Nove suggerimenti per prendere meglio gli appunti durante una riunione

Le riunioni sono una parte importante dei progetti: è qui che le decisioni vengono prese e che i membri del team si conoscono. Le riunioni sono un passaggio cruciale per prendere buone decisioni, ma poi quelle idee dove vanno a finire? Se non si chiarisce chi ha la responsabilità di prendere appunti, le idee e le attività da svolgere potrebbero andare perdute.

Il modo migliore per assicurarti che le informazioni cruciali e il contesto siano documentati è tramite gli appunti presi durante la riunione e il verbale della riunione. In questo articolo descriviamo in dettaglio questi due tipi di documenti.

Cosa sono gli appunti della riunione?

Gli appunti della riunione includono i punti chiave delle informazioni che annoti durante una riunione. Prendere bene gli appunti ti consente di ricordare i dettagli importanti e qualsiasi attività che tu o altri membri del team dovete completare prima della prossima riunione.

Questi appunti non hanno una struttura o un formato definito e le tecniche di annotazione variano in base alle preferenze individuali. 

Cos'è il verbale della riunione?

Il verbale della riunione è un formato di annotazione formale che può essere usato come documento ufficiale dai revisori dei conti o nei procedimenti giudiziari. Il verbale della riunione ha una struttura definita per quanto riguarda ciò che deve contenere. Questi requisiti includono:

• data e ora della riunione, oltre all'orario in cui la riunione è iniziata e quello in cui è finita

• nomi dei partecipanti alla riunione e delle persone che, pur essendo state invitate, non hanno potuto partecipare

• argomenti discussi durante la riunione

• decisioni chiave prese, come i risultati delle elezioni, le mozioni accettate o rifiutate, e la data e l'ora della prossima riunione

• attività da svolgere per la prossima riunione

Il termine "verbale della riunione" deriva dalla frase latina minuta scriptura, la cui traduzione è "piccole note". Sebbene possa tornare utile dettare alcuni passaggi in tempo reale nel verbale della riunione, riportare ciò che accade minuto per minuto non è il suo scopo.

Cosa scegliere tra gli appunti della riunione e il verbale della riunione?

Se sei un project manager, è più probabile che userai gli appunti. Per situazioni come le riunioni di lancio di un progetto, la pianificazione di un progetto o le riunioni individuali informali, gli appunti vanno più che bene.

Quando, invece, organizzi una riunione formale che deve essere registrata e documentata, come un'audizione pubblica o una riunione aziendale, il verbale è più appropriato.

Perché usare gli appunti della riunione?

Gli appunti della riunione possono essere di diverso tipo e la loro creazione ha numerosi vantaggi, indipendentemente dal metodo utilizzato. Ecco alcuni motivi per cui gli appunti della riunione possono aumentare la chiarezza all'interno del tuo team. 

Documentare le decisioni

Alcune persone hanno una memoria formidabile, altre potrebbero invece dimenticare rapidamente le decisioni prese durante una riunione del team. Creare delle annotazioni scritte consente ai membri del team di consultare le decisioni prese in un determinato momento. Gli appunti della riunione, inoltre, aiutano a mantenere il senso di responsabilità e possono diventare un utile riferimento nel corso del progetto. 

Un modo per assicurarsi che tutti all'interno del team possano consultare successivamente gli appunti consiste nel tenerli in uno spazio designato che funge da unica fonte di riferimento. Raccogliere nello stesso posto gli appunti e gli ordini del giorno di tutte le riunioni aiuta a fornire un importante contesto nell'ambito della conversazione, nel caso in cui qualcuno debba assentarsi e stia cercando di recuperare i progressi fatti dal team.

Offrire partecipazione asincrona

Nell'eventualità che alcuni membri del team non possano partecipare alla riunione, la condivisione degli appunti di quella precedente può aiutarli ad aggiornarsi, consentendo loro allo stesso tempo di riflettere sulle decisioni prese con il proprio ritmo. Alcuni membri del team potrebbero non essere in grado di partecipare a causa di conflitti di pianificazione, ma la condivisione degli appunti della riunione fornisce loro l'opportunità di prendere parte al processo decisionale in maniera asincrona.

