Documentando in maniera accurata le lezioni apprese durante il ciclo di vita del tuo progetto, puoi imparare dai tuoi errori e condividere tali scoperte con gli altri project manager. Questo articolo ti illustra i cinque passaggi per fare il punto della situazione sulle lezioni apprese: identificazione, documentazione, analisi, archiviazione e recupero. Impara come condurre un sondaggio sulle lezioni apprese e una sessione di brainstorming, ma anche come condividere tali informazioni con gli atri project manager.
I risultati finali del progetto non sono le uniche cose di valore che puoi portare via da un progetto. Indipendentemente dal fatto che la tua iniziativa sia un grande successo, uno sfortunato fallimento o qualcosa nel mezzo, qualsiasi progetto offre sempre delle lezioni da apprendere.
Tuttavia, raccogliere e documentare con efficacia le lezioni apprese può essere complicato. In questo articolo ti illustreremo come condurre una sessione per raccogliere le lezioni apprese nella gestione dei progetti. Ecco come puoi farlo.
Impari qualcosa di nuovo in ogni progetto, ma una sessione sulle lezioni apprese ti assicura di raccogliere e codificare tali informazioni in modo da poterle condividere con gli altri team. Quando fai il punto sulle lezioni apprese e crei un resoconto su di esse, stai producendo un documento che tutto il team che lavora al progetto può usare per migliorare i progetti futuri.
Una volta documentate, le lezioni apprese possono essere inoltrate ad altri project manager che gestiscono iniziative simili oppure usate dai membri del team che stanno iniziando progetti simili. La condivisione delle lezioni apprese tra i team è un ottimo modo per prevenire il ripetersi degli stessi errori. In tal modo, non sei solo tu a imparare dagli errori che hai commesso nello svolgere i tuoi progetti, ma con un resoconto sulle lezioni apprese anche gli altri possono farlo.
Puoi documentare le lezioni apprese in qualsiasi momento durante la cronologia del progetto. In effetti, a seconda della complessità del progetto, potresti decidere di condurre una sessione sulle lezioni apprese alla fine di ciascuna fase di gestione del progetto, raccogliendo così le informazioni quando sono ancora chiare. In tal modo, puoi individuare ciò che è andato bene, ciò che è andato male e ciò che puoi imparare da tutto questo.
Potresti aver già condotto un sondaggio sulle lezioni apprese, ma usando un altro nome. I team tecnici usano di solito la tecnica dei cinque perché, il cui scopo specifico è identificare la causa alla base del fallimento del progetto. I team Scrum creano retrospettive alla fine di una sessione di sprint. Inoltre, alcuni team svolgono una revisione alla fine dei progetti.
Ciò che conta è raccogliere le informazioni e condividerle con tutti. Qualunque sia il nome con cui la identifichi, cerca di condurre almeno una sessione sulle lezioni apprese per ciascun progetto.
Leggi: Definisci i "cinque perché" per arrivare alla radice di ogni problemaSe hai appena iniziato a tenere conto delle lezioni apprese, segui questi cinque passaggi per assicurarti di raccogliere, documentare e condividere in maniera accurata le informazioni sul progetto in un modo accessibile a tutti.
È qui che identifichi le lezioni apprese dal progetto per documentarle nel passaggio successivo. La fase di identificazione include tre passaggi.
Subito dopo il completamento del progetto o, nel caso di iniziative più grandi, alla fine di una fase significativa del progetto, invia un sondaggio sulle lezioni apprese a ogni membro del team del progetto. In questo modo riceverai il feedback quando è ancora chiaro nella mente di tutti. Quindi, raccogli tali informazioni per ottenere un quadro generale di ciò che ognuno ha imparato dal progetto.
Il sondaggio sulle lezioni apprese è una delle parti più importanti di questo processo. Di seguito trovi un modello che puoi usare. È sondaggio generico adatto a qualsiasi progetto, ma puoi anche adattare le domande alle tue necessità.
