Cos'è un'organizzazione a matrice e come funziona?

Come puoi consentire ai team di lavorare rapidamente a più progetti complessi senza rimanere impelagati tra revisioni e approvazioni degli stakeholder? La soluzione potrebbe essere offerta dalla struttura organizzativa. La maggior parte degli ambienti di lavoro è organizzata in catene di comando, per cui tutti sanno chi è responsabile delle decisioni. 

In un organigramma gerarchico, in alto abbiamo l'amministratore delegato, con il direttore operativo e il direttore finanziario immediatamente al di sotto. A scendere troviamo i responsabili di reparto, da cui a loro volta dipendono i project manager.

Un'organizzazione a matrice è diversa da questa struttura classica, in quanto i membri del team riferiscono sia al project manager che al responsabile di reparto. Nella guida di seguito spiegheremo cos'è un'organizzazione a matrice e come può essere utilizzata per progetti complessi.

Cos'è un'organizzazione a matrice?

Un'organizzazione a matrice è una struttura in cui i membri dei team riferiscono a più responsabili. In un'organizzazione a matrice, i membri del team (da remoto o in presenza) rispondono al project manager e al responsabile di reparto. Questa struttura gestionale può aiutare la tua azienda a creare nuovi prodotti e servizi senza dover riallineare i team.

Come funzionano le organizzazioni a matrice?

Le organizzazioni a matrice hanno due o più livelli di coordinamento. All'inizio questa struttura potrebbe generare confusione, ma i membri del team di solito hanno un responsabile di riferimento per il loro reparto. 

Riferire a un responsabile di reparto non è diverso da quanto succede in una struttura classica. Per esempio, i membri del team che lavorano nell'IT riferiscono al responsabile del reparto IT, che a sua volta riferisce al vicepresidente di divisione. Alla fine, tutti riferiscono all'amministratore delegato. 

In una struttura a matrice, la differenza è che i membri del team riferiscono anche ai project manager. I progetti spesso richiedono la collaborazione di più reparti, come IT, marketing e finanza, e quindi è logico avere un manager per ciascun progetto. 

Tipi di gestione a matrice

Possiamo definire tre tipi di gestione a matrice, con ciascun tipo che lascia più o meno autorità al project manager. Puoi visualizzare questi tipi di gestione su una scala, con il project manager a un'estremità e il responsabile di reparto all'altra. 

Matrice debole

In una matrice debole, il potere decisionale del project manager è minore rispetto agli altri tipi di matrici gestionali. Quando il project manager ha un'autorità limitata sul progetto, la matrice diventa debole, perché il budget e la cronologia del progetto sono nelle mani del responsabile di reparto. Per evitare problemi di comunicazione, in una matrice debole è necessario creare un piano di comunicazione. 

Matrice equilibrata

In una matrice equilibrata, il responsabile di reparto e il project manager hanno la stessa autorità e i membri del team rispondono a entrambi. In questo modo la comunicazione viene mantenuta aperta tra tutti i ruoli di leadership, e il progetto continua ad avanzare senza problemi. 

Matrice forte

In una matrice forte, il project manager detiene la maggior parte del potere decisionale sul progetto, mentre il responsabile di reparto ha un'autorità più limitata. Il risultato è una struttura organizzativa forte, in quanto il project manager è pienamente responsabile del progetto, mentre il responsabile di reparto può supervisionare il progetto, ma non prendere nessuna decisione importante.

Vantaggi di una struttura organizzativa a matrice

Una struttura organizzativa a matrice è più complessa di una struttura di tipo gerarchico. Alcuni vantaggi della struttura a matrice sono obiettivi di progetto più chiari, un utilizzo efficiente delle risorse, un flusso libero delle informazioni e formazione per i project manager. 

Obiettivi di progetto chiari

La struttura a matrice dell'organizzazione assicura una maggiore chiarezza sugli obiettivi di progetto. Quando il tuo team riferisce sui progressi sia al project manager che al responsabile di reparto, è di vitale importanza consolidare gli obiettivi. Quando il project manager sente il supporto degli altri membri del senior management, l'organizzazione del progetto diventa una priorità.