Migliorare i ricordi

Nel 1895 lo psicologo tedesco Hermann Ebbinghaus condusse alcuni dei primi esperimenti su memoria e ricordi. Nel suo studio sviluppò la curva dell'oblio, che mostra come le informazioni vengono perdute velocemente col passare del tempo se non si fa alcuno sforzo per fissarle. 

Prendere appunti in maniera efficace può aiutarti a ricordare le informazioni più in fretta, poiché queste nel tempo vengono fissate nella mente. Più interagisci con essi, per esempio rileggendo gli appunti della riunione il giorno dopo, più è probabile che ricorderai le decisioni prese durante quella riunione.

Nove suggerimenti per prendere appunti durante una riunione in maniera efficace

Prendere meglio gli appunti durante una riunione può aiutarti a essere sempre al corrente delle attività da svolgere e sui principali risultati finali. Qualsiasi discussione importante sarà documentata nei tuoi appunti della riunione, in modo che tu e il tuo team possiate consultarli in un secondo momento. Ecco alcuni suggerimenti per fare in modo che i tuoi metodi per prendere appunti siano efficaci.

1. Scegli un metodo per prendere appunti adatto a te

Esistono tanti metodi diversi per prendere appunti e ciò che conta è trovare quello più adatto a te in base al tuo ruolo e al tuo stile di apprendimento personale. Di seguito sono riportati alcuni dei più metodi comuni.

• Metodo Cornell. Nel metodo Cornell, gli appunti vengono presi sotto forma di due colonne: una piccola sul lato sinistro e una più grande su quello destro. La colonna sinistra evidenzia le idee chiave discusse durante la riunione, mentre quella destra ne approfondisce i dettagli. La conversazione passerà naturalmente da un argomento all'altro, perciò catturare l'idea chiave sulla sinistra e approfondirne i dettagli più fini sulla destra ti aiuta a organizzarti al meglio.

• Metodo della scaletta. In una situazione ideale, il tuo team condivide in anticipo l'ordine del giorno della riunione. In tal caso, puoi usare quest'ultimo come scaletta per i tuoi appunti. Elenca i punti chiave basandoti sull'ordine del giorno. Poi, con l'andare avanti della riunione, prendi appunti sotto ogni voce dell'elenco. 

• Metodo dei quadranti. Separa gli appunti in quattro quadranti diversi ed etichetta ciascuna sezione rispettivamente come appunti generici, attività personali, attività per gli altri membri del team e domande. Nella sezione degli appunti generici annota i punti chiave e i dettagli importanti della riunione. I quadranti rimanenti sono riservati agli elementi che ricadono sotto quelle intestazioni.

• Metodo delle slide. Se la riunione è una presentazione, chiedi al presentatore se può condividere le slide con te in anticipo. A questo punto, puoi aggiungere qualsiasi annotazione direttamente sulle specifiche slide mentre il relatore sta parlando.

2. Dimenticati del laptop, usa invece carta e penna

Ricerche mostrano che prendere appunti a mano facilita la memoria a lungo termine riguardo alle informazioni concettuali. Mentre prendi appunti durante una riunione, tendi più facilmente a concentrarti sui punti chiave, poiché è quasi impossibile trascrivere tutto parola per parola. Inoltre, non potendo usare il laptop, eviterai di fare multitasking durante la riunione.

3. Non trascrivere tutto parola per parola

Cercare di riportare parola per parola negli appunti il contenuto di una riunione è uno spreco sia di tempo che di energie. Una riunione include numerose conversazioni, ma non tutte sono necessarie a chi ne leggerà più tardi gli appunti. Annota i punti chiave che vengono discussi, i risultati di quella discussione e qualsiasi passaggio successivo, in modo da poterti concentrare sulle attività concrete che contano di più. 

