La tua guida per iniziare a gestire portfolio di progetti

Se gestisci numerose iniziative che coinvolgono team e reparti diversi, sai quanto può essere difficile ottenere e condividere le informazioni in modo chiaro. Gli strumenti di gestione dei progetti offrono un modo per organizzare e svolgere il lavoro di un'iniziativa, ma per ottenere chiarezza tra team e reparti è necessaria la gestione dei portfolio di progetti.

Che cos'è la gestione dei portfolio di progetti?

La gestione del portfolio di progetti (GPP) è la gestione centralizzata di più progetti. Con la gestione del portfolio di progetti, si ottiene visibilità su progetti e iniziative per collegare il lavoro giornaliero del tuo team alla strategia organizzativa dell'azienda. Dalla strategia all'esecuzione, gli strumenti di gestione del portfolio di progetti  ti aiutano a monitorare le priorità dell'azienda e a ottenere una visione d'insieme.

Gestione dei portfolio di progetti e gestione dei progetti: qual è la differenza?

Se hai familiarità con la gestione dei progetti, sai che è un ottimo modo per pianificare, gestire e lavorare. La gestione dei progetti indica al tuo team chi sta facendo cosa e per quando, aiutando a migliorare la collaborazione nel team su un'iniziativa specifica. La gestione dei portfolio di progetti, d'altra parte, ti aiuta a gestire più progetti e iniziative su larga scala.

Sia la gestione dei progetti che la gestione del portfolio di progetti sono sottogruppi della gestione del lavoro, cioè un approccio sistematico per coordinare e definire con chiarezza il lavoro in tutta la tua organizzazione, dai progetti e processi in corso alle attività di routine. Di seguito elenchiamo alcune situazioni nelle quali potresti beneficiare della gestione del portfolio dei progetti.

• Hai bisogno di un modo di organizzare e monitorare più progetti e priorità del tuo team.

• Gli stakeholder esecutivi hanno bisogno di un modo semplice per visualizzare i progressi di varie iniziative.

• Ti serve un modo più chiaro per collegare il lavoro quotidiano agli obiettivi strategici.

Ruoli e responsabilità nella gestione dei portfolio di progetti

Proprio come nella gestione dei progetti, ci sono alcuni ruoli e responsabilità chiave nella gestione dei portfolio di progetti. Questi ruoli assicurano che tutti comprendano le responsabilità proprie e altrui.

Il responsabile dei portfolio di progetti

Come c'è da aspettarsi, il responsabile dei portfolio di progetti è colui che crea e gestisce un portfolio di progetti. In quanto tale, potresti non essere il project manager di ogni progetto all'interno del tuo portfolio, ma è tuo dovere assicurarti che tali progetti siano aggiornati e gli aggiornamenti di stato siano pertinenti e recenti. Metti in agenda revisioni frequenti con i singoli project manager, per definire la frequenza di creazione dei resoconti sullo stato dei progetti.

Gli stakeholder esecutivi

Gli stakeholder esecutivi sono quei membri del team o i dirigenti aziendali che necessitano di una visione d'insieme di ciò che sta accadendo nelle varie iniziative contenute nel portfolio. Ad esempio, se gestisci un team all'interno del reparto marketing, il responsabile potrebbe essere uno stakeholder esecutivo del tuo portfolio.

Il program manager

Un program manager svolge mansioni simili a quelle di un manager di portfolio di progetti. La principale differenza tra i due ruoli e le tecniche di gestione è che un program manager è responsabile di progetti interconnessi, mentre un manager di portfolio di progetti potrebbe non esserlo. Per esempio, un program manager potrebbe gestire più progetti legati al lancio di un prodotto specifico, mentre un manager di portfolio di progetti potrebbe gestire più progetti all'interno del reparto marketing, che potrebbero non essere direttamente collegati.

Il project manager

Sì, ci sono comunque i project manager nella gestione dei portfolio di progetti! Possono essere incaricati di singoli progetti all'interno del portfolio più ampio. In base alle dimensioni e all'ambito del portfolio, i manager di portfolio di progetti potrebbero avere la responsabilità e occuparsi della gestione di alcuni progetti.

I membri del team che lavorano al progetto

Tutti coloro che stanno lavorando ai progetti nel portfolio fanno parte del team di progetto, che può essere un gruppo interfunzionale di membri di vari reparti all'interno della tua azienda, oppure di membri del team tradizionale. La principale differenza tra un "team di progetto" e un "team" è che il primo è un gruppo che lavora insieme per la durata di un progetto, per poi sciogliersi.

I vantaggi della gestione dei portfolio di progetti

La gestione dei portfolio di progetti aiuta te e le parti interessate del progetto a ottenere una visione d'insieme di progetti e iniziative su larga scala. Se utilizzata correttamente, può aiutarti a vedere il quadro generale e a prendere decisioni strategiche migliori. I team che utilizzano strumenti di gestione dei portfolio di progetti beneficiano di:

• maggiore visibilità

• maggiore allineamento

• pianificazione olistica di alto livello

• informazioni approfondite a colpo d'occhio

• più tempo per il lavoro creativo e strategico

• avanzamento dei progetti in tempo reale

• processo decisionale più rapido

Per beneficiare dei vantaggi della gestione dei portfolio di progetti ti serve lo strumento giusto

La gestione del portfolio di progetti fa parte di un sistema di lavoro più ampio: la gestione del lavoro. Per utilizzare efficacemente un software per la gestione del portfolio di progetti, hai bisogno di uno strumento in grado di collegare la tua strategia alle tue attività quotidiane, di offrirti una visione d'insieme di tutte le tue attività e consentirti di essere sempre al corrente di ciò che accade. Esaminiamo le tre funzionalità indispensabili di un software per la gestione del portfolio di progetti.