Scenario: supponiamo che il tuo team stia lavorando al progetto di sviluppo di un'app. Dato che viene utilizzata una struttura a matrice, gli sviluppatori IT riferiscono a te come project manager e al responsabile del reparto IT. L'obiettivo del progetto è di creare un'app per la ricerca di parole chiave per gli addetti al marketing, da utilizzare in mobilità. Quando il responsabile del reparto IT e il project manager comunicano un obiettivo di progetto chiaro agli sviluppatori IT, l'app viene sviluppata più velocemente. 

Utilizzo efficiente delle risorse

La struttura a matrice consente un utilizzo efficiente delle risorse perché il team include specialisti di più reparti. Questo consente di ridurre i costi generali e la quantità di tempo necessaria al completamento del progetto. In una struttura gerarchica, in cui i team riferiscono a solo un responsabile, ogni team ha meno responsabili. Tali team possono avere bisogno di più tempo per consegnare il progetto perché non hanno membri con più specializzazioni.

Scenario: il team che sta creando l'app per la ricerca di parole chiave può includere specialisti dei reparti IT, finanze e marketing. Quando questi membri riferiscono ai loro responsabili di reparto e ai loro project manager, la produttività del team aumenta, si risparmia tempo e il lavoro viene svolto in maniera più efficiente. 

Il team a matrice consente di ridurre i costi: senza un gruppo combinato di specialisti, le aziende dovrebbero ristrutturare i team e potenzialmente assumere nuovo personale ogni volta che viene sviluppato un nuovo prodotto o servizio. 

Flusso libero delle informazioni

Il lavoro in una struttura a matrice produce un flusso libero di informazioni tra i team, perché questi riferiscono a più responsabili. In un sistema gerarchico i membri del team devono ricordarsi di passare le informazioni, mentre in quello a matrice il flusso di informazioni diventa un requisito. Trasmettere le informazioni a più responsabili può sembrare un compito tedioso, ma adottando un sistema di gestione dei progetti non richiede praticamente nessuno sforzo extra ai membri del team. 

Scenario: se il team di sviluppo dell'app per la ricerca di parole chiave riferisce solo al project manager, le informazioni relative alla correzione dei bug potrebbero andare perse. È invece più facile ricordarsi di trasmettere le informazioni al responsabile del reparto IT se fa parte di un processo a matrice. 

Formazione dei project manager

La struttura unica di un'organizzazione a matrice conferisce ai project manager un notevole grado di responsabilità. I project manager devono guidare il team durante il ciclo di vita del progetto. La struttura diventa così una sfida per i project manager e forma coloro che desiderano essere manager interfunzionali in altri reparti.

Scenario: durante il progetto, il tuo team si imbatte in alcune correzioni di bug e in ritardi rispetto alla cronologia del progetto. In qualità di project manager, la tua responsabilità è di collaborare con il responsabile del reparto IT per gestire con successo tutte le problematiche. In questo modo potrai sviluppare un interesse personale per il settore IT, con una potenziale opportunità di carriera in futuro.

Fidelizzazione del team

Il tipo di organizzazione a matrice è noto per riuscire a fidelizzare i membri del team: con un gruppo di specialisti a stretto contatto, il team di sviluppo dei prodotti è e rimane forte. I membri lavorano sotto la guida dei responsabili di reparto e vengono quindi assegnati ai project manager. Agli specialisti spesso piace lavorare insieme, e questo può influire positivamente sulle performance del progetto. 

Scenario: nel corso del progetto per l'app per la ricerca di parole chiave, il team di progetto è composto da specialisti IT e dei settori marketing e finanza, in quanto in grado di comprendere i pro e i contro della creazione di un'applicazione per smartphone. Questo team di specialisti probabilmente continuerà a lavorare insieme anche a progetti futuri.

Svantaggi di una struttura organizzativa a matrice

Al pari della struttura gerarchica, anche l'organizzazione a matrice presenta i suoi svantaggi, la maggior parte dei quali deriva dalla sua complessità. Le strutture complesse recano vantaggi quando tutto funziona come si deve, ma sono potenzialmente in grado di creare conflitti e causare confusione.

