Apa itu daftar risiko: panduan untuk manajer proyek (dilengkapi contoh)

Mencari alat untuk menyiapkan tim meraih kesuksesan? Daftar risiko jawabannya.

Daftar risiko merupakan komponen penting proses manajemen risiko yang sukses dan membantu mengurangi potensi penundaan proyek yang dapat muncul.  

Daftar risiko dibagikan kepada pemangku kepentingan proyek untuk memastikan informasi disimpan di satu tempat yang dapat diakses. Karena biasanya tergantung pada manajer proyek (yang kami maksud Anda!), mempelajari cara dan kapan menggunakan daftar risiko agar siap untuk proyek selanjutnya adalah ide bagus. 

Apa itu daftar risiko?

Daftar risiko adalah dokumen yang digunakan sebagai alat manajemen risiko untuk menemukan potensi masalah dalam proyek. Proses ini bertujuan mengenali, menganalisis, dan menangani risiko secara bersamaan sebelum menjadi masalah. Meski biasanya berpusat pada proyek, manajemen risiko juga berguna dalam peluncuran dan pembuatan produk. 

Dokumen daftar risiko, yang dikenal juga sebagai catatan daftar risiko khusus melacak potensi risiko dalam proyek. Dokumen itu juga mencakup informasi tentang prioritas risiko dan probabilitas terjadinya risiko. 

Daftar risiko proyek tidak hanya menemukan dan menganalisis risiko, tapi juga memberikan upaya mitigasi nyata. Dengan begitu, jika risiko menjadi ancaman lebih besar, tim Anda siap dengan solusi dan diizinkan memecahkan masalah tersebut. 

Kapan harus menggunakan daftar risiko?

Terdapat banyak contoh saat daftar risiko menjadi berguna. Idealnya, daftar risiko harus digunakan atau dapat digunakan saat diperlukan untuk setiap proyek. Daftar itu dapat digunakan untuk proyek kecil dan besar, meski catatan risiko Anda mungkin terlihat berbeda tergantung pada cakupan dan kompleksitas inisiatif Anda. 

Meskipun proyek kecil mungkin hanya berisi informasi dasar tentang risiko, seperti probabilitas, prioritas, dan solusi, proyek yang lebih rumit mungkin memerlukan sekitar 10 bidang dokumen berbeda. 

Walaupun beberapa perusahaan merekrut pekerja profesional manajemen risiko untuk mengelola catatan risiko, seringkali manajer proyek atau pemimpin tim yang memantaunya. Jika tim Anda belum menggunakan proses manajemen risiko atau manajemen insiden, mengetahui skenario risiko umum untuk memutuskan apakah daftar risiko dapat membantu Anda dan tim.

Beberapa skenario risiko yang diurutkan menurut prioritas dapat termasuk:

• Prioritas rendah: Risiko seperti minimnya komunikasi dan kesalahan penjadwalan dapat membuka peluang terjadinya scope creep pada proyek dan kegagalan menyampaikan hasil akhir. 

• Prioritas sedang: Risiko seperti pekerjaan tak terencana atau tambahan dapat menyebabkan tim kesulitan dengan produktivitas dan menciptakan tujuan yang tidak jelas. 

• Prioritas tinggi: Risiko seperti keamanan dan pencurian data dapat membuka kemungkinan kerugian pendapatan dan risiko ini harus diprioritaskan. 

Setelah mengetahui kapan menggunakan daftar risiko, Anda dapat menetapkan risiko prioritas tinggi dengan benar saat menemukannya. 

Skenario risiko umum

Beberapa risiko dapat muncul selama proyek baru. Hal apa pun mulai keamanan data hingga pekerjaan tak terencana dapat membuat proyek berisiko melebihi anggaran dan cakupan. Tidak ada yang ingin membayangkan konsekuensi tenggat yang luput. Itulah mengapa penting untuk mengenali potensi risiko sebelum itu terjadi.

Memasukkan kategori risiko umum dalam catatan daftar risiko Anda adalah ide bagus, sehingga Anda siap saat risiko terjadi. Pelajari lagi tentang risiko ini dan tentukan mana yang dapat berdampak pada tim Anda. 

