Come utilizzare i fattori critici di successo (FCS) per sostenere il tuo piano strategico

La definizione degli obiettivi è per molti versi simile alla costruzione di una piramide: tutto poggia su una base solida. Non si possono inserire gli elementi in cima senza solide fondamenta, ma realizzare tali fondamenta da zero può essere davvero ostico.

È qui che entrano in gioco i fattori critici di successo (FCS). Gli FCS sono un elenco dei fattori essenziali per il successo sui quali il tuo team deve concentrarsi per riuscire a realizzare i suoi obiettivi. I fattori critici di successo, insieme a un piano strategico della durata di tre-cinque anni, possono aiutarti a creare una solida base per la definizione degli obiettivi. Successivamente, a partire da questa base, potrai definire risultati finali e obiettivi di progetto specifici, per raggiungere sempre in tempo i tuoi obiettivi. 

Se è la prima volta che ti occupi della definizione dei fattori critici di successo, o se non sai nemmeno da dove iniziare quando si tratta di pianificazione strategica, ecco tutto quello che devi sapere. 

Cosa sono i fattori critici di successo (FCS)?

I fattori critici di successo (FCS) sono finalità di alto livello che la tua organizzazione deve raggiungere per non mancare i suoi obiettivi strategici. Gli FCS possono essere implementati a livello di progetto, di programma o di organizzazione, anche se spesso vengono utilizzati da interi reparti o organizzazioni per la loro stretta connessione con la strategia aziendale di un'organizzazione. Il raggiungimento dei fattori critici di successo di solito si traduce in significativi effetti positivi per la tua organizzazione.

In particolare, gli FCS sono obiettivi strategici di alto livello e non includono necessariamente i dettagli delle modalità di esecuzione. Per esempio, immagina di aver definito un fattore critico di successo per aumentare la visibilità del tuo marchio. È un obiettivo ambizioso, in grado di generare valore e una significativa quota di mercato per la tua organizzazione. Per raggiungere effettivamente questo FCS, team dedicati della tua organizzazione lavoreranno a iniziative e progetti specifici e dovranno definire degli indicatori di prestazione chiave (KPI) quantitativi per avere un quadro preciso di quello che il tuo team intende raggiungere e per quando.

Esempi di fattori critici di successo (FCS)

Un fattore di successo critico può essere qualsiasi cosa. Questi obiettivi ambiziosi ti aiutano a indirizzare il tuo team verso la direzione desiderata. Successivamente, i project manager utilizzeranno gli FCS per guidare le loro iniziative e garantire che abbiano successo.

I fattori critici di successo dipendono dagli obiettivi strategici generali della tua organizzazione. Di seguito elenchiamo alcuni possibili FCS, in base ai piani di crescita della tua organizzazione per i prossimi tre-cinque anni:

• aggiornamento del manuale di marketing

• nuove funzionalità del prodotto 

• revisione della gestione delle prestazioni

• creazione di un solido team commerciale per acquisire nuovi clienti

La storia dei fattori critici di successo

Il concetto di fattore di successo è stato sviluppato per la prima volta nel 1961 da D. Ronald Daniel, un consulente di McKinsey & Company. Successivamente, John F. Rockart ha pubblicato un articolo sulla Harvard Business Review che ha codificato e identificato il metodo per la definizione dei fattori critici di successo. In quell'articolo del 1979, Rockart definisce gli FCS come:

[I fattori critici di successo sono] quell'insieme limitato di aree i cui risultati, se soddisfacenti, riusciranno a garantire una performance competitiva e di successo per l'organizzazione. Rappresentano quelle poche aree fondamentali dove tutto deve andare "per il verso giusto" per raggiungere il successo. Se in queste aree i risultati non sono soddisfacenti, gli sforzi dell'organizzazione per il periodo in oggetto saranno inferiori a quanto desiderato.”

Relazione tra obiettivi strategici, FCS, KPI e altro ancora

Quando si tratta della definizione degli obiettivi, la faccenda si complica con tutti gli acronimi tra cui destreggiarsi e da tenere in considerazione. Ogni metodologia per la definizione degli obiettivi è leggermente diversa, ma non farti prendere dal timore. Per comprendere il significato di ogni acronimo e individuarne le differenze, analizziamo insieme un tipico processo di pianificazione strategica. 

Iniziare con il piano strategico

La pianificazione strategica sta a monte di tutti i processi di definizione degli obiettivi. Prima di definire gli obiettivi è necessario stabilire la tua strategia. Un piano strategico ti aiuterà a definire la direzione della tua organizzazione e quali attività è necessario intraprendere per raggiungere gli obiettivi. 

