Memahami prinsip Pareto (Aturan 80/20)

Ketika masuk kantor di pagi hari, apa hal pertama yang Anda lakukan? Kebanyakan orang menikmati minuman berkafein pilihan mereka, memeriksa email, dan memprioritaskan tugas untuk hari itu. Tetapi, teknik apa yang Anda gunakan untuk mengidentifikasi hal yang perlu diselesaikan terlebih dahulu?

Salah satu teknik umum, yakni prinsip Pareto, juga dikenal sebagai aturan 80/20. Teknik ini dapat membantu Anda menentukan dan memprioritaskan tugas dengan dampak tertinggi sehingga meningkatkan produktivitas sepanjang hari.

Apa itu prinsip Pareto?

Prinsip Pareto menyatakan bahwa dalam banyak kasus, sekitar 80% konsekuensi berasal dari 20% penyebab. Dengan kata lain, sebagian kecil penyebab memiliki efek yang sangat besar. Anda harus memahami konsep ini karena dapat membantu mengidentifikasi inisiatif yang harus diprioritaskan sehingga Anda dapat membuat dampak terbesar.

Fenomena ini juga menggunakan beberapa nama berbeda:

• Prinsip Pareto

• Aturan 80/20 (paling umum)

• Law of the vital few

• Principle of factor sparsity 

Aturan 80/20 bukanlah persamaan matematika resmi, melainkan fenomena umum yang dapat diamati dalam bidang ekonomi, bisnis, manajemen waktu, dan bahkan olahraga.

Contoh umum prinsip Pareto:

• 20% tanaman memiliki 80% buah

• 80% keuntungan perusahaan berasal dari 20% pelanggan

• 20% pemain mencetak 80% poin

Cara menggunakan aturan 80/20

Meskipun aturan 80/20 berlaku untuk hampir semua industri, prinsip Pareto umumnya digunakan dalam bisnis dan ekonomi. Hal ini karena aturan 80/20 sangat membantu Anda dalam menentukan di mana upaya difokuskan untuk memaksimalkan hasil. 

Dasar prinsip Pareto menyatakan bahwa 80% hasil berasal dari 20% tindakan. Jika memiliki jenis pekerjaan apa pun yang dapat dibagi menjadi bagian-bagian yang lebih kecil, prinsip Pareto dapat membantu Anda mengidentifikasi bagian dari pekerjaan itu yang paling berpengaruh.

Berikut adalah beberapa contoh cara menggunakan alat ini dalam praktiknya.

Produktivitas

Anda dapat menggunakan aturan 80/20 untuk memprioritaskan tugas-tugas yang perlu diselesaikan pada hari itu. 

Maksudnya, dari seluruh daftar tugas Anda, penyelesaian 20% tugas tersebut akan menghasilkan 80% dampak yang dapat diberikan untuk hari itu. Jadi, untuk menyelesaikan dampak terbesar, identifikasi tugas yang paling berdampak bagi tim dan fokuslah pada tugas itu untuk hari itu.

Untuk melakukan ini, buat daftar semua hal yang perlu Anda selesaikan hari itu. Kemudian, identifikasi tugas-tugas yang memiliki dampak tertinggi. Apakah tugas Anda melibatkan kolaborasi dengan rekan tim lain? Adakah tugas Anda yang menghambat progres proyek? Tugas-tugas ini mungkin mudah dilakukan, tetapi dapat memberikan dampak besar bagi anggota tim lainnya dengan membuat proses terus berjalan. 

Pengambilan keputusan

Prinsip Pareto dapat membantu Anda mengambil keputusan terbaik selama proses pemecahan masalah. Ketika ada banyak penyebab berbeda untuk satu masalah, prinsip Pareto dapat membantu Anda memprioritaskan solusi. Berikut adalah beberapa langkah cara kerjanya:

1. Identifikasi masalah yang dialami tim. Ini adalah masalah yang ingin Anda temukan solusinya dalam proses pengambilan keputusan ini.

2. Identifikasi penyebab masalah tersebut. Temukan semua penyebab masalah yang ingin diselesaikan menggunakan alat seperti Proses 5 Mengapa.

3. Kategorikan masalah ke dalam kelompok yang serupa. Jika beberapa penyebab masalah yang coba dipecahkan dapat masuk ke dalam kategori yang sama, gunakan kesempatan ini untuk mengelompokkannya. Hal ini dapat membantu Anda memutuskan apakah satu solusi dapat memecahkan banyak masalah. 

