Cos'è il processo di controllo delle modifiche e come usarlo?

Il processo di controllo delle modifiche consente ai project manager di inviare agli stakeholder richieste di revisione, che verranno poi approvate o rifiutate. È un processo importante che permette di gestire grandi progetti costituiti da diverse variabili.

Quando si tratta di gestire più progetti, le cose possono complicarsi. Dalla coordinazione della tabella di marcia al monitoraggio degli obiettivi e dei risultati, l'ultima cosa che vorresti è dover gestire una modifica importante del progetto. Ma con un processo di controllo delle modifiche, presentare una richiesta di modifica diventerà un gioco da ragazzi.

Il processo di controllo delle modifiche è fondamentale per le grandi iniziative in cui molti colleghi del team lavorano in modo trasversale. Analizziamo a fondo il processo con esempi pratici che ti aiuteranno a implementare una procedura di gestione delle modifiche.  

Cosa significa processo di gestione delle modifiche?

Il controllo delle modifiche è un processo usato per gestire le richieste di modifica quando si lavora a progetti e grandi iniziative. Fa parte di un piano di gestione delle modifiche che definisce i ruoli per la gestione delle modifiche all'interno di un team o di un'azienda. Poiché in un processo di questo tipo sono coinvolti diversi elementi, il modo più semplice per avere un quadro completo è quello di creare un registro delle modifiche in cui monitorare le richieste. 

Nella maggior parte dei casi, ogni stakeholder potrà richiedere una modifica. Una richiesta può essere piccola come una leggera variazione nella pianificazione del progetto o grande come un nuovo deliverable. È importante considerare che non tutte le richieste avranno l'ok, in quanto spetta agli stakeholder chiave approvarle o rifiutarle. 

Poiché la procedura di controllo delle modifiche è costituita da diversi elementi e varia da azienda ad azienda, è utile implementare strumenti che facilitino lo svolgimento di un processo del ciclo di vita. Strumenti come un software di gestione del flusso di lavoro possono contribuire a gestire il lavoro e la comunicazione in un unico posto.

Controllo delle modifiche o gestione delle modifiche?

Non ti è chiara la differenza tra controllo delle modifiche e gestione delle modifiche? Non lo è a molti. Le differenze tra il controllo delle modifiche e un piano di gestione delle modifiche sono numerose. Il controllo delle modifiche è solo uno dei tanti aspetti della strategia di gestione delle modifiche. 

• Controllo delle modifiche: è un processo importante per qualsiasi organizzazione in quanto può facilitare il flusso di informazioni in caso di modifiche al progetto. Un processo efficace dovrebbe definire le metriche di successo, organizzare i flussi di lavoro, facilitare la comunicazione del team e prepararlo al successo. 

• Gestione delle modifiche: un piano di gestione delle modifiche consiste nel coordinare il budget, il programma, la comunicazione e le risorse. Così, mentre il processo di controllo delle modifiche consiste in un documento formale che descrive una richiesta di modifica e il relativo l'impatto, la gestione delle modifiche si riferisce al piano generale.

Come puoi vedere, il processo di controllo delle modifiche è solo una piccola parte di un piano più ampio della gestione delle modifiche. Quindi, anche se correlati, i due termini sono diversi.

Quali sono i vantaggi del processo di controllo delle modifiche?

L'implementazione di un processo di controllo delle modifiche, con il supporto di un software di organizzazione, può aiutarti a gestire con efficienza il lavoro del tuo team così come i deliverable e le scadenze del progetto. Inoltre, è di fondamentale importanza se si vogliono considerare le conseguenze di una modifica che non è stata gestita correttamente.

Un processo di gestione delle modifiche può aiutarti a eseguire un piano di gestione delle risorse o raggiungere altri obiettivi di gestione del lavoro. Di seguito, ti presentiamo alcuni dei vantaggi che otterrai implementando un processo di controllo delle modifiche. 

Maggiore produttività  

Un processo di controllo delle modifiche eliminerà la confusione relativa ai deliverable del progetto e permetterà di concentrarsi sull'esecuzione piuttosto che sulla raccolta di informazioni. Questo si traduce in una maggiore produttività ed efficienza, specialmente grazie all'aiuto di un software per la produttività.

Senza un processo, la produttività potrebbe risentirne per via del tempo dedicato ad attività superflue. Di conseguenza, a causa della disponibilità limitata del team, ogni settimana oltre un quarto (26%) delle scadenze non viene rispettato.

Comunicazione efficace

Documentare in modo adeguato le modifiche contribuisce a ridurre i problemi di comunicazione. Quando gli obiettivi sono definiti in modo chiaro, la comunicazione del team ne trae beneficio. Considera, inoltre, che un processo di controllo delle modifiche non risolve tutti i problemi di comunicazione. Può essere utile integrare anche un software di gestione del lavoro per mantenere la comunicazione sui progetti in un unico posto.  

Un processo di controllo delle modifiche può anche essere condiviso con i dirigenti coinvolti al fine di fornire facilmente il contesto per le richieste di modifica.  

