Scopri come gestire al meglio la pianificazione operativa

Hai creato un piano strategico. E adesso? Un piano strategico è un ottimo modo per definire la tua strategia a lungo termine per i prossimi tre-cinque anni, ma per realizzarla avrai bisogno anche di altri documenti. 

Parte della pianificazione verrà sviluppata ogni anno: gli obiettivi annuali e i risultati chiave, ad esempio, si evolveranno naturalmente con il passare del tempo. Ma per assicurarti di rispettare le tempistiche e di raggiungere gli obiettivi a lungo termine, quello che ti serve è un piano operativo. 

Che cos'è la pianificazione operativa?

La pianificazione operativa è il processo di trasformazione del tuo piano strategico in una mappa dettagliata che indica esattamente quali azioni intraprenderà il tuo team su base settimanale o, talvolta, anche giornaliera. Un piano operativo includerà le attività che ogni team o dipartimento deve portare a termine e i traguardi che deve raggiungere per mettere in atto il piano strategico. 

Durante il processo di pianificazione operativa, definisci le responsabilità di ciascun team o individuo per il prossimo trimestre, semestre o anno fiscale. Il livello di dettaglio e la tempistica che sceglierai dipendono dalla rapidità d'azione della tua organizzazione: se il tuo team opera a un ritmo rapido seguendo una tabella di marcia accelerata, dovresti considerare un piano operativo per il prossimo trimestre o semestre. Se invece la tua organizzazione tende a pensare più a lungo termine, crea un piano operativo per l'intero anno fiscale.

Pianificazione operativa e pianificazione strategica

Un piano strategico definisce la strategia a lungo termine dell'azienda per i prossimi tre-cinque anni, mentre un piano operativo ha un ambito più ristretto e tempistiche più brevi. L'obiettivo della pianificazione operativa è definire le azioni quotidiane che è necessario intraprendere per raggiungere i propri obiettivi strategici. 

A differenza di un piano strategico, un piano operativo dovrebbe concentrarsi anche sull'implementazione. Quali azioni quotidiane e settimanali deve intraprendere il tuo team per realizzare il piano strategico a lungo termine? Quali specifici indicatori chiave di prestazione (KPI) devi monitorare regolarmente per assicurarti che il team stia procedendo correttamente verso gli obiettivi? Questi dettagli dovrebbero essere riportati nel piano operativo.

Chi dovrebbe creare il piano operativo?

Per indicare chi sta facendo cosa e per quando, un piano operativo deve essere estremamente dettagliato. Per questo motivo, creane uno in scala ridotta rispetto al piano strategico, sia in termini di tempistica che di ambito. Invece di provare a creare un piano operativo per l'intera azienda, creane uno a livello di reparto o di team. Per un'azienda più grande, potresti persino creare un piano per un'iniziativa specifica simile a un piano di lavoro dettagliato.

Per esempio, potresti, creare un piano operativo per illustrare le attività quotidiane che il reparto IT deve svolgere per supportare l'azienda. Il piano potrebbe indicare la frequenza con cui i membri del team IT dovranno controllare la posta elettronica per verificare se ci sono richieste relative al progetto, i dettagli del budget del programma, le modalità di assunzione e formazione dei nuovi dipendenti e la frequenza delle riunioni. 

La creazione di un piano operativo include tre aspetti:

• Ambito: il piano operativo dettaglierà il chi, cosa e quando di ogni attività. Dovrebbe essere incentrato su un team o su un'iniziativa.

• Cronologia: a seconda del ritmo produttivo della tua organizzazione, il piano operativo dovrebbe durare un trimestre, sei mesi o un anno fiscale. 

• Stakeholder: assicurati che le persone coinvolte nella pianificazione operativa conoscano il progetto, in modo che possano pianificare e prevedere con precisione le attività da includere nel piano.

Vantaggi della pianificazione operativa

Un piano strategico è un ottimo modo per allineare il tuo team su uno scopo condiviso in modo proattivo. Definendo obiettivi a lungo termine, puoi stabilire esattamente dov'è che vuoi arrivare.

Un piano operativo ti aiuta a raggiungere i tuoi obiettivi strategici. Secondo una nostra ricerca, solo il 26% degli operatori della conoscenza ha una chiara comprensione di come il proprio lavoro si collega agli obiettivi aziendali. Creando un piano operativo dettagliato, puoi definire esattamente quali obiettivi a breve termine devi raggiungere per essere sulla buona strada verso quelli a lungo termine. Può aiutarti a riflettere sulle azioni che stai attualmente intraprendendo o che devi intraprendere per raggiungere i tuoi obiettivi. 

In particolare, un piano operativo:

• indica esattamente cosa farà il tuo team su base settimanale e giornaliera

• fornisce una guida completa delle operazioni quotidiane che i membri del team devono intraprendere per raggiungere gli obiettivi a lungo termine

• stabilisce un punto di riferimento per le aspettative quotidiane al fine di evitare deragliamenti

Cinque passaggi per creare un piano operativo

Durante il processo di pianificazione operativa, non devi creare nuovi piani o sviluppare nuovi obiettivi. Piuttosto, valuta tutto ciò a cui sta lavorando il tuo team e tutto ciò che va fatto su base giornaliera o settimanale per raggiungere gli obiettivi strategici. Ecco come.

