Amministratore di progetto: i quattro ruoli durante il ciclo di vita dei progetti

I progetti non dipendono mai da una sola persona. Per mantenere il tuo progetto nei tempi previsti e raggiungere i tuoi obiettivi, per ogni fase avrai bisogno di collaborare con i diversi membri del team che vi lavorano. Uno di questi è l'amministratore di progetto.

Probabilmente ti è già familiare la figura del project manager, cioè il responsabile del progetto e colui che monitora il suo avanzamento. Poi abbiamo il team, che esegue il progetto vero e proprio. Nel mezzo, ecco l'amministratore di progetto.

Gli amministratori di progetto collaborano da vicino con i project manager durante tutto il ciclo di vita del progetto. Man mano che acquisiscono esperienza, possono mettere a frutto le loro competenze e arrivare a ricoprire il ruolo di project manager. In questo articolo esamineremo i ruoli e le responsabilità di un amministratore di progetto, e come diventare sempre migliori.

Cos'è un amministratore di progetto?

Un amministratore di progetto è responsabile delle diverse mansioni amministrative che accompagnano un progetto. Parliamo per esempio della documentazione, della gestione delle riunioni e del budget di progetto, e della gestione del tempo per aiutare il team a restare al passo. 

L'amministratore di progetto è il collaboratore più stretto del project manager. Il tuo obiettivo è facilitare il lavoro degli altri, e man mano che acquisisci preziosa esperienza nella gestione dei progetti, ti si presenteranno opportunità di migliorare la tua carriera.

Cosa fa un amministratore di progetto?

Le mansioni lavorative di un amministratore di progetto possono essere imprevedibili, ma alcune attività si ripetono in tutti i progetti. Se ti stai candidando per questa posizione, è bene essere sicuri di avere le competenze necessarie per la gestione di tali attività. 

Monitoraggio delle attività

Un aspetto molto importante del lavoro di un amministratore di progetto è il monitoraggio del piano di progetto. Il project manager deve garantire che tutti i membri del team contribuiscano all'avanzamento del progetto, mentre l'amministratore di progetto è incaricato di monitorare le attività individuali. 

Gli amministratori di progetto tengono sotto controllo il programma del progetto e ricevono aggiornamenti di stato dai membri del team per ogni singola attività. Se identificano un possibile rischio che le scadenze non vengano rispettate, lo fanno presente al project manager. 

Alcuni progetti hanno centinaia di attività, ecco perché il monitoraggio presuppone uno sforzo a livello di team e linee di comunicazione aperte tra manager e amministratore. Per la comunicazione, è ugualmente importante avere un unico punto di riferimento per tutte le informazioni di progetto, come per esempio uno strumento di project management. In questo modo, tutto il team può lavorare nello stesso posto e sapere esattamente chi sta facendo cosa per quando.

Documentazione dei processi

Il project management è sempre accompagnato da elevati volumi di documenti, e i project manager spesso non hanno la disponibilità per gestirli da soli. Come amministratore di progetto, ti servono le competenze specializzate richieste per occuparti dei documenti di processo, compilare i moduli, comunicare con i clienti e prendere appunti. Potrebbero sembrare tutte attività improduttive, ma la gestione della documentazione da parte dell'amministratore è essenziale per il successo del progetto. 

Come amministratore di progetto ti occuperai non solo della stesura dei documenti, ma anche di catalogazione, conservazione, condivisione, archiviazione e aggiornamento. Avrai bisogno di eccezionali capacità organizzative per gestire tali attività e contribuire positivamente alla riuscita del progetto. 

Budget e gestione delle risorse

Gli amministratori di progetto spesso sono incaricati del monitoraggio delle spese di un progetto e della supervisione del piano di gestione delle risorse. Mentre il project manager si concentra sull'assegnazione delle risorse e sull'agevolazione delle transazioni per le esigenze del progetto, l'amministratore di progetto agisce in secondo piano e si assicura che il budget venga rispettato.

Per esempio, se nota delle spese impreviste durante l'avanzamento del progetto, può avvertire il project manager per passare insieme all'azione e individuare eventuali azioni correttive del piano di progetto e ridurre le spese. 