Aggiornamenti sullo stato dei progetti in tempo reale

Uno dei vantaggi principali della gestione del portfolio di progetti è la possibilità di ottenere una visione d'insieme e quindi informazioni dettagliate sull'avanzamento di ogni progetto all'interno del portfolio. A tal fine, accertati che il tuo strumento per la gestione del portfolio di progetti abbia una funzionalità per i resoconti, sia a livello di progetto che di portfolio. In questo modo, gli stakeholder esecutivi possono avere una panoramica immediata a livello di portfolio, per poi passare a una visualizzazione più approfondita degli aggiornamenti di stato dei progetti, se necessario.

Cronologia e monitoraggio delle dipendenze

Un portfolio è composto da più progetti complessi, per cui accertati che il software utilizzato per la gestione del portfolio offra una modalità di visualizzazione della cronologia di tutti i progetti all'interno del portfolio, e delle eventuali dipendenze. Con una vista in formato diagramma di Gantt, sarai in grado di identificare i traguardi e le date più importanti per ogni progetto, e garantire che tutto proceda senza intoppi.

Gestione dei carichi di lavoro

La gestione del carico di lavoro può aiutarti a sviluppare e monitorare il tuo piano di gestione delle risorse. Grazie agli strumenti di gestione del carico di lavoro, hai un'idea chiara delle responsabilità e dei risultati che il tuo team di progetto ha in ogni progetto all'interno del portfolio. In questo modo, se devi apportare modifiche al tuo piano di gestione delle risorse, puoi visualizzare chi ha meno carico di lavoro e chi invece è vicino all'esaurimento.

Processi e buone pratiche della gestione dei portfolio di progetti

La gestione dei portfolio di progetti funziona al meglio quando si mantiene un portfolio aggiornato in tempo reale. In qualità di manager di portfolio di progetti, è tuo compito contattare regolarmente i singoli project manager e assicurarti che i loro progetti siano accurati. In questo modo, tu e tutti gli stakeholder esecutivi potete concentrarvi su qualsiasi progetto a rischio o in ritardo e correggere la rotta, garantendo al contempo che i progetti in linea coi tempi siano accuratamente allineati agli obiettivi strategici della vostra azienda.

Per iniziare a gestire portfolio di progetti, segui questi cinque semplici passaggi.

Passaggio 1: allinea il tuo portfolio agli obiettivi dell'azienda

La gestione dei portfolio di progetti può aiutarti a collegare il lavoro quotidiano agli obiettivi strategici, ma per farlo nel modo più efficace, devi sapere a quali obiettivi strategici ti stai collegando. Se la tua azienda fissa obiettivi annuali o trimestrali, potresti avere vari obiettivi che vanno dagli introiti alla riduzione del tasso di abbandono. Specifica a quali obiettivi strategici o OKR il tuo portfolio sta contribuendo e in che modo.

Passaggio 2: aggiungi progetti

Il tuo portfolio dovrebbe includere tutti i progetti rilevanti. Assicurati di aggiungere i progetti giusti e assegnare loro la priorità in ordine di importanza, se possibile. In qualità di manager di portfolio di progetti, contatta i singoli project manager per coordinare come ogni progetto nel portfolio si collega ai tuoi obiettivi strategici. Infine, assicurati che non ci siano progetti correlati che non hai incluso nel tuo portfolio.

Passaggio 3: condividi il tuo portfolio con gli stakeholder esecutivi

Un portfolio è uno strumento che ti aiuta a sintonizzarti con i tuoi project manager e dare priorità a ogni progetto, ma è anche un modo per gli stakeholder esecutivi di avere una visione d'insieme delle iniziative nel tuo reparto. Assicurati che abbiano accesso al tuo software per la gestione di portfolio di progetti. Quando i dirigenti possono ottenere informazioni in tempo reale sullo stato di avanzamento di un progetto, possono prendere decisioni migliori.

Passaggio 4: ottieni aggiornamenti sui progetti in tempo reale

Assicurati che i tuoi project manager aggiornino regolarmente i loro progetti individuali. In questo modo, il tuo portfolio diventa il pannello di controllo del tuo team per tutte le iniziative. Puoi vedere i progetti in un unico posto, in modo da visualizzare meglio le dipendenze, identificare nuove opportunità di progetto e intervenire sui progetti a rischio.

Passaggio 5: usa il tuo portfolio per gestire le risorse

Oltre ad aiutare te e le principali parti interessate a rimanere aggiornati sull'avanzamento dei progetti, un portfolio è un potente strumento per la gestione delle risorse. Durante la fase di pianificazione di ciascun progetto, probabilmente avrai creato un piano di gestione delle risorse. Tuttavia, se vedi un progetto che sembra destinato a incontrare ostacoli, puoi ridistribuire le risorse disponibili tra i progetti per affrontare il problema. Assicurati che il tuo strumento per la gestione dei portfolio di progetti offra un software di gestione delle risorse, per aumentare la visibilità sull'allocazione e la ridistribuzione delle risorse.

Con la gestione dei portfolio di progetti ottieni una visione globale

La gestione dei portfolio di progetti è il modo migliore per collaborare con il tuo team. Offre una panoramica di tutte le tue iniziative in un unico posto, in modo che tu possa monitorare le metriche giuste nel posto giusto.

Pensi di aver appreso abbastanza per provare a gestire portfolio di progetti? Scopri di più sui portfolio di Asana, per collegare facilmente tutte le tue iniziative in un unico posto.