Prima di iniziare la sessione sulle lezioni apprese, seleziona un moderatore. L'ideale sarebbe trovarne uno che non sia il project manager, in modo che i membri del team si sentano a proprio agio nel parlare liberamente. Chiedi al team leader o a un membro di un altro team di condurre la sessione.
Dopo aver pianificato la sessione sulle lezioni apprese, il moderatore condivide le informazioni da leggere prima della riunione per assicurarsi che tutti i membri del team del progetto siano aggiornati. Ciò include la ricondivisione della documentazione relativa alla pianificazione, come il piano del progetto o gli obiettivi del progetto. Secondo la complessità del progetto, potresti anche condividerne la cronologia e i risultati.
Oltre al sondaggio sulle lezioni apprese, organizza una sessione di brainstorming dal vivo per tutti i membri del team. Ciò consentirà loro di approfondire le proprie lezioni apprese. In particolare, durante la sessione di brainstorming si possono porre tre domande chiave:
Cosa è andato bene?
Cosa è andato male?
Cosa può essere migliorato?
Lo scopo principale dello svolgere una sessione sulle lezioni apprese è di condividerle con tutto il team. Pianifica di creare un resoconto dettagliato sulle lezioni apprese, con tutte le informazioni sul progetto e con le note relative alla discussione, e un executive summary che gli stakeholder del progetto interessati possano rivedere.
Executive summary
Riepilogo dei risultati
Sondaggi sulle lezioni apprese
Raccomandazioni in dettaglio
Analizza e applica le lezioni apprese in modo tale che gli altri team e i progetti futuri ne possano trarre beneficio. Ciò è particolarmente importante se stai conducendo una sessione sulle lezioni apprese a metà progetto. Analizza le informazioni ottenute dal sondaggio sulle lezioni apprese per migliorare in maniera efficace le prossime fasi del tuo progetto. Altrimenti, se stai conducendo una sessione alla fine di un progetto, usa la fase di analisi per raccogliere approfondimenti e individuare opportunità prima di iniziare il tuo prossimo progetto.
Conserva le lezioni apprese in un archivio centrale a cui tutti possono accedere, come uno strumento di project management. Con un'unica fonte di riferimento, i responsabili del progetto possono accedere alle informazioni condivise per prepararsi al meglio per i propri progetti.
Prova Asana per gestire i tuoi progettiSe stai gestendo un progetto simile, cerca un resoconto sulle lezioni apprese di un progetto precedente per evitare di compiere gli stessi errori. Questi resoconti dovrebbero essere condivisi in una fonte di riferimento centralizzata che tutti i project manager possono rivedere prima di iniziare il processo di pianificazione di un progetto.
Durante la prima fase della sessione sulle lezioni apprese, invia un sondaggio per raccogliere le informazioni dal team del progetto. Anche se poi discuterete del progetto di persona, il sondaggio sulle lezioni apprese è una parte critica con cui ti assicuri di raccogliere informazioni accurate in modo da imparare dai tuoi progetti.
Ecco un esempio di modello generico di sondaggio sulle lezioni apprese che puoi usare per qualsiasi progetto.
Indica il tuo grado di accordo o disaccordo riguardo a ciascuna delle seguenti affermazioni.
Se selezioni "In disaccordo" o "Fortemente in disaccordo", fornisci ulteriori informazioni per aiutarci a migliorare il processo di pianificazione per i progetti futuri.
Il piano del progetto includeva il corretto livello di dettaglio. Disponevo di tutto ciò di cui avevo bisogno per comprendere l'argomento del progetto.
Pienamente d'accordo
D'accordo
Indifferente
In disaccordo
Fortemente in disaccordo
Non applicabile
Il piano del progetto ne spiegava chiaramente lo scopo.
Pienamente d'accordo
D'accordo
Indifferente
In disaccordo
Fortemente in disaccordo
Non applicabile
L'ambito del progetto era ben definito.
Pienamente d'accordo
D'accordo
Indifferente
In disaccordo
Fortemente in disaccordo
Non applicabile
Il programma del progetto era chiaro e facile da seguire.
