Apa itu bagan alir? (Simbol, jenis, dan cara membacanya)

Bagan alir adalah diagram yang menggambarkan langkah-langkah, urutan, dan keputusan dari suatu proses atau alur kerja. Meskipun ada banyak jenisnya, bagan alir dasar adalah bentuk paling sederhana dari peta proses. Ini alat yang ampuh yang dapat digunakan di berbagai bidang untuk merencanakan, memvisualisasikan, mendokumentasikan, dan meningkatkan proses.

Insinyur industri Frank dan Lillian Gilbreth pertama kali memperkenalkan alat ini ke American Society of Mechanical Engineers (ASME) pada 1921. Sejak itu, bagan alir telah disempurnakan dan dibakukan untuk mengoptimalkan proses dalam berbagai industri.

Jika Anda ingin mempelajari selengkapnya tentang berbagai jenis bagan alir dan simbol bagan alir, Anda datang ke tempat yang tepat. Kami juga akan membahas cara membuat bagan alir dan memberikan beberapa contoh untuk inspirasi.

Kapan menggunakan bagan alir

Bagan alir digunakan dalam berbagai skenario, termasuk saat Anda perlu untuk:

1. Mendokumentasikan proses

Bagan alir adalah cara yang baik untuk memetakan dan mendokumentasikan proyek atau proses kolaboratif. 

2. Menyederhanakan dan memvisualisasikan ide atau proses yang kompleks

Tidak semua orang dalam tim Anda memiliki waktu (atau sumber daya) untuk membaca dokumen proses yang rumit dan panjang. Bagan alir memungkinkan setiap orang untuk mengikuti alur kerja, memahami tugas, dan menganalisis setiap langkah dengan cepat dan mudah.

 3. Menata tim dan memberi tugas secara efektif

Mewakili proses secara visual dapat memudahkan Anda untuk memberikan tugas ke anggota tim dan mengatur pekerjaan tim sehingga semuanya mengalir lebih baik.

4. Membuat dan memberikan alasan keputusan

Keputusan biasanya tidak tampak terlalu menakutkan dan rumit apabila dipetakan dalam bagan alir. Bagan alir juga dapat membantu Anda melihat konsekuensi dari keputusan, yang memudahkan untuk mengantisipasi dan mengonfirmasi langkah selanjutnya.

5. Mengidentifikasi dan mencegah hambatan atau masalah

Bagan alir membantu mengungkap hambatan atau masalah sebelum menjadi persoalan. Dengan memetakan seluruh proses menggunakan panduan visual, Anda dapat mengikuti setiap langkah dan memastikan untuk mengalokasikan cukup waktu dan sumber daya untuk setiap tugas.

6. Membakukan proses

Setelah bagan alir selesai, Anda dapat menggunakannya kembali untuk proyek dan proses serupa. Ini dapat menghemat waktu dan menghindari stres bagi Anda dan tim jangka panjang.

7. Melacak progres proyek 

Karena sangat mudah untuk mengikuti langkah-langkah dalam bagan alir, Anda selalu dapat menunjukkan dengan tepat di mana tim saat ini berada dalam proyek atau proses. Ini membuat kemajuan pelacakan sangat mudah dan juga memberi Anda gambaran besar tentang tugas-tugas yang masih harus diselesaikan.

Simbol bagan alir

Bagan alir bervariasi dari visualisasi yang digambar tangan dengan cepat untuk membantu mendokumentasikan atau merencanakan proses hingga diagram alur kerja komprehensif yang dibuat dengan perangkat lunak yang ditentukan. Untuk memudahkan Anda memahami bagan alir lintas tim, departemen, dan bahkan industri, American National Standards Institute (ANSI) pada 1960-an menetapkan standar resmi yang diadopsi oleh International Organization for Standardization (ISO) pada 1970 dan terus diperbarui dan ditingkatkan. Versi terbaru dari standar ini dikonfirmasi pada 2019.

