Come creare un organigramma (con modelli gratuiti)

Sei a una cena in famiglia, quando tua nonna tira fuori l'albero genealogico. Rimuove le grinze dal foglio e rintraccia il suo nome lungo la linea. Mentre cerca, il suo dito si ferma su un nome. "Vedi! Eccolo, proprio accanto a tuo cugino Giacomo!" Indica il nome di tuo cugino di terzo grado, che si chiama come un famoso poeta. 

Come gli alberi genealogici, gli organigrammi aiutano a visualizzare le relazioni tra te e i membri del tuo team. Un organigramma è un diagramma che mostra la struttura e le relazioni gerarchiche tra i ruoli. 

In questa guida, spiegheremo come creare un organigramma, ne illustreremo i diversi tipi e forniremo modelli gratuiti, in modo che tu possa personalizzare e creare il tuo.

Come creare un organigramma

Un organigramma è un modo di visualizzare la struttura della tua azienda. Per crearne uno, dovrai raccogliere informazioni sui membri del team e decidere come desideri impostarlo. 

Nel tener conto delle relazioni gerarchiche nella tua organizzazione, puoi sviluppare il tuo grafico verticalmente.

1. Definisci l'ambito

Puoi trattare il tuo organigramma come qualsiasi altro nuovo progetto a cui inizi a lavorare. Definire l'ambito dell'organigramma può aiutare a fare in modo che rappresenti chiaramente la struttura del team. L'ambito determinerà lo scopo generale del tuo organigramma.

Considera questi punti per iniziare:

• Il tuo organigramma aiuterà i membri del team a conoscere i ruoli all'interno dell'azienda e chi li ricopre? 

• Condividerai il tuo organigramma con stakeholder o partner esterni? 

• Ti servono più grafici per diversi livelli dell'azienda? 

Porsi queste domande prima di iniziare aiuta a raccogliere le informazioni giuste e a sviluppare meglio il grafico.

2. Raccogli informazioni

Raccogliere informazioni è il passaggio più importante della creazione di un organigramma, perché senza le informazioni giuste, non sarai in grado di procedere.  Puoi farlo inviando un sondaggio via email ai membri del team o confrontandoti con il reparto delle risorse umane. 

Avrai bisogno di informazioni aggiornate sulle persone che lavorano nella tua azienda, inclusa la posizione che occupano al momento. Dovrai anche comprendere le relazioni gerarchiche in tutta l'azienda. Potresti raccogliere foto dei membri del team per personalizzare ulteriormente il tuo organigramma.

3. Decidi come strutturare il tuo organigramma

Pianificare come realizzare il tuo organigramma è fondamentale, perché ci sono vari strumenti che possono rendere il processo più semplice. Disegnarlo a mano non è consigliabile, visto il tempo che richiederebbe, e renderebbe i tuoi risultati difficili da condividere, quindi considera di sfruttare le potenzialità di uno strumento per questo processo. 

Creare un PDF modificabile può farti risparmiare tempo, in quanto il modello, oltre a presentare già dei segnaposto, è facilmente condivisibile con il resto dell'azienda. 

4. Aggiornalo regolarmente

Dopo aver creato l'organigramma, utilizza un calendario del team per pianificare aggiornamenti regolari. Dopotutto, è probabile che la struttura della tua azienda e le dinamiche del team cambino spesso. 

Le persone cambiano ruolo e le relazioni gerarchiche possono cambiare di conseguenza. Con un organigramma digitale, è facile aggiornare la struttura e ridistribuirlo ai membri del team.

Modelli di organigramma

Creare un organigramma può risultare più semplice se si parte da un modello. La maggior parte delle aziende presenta strutture simili, che si tratti di una struttura a matrice o verticale. 

Puoi utilizzare i modelli di organigramma qui sotto come punti di partenza. Per creare il tuo organigramma personalizzato, scarica quello che meglio rappresenta la struttura della tua azienda e compila le etichette per soddisfare le esigenze specifiche del tuo team.

Tipi di organigrammi

Esistono quattro tipi di organigrammi e ognuno rappresenta un modo diverso nel quale un'azienda potrebbe essere strutturata. Un organigramma è una rappresentazione visiva della struttura interna della tua azienda, quindi il tipo di grafico che usi dovrebbe rispecchiare le relazioni gerarchiche e le politiche decisionali della tua organizzazione.  

1. Organigramma gerarchico-funzionale

L'organigramma gerarchico-funzionale è la struttura più diffusa, con l'azienda che funziona come una gerarchia. Al vertice di solito c'è un presidente o un amministratore delegato. 

A partire da questa figura, si diramano i dirigenti che seguono nella linea gerarchica, come i vicepresidenti. La linea gerarchica si estende ulteriormente ai reparti, fino a diramarsi nei team. 

2. Organigramma a matrice

L'organizzazione a matrice è una struttura più complessa rispetto alla tradizionale struttura gerarchico-funzionale. Se la tua azienda utilizza questa struttura gerarchica, i membri del team rispondono a più responsabili. 

Sebbene i dipendenti abbiano probabilmente un responsabile principale di reparto a cui rispondere, possono anche essere sotto la responsabilità di un project manager, il quale, a sua volta, avrà un responsabile di reparto a cui rispondere, il che rende l'organigramma a matrice rettangolare anziché ad albero. 

