Pendekatan top-down vs bottom-up: Apa bedanya?

Pemimpin proyek dapat bertanggung jawab atas pekerjaan segelintir individu atau pengawasan berbagai tim, tergantung perusahaannya. Setiap pemimpin proyek harus memutuskan strategi manajemen yang paling cocok karena berbagai tim memiliki struktur, ukuran, dan tantangan khusus yang berbeda. 

Pendekatan manajemen top-down adalah salah satu contoh strategi di mana proses pengambilan keputusan terjadi di tingkat teratas kemudian dikomunikasikan ke seluruh tim. Gaya ini dapat diterapkan di tingkat proyek, tim, atau bahkan perusahaan dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan kelompok tertentu.

Banyak tim menggunakan pendekatan top-down karena menghilangkan kebingungan, mengurangi risiko, dan menjaga inisiatif tetap tertata pada tim yang lebih besar. Namun, manajemen top-down tidak cocok untuk semua orang. Top-down dapat membatasi kreativitas dan memperlambat pemecahan masalah, jadi ini mungkin bukan pilihan terbaik untuk tim yang membutuhkan fleksibilitas dan daya tanggap yang lebih besar.

Di bawah ini kami menguraikan perbandingan pendekatan top-down dengan bottom-up sehingga Anda dapat memutuskan yang paling sesuai dengan gaya kepemimpinan Anda.

Apa itu pendekatan manajemen top-down?

Dalam pendekatan manajemen top-down, tim atau manajer proyek membuat keputusan lalu disaring ke bawah melalui struktur hierarkis. Manajer mengumpulkan informasi, menganalisisnya, dan menarik kesimpulan yang dapat ditindaklanjuti. Kemudian, mereka mengembangkan proses yang dikomunikasikan dan diimplementasikan anggota tim lainnya. Anda mungkin mendengar gaya manajemen ini disebut sebagai "atur dan awasi" atau "kepemimpinan otokratis."

Mungkin Anda mempertimbangkan pendekatan top-down saat memikirkan proses manajemen. Industri konvensional seperti ritel, perawatan kesehatan, atau manufaktur biasanya menerapkan gaya manajemen top-down.

Cara kerja pendekatan top-down

Ketika menggunakan pendekatan top-down pada suatu proyek, pengambil keputusan yang lebih tinggi memulai dengan gambaran umum gol dan bekerja mundur untuk menentukan tindakan yang perlu diambil kelompok dan individu yang berbeda agar gol tercapai.

Seluruh proses perencanaan proyek berlangsung di tingkat manajemen. Kemudian, setelah rencana tindakan diciptakan, pembuat keputusan mengomunikasikannya kepada seluruh tim untuk diimplementasikan (biasanya dengan hanya sedikit kesempatan penyesuaian).

Pendekatan top-down bisa efektif karena ini tetap sama dari proyek ke proyek, memungkinkan tim membangun proses yang dipraktikkan dengan baik yang berkembang lebih efisien dari waktu ke waktu. Karena sifat gaya top-down begitu stabil dan andal, banyak organisasi (contoh: IBM, The New York Times, dan organisasi legacy lainnya) memilih untuk mengoperasikan perusahaan mereka menurut pendekatan ini.

Kapan menggunakan pendekatan top-down

Saat ini, sangat sedikit organisasi yang menerapkan pendekatan manajemen top-down murni. Sebagian besar tim menerapkan pendekatan hybrid yang ada dalam rangkaian kombinasi antara gaya manajemen top-down dan bottom-up. 

Pendekatan top-down lebih kaku dan terstruktur sehingga tim yang memiliki beberapa subtim, banyak bagian proyek berbeda, atau faktor lain yang menyulitkan proses tetap tertata akan mendapat manfaat dari menggabungkan elemen-elemen dalam metodologi top-down. Tim yang lebih kecil atau tim dengan fokus proyek yang lebih sempit memiliki kebebasan untuk lebih mengandalkan gaya bottom-up.

Keuntungan manajemen top-down

Gaya manajemen top-down memiliki manfaat, terutama untuk tim besar yang terdiri dari beberapa tim atau grup yang lebih kecil yang bekerja bersama dalam hierarki organisasi yang lebih luas.

Gaya manajemen populer

Gaya manajemen top-down umum digunakan, yang artinya kurva pembelajaran karyawan baru lebih sedikit jika mereka berasal dari perusahaan yang menggunakan struktur ini. Sebagai pemimpin tim, Anda dapat membantu anggota tim baru menyesuaikan diri lebih cepat dengan memasukkan beberapa elemen yang sudah dikenal dari metodologi top-down ke dalam gaya manajemen Anda.

Kejelasan yang lebih luas

Pendekatan top-down menghasilkan proses yang jelas dan terorganisasi dengan baik yang akan mengurangi kebingungan. Karena semua keputusan dibuat di satu tempat dan semua komunikasi mengalir ke satu arah, kebingungan dan kesalahpahaman lebih jarang terjadi dibandingkan dengan gaya manajemen lainnya.