Pienamente d'accordo
D'accordo
Indifferente
In disaccordo
Fortemente in disaccordo
Non applicabile
Il piano di comunicazione del progetto definiva chiaramente i modi e i luoghi di comunicazione relativi al lavoro sul progetto.
Pienamente d'accordo
D'accordo
Indifferente
In disaccordo
Fortemente in disaccordo
Non applicabile
Il piano del progetto è stato condiviso con tutti gli stakeholder ed era facile da trovare.
Pienamente d'accordo
D'accordo
Indifferente
In disaccordo
Fortemente in disaccordo
Non applicabile
Come stakeholder, ritengo che il mio livello di coinvolgimento nel processo di pianificazione del progetto sia stato soddisfacente.
Pienamente d'accordo
D'accordo
Indifferente
In disaccordo
Fortemente in disaccordo
Non applicabile
Ho compreso le responsabilità di tutti durante il ciclo di vita del progetto.
Pienamente d'accordo
D'accordo
Indifferente
In disaccordo
Fortemente in disaccordo
Non applicabile
Gli stakeholder del progetto partecipavano ed erano efficacemente coinvolti nel progetto.
Pienamente d'accordo
D'accordo
Indifferente
In disaccordo
Fortemente in disaccordo
Non applicabile
L'ambiente del progetto favoriva la collaborazione.
Pienamente d'accordo
D'accordo
Indifferente
In disaccordo
Fortemente in disaccordo
Non applicabile
Il project manager era disponibile e rispondeva in modo tempestivo.
Pienamente d'accordo
D'accordo
Indifferente
In disaccordo
Fortemente in disaccordo
Non applicabile
Le modifiche del progetto erano gestibili e rientravano nell'ambito del progetto.
Pienamente d'accordo
D'accordo
Indifferente
In disaccordo
Fortemente in disaccordo
Non applicabile
L'iniziale programma del progetto, documentato nel piano del progetto, è stato in gran parte rispettato.
Pienamente d'accordo
D'accordo
Indifferente
In disaccordo
Fortemente in disaccordo
Non applicabile
Il risultato del progetto corrispondeva a quanto definito nel project charter originale.
Pienamente d'accordo
D'accordo
Indifferente
In disaccordo
Fortemente in disaccordo
Non applicabile
Tutti all'interno del team del progetto hanno compreso i propri obiettivi e le proprie responsabilità individuali.
Pienamente d'accordo
D'accordo
Indifferente
In disaccordo
Fortemente in disaccordo
Non applicabile
Il progetto era realistico e realizzabile.
Pienamente d'accordo
D'accordo
Indifferente
In disaccordo
Fortemente in disaccordo
Non applicabile
Gli incarichi sono stati chiaramente definiti durante tutto il ciclo di vita del progetto.
Pienamente d'accordo
D'accordo
Indifferente
In disaccordo
Fortemente in disaccordo
Non applicabile
Il progetto disponeva di solide metriche delle prestazioni che hanno permesso di definirne il successo.
Pienamente d'accordo
D'accordo
Indifferente
In disaccordo
Fortemente in disaccordo
Non applicabile
Credo che abbiamo raggiunto l'obiettivo del progetto.
Pienamente d'accordo
D'accordo
Indifferente
In disaccordo
Fortemente in disaccordo
Non applicabile
Il mio coinvolgimento nel progetto, inclusi il carico di lavoro, il tempo e l'impegno, ha soddisfatto le mie aspettative.
Pienamente d'accordo
D'accordo
Indifferente
In disaccordo
Fortemente in disaccordo
Non applicabile
Documentare le lezioni apprese può aiutarti a identificare e diffondere le conoscenze aziendali. Invece di reinventare la ruota, i membri dei team e i capi progetto dispongono di una visione chiara su cosa ha funzionato, su cosa non ha funzionato e su cosa può essere migliorato.
Collegando le lezioni apprese al lavoro futuro del team, puoi iniziare il tuo progetto col piede giusto. Quando tutti sanno esattamente chi sta facendo cosa e per quando, cosa è successo e perché, il tuo team è facilitato nel portare a termine lavori di grande impatto.
Prova Asana gratuitamente