Miglioramento del lavoro di squadra e della collaborazione

Non solo una comunicazione efficace è un vantaggio in sé, ma può anche contribuire a migliorare la collaborazione. Con una comunicazione chiara sulle modifiche del progetto è più facile collaborare e lavorare insieme. 

Per esempio quando le modifiche vengono comunicate chiaramente la prima volta, gli stakeholder hanno più tempo e possono permettersi di essere creativi e concentrarsi sul lavoro di squadra. Senza una comunicazione efficace, le parti interessate perderanno tempo a raccogliere informazioni invece di lavorare in modo creativo con i membri del team. 

Vuoi migliorare ulteriormente la collaborazione? Affianca al tuo processo di controllo delle modifiche un software di gestione delle attività per preparare il tuo team al successo.

I cinque passaggi di un processo di controllo delle modifiche

Come per le cinque fasi della gestione del progetto, anche un processo di controllo delle modifiche si compone di cinque passaggi chiave. Anche se alcuni processi differiscono leggermente, tutti hanno degli elementi chiave. Dall'avvio all'implementazione, ognuno di questi passaggi fondamentali fa avanzare le richieste di modifica ad avanzare attraverso la pipeline in modo efficiente e previene le modifiche non necessarie.

Alcuni preferiscono seguire la procedura all'interno di un flusso di processo di controllo delle modifiche, in quanto è più facile da visualizzare. Qualsiasi modo tu scelga, il risultato sarà sempre la decisione finale di approvare o rifiutare una richiesta di modifica.  

Analizziamo in maniera approfondita i cinque passaggi che rendono un processo di controllo delle modifiche efficace e vediamo in cosa consistono.

1. Avvio della richiesta di modifica

Nella fase di avvio del processo di controllo delle modifiche, viene richiesta una modifica. Esistono numerose ragioni per cui viene richiesta. Per esempio se un materiale creativo richiede più tempo del previsto per la finalizzazione, verrà inviata una richiesta per modificare la data di scadenza. Le richieste solitamente vengono presentate da uno stakeholder o da un responsabile di progetto, ma chiunque può suggerire una modifica. 

Le richieste devono essere inviate tramite un apposito modulo. Come project manager, ti consigliamo di conservare il registro delle modifiche in un posto che sia facile da trovare e accessibile a tutti.

Una volta che il modulo di richiesta è stato compilato, aggiorna il registro delle modifiche con un nome, una breve descrizione e qualsiasi altro dettaglio che ritieni opportuno, come la data e il nome del richiedente. Inserisci nel registro tutte le modifiche del progetto, poiché potrebbero esserti utili quando dovrai gestire più progetti che si protraggono per diversi mesi.

Di seguito, riportiamo un esempio dei vari campi che puoi includere in un modulo di richiesta di modifica.

• Nome del progetto

• Data

• Descrizione della richiesta

• Richiedente

• Titolare della modifica

• Priorità

• Impatto della modifica

• Scadenza

• Commenti

I campi che includi dipenderanno dal livello di dettagli che vuoi aggiungere al tuo registro e dal tipo di modifiche.

2. Valutazione della richiesta di modifica

Una volta che la richiesta è stata compilata e il modulo iniziale consegnato e approvato, si passa alla valutazione. Questo passaggio si differenzia dall'invio del modulo iniziale poiché è in questa fase che la modifica effettiva viene valutata. 

La fase di valutazione non è necessariamente quella in cui si prende una decisione, ma piuttosto quella in cui si esaminano le informazioni di base. Queste saranno probabilmente valutate da un capo progetto o dipartimento che esaminerà i dettagli come le risorse necessarie, l'impatto della richiesta e a chi dovrebbe essere inoltrata. 

Se la richiesta di modifica supera la valutazione iniziale, si passerà alla fase di analisi dove verrà presa una decisione definitiva.

3. Analisi della richiesta di modifica

Durante la fase di analisi dell'impatto della modifica, il responsabile del progetto decide se la richiesta deve essere approvata o rifiutata definitivamente. Sebbene tu possa contribuire alla decisione finale, è sempre consigliabile ottenere anche l'approvazione ufficiale di un leader. In alcuni casi, ci può anche essere una commissione di controllo delle modifiche che supervisiona le approvazioni. 

Una volta approvata, la richiesta di modifica dovrà essere firmata e comunicata al team. Dopodiché si potrà passare alle fasi successive del processo. La richiesta dovrebbe essere documentata nell'apposito registro e ovunque si gestiscano le comunicazioni relative al progetto per fare in modo che tutti gli stakeholder siano al corrente dei cambiamenti necessari.

Se la richiesta di modifica viene rifiutata, dovrebbe essere documentata nel registro. Anche se non è necessario informare il team al riguardo, potrebbe essere utile farlo per evitare confusione.

4. Implementazione della richiesta di modifica

Se la richiesta di modifica viene approvata, si passerà alla fase di implementazione. A questo punto, tu e gli stakeholder del progetto potete iniziare a lavorare per implementarla.