Akuntabilitas yang lebih besar

Saat masalah atau inefisiensi terjadi, pendekatan manajemen top-down memudahkan untuk melacak ke sumbernya. Dengan tim yang telah ditentukan dengan jelas yang masing-masing memiliki tanggung jawab tersendiri, menemukan, mendiagnosis, dan memecahkan masalah dengan cepat dan efisien akan lebih mudah.

Implementasi yang lebih cepat

Karena hanya terjadi pada satu tingkat manajemen, proses pengambilan keputusan ini dapat diselesaikan, didistribusikan, dan diimplementasikan jauh lebih cepat dari keputusan yang memerlukan masukan dari banyak pemimpin atau pemangku kepentingan proyek.

Kerugian manajemen top-down

Meskipun metodologi top-down memiliki beberapa keuntungan, Anda perlu juga mempertimbangkan kelemahan mengenai dampak pendekatan ini pada anggota tim individu dan semangat kerja tim secara keseluruhan.

Lebih banyak tekanan pada kepemimpinan

Karena semua keputusan dibuat di atas, perekrutan manajemen proyek yang tidak cocok dapat berdampak lebih besar pada keberhasilan tim. Banyak masalah proses hanya terlihat di tingkat yang lebih rendah, sehingga manajer proyek yang gagal mengumpulkan umpan balik dari masing-masing anggota tim sebelum membuat keputusan dapat secara tidak sengaja menyebabkan masalah, penundaan, dan kerugian yang signifikan.

Kurangnya kreativitas

Dengan semua komunikasi yang mengalir dari pemimpin ke anggota tim yang memiliki sedikit kesempatan untuk berdialog, pendekatan top-down memberikan lebih sedikit kesempatan untuk kolaborasi kreatif. Kolaborasi antardepartemen yang lebih sedikit juga dapat menghilangkan perspektif baru dan menghambat inovasi.

Tim tidak solid

Salah satu tantangan pendekatan manajemen top-down adalah dibutuhkannya kerja proaktif untuk menjaga agar anggota tim non-kepemimpinan merasa terlibat, terhubung, dan dihormati. Ketika semua keputusan dibuat di atas, anggota tim lainnya mungkin merasa umpan balik dan pendapat mereka tidak dihargai.

Jarak yang lebih besar antara pembuat keputusan dan keputusan

Sekalipun pendekatan bottom-up memungkinkan keputusan dibuat oleh orang yang sama yang bekerja secara langsung dalam proyek, gaya manajemen top-down menciptakan jarak antara tim dan pengambil keputusan. Ini dapat menyebabkan keputusan yang tidak matang jika pimpinan tidak meminta masukan atau umpan balik dari tim proyek.  

Seperti apa manajemen bottom-up itu?

Saat menggunakan pendekatan bottom-up pada tujuan proyek, tim akan berkolaborasi di semua tingkat untuk menentukan langkah yang perlu diambil untuk mencapai gol keseluruhan. Pendekatan ini lebih baru dan lebih fleksibel dari strategi top-down yang lebih formal, itulah sebabnya pendekatan bottom-up lebih sering ditemukan di industri yang memprioritaskan gangguan dan inovasi. 

Contoh manajemen bottom-up meliputi:

• OKR Hybrid: tujuan yang lebih luas ditetapkan di tingkat perusahaan, tetapi KR (hasil utama) ditentukan tim dan individu.

• Tim scrum: rapat standup harian menyatukan seluruh tim untuk berkoordinasi secara kolaboratif. 

• Manajemen demokratis:pemimpin bekerja dengan anggota tim untuk menentukan keputusan yang harus dibuat di setiap tingkat, memungkinkan kolaborasi yang lebih baik sambil mempertahankan struktur.

Keuntungan manajemen bottom-up

Gaya manajemen bottom-up memecahkan banyak masalah yang muncul pada pendekatan top-down. Pendekatan ini memiliki kelebihan yang membuatnya sangat cocok untuk tim dan industri kreatif yang mementingkan kolaborasi, seperti pengembangan perangkat lunak, desain produk, dan banyak lagi.

Keputusan yang lebih matang

Di lingkungan kolaboratif, mereka yang bekerja secara langsung pada proyek dan mengawasi manajemen proyek memiliki suara tentang keputusan yang akan memengaruhi pekerjaannya di masa mendatang. Manajer tingkat atas bekerja secara langsung dengan anggota tim untuk memetakan tindakan yang mencegah potensi titik buta proses yang mungkin muncul ketika keputusan dibuat tanpa masukan tim.

Semangat kerja tim lebih baik

Pendekatan bottom-up mendorong persetujuan yang lebih besar dari anggota tim karena setiap orang diberi kesempatan untuk memengaruhi keputusan tanpa memandang senioritas. Ini juga memfasilitasi hubungan yang lebih baik antara rekan kerja dengan menawarkan kesempatan yang sama bagi anggota di semua tingkat senioritas untuk memengaruhi hasil proyek. Dengan demikian, pendekatan ini meningkatkan kemungkinan bahwa semua anggota akan lebih terlibat demi kesuksesan tim.