1. Inizia con un piano strategico

Se non l'hai già fatto, crea prima un piano strategico. Prima di scendere nei dettagli delle attività di ogni giorno, devi delineare la visione e gli obiettivi a lungo termine. Questi sono i quattro passaggi da seguire per creare un piano strategico:

1. determinare la posizione

2. sviluppare la strategia

3. creare il piano strategico

4. condividere, monitorare e gestire il piano strategico

Per saperne di più, leggi il nostro articolo sulla pianificazione strategica.

2. Restringi l'ambito

Per creare un piano operativo dettagliato, è necessario restringere l'ambito a un team, un reparto o un'area di interesse. L'ambito del tuo piano operativo dipenderà dalle dimensioni dell'azienda.

Immagina, per esempio, di suddividere il piano strategico in piani d'azione per i diversi dipartimenti aziendali. Il team di marketing svolge più funzioni, come design, marketing di prodotto, social media, creazione di contenuti e promozione web. Per dettagliare le funzioni quotidiane specifiche all'interno di ogni team, dovresti creare un piano d'azione operativo per ogni team più piccolo. 

3. Identifica le principali parti interessate

Prima di creare un piano operativo, decidi chi sarà coinvolto nel processo di pianificazione operativa. I membri del team che hanno il compito di crearlo dovrebbero conoscere le azioni descritte nel piano. 

Per continuare con il nostro esempio, il piano operativo del team di progettazione dovrebbe essere creato dal capo del team di progettazione e dai responsabili del team (a seconda delle sue dimensioni). Una volta creato il proprio piano operativo, il team dovrebbe condividerlo con il responsabile del marketing per l'approvazione finale.

4. Crea il piano

Il tuo piano operativo spiega le azioni che il tuo team intraprenderà per raggiungere gli obiettivi entro un determinato periodo di tempo. Per creare un piano operativo, definisci:

• gli obiettivi del team

• i risultati finali che saranno raggiunti dal piano operativo

• i risultati desiderati o gli standard di qualità

• il fabbisogno di personale e risorse, compreso il budget operativo

• come monitorerai e riferirai sui progressi

Se riscontri difficoltà a capire tutti i dettagli che dovrebbero essere inclusi nel tuo piano operativo, poniti le seguenti domande: 

1. Cosa dobbiamo realizzare? La risposta va cercata nel piano strategico o negli obiettivi annuali.

2. Quali attività quotidiane dobbiamo portare a termine per raggiungere i nostri obiettivi? Possono essere attività che stai svolgendo in quel momento o relative a un nuovo lavoro che deve essere avviato.

3. Chi sono le persone responsabili di queste attività? Assicurati che ogni attività abbia un incaricato, in modo che non ci sia confusione su chi consultare in caso di domande o richieste di aggiornamento.

4. Quali sono le nostre metriche per il successo? Se non l'hai già fatto, assicurati che gli obiettivi siano formulati secondo la metodologia SMART. 

Tornando al nostro esempio, ecco lo schema che il team di progettazione potrebbe seguire per creare il proprio piano operativo.

Parte del piano strategico per il team di marketing è aumentare la share of voice sul mercato, il che significa più visualizzazioni dei materiali di marketing e un maggiore coinvolgimento dei potenziali clienti. Per supportare questi obiettivi, il team di progettazione dovrà: 

• creare materiale promozionale aggiuntivo per il team addetto ai social

• rinnovare la home page del sito web per attirare più clienti potenziali

Per raggiungere questi due obiettivi il prossimo anno, il team di progettazione dovrà:

• assumere due nuovi membri che lavoreranno al coinvolgimento sui social media

• collaborare con il team di sviluppo web all'interno del reparto marketing per creare una home page interattiva

Per monitorare e riferire sull'avanzamento, il team di progettazione utilizzerà Asana come punto centrale di riferimento per le metriche chiave delle prestazioni, tra cui:

• i progetti che sta creando

• il livello di coinvolgimento che sta registrando sui social media

• lo stato di avanzamento relativo all'aggiornamento del sito web

Questo è solo lo schema che il team di progettazione utilizzerà per creare il proprio piano operativo. Gestiscilo in uno strumento di gestione del lavoro come Asana per offrire chiarezza su tutto il lavoro da svolgere per raggiungere gli obiettivi. Con la gestione del lavoro, ogni attività può essere monitorata in tempo reale dall'inizio al completamento.

5. Condividi e aggiorna il tuo piano operativo

Una volta creato il piano, condividilo con le principali parti interessate, in modo che comprendano gli obiettivi più importanti del tuo team e le attività quotidiane necessarie per raggiungerli. Gestisci il piano e gli aggiornamenti in uno strumento condiviso che mostra lo stato di avanzamento in tempo reale, come Asana.

Come ogni elemento della pianificazione dei progetti, è inevitabile che le cose cambino. Monitora attivamente il tuo piano operativo e condividi le informazioni sull'avanzamento in modo che le principali parti interessate e i membri del team siano sempre aggiornati sui progressi rispetto agli obiettivi. Crea resoconti mensili sullo stato di avanzamento tramite aggiornamenti di stato scritti. 

Inizia con la pianificazione operativa

Un piano operativo può aiutarti a verificare l'avanzamento rispetto agli obiettivi a lungo termine. Ma affinché sia efficace, è necessario monitorare il lavoro svolto in uno strumento centralizzato. Usa uno strumento di gestione del lavoro per monitorare le attività e gli obiettivi perché le informazioni e gli obiettivi in compartimenti stagni non servono a nessuno.