Ikuti standar Barat saat membaca bagan alir, artinya Anda akan membacanya dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan. Mari lihat beberapa simbol bagan alir yang paling umum digunakan, nama, dan artinya. 

• Flowline: Flowline menunjukkan arah proses dengan menghubungkan dua blok satu sama lain.

• Terminal atau Terminator: Terminal atau terminator mewakili titik awal atau akhir dari proses bagan alir.

• Process: Simbol proses adalah komponen yang paling umum dari bagan alir dan menunjukkan langkah dalam proses.

• Comment atau Annotation: Anda dapat menunjukkan informasi tambahan tentang langkah dengan komentar atau anotasi.

• Decision: Simbol ini mewakili keputusan yang perlu dibuat untuk mencapai langkah proses selanjutnya. Biasanya ini berupa keputusan benar atau salah atau pertanyaan ya atau tidak yang perlu dijawab.

• Stored data: Melambangkan file data atau database.

• Simbol “Or”: Menunjukkan bahwa alur proses berlanjut di tiga cabang atau lebih.

• Input/Output: Simbol input/output mewakili proses memasukkan atau mengeluarkan data eksternal.

• Display: Menunjukkan langkah yang menampilkan informasi yang relevan.

• Document: Simbol ini mewakili satu dokumen.

• Delay: Simbol ini memungkinkan Anda untuk merencanakan dan mewakili setiap periode penundaan yang akan menjadi bagian dari proses.

• Manual input: Simbol ini mewakili data atau informasi yang perlu dimasukkan secara manual ke dalam sistem.

• Manual operation: Melambangkan operasi manual atau penyesuaian proses.

• Off-page connector: Simbol ini digunakan untuk menghubungkan dua simbol yang berbeda halaman.

• On-page connector: Titik ini dapat menghubungkan dua simbol dan menggantikan garis panjang yang memungkinkan diagram alir lebih bersih.

• Simbol summoning junction: Simbol ini digunakan untuk menyatukan beberapa cabang kembali menjadi satu proses.

• Alternate process: Garis pada simbol ini biasanya bertitik. Simbol itu sendiri merupakan alternatif dari langkah proses normal jika diperlukan.

• Predefined process: Simbol ini menunjukkan proses yang sudah ditentukan di tempat lain.

• Multiple documents: Melambangkan beberapa dokumen.

• Preparation atau initialization: Simbol ini menunjukkan langkah persiapan atau inisialisasi dalam proses.

Setelah mempelajari apa makna masing-masing simbol, Anda dapat membaca atau membuat hampir semua jenis bagan alir dan mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang proses yang divisualisasikan. Saat membuat bagan alir yang membutuhkan bentuk atau simbol yang berbeda, sertakan riwayat agar tetap dapat diakses oleh rekan tim.

Jenis bagan alir

Karena bagan alir adalah alat sangatlah ampuh, bagan alir digunakan dalam banyak bidang dan industri. Dalam bidang pendidikan, penjualan dan pemasaran, bisnis, teknik, atau manufaktur, bagan alir dapat ditemukan hampir di mana saja.

Bergantung pada jenis proses yang ingin divisualisasikan, Anda bisa menggunakan jenis bagan alir berbeda. Menurut Mark A. Fryman dan bukunya pada 2002 Quality and Process Improvement, terdapat lima jenis bagan alir dari perspektif bisnis:

• Bagan alir keputusan membantu menjelaskan langkah-langkah yang diambil untuk membenarkan keputusan. Jenis bagan alir ini dapat membantu dalam mengantisipasi konsekuensi dari keputusan yang berbeda.

• Bagan alir logika diterapkan untuk mengungkap celah, hambatan, atau batasan dalam proses yang dapat menyebabkan gangguan atau masalah. 

• Bagan alir sistem mewakili bagaimana data mengalir dalam sebuah sistem. Bagan alir ini sering digunakan dalam dunia akuntansi.