Keamanan data 

Jika Anda mengerjakan proyek yang dapat memengaruhi keamanan data, sangat penting untuk melacak dan mengurangi potensi risiko. Risiko yang tidak terkendali dapat berakibat:

• Informasi dicuri: Tanpa mitigasi yang tepat, bisnis Anda dapat menjadi rentan akan pencurian informasi privat. Ini sangat berbahaya jika informasi pelanggan yang dicuri.

• Penipuan kartu kredit: Ini berbahaya karena sejumlah alasan, tapi dapat mengakibatkan kerugian pendapatan dan mungkin membutuhkan tindakan hukum. 

Keamanan data merupakan risiko tertinggi dan harus diprioritaskan dengan benar guna mencegah masalah keamanan berkepanjangan.  

Masalah komunikasi

Masalah komunikasi dapat muncul apa pun ukuran proyek dan tim Anda. Walaupun daftar risiko dapat membantu menemukan di mana area komunikasi aktif, itu juga berguna untuk mengimplementasi perangkat manajemen kerja guna mempersingkat komunikasi di tempat kerja.

Berikut beberapa risiko yang dapat muncul dari minimnya komunikasi:

• Inkonsistensi proyek: Tanpa komunikasi yang tepat, inkonsistensi dalam hasil akhir dapat menyebabkan kebingungan. 

• Tenggat yang luput: Tidak ada yang ingin melewatkan tenggat, tapi tanpa komunikasi yang jelas, tim Anda mungkin saja tidak mengetahui tenggat untuk hasil akhir. 

Membuat rencana komunikasi yang tepat dapat juga membantu mencegah risiko muncul di awal. 

Penundaan penjadwalan

Jika kesalahan dan penundaan penjadwalan tidak diketahui, hal itu dapat menjadi masalah besar saat tenggat luput. Alat seperti linimasa dan perangkat lunak kalender tim dapat membantu mencegah kesalahan penjadwalan di awal. 

Penundaan penjadwalan proyek dapat mengakibatkan:

• Hasil akhir yang terburu-buru: Tidak ada yang lebih buruk dari proyek yang belum dieksekusi dengan benar, di mana itu dapat menyebabkan gol luput dan pekerjaan terlihat berantakan.

• Kebingungan: Tim bisa menjadi kewalahan dan bingung tanpa jadwal yang tepat. 

Mengimplementasikan jadwal dapat membantu menjaga hasil akhir tetap sesuai rencana untuk tugas harian dan proyek satu kali. 

Proyek yang tidak terencana

Kita semua pernah berada di situasi di mana proyek melampaui cakupan. Ini adalah risiko umum yang bisa cukup mudah dikurangi jika dilacak secara tepat. Menemukan pekerjaan tak terencana sejak awal memungkinkan Anda melimpahkannya kepada pemimpin proyek dengan tepat. 

Tanpa daftar risiko yang tepat, Anda dapat mengalami:

• Hasil akhir yang luput: Jika pekerjaan luput, Anda kemungkinan rawan melewatkan tenggat sekaligus.

• Kelelahan pekerja pada pegawai: Memberi anggota tim Anda jadwal berlebihan karena pekerjaan tak terencana dapat mengakibatkan ketegangan, bahkan kelebihan kerja dan kelelahan bekerja. Itulah mengapa penting untuk membuat cakupan proyek dengan benar. 

Jika Anda menemukan masalah dengan pekerjaan tak terencana, mengimplementasikan proses memantau perubahan dapat membantu menyampaikan adanya pekerjaan tambahan kepada anggota tim Anda.  

Pencurian materi

Walaupun diharapkan jarang terjadi, bisnis yang memiliki inventaris produk besar dapat menyebabkan pencurian atau kesalahan pelaporan. Dengan konsisten dan sering melacak inventaris, Anda dapat menemukan risiko lebih awal untuk menentukan penyebabnya.  

Pencurian dapat membuat bisnis Anda rawan:

• Kerugian pendapatan: Produk dicuri atau ada kesalahan dalam pelaporan, pencurian akan berdampak negatif pada pendapatan. 

• Ketidakpastian: Saat pencurian terjadi, ketidakpastian pegawai dan bisnis dapat menyebabkan ketegangan internal. 

