Modello di checklist per l'offboarding dei dipendenti

I dipendenti vanno e vengono. Ma affronti le due situazioni alla stessa maniera? Tendiamo a strutturare i processi di onboarding per aiutare i nuovi dipendenti a essere subito operativi, ma non sempre facciamo lo stesso per l’offboarding, ovvero il processo per aiutare i dipendenti a lasciare l’azienda, che è importante tanto quanto il primo ma viene spesso trascurato. Quando un dipendente lascia l’azienda, si registrano ripercussioni inevitabili sul suo team, i flussi di lavoro e i progetti. Con un modello riutilizzabile di offboarding dei dipendenti, puoi facilitare questa transizione e limitare le interruzioni.

Che cos’è l’offboarding dei dipendenti?

L’ offboarding dei dipendenti è il processo di transizione che viene messo in atto quando un dipendente lascia l’azienda. Un processo di offboarding ben strutturato aiuta a fare il punto della situazione su tutte le responsabilità di quel dipendente, in modo che i restanti membri del team comprendano quali attività devono coordinare e svolgere durante la transizione. Inoltre, aiuta i responsabili del personale e gli addetti alle risorse umane a chiudere eventuali questioni in sospeso (come ricevere la lettera di dimissioni e restituire i materiali aziendali).

L’esperienza di offboarding dei tuoi dipendenti dipenderà dalla cultura aziendale e dalle specifiche esigenze organizzative, ma il processo dovrebbe: 

• preparare il team alla partenza del dipendente;

• assicurare che sia stato comunicato quanto necessario;

• aiutare l’ufficio risorse umane a raccogliere i documenti;

• facilitare il trasferimento delle conoscenze facendo il punto su conoscenze, processi e attività in corso prima dell’ultimo giorno di lavoro del dipendente;

• includere i passaggi per la raccolta di laptop, cartellino e qualsiasi altro materiale di proprietà dell’azienda;

• prevedere un colloquio di uscita per ottenere un feedback e migliorare l’esperienza di lavoro dei futuri dipendenti;

A prescindere da ciò che includi, molti sono i passaggi di un processo di offboarding di un dipendente, compresi dettagli importanti che è facile trascurare. Con un modello di checklist per l’offboarding dei dipendenti, potrai monitorare il processo e assicurarti di fare tutte le cose giuste per ogni dipendente che se ne va. Quando un dipendente ti comunica la sua intenzione di dare le dimissioni, crea un duplicato del modello di checklist e inizia il processo. 

Lo scopo di un modello digitale di checklist per l’offboarding dei dipendenti

A volte, una buona checklist vecchio stile è il modo perfetto per rimanere organizzati. Però, invece di scriverne una o stampare un documento salvato che è voluminoso e difficile da aggiornare, puoi creare un modello digitale di checklist per l’offboarding dei dipendenti. Ciò non solo ti consente di avere il controllo del processo, ma garantisce anche che venga sempre seguito in maniera uniforme in tutta l’organizzazione.

Per questo motivo, non perderai nessun passaggio cruciale. Per esempio, sai di dover inviare informazioni alla compagnia che fornisce l'assicurazione sanitaria come parte del processo di offboarding di un dipendente. Se trascuri questo passaggio, il dipendente potrebbe non avere diritto all'assistenza sanitaria estesa dopo la sua partenza, e questo non sarebbe il modo migliore di porre fine alla sua esperienza. Utilizzando la stessa checklist per ogni dipendente (copiata dal tuo modello), puoi assicurarti di non perdere mai un passaggio, grande o piccolo, durante il processo di offboarding.

Sei passaggi per creare un modello di checklist per l'offboarding

Crea il tuo modello di checklist per l'offboarding in sei semplici passaggi.

1. Esamina i materiali. Raccogli tutto ciò di cui hai bisogno per gestire l'offboarding dei tuoi dipendenti e rivedi tutte le informazioni. Se disponi già di documenti, processi o guide per l'offboarding, assicurati di includerli qui. 