3. Organigramma divisionale

È una versione di alto livello della tradizionale struttura gerarchica. Le strutture divisionali hanno senso per le aziende con reparti che lavorano in modo indipendente l'uno dall'altro. 

Un esempio sono le aziende con linee di prodotti distinte, che possono lavorare in strutture divisionali perché ogni linea ha reparti IT, marketing e vendite separati.

4. Organigramma piatto

L'organigramma piatto è unico perché mostra pochi livelli dirigenziali, se non addirittura nessuno. Questo tipo di struttura organizzativa può essere presente in una piccola impresa o in un'azienda moderna che prova a funzionare senza una catena di comando. 

Con questo tipo di struttura organizzativa, un'azienda promuove l'autogestione e il processo decisionale dei membri del team. 

Come usare un organigramma

La tua azienda può trarre beneficio da un organigramma, in quanto fornisce una rappresentazione visiva dei vari reparti e ruoli. Questo grafico può aiutare i membri del team a capire come collaborare tra loro e a sapere esattamente quel è il proprio ruolo e quali sono le proprie responsabilità. 

Visualizzare le relazioni gerarchiche

In qualità di manager, puoi utilizzare un organigramma per mostrare le responsabilità e le relazioni gerarchiche ai nuovi membri del team. Quando vengono inseriti dei neoassunti, l'organigramma aiuta i membri a conoscere i loro nuovi colleghi e i rispettivi ruoli, oltre a ricordare chi è chi all'interno dell'azienda. 

Gestire la crescita e il cambiamento

Gli organigrammi possono anche aiutare la dirigenza a gestire la crescita o il cambiamento all'interno dell'azienda. Ad esempio, se un responsabile di reparto nota che un team si è ingrandito più di altri, può spostare alcuni membri da un team all'altro o assumerne di nuovi per ristabilire l'equilibrio.

Vedere la posizione di tutti

Un organigramma crea chiarezza mostrando a tutti in azienda il loro posto nella struttura organizzativa. Se un nuovo membro si unisce al team, può dare un'occhiata all'organigramma e capire di avere altri cinque colleghi, due assistenti sotto la sua responsabilità e di rispondere a un project manager. Può anche vedere che il project manager ha a sua volta un responsabile.

Migliorare la comunicazione

Un organigramma ben progettato può migliorare la comunicazione all'interno della tua azienda, perché rende chiare le relazioni gerarchiche. Senza di esso, i membri del team potrebbero non sapere a chi rivolgersi in caso di domande. L'organigramma chiarisce chi gestisce cosa, così i membri del team sanno a chi rivolgere le domande e possono collaborare gli uni con gli altri.  

Creare un elenco visivo

Un organigramma è essenzialmente un elenco visivo dei membri della tua organizzazione. Puoi aggiornarlo quando i membri del team vengono promossi o quando se ne vanno, in modo che tutti siano sempre informati su chi lavora in azienda e sulla loro attuale posizione.

Limiti di un organigramma

Sebbene possano migliorare la comunicazione tra i team, gli organigrammi presentano dei limiti e sapere quali sono aiuta a trovare soluzioni a potenziali problemi prima che si verifichino.

Può diventare obsoleto in breve tempo

Gli organigrammi possono diventare obsoleti rapidamente man mano che le aziende ristrutturano e cambiano i ruoli interni. I membri del team devono esserne consapevoli e mantenere aggiornato l'organigramma con l'attuale struttura aziendale e i nomi dei dipendenti. 

Soluzione: incarica qualcuno di aggiornare e ridistribuire regolarmente l'organigramma al fine di mantenere questa preziosa risorsa.

Mostra solo le relazioni formali

L'organigramma è un documento unidimensionale, quindi non offre molte spiegazioni oltre alla struttura gerarchica che rappresenta. Sebbene sia utile per visualizzare la struttura aziendale di base, mostra solo le relazioni formali. Molte aziende funzionano e crescono grazie a relazioni gerarchiche informali che non vengono evidenziate in un organigramma tradizionale. 

Soluzione: usa un organigramma come punto di partenza, ma tieni presente che potrebbero esserci altre relazioni di lavoro che non vengono riportate al suo interno.

Non mostra lo stile di gestione

Sebbene l'organigramma mostri i responsabili e i membri del team che rispondono a loro, non fornisce informazioni su ciascun responsabile. Per esempio, può mostrare che un responsabile ha un team di due membri e un altro di cinque. Si può presumere che il responsabile con un team più numeroso sia un leader più forte, ma l'organigramma non mostrerà che il responsabile con meno membri nel team ha uno stile manageriale più partecipativo. 

Soluzione: usa il tuo organigramma come punto di riferimento principale, ma tieni presente che il contatto faccia a faccia è il modo migliore per comprendere le relazioni gerarchiche tra i team interni.

Semplifica la tua struttura organizzativa con un organigramma

Sebbene presentino dei limiti, gli organigrammi offrono un modo utile per comprendere la struttura aziendale. Possono anche migliorare la comunicazione con i dirigenti esecutivi, chiarendo ruoli e responsabilità. Per creare un organigramma per la tua azienda, usa i nostri PDF modificabili gratuiti e personalizzali come preferisci. 

Vuoi semplificare il lavoro del tuo team? Scopri come Asana aiuta i team a comunicare in modo efficace.