• Bagan alir produk memvisualisasikan proses pembuatan produk dan urutannya. Jenis bagan alir ini dapat menjadi bagian dokumentasi yang berguna saat meluncurkan produk baru atau meningkatkan proses produksi.

• Bagan alir proses menampilkan bagaimana suatu proses akan mencapai hasil tertentu. Anda mungkin akan membuat bagan alir proses untuk meningkatkan proses yang ada atau membuat yang baru. Contoh untuk bagan alir proses adalah bagan swimlane.

Selain jenis bagan alir yang didefinisikan Fryman untuk tujuan bisnis, ada banyak jenis lain yang dikembangkan selama bertahun-tahun.

Jenis bagan alir lainnya

Beberapa jenis bagan alir yang paling banyak digunakan diciptakan pada 2003 oleh Alan B. Sterneckert dalam bukunya Critical Incident Management dan meliputi:

• Bagan alir dokumen

• Bagan alir data

• Bagan alir sistem 

• Bagan alir program

Pada 1987, Andrew Veronis menerbitkan sebuah buku berjudul Microprocessors: Design and Application yang menjelaskan tiga jenis bagan alir berikut:

• Bagan alir sistem

• Bagan alir umum

• Bagan alir terperinci

Jenis bagan alir lain yang umum digunakan meliputi:

• Bagan PERT

• Bagan alir alur kerja

• Diagram swimlane

• Data Flow Diagram (DFD)

• Process Flow Diagram (PFD)

• Business Process Model and Notation (BPMN 2.0)

• Diagram Alir Specification and Description Language (SDL)

• Bagan Alir Event-Driven Process Chain (EPC)

Anda dapat menemukan bagan alir dokumen proses di artikel kami tentang dokumentasi proses dan lihat bagan PERT untuk contoh bagan alir umum lainnya.

Cara membuat bagan alir

Baik Anda mencoret-coret diagram alir di buku catatan atau menggunakan templat bagan alir untuk memetakan proses resmi, ada lima langkah yang harus diikuti untuk membuat bagan alir yang tepat dan bermanfaat.

1. Tentukan tujuan dan ruang lingkupnya. Sebelum Anda menekan papan gambar atau membuka pembuat bagan alir Anda, tentukan ruang lingkup proyek dan tujuan proses Anda. Tanyakan diri sendiri apa yang harus dicapai proyek serta tentukan tanggal awal dan akhir yang sesuai.

2. Urutkan tugas secara kronologis. Tergantung pada jenis bagan alir yang dibuat, Anda mungkin ingin meninjau dokumentasi, mewawancarai anggota tim tentang pengalaman mereka, atau mengamati proses yang ada. Ini dapat membantu untuk menuliskan beberapa langkah sebagai daftar sebelum membuat draf bagan alir pertama Anda.

3. Atur tugas Anda menurut jenis dan simbol bagan alir. Setelah semua tugas Anda ditulis dan diatur secara kronologis, masukkan ke simbol yang sesuai sehingga Anda siap untuk menggambar bagan alir.

4. Gambar bagan alir. Anda dapat membuat sketsa dengan tangan atau menggunakan pembuat bagan alir atau perangkat lunak bagan alir untuk membuat bagan alir yang bisa Anda bagikan ke tim dengan mudah. 

5. Konfirmasikan dan perbaiki bagan alir. Mendapatkan pandangan kedua, ketiga, atau bahkan keempat pada bagan alir akan membantu mengungkap hambatan atau masalah potensial dan memungkinkan Anda memperbaiki bagan alir sebelum proses dimulai.

Gunakan templat bagan alir untuk memaksimalkan produktivitas Anda

Bagan alir seharusnya membuat hidup Anda lebih mudah, jadi manfaatkan program komputer atau integrasi aplikasi seperti Lucidchart untuk membuatnya. Integrasi Lucidchart + Asana bisa menyematkan diagram, bagan alir, dan peta proses ke dalam proyek Asana tanpa hambatan. Pilih dari ribuan templat untuk membuat semua bagan alir yang dibutuhkan.