Identificare KPA e KRA

Le KPA, o aree di prestazione chiave, sono le aree della tua attività critiche per il tuo successo. Per esempio, se lavori in un'azienda di software, un'area di prestazione chiave potrebbe essere la disponibilità online del software, senza nessun bug. Oppure, se lavori in un'azienda manifatturiera, una KPA rilevante potrebbe riguardare gli impianti, che dovranno essere attivi e perfettamente funzionanti. 

È importante comprendere le tue aree di prestazione chiave per riuscire a identificare gli ambiti su cui concentrarsi durante la definizione degli obiettivi. Per tornare al nostro esempio dell'azienda di software, se il tuo software soffre frequentemente di bug o tempi di inattività, un buon obiettivo potrebbe essere di ridurre quei tempi di inattività. 

KRA sta invece per area di risultato chiave, in altre parole le aree di interesse identificate nel tuo piano strategico. Le KRA sono più ampie degli obiettivi. Per esempio, un'area di risultato chiave per la tua attività potrebbe essere "redditività" oppure "efficienza". Successivamente, durante la definizione degli obiettivi, descrivi esattamente cosa deve essere migliorato in tali aree. 

Scegliere la metodologia di definizione degli obiettivi

Una volta definito il tuo piano strategico, è ora di implementare una metodologia di definizione degli obiettivi. In questo ambito, le due metodologie principali rispondono agli acronimi di OKR e FCS (in combinazione con i KPI), ma, in pratica, puoi utilizzarne solo una delle due, poiché sono molto simili. 

Utilizzare gli OKR per realizzare un framework semplice ma flessibile

OKR è l'acronimo (in inglese) di obiettivi e risultati chiave. Se non hai mai definito degli obiettivi in passato, gli OKR sono il modo ideale per iniziare perché seguono un framework semplice.

• [L'obiettivo] deve essere misurato per [risultato chiave].

L'obiettivo è quello che ti proponi di raggiungere: aumentare la visibilità del marchio, arrivare ad avere l'impronta di carbonio più bassa di tutto il tuo settore, questo tipo di cose.

Il risultato chiave è la metrica per misurare il tuo progresso verso l'obiettivo: raggiungere un milione di visite del sito web, garantire che un quarto dei materiali utilizzati sia compostabile, ecc.

Utilizzare gli FSC e i KPI per misurare quantitativamente i progressi della tua organizzazione

Gli FCS, i fattori critici di successo, sono simili alla O di OKR. Sono gli obiettivi principali che la tua organizzazione intende raggiungere per rispettare il piano strategico per i prossimi tre-cinque anni. 

Per tradurre in azione gli FCS, utilizzali insieme agli indicatori chiave di prestazione (KPI). I KPI sono delle metriche quantitative del progresso della tua organizzazione verso i principali obiettivi aziendali. Un buon KPI riesce a indicare se il percorso verso il raggiungimento degli FCS, e di conseguenza degli obiettivi strategici, procede secondo i tempi previsti.

Diversi tipi di FCS e perché sono importanti

Per tradizione, i fattori critici di successo vengono suddivisi in cinque diversi tipi. Comprendere i tipi di FSC ti aiuterà a non dimenticarti di nessun fattore critico di successo durante la pianificazione degli obiettivi per il prossimo periodo.

1. Fattori critici di successo relativi al settore

A volte, per rimanere competitiva, la tua organizzazione non può non tenere presenti alcuni determinati fattori critici di successo. Per monitorare gli FSC relativi al settore, il tuo team deve monitorare in maniera proattiva e cercare di identificare in anticipo le tendenze del tuo settore. 

Esempi di fattori critici di successo relativi al settore 

• Innovazione per restare al passo con le invenzioni dei concorrenti

• Sostenibilità degli imballaggi o dei processi produttivi per soddisfare le aspettative dei clienti

• Assistenza clienti migliore della media del settore

2. Fattori critici di successo relativi alla concorrenza

Questo tipo di fattori critici di successo dipende dalle attività dei tuoi concorrenti, e da come il loro successo o fallimento influirà sulla tua organizzazione. Non si intende un confronto diretto con le attività dei tuoi concorrenti. Questo tipo di FCS viene piuttosto influenzato dal punto di vista dei tuoi clienti sulla tua azienda rispetto alla concorrenza. 

Esempi di fattori critici di successo relativi alla concorrenza 

• Essere considerati un marchio "di lusso"

• Attrarre una determinata fascia demografica di clienti

3. Fattori critici di successo di tipo temporale

Come suggerisce il nome stesso, i fattori di tipo temporale non esercitano un'influenza permanente sulla tua azienda. Si tratta di fattori critici di successo temporanei e limitati che hanno un impatto positivo o negativo sulle tue attività. Identificare e superare questi fattori, se applicabile, consente alla tua azienda di continuare a crescere. 

