Templat papan Kanban

Apa itu papan Kanban?

Papan Kanban adalah cara memvisualisasikan pekerjaan saat pekerjaan berpindah dari satu tahap ke tahap lain. Biasanya, setiap papan memiliki beragam kolom seperti "Untuk dikerjakan," "Dikerjakan," dan "Selesai." Di setiap kolom, tugas proyek—yang disebut kartu—menyimpan daftar tugas individu. Setelah selesai, pekerjaan berpindah dari satu tahap ke tahap lain hingga berada di kolom final. Papan Kanban sering digunakan oleh tim teknik dan pengembangan yang memakai manajemen proyek Agile,

Apa itu templat papan Kanban?

Templat papan Kanban adalah cara memulai proses pembuatan Kanban dengan menentukan kolom dan informasi kartu yang akan disertakan dalam proyek papan Kanban di awal. Anda mungkin sudah melihat papan Kanban yang dibuat di papan tulis atau selembar kertas dengan stiker catatan. Sekalipun masih menjadi alat visual yang berguna, cara tersebut tidak sefleksibel papan Kanban virtual. Saat membuat papan dengan perangkat lunak manajemen proyek, Anda dapat dengan mudah membuat templat dan menggunakan kembali tata letak papan yang berguna. Ditambah lagi, templat virtual jauh lebih mudah digunakan anggota tim untuk mengelola pekerjaan dan proyek mereka sendiri.

Cara membuat templat papan Kanban

Membuat templat papan Kanban berarti membuat kolom Anda dan memutuskan informasi yang akan disimpan di setiap kartu. Di bawah ini adalah hal yang harus dimasukkan ke dalam setiap kartu ini. 

Kiat membuat kolom templat untuk templat papan Kanban Anda

Papan Kanban Anda akan mencakup bagian-bagian yang dibutuhkan tim untuk menyelesaikan proyek. Bagian tersebut, yang merepresentasikan tahap-tahap pekerjaan, ditampilkan dalam bentuk kolom di papan Kanban. Contoh, Anda mungkin memiliki kolom seperti: 

• Backlog, baru, atau mendatang: Ini adalah daftar tugas Anda dan akan menjadi bagian pertama pada papan Kanban. Di sinilah Anda menyimpan semua pekerjaan yang harus diselesaikan tetapi belum dimulai. 

• Dikerjakan, saat ini, atau berlangsung: Ini menunjukkan pekerjaan Anda yang sedang berlangsung, jadi tim mengetahui apa yang sedang dikerjakan secara real-time.

• Pekerjaan selesai: Untuk semua pekerjaan yang diselesaikan. Menyimpan tugas di papan Kanban setelah diselesaikan adalah cara terbaik membuat sumber informasi terpusat untuk semua pekerjaan proyek. Ini juga menjadi cara yang mudah bagi pemangku kepentingan untuk melihat pekerjaan yang telah diselesaikan. Saat proyek selesai, Anda tahu persis tempat menemukan semua tugas yang terhubung ke inisiatif.

• Kolom opsional: Anda dapat membuat papan Kanban tetap sederhana dan hanya menggunakan tiga bagian yang disebutkan di atas, atau Anda dapat menambahkan lebih banyak kompleksitas. Beberapa contoh mencakup bagian "referensi" (yang menyimpan peta jalan proyek dan metrik terkait), dan bagian "tertahan" untuk item yang Anda mulai tetapi harus digeser ke tenggat yang lebih lama atau yang belum ditentukan, atau bagian "dibatalkan" untuk pekerjaan yang tidak dibutuhkan lagi.

Yang harus dimasukkan dalam papan Kanban Anda

Anda juga harus memutuskan informasi yang akan disimpan pada tingkat kartu. Karena templat papan Kanban adalah alat visual, templat kartu Kanban harus menampilkan informasi memadai yang membantu tim memahami hal yang sedang terjadi secara ringkas. 

Ini mungkin termasuk: 

• Deskripsi singkat. Kami merekomendasikan Anda untuk selalu memulai judul kartu dengan kata kerja. Dengan begitu, tim benar-benar memahami hal yang harus dilakukan.

• Tenggat. Baik ada rentang tanggal atau tanggal peluncuran tertentu, pastikan tim Anda tahu persis kapan pekerjaan berakhir.

• Status tugas. Apakah pekerjaan ini sesuai rencana? Apakah ada pekerjaan yang memblokir Anda? 

• Estimasi jam upaya. Baik menggunakan jam, poin stori, atau ukuran kaus untuk melacak pekerjaan, pastikan tim Anda tahu durasi yang dibutuhkan tugas spesifik ini. 

• Prioritas. Gunakan ini untuk menandai pekerjaan yang harus segera diselesaikan. 

Contoh kasus penggunaan templat Kanban

Bayangkan Anda membuat templat papan Kanban perencanaan sprint untuk tim Agile Anda. Dalam kasus ini, kolom pertama harus menyertakan backlog tugas. Ini adalah daftar “untuk dikerjakan” yang akan ditangani tim. Kolom berikutnya mungkin berupa bagian yang sedang berlangsung yang mencakup semua tugas yang telah dimulai. Terus buat kolom untuk setiap langkah dalam proses kerja Anda hingga Anda menyelesaikan alur kerja. 

Berdasarkan kebutuhan tim Anda mungkin perlu menyertakan contoh kartu Kanban dalam templat untuk menjadi referensi jika membutuhkan pekerjaan tertentu di papan tertentu. Tetapi, sebagian besar papan Kanban sudah jelas dan menggunakan bagian yang jelas seperti "selesai" untuk mengurangi kebingungan.