2. Contatta gli altri reparti. Di solito, sono il responsabile del dipendente e l'ufficio risorse umane a supervisionare l'offboarding, ma è importante considerare anche le esigenze di altri reparti. Di cosa ha bisogno il reparto IT? E il team finanziario? In questa fase, acquisirai consapevolezza di passaggi importanti che potresti aver trascurato e che riguardano tutta l'azienda, come la firma di un accordo di riservatezza.

3. Crea sezioni per organizzare le attività della checklist. Le attività variano a seconda delle esigenze specifiche della tua azienda, ma includono informazioni di base come il nome e il ruolo del dipendente, i documenti che devono essere compilati e i passaggi da seguire (ad esempio la pianificazione di un colloquio di uscita).

4. Collega documenti e informazioni pertinenti. Oltre a coordinare i processi, puoi anche utilizzare un software di gestione progetti per aggiungere documenti direttamente alla checklist. Per esempio, puoi allegare moduli che devono essere esaminati e firmati, aggiungendo delle scadenze affinché tutti rispettino la tabella di marcia. 

5. Salvalo in uno spazio accessibile. Affinché il modello di checklist garantisca uniformità in tutta l'azienda, deve essere utilizzato dall'intera organizzazione. Dopo aver creato il modello di checklist per l'offboarding, salvalo in uno spazio comune, in modo che tutti possano accedervi. 

6. Condividilo. Condividi il tuo modello con chiunque debba gestire l'offboarding dei dipendenti, come i responsabili del personale, i team leader e i capi dipartimento.

Funzionalità integrate

• Vista elenco. La vista elenco è una visualizzazione in stile griglia che offre una panoramica di tutte le informazioni relative al tuo progetto. Allo stesso modo di una lista di cose da fare o di un foglio di calcolo, la vista elenco mostra tutte le tue attività contemporaneamente, in modo che tu non ne veda solo i titoli o le date di scadenza, ma anche i relativi campi personalizzati, come priorità, stato e altro. 

• Vista cronologia. La vista cronologia è una vista di progetto in stile Gantt che visualizza tutte le tue attività in un grafico a barre orizzontali. Non solo potrai vedere le date di inizio e di fine di tutte le attività, ma anche le relative dipendenze. Con la vista cronologia, potrai avere facilmente una visione d'insieme degli elementi del tuo piano. E inoltre, quando tutto il tuo lavoro viene visualizzato in un unico posto, è facile identificare e risolvere i conflitti di dipendenza prima che si verifichino, per rispettare i tempi previsti per i tuoi obiettivi.

• Moduli. Quando un modulo viene compilato, viene visualizzato come una nuova attività all'interno di un progetto su Asana. Raccogliendo informazioni tramite un modulo, puoi standardizzare il modo in cui il lavoro viene avviato, acquisire le informazioni di cui hai bisogno e assicurarti che nulla venga trascurato. Invece di trattare ogni richiesta come un processo ad hoc, crea un sistema standardizzato e una serie di domande a cui tutti devono rispondere. Oppure usa la logica di ramificazione per personalizzare le domande in base alla risposta precedente di un utente. In definitiva, i moduli ti aiutano a ridurre il tempo e l'impegno necessari per gestire le richieste in arrivo, di modo che il tuo team possa dedicare più tempo al lavoro che conta.

• Sottoattività. A volte un lavoro è troppo complesso per essere riportato in una sola attività. Se un'attività ha più di un collaboratore, una data di scadenza in là nel tempo o stakeholder che prima devono rivederla e approvarla, le sottoattività possono essere di aiuto. Le sottoattività sono un modo efficace di distribuire il lavoro e suddividerlo in singole attività, senza perdere il collegamento con il contesto generale dell'attività principale. Suddividi le attività in attività più piccole o, se un processo include più fasi, crea delle sottoattività per i singoli passaggi.

App consigliate

• Dropbox. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Dropbox, integrato nel pannello delle attività di Asana.

• Slack. Trasforma idee, richieste di lavoro e azioni su Slack in attività e commenti facili da monitorare su Asana. Trasforma le domande rapide e le azioni in attività con incaricati e date di scadenza. Trasferisci il lavoro in Asana di modo che richieste e cose da fare non vadano perse in Slack.

• Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workspace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

• OneDrive. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file OneDrive di Microsoft, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in maniera semplice file da Word, Excel, PowerPoint e altri strumenti.

Domande frequenti