Se prendi gli appunti a mano, usa stenografia, simboli, acronimi o abbreviazioni per annotare velocemente sulla pagina frasi o idee comuni. Assicurati soltanto di creare in precedenza una legenda o una chiave di lettura, in modo da ricordarti successivamente il significato delle forme abbreviate.

4. Usa un modello per prendere appunti

Che si tratti di un modello per gli appunti o per il verbale della riunione, l'uso di un modello predefinito può aiutarti a velocizzare l'annotazione senza che tu debba preparare o formattare in corso d'opera. Indipendentemente da chi se ne occupa, gli appunti di tutte le tue riunioni dovranno seguire una struttura coerente e tutti nel team sapranno quali informazioni attendersi.

5. Incarica una persona specifica che prenderà appunti durante la riunione

Se sei tu a condurre una riunione, può essere difficile prendere appunti e allo stesso tempo portare avanti la conversazione con gli altri membri del team. Se assumi la guida di una riunione importante, chiedi a uno dei membri del tuo team di prendere appunti per te. Se si tratta di una riunione ricorrente, la persona che prende appunti deve essere diversa ogni volta, in modo che tutti abbiano l'opportunità di partecipare alla conversazione.

6. Trascrivi le conversazioni con un software di registrazione 

Poiché molti team lavorano da remoto, può essere più semplice registrare e condividere un video invece che prendere degli appunti. Usa integrazioni come l'integrazione Zoom + Asana per trascrivere le conversazioni, in modo che i membri del team possano leggerle più tardi. Leggendo la trascrizione di una riunione, puoi facilmente separare a colpo d'occhio la normale conversazione dai punti chiave e dalle attività da svolgere.

Prima di iniziare a registrare, è importante informare tutti i partecipanti che la videochiamata sarà registrata e spiegare come sarà usata la registrazione. Assicurati di condividere sia la registrazione che la trascrizione in uno spazio centralizzato in modo che tutti nel team possano accedervi.

7. Metti in evidenza i referenti importanti

Se qualcuno solleva una questione che richiede un follow-up successivo, assicurati di scrivere il suo nome in corrispondenza di quel punto. In tal modo, sei hai domande o hai bisogno di aggiornarti con quella persona in un momento successivo, saprai esattamente a chi rivolgerti per discutere di quello specifico argomento.

Questa tecnica è inoltre utile se due stakeholder sono in disaccordo su un argomento. Documentando le opinioni di entrambi, potrai usare queste discussioni come base per prendere la decisione finale. 

8. Condividi il tuo schermo in modo tutti possano vedere i tuoi appunti

Se fai parte di un team distribuito o lavori da remoto, è probabile che parteciperai spesso a videoconferenze. Condividere il tuo schermo mentre prendi appunti può essere utile ai membri del tuo team. Se ti perdi qualcosa, il tuo team può aiutarti ad andare avanti e suggerirti in tempo reale i punti da aggiungere.

9. Condividi gli appunti della riunione con tutti i partecipanti

Il follow-up dopo una riunione è un buon modo per garantire che tutti gli stakeholder abbiano le idee chiare sulle decisioni prese. Se qualcuno si è perso la riunione, può recuperare in maniera asincrona leggendo i tuoi appunti. Inoltre, se manca qualche punto, il tuo team ha l'opportunità di aggiungerlo negli appunti di follow-up. 

Quando fai il follow-up con gli stakeholder dopo la riunione, assicurati che il documento sia facilmente condivisibile e accessibile. Lavora col tuo team per creare un piano di comunicazione, in modo che ciascuno sappia esattamente dove sono conservate queste informazioni e come accedervi in un secondo momento.

Centralizza gli appunti utili delle riunioni

Il modo migliore per organizzare il tuo progetto e gli appunti delle tue riunioni è creare uno spazio centralizzato dove si trovano tutte le scadenze e le attività da svolgere. L'uso di uno strumento di gestione del lavoro può aiutare a organizzare i membri del tuo team e garantire che le tue riunioni siano produttive. Vorresti provare uno strumento? Riunisci il lavoro del tuo team in un unico spazio condiviso con Asana.