4. Tetapkan nilai untuk setiap masalah ini berdasarkan dampaknya terhadap bisnis. Nilainya bisa sesederhana angka antara 1-10, atau nilai uang sebenarnya untuk menunjukkan signifikansinya.

5. Kembangkan rencana untuk fokus pada 20% masalah teratas yang berdampak pada bisnis. Artinya, satu solusi dapat menyelesaikan banyak masalah. Berdasarkan nilai yang Anda tetapkan untuk setiap masalah, hitung masalah yang termasuk dalam 20% teratas. Setelah mengidentifikasi masalah utama, kembangkan rencana untuk membuat solusi yang dapat memberikan 80% hasil menggunakan strategi pemecahan masalah.

Contoh cara menggunakan aturan 80/20 untuk pengambilan keputusan: 

Bayangkan Anda bekerja di sebuah perusahaan e-commerce. Anda melihat 100 keluhan layanan pelanggan terbaru, dan menyadari sejumlah keluhan berasal dari fakta bahwa pelanggan menerima produk yang rusak. Tim Anda menghitung jumlah pengembalian dana yang diberikan untuk produk rusak dan menemukan bahwa sekitar 80% pengembalian dana diberikan untuk produk rusak. Perusahaan ingin menghindari pemrosesan pengembalian dana untuk produk rusak, jadi Anda memprioritaskan solusi untuk masalah ini. 

Tim Anda memutuskan untuk memperbarui kemasan guna melindungi produk selama pengiriman, dan ini menyelesaikan masalah pelanggan menerima produk rusak.

Kendali kualitas

Analisis Pareto dan bagan Pareto adalah alat utama yang digunakan dalam metodologi kendali kualitas Six Sigma. 

Dalam metodologi Six Sigma, menggunakan bagan Pareto dapat membantu Anda memvisualisasikan data untuk mengidentifikasi cara memprioritaskan tindakan. Tujuan utama Six Sigma adalah mengurangi jumlah variasi dalam suatu proses dengan gol meningkatkan jumlah produksi. Bagan Pareto umumnya digunakan dalam metodologi Six Sigma karena Anda dapat dengan cepat mengidentifikasi mayoritas variasi dalam suatu proses. 

Keuntungan menggunakan prinsip Pareto

Keuntungan terbesar menggunakan prinsip Pareto adalah Anda dapat membuat dampak maksimal dengan kerja minimal. Hal ini memungkinkan tim Anda untuk bekerja lebih efisien dan tetap fokus pada inisiatif tertentu. 

Aturan 80/20 dapat membantu Anda meningkatkan metrik dalam waktu yang lebih singkat hanya dengan memprioritaskan inisiatif dalam urutan yang benar.

Manfaat lain menggunakan prinsip Pareto:

• Prioritas yang jelas untuk Anda dan tim

• Peningkatan produktivitas harian

• Kemampuan membagi pekerjaan menjadi bagian-bagian yang dapat dikelola

• Strategi yang lebih terfokus

Kerugian menggunakan aturan 80/20

Ada kesalahpahaman umum tentang prinsip Pareto yang menyatakan bahwa dengan 20% upaya, Anda dapat mencapai 80% hasil. Hal ini belum tentu terjadi. Angka 20 dan 80% tidak mengacu pada jumlah upaya yang dilakukan, tetapi penyebab dan konsekuensi yang ditangani. Golnya bukan meminimalkan jumlah upaya, tetapi memusatkan upaya pada bagian pekerjaan tertentu untuk menghasilkan dampak yang lebih besar. Anda masih harus mencurahkan 100% upaya ke dalam 20% fokus untuk mencapai 80% hasil.

Kekurangan lain dari aturan 80/20 adalah terkadang anggota tim bisa menjadi terlalu fokus dan melupakan tugas lainnya. Jika Anda hanya fokus pada tugas-tugas penting dan mengesampingkan tugasyang kurang penting, seperti email dan korespondensi lainnya, banyak hal bisa terlupakan. Tantangannya adalah menemukan keseimbangan yang tepat dalam menggunakan aturan 80/20, dan menyelesaikan tugas lainnya, sekalipun tugas tersebut tidak memberikan 80% hasil. Untuk mengatasi ini, Anda dapat menggunakan teknik seperti pengotakan waktu atau metode Getting Things Done (GTD). 

Selaraskan tugas dengan gol menggunakan Asana

Menemukan berbagai cara untuk membantu tim mencapai produktivitas adalah bagian penting dalam memimpin tim. Menggunakan alat manajemen kerja seperti Asana dapat membantu mengatur semua proyek dan tugas tim, berbagi file, memberikan komentar dan umpan balik dalam satu tempat sekaligus menghemat waktu.