Esempi di fattori critici di successo di tipo temporale

• Modifiche inaspettate ma temporanee al tuo modello di business

• Personale ridotto a causa di un problema specifico e temporaneo

• Assunzione di talenti per sostenere l'apertura di un nuovo ufficio o di un nuovo mercato

4. Fattori critici di successo di tipo ambientale

Questi fattori critici di successo si riferiscono a elementi al di fuori del diretto controllo della tua organizzazione, ma non per questo meno importanti. Monitorare e identificare in maniera proattiva i fattori di tipo ambientale è ideale per anticipare eventuali problemi futuri ed evitare rischi non necessari. 

Esempi di fattori critici di successo di tipo ambientale

• Recessione economica

• Cambiamento politico che influisce sulle tue attività

• Regolamentazione del settore

5. Fattori critici di successo relativi ai ruoli manageriali

A differenza dei quattro tipi principali di FCS, i fattori critici di successo relativi ai ruoli manageriali interessano esclusivamente una determinata persona o posizione, non tutta l'organizzazione. Se ricopri un ruolo manageriale, prendi in considerazione la possibilità di definire un FCS per migliorare le tue competenze manageriali e di leadership.

Esempi di fattori critici di successo relativi ai ruoli manageriali

• Formazione sulla risoluzione dei conflitti

• Implementazione di processi di gestione dei rischi di progetto per tutto il team

• Pratiche per la gestione del carico di lavoro

Cinque fasi per identificare gli FCS

I fattori critici di successo sono ideali per definire e monitorare i criteri per la valutazione del raggiungimento dell'obiettivo. Ora tocca a te: segui queste cinque fasi per raggiungere il successo.

1. Crea un piano strategico. Gli FCS si basano sul piano strategico della tua organizzazione per i prossimi tre-cinque anni, quindi inizia con questo, se non l'hai già fatto. Il piano strategico identifica i tuoi obiettivi generali per diversi anni e quindi costituisce uno degli elementi portanti degli FSC per il prossimo futuro. 

2. Rivedi il piano strategico con gli stakeholder del direttivo. Quando hai creato il tuo piano strategico, prepara il team di progetto per la gestione strategica, gli stakeholder principali che determinano i tuoi fattori critici di successo. Esamina il piano strategico e identifica i processi aziendali e le aree di risultato chiave (KRA) critiche, decisive, per la tua organizzazione. Per esempio, immagina di identificare la soddisfazione dei clienti come una KRA per il prossimo periodo. 

3. Identifica i tuoi fattori critici di successo e condividili con il resto della tua organizzazione. Quando hai organizzato le tue KRA, allega i relativi fattori critici di successo che ti aiuteranno a raggiungere gli obiettivi. Per esempio, se la tua KRA è la soddisfazione del cliente, un possibile FCS correlato è il miglioramento delle relazioni con i clienti grazie a team di assistenza dedicati. Una volta identificati i tuoi FCS, condividili con il resto della tua organizzazione per raccogliere i feedback. 

4. Collega gli FCS con i KPI per tradurli in azioni. Per trasformare i tuoi FCS in azioni, collegali a indicatori chiave di prestazione (KPI) quantificabili. Per esempio, se il tuo FCS è il miglioramento delle relazioni con i clienti grazie a un team di assistenza dedicato, crea un KPI per realizzare un team per il successo dei clienti con almeno dieci membri entro la fine del trimestre, e un secondo KPI per riuscire a realizzare l'obiettivo di rispondere ai clienti entro 12 ore per la fine dell'anno fiscale.

5. Monitora e misura. Quando hai creato i tuoi FCS e KPI, basta solo seguirne l'andamento per raggiungere il successo. Se non l'hai già fatto, definisci un sistema per il monitoraggio degli obiettivi per monitorare e gestire gli obiettivi ad alto livello della tua organizzazione, così come i progetti e le iniziative che si integrano con tali obiettivi.

Crea, metti a punto le strategie, cresci

Dei buoni fattori critici di successo aiutano il tuo team a concentrarsi sugli elementi più importanti del tuo piano strategico, così da raggiungere gli obiettivi. Se non hai mai monitorato gli FCS, accertati di utilizzare uno strumento per la gestione degli obiettivi, come gli obiettivi di Asana. In questo modo, gli FCS, i KPI per raggiungerli e l'avanzamento di ogni iniziativa saranno ben chiari a tutti i membri del team.