L'implementazione di una modifica può variare a seconda della fase in cui si trova il progetto, ma generalmente consiste nell'aggiornare le scadenze del progetto e i deliverable, oltre a informare il team. Dopodiché il lavoro effettivo può iniziare. È buona norma valutare in anticipo l'ambito del progetto per assicurarsi che qualsiasi modifica apportata alla tabella di marcia non abbia un impatto significativo sugli obiettivi previsti. 

È preferibile condividere le informazioni relative alla richiesta in uno spazio di lavoro condiviso e nel registro delle modifiche per evitare di dover cercare nuove informazioni e ridurre la produttività. Puoi anche condividere un business case revisionato per far fronte a qualsiasi evenienza. 

5. Chiusura della richiesta di modifica

Una volta che la richiesta è stata documentata, condivisa e implementata, è pronta per essere chiusa. Anche se alcuni team non hanno un piano di chiusura formale, è utile averne uno per conservare le informazioni in un posto al quale tutti i membri del team potranno accedere in futuro. 

Nella fase di chiusura, tutta la documentazione, i registri delle modifiche e le comunicazioni dovrebbero essere archiviati in uno spazio condiviso a cui poter accedere in qualsiasi momento. Ti suggeriamo anche di archiviare il modulo di modifica iniziale e i piani di progetto revisionati creati durante il processo. 

Una volta che i documenti sono stati archiviati nel posto giusto, puoi chiudere tutte le attività aperte e portare a termine il tuo progetto con successo. Alcuni responsabili di progetto organizzano anche un incontro post mortem prima di finalizzare ufficialmente il progetto. 

Esempio di processo di controllo delle modifiche

Ora che hai scoperto i cinque passaggi del processo di controllo delle modifiche, è il momento di metterli in pratica. Di seguito, ti proponiamo un esempio concreto da cui partire.   

Prima di organizzare il tuo piano, è importante valutare i processi e gli strumenti che hai a disposizione per assicurarti che siano adatti al tuo team. Potresti anche creare un business case o un piano di progetto da presentare agli stakeholder dell'azienda. 

Le informazioni che includi nel registro delle modifiche possono variare a seconda del tipo di modifiche che incontri con frequenza e dalla complessità dei progetti. Mentre i progetti complicati che durano diversi mesi possono ricevere più richieste di modifica, quelli più piccoli possono non aver bisogno di un registro così dettagliato.

Osserva questo esempio di registro delle modifiche per avere un'idea di cosa includere e come crearne uno personalizzato. Questo esempio di controllo delle modifiche include:

• Nome del progetto

• Nome dell'attività

• Incaricato

• Data di scadenza

• Livello della priorità

• Stato di avanzamento

• Tipo di modifica

Questo formato è un ottimo punto di partenza per creare il tuo registro delle modifiche, ma puoi decidere di aggiungere ulteriori campi a seconda della complessità del progetto.

Per creare il tuo registro delle modifiche, puoi realizzare un modello personalizzato o dare un'occhiata alla nostra galleria di modelli di progetto. 

Quando usare un processo di controllo delle modifiche

Potrebbe essere una buona idea sapere quando usare un piano di gestione del controllo delle modifiche così da essere sempre pronti. A seconda delle nuove iniziative e degli strumenti a disposizione, potresti avere a che fare con diversi tipi di modifiche.

Le modifiche più comuni possono includere richieste di estensione delle scadenze, la riorganizzazione delle informazioni o una modifica nei deliverable. Di seguito, ti illustriamo altri casi in cui puoi adottare un processo di controllo delle modifiche. 

• Deviazione dagli obiettivi del progetto: potresti considerare l'idea di usare questo processo quando un progetto si sta allontanando dagli obiettivi, fenomeno conosciuto anche come slittamento del progetto. 

• Incongruenze nel progetto: se noti delle incongruenze, richiedendo una modifica non dovrai rielaborare i deliverable in un secondo momento. 

• Obiettivi troppo ambiziosi: in alcuni casi, gli OKR possono essere troppo difficili da raggiungere; per questo motivo, è consigliabile segnalare i problemi prima che il progetto venga completato.

• Nuovi strumenti: se adotti nuovi processi o strumenti, le modifiche talvolta sono inevitabili per risolvere nuovi problemi riscontrati durante i tuoi primi progetti. 

Gestisci le richieste di modifica a modo tuo

Come sai, i cambiamenti sono inevitabili. La buona notizia è che d'ora in poi non saranno più una minaccia per i tuoi progetti futuri. Implementando un processo di controllo delle modifiche, puoi assicurarti che il progetto rispetti la tabella di marcia e che la comunicazione sia chiara ed efficace. Questo aumenterà la produttività e diminuirà la confusione relativa ai deliverable del progetto. 

Se dovessi affrontare un cambiamento, è rassicurante sapere che hai a disposizione i processi giusti per gestire la situazione. Quando hai un piano per la gestione delle modifiche pronto per essere attuato, puoi ridurre l'impatto negativo associato a un cambio di strategia e concentrarti per generare un grande impatto.

Hai bisogno di ulteriori risorse per gestire al meglio il tuo prossimo progetto? Leggi di più su come creare un ambito di progetto.