Difficoltà nell'individuare il proprio responsabile

La complessità di un'organizzazione a matrice può diventare uno svantaggio perché i team possono trovare difficile sapere a chi riferire e quando. Il fine ultimo della matrice è di recare vantaggio ai team, ma potrebbe complicare i progetti e confondere il processo generale. 

Soluzione: il modo migliore per eliminare errori a livello di riporto gerarchico è quello di garantire che tutti i membri della matrice comprendano a chi riferire e come farlo. L'utilizzo di una piattaforma intuitiva per la gestione dei progetti, in grado di facilitare la collaborazione tra i team, può rendere meno complessa la struttura della matrice.

Tempi di risposta lenti

La complessità della matrice potrebbe portare a tempi di risposta più lenti, con un possibile ritardo dei progetti. I tempi di risposta lenti sono la conseguenza della necessità di riferire le informazioni a più persone. Avere più persone coinvolte è un fattore positivo; lo svantaggio è che riferire le informazioni a più persone richiede tempo. 

Soluzione: l'utilizzo di un sistema per la gestione dei progetti è in grado di risolvere il problema dei tempi di risposta lenti all'interno della struttura a matrice. Come fonte di riferimento, Asana consente di evitare il lavoro duplicato e aumenta la visibilità tra team e leadership. 

Linee guida contraddittorie

Il problema delle linee guida contraddittorie si verifica quando il project manager e il responsabile di reparto non sono sulla stessa lunghezza d'onda. La struttura a matrice è stata creata per incoraggiare la collaborazione, ma potrebbe avere i risultati opposti a seconda delle personalità coinvolte. 

Soluzione: al fine di evitare il problema delle linee guida contraddittorie, stabilisci un sistema che consenta ai responsabili di interagire direttamente tra di loro. I membri del team non si sentiranno come in trappola se i responsabili sono allineati sugli obiettivi del progetto e restano sulla stessa lunghezza d'onda.

Potenziali divergenze

La principale differenza tra una struttura a matrice e una di tipo gerarchico è che nella prima i membri del team riferiscono a due responsabili. Per questo motivo l'organizzazione a matrice è più complessa e investe di maggiori responsabilità i membri del team. Avere due responsabili significa ricevere più feedback e linee guida, ma potrebbe anche provocare delle divergenze.

Soluzione: per prevenire le potenziali divergenze, è essenziale che il responsabile di reparto e il project manager comunichino. In caso di conflitti, non dovrebbe essere il team a decidere chi ascoltare. Di persona o con sistemi virtuali, i responsabili possono evitare le divergenze stabilendo obiettivi di progetto chiari fin dal primo giorno e collaborando per creare insieme un prodotto di successo. 

Destreggiarsi tra le priorità

In una struttura a matrice, per i membri del team potrebbe essere difficile destreggiarsi tra le priorità se i responsabili non collaborano. Se il responsabile di reparto sostiene che le sue attività sono più importanti, e lo stesso sostiene anche il project manager, per il team non è facile stabilire a quali linee guida dare la priorità. 

Soluzione: quando i membri del team trovano difficoltà a dare la priorità alle varie attività a causa della cattiva comunicazione tra i responsabili, sono proprio questi ultimi a dover analizzare le attività e a decidere cosa deve essere fatto per primo. La maggior parte dei problemi potenzialmente dovuti alla struttura a matrice possono essere risolti collaborando e comunicando in maniera efficace per garantire la chiarezza tra team. 

Migliora la struttura a matrice con gli strumenti per la gestione dei progetti

L'utilizzo di strumenti per la gestione dei progetti è il modo migliore per garantire il funzionamento della struttura a matrice. Grazie a tali strumenti, il project manager e il responsabile di reparto possono restare allineati sugli obiettivi del progetto, pianificare la collaborazione e creare una chiara linea di comunicazione. Solo allora i membri del team avranno la chiarezza necessaria per lavorare con efficienza e raggiungere gli obiettivi del progetto

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