• Penyalahgunaan waktu: Selain pencurian produk fisik, terdapat juga risiko pencurian waktu. Di lingkungan kerja jarak jauh, lebih sulit melacak bagaimana para pegawai menghabiskan waktunya. 

Serupa dengan keamanan data, pencurian adalah risiko prioritas tinggi yang harus ditangani secepatnya. 

Apa isi daftar risiko?

Daftar risiko berisi riwayat risiko dan bidang pelacakan. Catatan risiko tim Anda kemungkinan besar akan terlihat berbeda dari lainnya karena akan ada risiko tertentu yang berkaitan dengan proyek Anda. 

Apa pun perbedaannya, kebanyakan daftar risiko terdiri dari beberapa bagian penting, termasuk identifikasi risiko, probabilitas risiko, dan mitigasi risiko. Bagian-bagian ini menciptakan catatan informasi yang berubah-ubah mengenai potensi risiko. Catatan ini juga berguna untuk mengingat saat mengerjakan proyek baru yang bisa saja menghadapi risiko serupa. 

Bidang tambahan yang baik untuk dimasukkan adalah detail seperti identifikasi, deskripsi, dan prioritas risiko. Semakin spesifik, semakin besar kemungkinan Anda siap untuk mengurangi apa pun risiko yang muncul. 

Aturan praktis terbaik untuk diingat adalah semakin rumit proyek, kemungkinan akan semakin kompleks daftar risiko Anda. Artinya, membuat isi catatan sespesifik mungkin untuk proyek besar berdurasi berbulan-bulan dan memiliki sejumlah pemangku kepentingan adalah ide bagus.

Berikut adalah beberapa bidang terpenting untuk dimasukkan dalam rencana manajemen risiko proyek Anda. 

1. Identifikasi risiko  

Salah satu entri pertama dalam daftar risiko adalah identifikasi risiko. Ini biasanya berbentuk nama atau nomor identifikasi risiko. Bidang identifikasi risiko harus mencakup:

• Nama risiko

• Tanggal identifikasi

• Sub-judul jika perlu

Anda tidak perlu berlebihan saat menamai risiko, cukup ringkasan sederhana. Di sisi lain, jika ingin kreatif, Anda dapat menciptakan identitas untuk setiap jenis risiko. Contohnya, menggunakan identitas “Daniela” sebagai nama risiko keamanan data guna membantu anggota tim memahami cara menemukan risiko dengan cepat. 

Selain nama, Anda juga dapat memasukkan sub-judul pendek dan tanggal identifikasi risiko. Ini akan membantu melacak durasi metode mitigasi dan memungkinkan Anda menemukan risiko mana yang memakan waktu terlama untuk diselesaikan. 

2. Deskripsi risiko

Setelah identifikasi selesai, deskripsi pendek harus ditambahkan pada catatan Anda. Deskripsi risiko harus mencakup:

• Ikhtisar risiko pendek dan mendasar

• Alasan risiko tersebut merupakan potensi masalah

Seberapa panjang Anda ingin membuat deskripsi tergantung pada ingin sedetail apa catatan Anda, tapi panjang rata-rata biasanya 80 hingga 100 karakter.

Yang lebih penting dari panjangnya, deskripsi harus mencakup poin penting risiko dan mengapa itu merupakan potensi masalah. Intinya, deskripsi harus menjelaskan risiko secara akurat tanpa bertele-tele, sehingga itu dapat ditemukan dengan mudah.

3. Kategori risiko

Ada beberapa kategori risiko yang membantu menemukan potensi risiko secara cepat. Menemukan risiko dengan cepat mempermudah menugaskannya kepada tim yang tepat, khususnya saat mengerjakan proyek rumit dengan banyak risiko. Kategori risiko bisa salah satu dari berikut ini:

• Operasi 

• Anggaran

• Jadwal

• Teknologi

• Informasi 

• Keamanan

• Kualitas

• Rencana proyek

Untuk menentukan jenis kategori, pertama Anda perlu mengevaluasi asal risiko dan siapa yang dapat membantu menyelesaikannya. Anda mungkin perlu bekerja bersama para kepala departemen jika solusinya tidak jelas. 