Mengapa menggunakan templat papan Kanban?

Templat papan Kanban adalah alat manajemen alur kerja yang sederhana. Manfaat utama menggunakan templat untuk papan Kanban adalah Anda dapat dengan cepat mengatur daftar tugas proyek, khususnya saat membuat templat di perangkat lunak manajemen proyek. Lalu, Anda dan tim dapat melihat pekerjaan proyek secara real-time, melihat saat anggota tim lain memindahkan tugas dari "untuk dikerjakan" ke "berlangsung".

Anda juga dapat mengatur automasi dalam proyek yang secara otomatis memindahkan tugas dari satu kolom ke kolom lain saat status berubah. Contoh, saat anggota tim memilih bahwa saat ini dia menangani satu kartu, Anda dapat memicu kartu untuk langsung berpindah ke bagian "berlangsung". 

Contoh templat papan Kanban

Templat papan Kanban umumnya digunakan oleh tim pengembangan dan produk, tetapi templat ini cocok untuk tim yang membutuhkan alat manajemen proyek yang sederhana namun serbaguna. Contoh:

• Tim pengembangan perangkat lunak yang menangani backlog produk.

• Startup yang membutuhkan cara jelas dan cepat untuk mengoordinasikan pekerjaan dengan anggota tim atau sumber daya terbatas.

• Tim pemasaran konten yang perlu menugaskan artikel ke banyak penulis. Artikel dapat berpindah dari satu tahap ke tahap lain. Dalam contoh ini, kolomnya dapat berupa: untuk dikerjakan, diberikan, pembuatan draf, pengeditan, dan diterbitkan.

Fitur terintegrasi

• Tampilan Papan. Tampilan Papan adalah tampilan bergaya papan Kanban yang menampilkan informasi proyek Anda dalam kolom. Kolom biasanya disusun menurut status pekerjaan (seperti Untuk Dikerjakan, Dikerjakan, Selesai), tetapi Anda dapat menyesuaikan judul kolom sesuai dengan kebutuhan proyek. Dalam setiap kolom, tugas ditampilkan sebagai kartu dan berisi beragam informasi terkait, termasuk judul tugas, tenggat, dan bidang kustom. Lacak pekerjaan saat pekerjaan berpindah dari satu tahap ke tahap lainnya dan dapatkan wawasan singkat tentang status proyek Anda.

• Automasi. Otomatiskan pekerjaan manual, jadi tim menghabiskan lebih sedikit waktu untuk pekerjaan remeh dan lebih banyak waktu untuk tugas yang menjadi pekerjaan mereka. Di Asana, Aturan berfungsi menurut pemicu dan tindakan, pada dasarnya "saat X terjadi, lakukan Y". Gunakan Aturan untuk secara otomatis memberikan tugas, menyesuaikan tenggat, mengatur bidang kustom, memberi tahu pemangku kepentingan, dan banyak lagi. Mulai automasi ad hoc hingga keseluruhan alur kerja, Aturan menghemat waktu tim Anda untuk pekerjaan terampil dan strategis.

• Ikhtisar Proyek. Ikhtisar Proyek adalah tempat terintegrasi Anda untuk semua konteks proyek penting. Beri tim Anda tampilan menyeluruh seputar apa, mengapa, dan bagaimana proyek bekerja. Tambahkan deskripsi proyek guna menentukan gaya untuk cara Anda bekerja sama di Asana. Lalu, bagikan sumber daya dan konteks penting, seperti detail rapat, kanal komunikasi, dan brief proyek—di satu tempat.

• Pesan. Perlu membagikan informasi yang tidak dapat ditindaklanjuti? Coba pesan di Asana. Pesan memungkinkan Anda untuk mengomunikasikan pekerjaan yang tidak dapat ditindaklanjuti di dalam Asana. Anda dapat mengirim pesan ke kumpulan individu, tim, dan proyek, jadi semua orang memiliki informasi yang sama. Tautkan tugas, proyek, dan Gol di Asana guna memudahkan penerima pesan Anda untuk mendapatkan konteks dan mempelajari detailnya.

Aplikasi yang direkomendasikan

• Google Workplace. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Google Workplace yang terpasang di panel tugas Asana. Lampirkan file My Drive dengan mudah hanya dengan beberapa klik.

• Dropbox. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Dropbox yang terpasang di panel tugas Asana.

• Jira. Buat alur kerja interaktif dan terhubung antara tim teknis dan bisnis untuk meningkatkan visibilitas seputar proses pengembangan produk secara real-time, semuanya tanpa keluar dari Asana. Sederhanakan kolaborasi dan serah terima proyek. Buat cepat isu Jira dari dalam Asana sehingga serah terima pekerjaan antara tim bisnis dan teknis berlangsung mulus pada waktu yang tepat.

• Figma. Tim menggunakan Figma untuk membuat alur pengguna, wireframe, mockup UI, prototipe, dan lainnya. Sekarang, Anda dapat menyematkan desain ini di Asana sehingga tim dapat merujuk ke pekerjaan desain terbaru dalam konteks dengan dokumen proyek yang terkait. Dan, tidak seperti tangkapan layar, sematan diperbarui langsung secara real-time untuk mencerminkan perubahan yang dibuat dalam file desain, menghilangkan aktivitas overhead yang muncul saat menemukan file yang tepat dan memperbarui gambar.

Pertanyaan Umum