Lebih banyak ruang untuk kreativitas

Dalam proses top-down, tim memiliki lebih sedikit kesempatan untuk memberikan masukan atau saran. Di sisi lain, pendekatan kolaboratif seperti bottom-up memberi peluang untuk umpan balik, curah pendapat, dan kritik membangun yang sering mengarah pada sistem dan hasil yang lebih baik.

Kerugian manajemen bottom-up

Tentu saja, ada alasan pendekatan bottom-up belum diterapkan secara luas: pendekatan ini memiliki sejumlah tantangan yang membuatnya tidak cocok dengan jenis tim, proyek, dan industri tertentu.

Momentum berkurang

Pendekatan bottom-up murni untuk memecahkan masalah dapat mengakibatkan “terlalu banyak koki di dapur". Keputusan akan sulit diambil ketika semua orang dalam grup diundang untuk berkolaborasi dan akibatnya, proses dapat melambat. 

Untuk menghindari hal ini: Pertimbangkan untuk menugaskan satu atau dua pemimpin kelompok yang memperhitungkan semua masukan dan membuat keputusan berdasarkan umpan balik. 

Pergeseran dalam dinamika tim

Meskipun penting untuk memberi anggota tim kesempatan melontarkan umpan balik, tidak semua orang merasa nyaman melakukannya, terutama jika pimpinan juga ada di ruangan. Ingatlah bahwa setiap orang memiliki tingkat kenyamanan yang berbeda dan memaksakan umpan balik dapat menghambat kejujuran atau kreativitas. 

Untuk menghindari ini: Sediakan lingkungan yang berbeda untuk kontribusi anggota tim, seperti di ruang kerja kecil, rapat 1:1, atau survei umpan balik anonim kuartal. Dorong lebih banyak anggota tim senior untuk menemukan cara mencairkan suasana dengan kontributor baru sehingga semua orang merasa nyaman berpartisipasi.

Kurangnya wawasan umum

Dalam banyak hal, sah-sah saja jika keputusan proyek dibuat di tingkat proyek. Namun, proyek masih dipengaruhi faktor dengan tingkat yang lebih tinggi seperti gol perusahaan, penganggaran, perkiraan, dan metrik yang tidak selalu tersedia di tingkat tim. Proses yang dirancang bottom-up dapat mengalami titik buta yang diakibatkan kurangnya akses ke wawasan  dari manajemen tingkat atas.

Untuk menghindari ini: Buat alur komunikasi yang memberikan ringkasan informasi kepada pimpinan tim dari tingkat perusahaan yang mungkin relevan dengan keputusan tingkat proyek. Sebagai pemimpin tim, Anda dapat menyampaikan informasi kepada tim sesuai keinginan Anda untuk memastikan keputusan tim selaras dengan posisi dan gol tingkat perusahaan.

Kiat manajemen tim lintas fungsi

Kunci untuk menerapkan pendekatan manajemen yang berhasil adalah menggunakan waktu serta upaya untuk tim sebanyak yang Anda lakukan dalam proses. Tantangan pendekatan manajemen top-down dapat dikurangi atau bahkan dihilangkan seluruhnya jika manager yang baik dan para pemimpin berada di puncak proses. 

Bangun hubungan di luar tim manajemen

Karena di perusahaan top-down komunikasi terkait proses mengalir dari atas ke bawah, individu dan kelompok mudah menjadi tertutup dan akhirnya merasa terisolasi. Buat peluang komunikasi di semua tingkat departemen, tim, manajemen, bahkan lokasi geografis untuk membantu memastikan anggota tim dapat membangun hubungan yang bermakna satu sama lain.

Fasilitasi komunikasi lintas tim

Baik tim menggunakan pendekatan top-down atau bottom-up, berikan peluang khusus untuk kolaborasi antartim yang biasanya tidak bekerja sama. Meskipun bukan bagian dari proses Anda sehari-hari, curah pendapat tambahan ini dapat membantu merangsang kreativitas, membangun hubungan, dan menghasilkan solusi kreatif yang nantinya dapat diterapkan untuk memberi manfaat bagi kelompok yang lebih besar.

Lengkapi dengan fomulir umpan balik tambahan

Rekan tim non-manajemen mungkin merasa kurang terlibat ketika pendapat dan perspektif mereka tidak dipertimbangkan oleh orang-orang tingkat atas yang membuat keputusan. Bangun saluran baru untuk umpan balik bottom-up agar meningkatkan persetujuan anggota tim tingkat bawah dan memberikan wawasan bernilai kepada pembuat keputusan tentang kesenjangan atau masalah proses.

Manajemen yang hebat adalah yang seimbang

Ketika membahas keseimbangan, manajer yang efektif tahu cara menyeimbangkan efisiensi pendekatan top-down dengan keuntungan kolaboratif dan kreatif yang berasal dari seluruh tim. 

Dengan memadukan elemen gaya manajemen yang berbeda, Anda dapat menemukan pendekatan yang paling sesuai untuk Anda dan tim Anda yang unik. Setelah memutuskan pendekatan yang tepat, Anda dapat membuat manajemen alur kerja yang efisien. 

Uji perangkat lunak manajemen alur kerja Asana untuk membangun dan melacak alur kerja dan komunikasi tim di satu tempat.