4. Probabilitas risiko

Jika risiko ditemukan cukup awal, tim kemungkinan akan dapat menyortirnya sebelum membutuhkan tindakan nyata. Jadi, bisa saja risiko yang ditandai pada daftar risiko Anda tidak akan benar-benar menjadi masalah. 

Probabilitas risiko dapat didokumentasikan dengan pilihan sederhana: 

• Tidak mungkin 

• Mungkin 

• Sangat mungkin 

Mengategorikan risiko Anda berdasarkan probabilitas dapat membantu menemukan risiko mana yang pertama harus ditangani dan ditunggu. 

5. Analisis risiko

Analisis risiko mengukur potensi dampak risiko pada proyek Anda. Hal ini membantu menemukan dengan cepat risiko terpenting untuk ditangani. Jangan bingung antara ini dengan prioritas, yang mempertimbangkan probabilitas dan analisis. 

Walaupun tim mendokumentasikan tingkat risiko secara berbeda-beda, Anda dapat mulai dengan skala lima poin sederhana ini:

• Sangat rendah

• Rendah

• Sedang

• Tinggi

• Sangat tinggi

Jika kesulitan menemukan tingkat risiko, Anda mungkin perlu saran pihak lain dengan bekerja bersama kepala departemen. Dengan begitu, Anda dapat memperkirakan secara akurat sebesar apa dampaknya. 

6. Mitigasi risiko

Rencana mitigasi, disebut juga rencana tanggapan risiko adalah salah satu bagian terpenting daftar risiko. Bagaimanapun juga, inti dari rencana manajemen risiko adalah menemukan dan mengurangi potensi risiko. Pada dasarnya, ini merupakan rencana tindakan. Rencana mitigasi risiko harus mencakup:

• Solusi berjenjang tentang cara mengurangi risiko

• Deskripsi singkat hasil yang diinginkan

• Bagaimana rencana akan memengaruhi dampak 

Meskipun kajian risiko kecil mungkin mudah ditanggulangi, beberapa risiko lebih rumit dan tidak memiliki solusi jelas. Dalam hal ini, rencana mitigasi akan membutuhkan sedikit kerja sama tim untuk memecahkannya. Ini biasanya terjadi di luar dokumen daftar risiko sebenarnya, seperti selama pertemuan atau sesi kumpul tim. 

Bagaimanapun Anda memilih melaksanakan rencana mitigasi, Anda harus mendokumentasikan deskripsi dasar dalam catatan sebagai referensi dan komunikasi yang jelas. Ini tidak hanya akan memastikan semua orang di tim proyek memahami rencana tanggapan, tapi itu juga akan membantu Anda memvisualisasikan solusinya. 

7. Prioritas risiko 

Meskipun dampak risiko akan membantu menentukan prioritas, memasukkan entri ini ke catatan Anda juga ide bagus. Prioritas harus mempertimbangkan probabilitas dan analisis risiko. Kedua aspek ini akan memperjelas risiko mana yang memiliki konsekuensi berbahaya pada proyek. 

Prioritas dapat didokumentasikan dengan skala angka sederhana:

• 1 (Rendah)

• 2 (Sedang)

• 3 (Tinggi)

Jika ingin membuat daftar risiko terlihat lebih menarik, Anda dapat mendokumentasikan prioritas dengan menggunakan skala berwarna. Ini dapat digunakan sebagai pengganti atau berdampingan dengan tiga opsi tersebut. Suka menata sesuai warna? Jika begitu, memberi catatan Anda kode warna adalah pilihan terbaik!

8. Kepemilikan risiko

Setelah risiko ditemukan, ditinjau, dan diprioritaskan, waktunya menetapkan hasil akhir mitigasi untuk diimplementasikan. Kepemilikan risiko harus mencakup:

• Orang yang ditugaskan untuk memantau implementasi hasil akhir

• Anggota tim tambahan, jika relevan

Bidang kepemilikan risiko dapat membantu menentukan dengan cepat departemen mana yang harus menangani risiko. Itu juga dapat membantu memvisualisasikan anggota tim mana yang memiliki risiko tertentu. 