Gestione delle riunioni

Le riunioni sono un elemento essenziale del flusso di lavoro di un progetto. Se condotte con regolarità, promuovono la collaborazione del team e garantiscono una comunicazione aperta tra membri del team con diversi ruoli. I project manager definiscono la struttura delle riunioni, gli amministratori di progetto di solito sono responsabili della loro programmazione. 

Oltre ad aggiungere le riunioni al calendario, gli amministratori di progetto possono essere incaricati di prendere appunti. Dopo ogni riunione, l'amministratore di progetto invia gli appunti e le azioni da attuare, per far sì che tutti nel team siano aggiornati.  

Come diventare un amministratore di progetto

Conoscere i requisiti per farsi assumere come amministratore di progetto ed eccellere nel ruolo ti consentirà di contribuire positivamente al ciclo di vita di un progetto. Forse hai già le competenze per iniziare a lavorare come amministratore di progetto a tempo pieno, oppure stai ancora facendo esperienza sul campo: ecco comunque alcune cose da tenere a mente per il tuo curriculum. 

• Esperienza lavorativa in ruoli simili: una precedente esperienza lavorativa in ruoli simili è uno dei requisiti più importanti se desideri contribuire alle attività del team come amministratore di progetto. La maggior parte delle posizioni di questo tipo non sono entry-level, quindi sarà necessario dimostrare una comprovata esperienza in ruoli simili, per esempio come coordinatore di progetto o come assistente di progetto.

• Conoscenza di un software di gestione dei progetti: la maggioranza degli amministratori di progetto fa affidamento su un software di gestione dei progetti per la gestione delle attività amministrative. Saper già utilizzare uno strumento di questo tipo ti aiuterà a portare a termine le attività, a collaborare con il team e il project manager, e a essere il miglior amministratore di progetto possibile. 

• Solide competenze organizzative e di gestione del tempo: l'automazione software può assisterti in diverse attività del ruolo di amministratore di progetto, ma in ogni caso per essere efficiente sono necessarie solide competenze organizzative e di gestione del tempo. Le competenze organizzative ti aiuteranno a ordinare le attività e a gestire la documentazione e il lavoro affidato dal project manager, mentre le competenze di gestione del tempo ti aiuteranno a completare le attività in maniera efficiente senza cadere vittima del burnout. 

• Le certificazioni PMP/PRINCE2 sono un punto a favore: alcuni amministratori di progetto ritengono che queste certificazioni li abbiano aiutati a migliorare la loro carriera. La certificazione Project Management Professional (PMP) e quella PRojects IN Controlled Environments (PRINCE2) sono entrambe rispettate nel settore del project management. Anche se non sono un requisito per il ruolo di amministratore, possono aiutarti ad avanzare professionalmente.  

Una laurea magistrale in gestione aziendale potrebbe fare al caso tuo se sei una persona intraprendente e desideri acquisire ulteriori conoscenze nel tuo campo. Per il ruolo di amministratore di progetto è richiesta solo una laurea di primo livello, ma una laurea magistrale potrebbe aprire nuove opportunità lavorative anche nei settori collegati. 

Cinque suggerimenti per essere un amministratore di progetto migliore

Se desideri essere un amministratore di progetto davvero valido, le cose più importanti da imparare sono la gestione del tempo, come comunicare e come essere efficiente. Questi suggerimenti ti aiuteranno a migliorare le tue competenze, in modo da riuscire ad affrontare con successo tutte le possibili attività amministrative.

Organizzare il calendario (e il tempo)

Tutti gestiamo le nostre finanze e sappiamo quando eliminare o ridurre le spese per restare nelle nostre disponibilità. Perché non dovremmo fare la stessa cosa con il tempo? In quanto amministratore di progetto con sempre tanto da fare, il tuo tempo è prezioso. Non puoi riuscire a fare tutto in una volta, quindi definisci le priorità e realizza quello che puoi. 

Per aumentare la tua produttività, puoi utilizzare degli strumenti per la gestione delle attività, come la matrice di Eisenhower. Questi strumenti ti forniscono delle metodologie efficaci per ordinare le tue attività, eliminarle quando necessario e definire le priorità per ciò che conta davvero. 

