitare che le dipendenze sfuggano al controllo. 

App consigliate

• Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workspace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

• Microsoft Teams. Con l’integrazione Microsoft Teams + Asana, puoi cercare e condividere le informazioni di cui hai bisogno senza uscire da Teams. Collega facilmente le conversazioni di Teams agli elementi utilizzabili su Asana. Inoltre, crea, assegna e visualizza le attività durante una riunione di Teams senza dover passare al browser.

• Slack. Trasforma idee, richieste di lavoro e azioni su Slack in attività e commenti facili da monitorare su Asana. Trasforma le domande rapide e le azioni in attività con incaricati e date di scadenza. Trasferisci il lavoro su Asana, in modo che le richieste e le cose da fare non si perdano in Slack. 

• Zoom. Asana e Zoom collaborano per aiutare i team a organizzare riunioni più mirate e produttive. L’integrazione di Zoom + Asana semplifica la preparazione delle riunioni, consente di creare attività a partire dalle conversazioni e di accedere alle informazioni in un secondo momento. Le riunioni iniziano su Asana, dove la condivisione degli ordini del giorno dà visibilità e contesto a ciò che verrà discusso. Durante la riunione, i membri del team possono creare rapidamente attività su Zoom, in modo da non dimenticare nessun dettaglio e nessuna azione da attuare. Al termine della riunione, l’integrazione di Zoom + Asana consente di esportare in Asana le trascrizioni e le registrazioni, in modo che tutti i collaboratori e gli stakeholder possano rivederla quando necessario.

Domande frequenti