9. Status risiko

Bidang terakhir yang harus dimasukkan dalam daftar risiko Anda adalah status risiko. Ini membantu menyampaikan apakah risiko telah berhasil dikurangi. Bidang status risiko harus diisi dengan salah satu dari berikut:

• Terbuka

• Berlangsung

• Ditutup

Jika ingin mendalami opsi status, Anda dapat memilih daftar yang lebih spesifik, seperti aktif, belum dimulai, ditangguhkan, berlangsung, dan selesai. 

Bidang daftar risiko tambahan

Meskipun ada banyak entri utama yang harus dimasukkan oleh setiap daftar risiko, ada item opsional tambahan yang dapat dimasukkan juga. Memang selalu lebih baik bersiap secara berlebihan daripada lalai saat waktunya tiba. Jadi, lihat bidang tambahan ini untuk memutuskan apakah Anda memerlukannya. 

• Pemicu risiko: Menambah entri pemicu risiko dapat membantu Anda mengevaluasi mengapa risiko terjadi untuk mencegah risiko mendatang. 

• Jenis tanggapan: Meski banyak risiko akan berada di sisi negatif, ada peluang untuk hasil positif. Dalam hal ini, Anda dapat menambah bidang untuk tanggapan positif atau negatif. 

• Linimasa: Anda juga dapat mencakup jadwal atau linimasa rencana mitigasi dalam catatan untuk menyimpan informasi di satu tempat. Perangkat lunak linimasa adalah alat hebat untuk membantu melakukan ini. 

Cara membuat daftar risiko (beserta contoh)

Daftar risiko berisi banyak informasi dan pertama kali membuat itu memang menantang. Walaupun Anda mungkin tahu informasi yang perlu dicakup, bisa saja sulit untuk mulai. Itulah mengapa kami mengumpulkan contoh untuk membantu memulai rencana manajemen risiko Anda. 

Catatan daftar risiko Anda kemungkinan terlihat seperti berikut:

Mulai kerjakan daftar risiko Anda dengan menyusuri galeri templat kami atau membuat templat kustom Anda sendiri. 

Tujuan utama daftar risiko adalah mencatat informasi mengenai potensi risiko, jadi jangan terlalu terpaku pada detail. Anda harus memilih bidang yang dibutuhkan untuk menyampaikan potensi risiko kepada anggota tim. 

Beberapa tim mungkin hanya membutuhkan daftar risiko sederhana dengan sedikit bidang, sementara tim lain mungkin perlu sesuatu yang lebih kompleks. Memulai dari hal sederhana dan menangani catatan yang lebih kompleks jika perlu kemungkinan bermanfaat.

Berikut contoh entri daftar risiko untuk membantu memulai catatan risiko Anda. 

1. Nama risiko:Penundaan desain

2. Deskripsi risiko:Tim desain kewalahan dengan pekerjaan, yang dapat mengakibatkan penundaan linimasa. 

3. Kategori risiko:Jadwal

4. Probabilitas risiko:Mungkin

5. Analisis risiko:Sedang

6. Mitigasi risiko: Merekrut pekerja lepas untuk membuat grafik proyek. Memindahkan pertemuan dari kalender Kabir selama minggu ke-7/12 untuk meluangkan waktu mengedit grafik dan mengirim ke Kat untuk persetujuan akhir. 

7. Prioritas risiko: 2

8. Kepemilikan risiko: Kat Mooney

9. Status risiko: Berlangsung

Setelah terbiasa mengisi daftar risiko, Anda dapat terus meningkatkan dan menyempurnakan catatan data Anda untuk proyek mendatang.  

Jangan mempertaruhkan rencana manajemen Anda

Mengenali risiko adalah bagian besar dari strategi manajemen risiko sukses mana pun. Meski mengenali dan mengurangi risiko baru tidak selalu mudah, penting untuk menjaga bisnis Anda berjalan sesuai rencana agar sukses. Setelah membuat daftar risiko Anda, risiko proyek tidak akan terlihat sulit dikelola. Serta, tim Anda akan memiliki lebih banyak waktu untuk hal penting, seperti menangani dampak. 

Jika Anda mencari sumber daya tambahan mengenai manajemen risiko, lihat cara membuat rencana cadanganuntuk mencegah risiko bisnis.