Delegare in maniera efficace

Un aspetto importante della gestione del tempo è capire quando delegare le attività. Se riesci a delegare con successo, avrai più tempo per gestire le attività ad alta priorità. Dovresti anche avere piena fiducia nella persona a cui le hai delegate. Prova a seguire questi suggerimenti per delegare in maniera efficace:

• Gioca sui punti di forza dei membri del team.

• Metti a disposizione le risorse adeguate.

• Comunica con chiarezza.

• Sii paziente.

• Fornisci un feedback.

Delegare è una delle caratteristiche dei leader capaci, quindi se desideri dare il buon esempio, è una competenza essenziale da acquisire. Tieni presente che delegare significa non solo evitare di finire sovraccaricati di lavoro, ma anche offrire ai membri del team la possibilità di dimostrare il loro valore e di fare esperienza in nuovi settori di attività. È logico che delegare le attività non sia sempre naturale. Come molte competenze trasversali, è qualcosa che si impara con la pratica.

Comunicare e collaborare

Come amministratore di progetto, dovrai comunicare e collaborare regolarmente con il project manager e i membri del team. Il tuo ruolo è quello di aiutare il team a restare organizzato e a lavorare correttamente dall'avvio del progetto al suo completamento.

Ecco alcuni modi per promuovere la comunicazione con il team:

• Invia un aggiornamento di stato ogni settimana.

• Imposta un promemoria per la verifica con gli stakeholder.

• Programma chiamate settimanali di verifica con i membri del team.

Puoi usare un software di gestione dei progetti per restare connesso sul lavoro, comunicare più efficacemente e monitorare l'avanzamento in base al piano di progetto. Tuttavia, le videochiamate, le chat online e le riunioni di persona sono ugualmente importanti per la collaborazione e il morale del team.

Sfruttare l'automazione di progetto

Un software di gestione dei progetti può rendere il tuo lavoro come amministratore infinitamente più semplice. Puoi usarlo per condividere informazioni con i membri del team, programmare riunioni, definire scadenze e intervalli di tempo per il progetto, e gestire le attività. Inoltre, puoi utilizzarlo ai fini della documentazione e della gestione del budget, e per condividere tali informazioni con gli stakeholder quando necessario. 

Un software di gestione dei progetti può rendere il tuo flusso di lavoro come amministratore di progetto più efficiente, e ridurre i potenziali errori. Queste sono le funzionalità essenziali che ti aiuteranno a coordinare meglio il lavoro:

• Automazione: automatizza i tuoi processi per eliminare il lavoro manuale.

• Resoconti sullo stato: prepara il resoconto dello stato di un progetto da condividere con i membri del team e gli stakeholder.

• Viste progetto: per visualizzare meglio il tuo progetto e lo stato di avanzamento.

• Tutte le tue informazioni in un unico posto: mantieni tutte le informazioni del tuo progetto in una posizione condivisa e accessibile da tutti.

• Definizione e monitoraggio degli obiettivi: visualizza il tuo lavoro nel suo contesto. Definisci gli obiettivi e utilizzali per monitorare l'avanzamento del tuo progetto.

Giocare di squadra

Tutti i progetti sono il risultato dell'impegno dei team. Se non hai una mentalità collaborativa, alla fine sarà davvero arduo concludere il progetto. Tutti hanno i loro obiettivi professionali da raggiungere; giocare di squadra è il modo più veloce per raggiungere i tuoi obiettivi personali e come team. 

Tu e il tuo team dovreste avere una visione condivisa del progetto a cui state lavorando. Quando le linee di comunicazione sono aperte e quando riuscite a collaborare, potrete raggiungere gli obiettivi finali e celebrare il successo tutti insieme. 

Semplifica l'amministrazione di progetto con un software di gestione dei progetti

Diventare un amministratore di progetto richiede anni di esperienza e il giusto mix formativo. Ma una volta ottenuto il lavoro, il modo migliore per eccellere è di acquisire familiarità con un software di gestione dei progetti. 

Quando avrai scoperto i pro e i contro di un software di gestione dei progetti, potrai utilizzarlo per semplificare le attività di amministrazione del progetto e potenziare le tue competenze nella gestione dei progetti.