3 elemen yang diperlukan setiap piagam proyek

Memulai proyek atau inisiatif baru mungkin menyenangkan. Tetapi, bagaimana dengan langkah sebelumnya, yakni ketika Anda harus mendapatkan persetujuan proyek?

Pitching proyek dan proses persetujuan bisa membuat frustrasi jika Anda belum pernah melakukannya. Mulai mengumpulkan informasi yang tepat hingga menyajikannya dengan cara yang sesuai untuk pemangku kepentingan proyek, Anda ingin memastikan bahwa Anda memiliki materi yang dibutuhkan untuk mencapai keberhasilan. Salah satu caranya adalah menggunakan piagam proyek.

Apa itu piagam proyek?

Piagam proyek adalah elevator pitch tujuan proyek, cakupan proyek, dan tanggung jawab proyek untuk mendapatkan persetujuan dari pemangku kepentingan proyek utama. Dalam piagam, Anda harus memberikan penjelasan singkat dan ringkas tentang elemen utama proyek sebelum memulai. Dengan membuat piagam proyek sebelum memulai dokumen perencanaan proyek lain yang lebih mendalam, Anda bisa mendapatkan persetujuan atau melakukan perbaikan jika diperlukan.

Piagam proyek adalah satu dari banyak materi perencanaan proyek yang dapat Anda buat. Berikut perbandingannya dengan elemen perencanaan proyek lainnya:

Piagam proyek vs. rencana proyek

Piagam proyek seharusnya hanya mencakup tiga elemen: tujuan, cakupan, dan tanggung jawab proyek. Setelah piagam disetujui, Anda kemudian harus membuat rencana proyek. Dengan berlandaskan piagam proyek, rencana proyek memberikan cetak biru yang lebih mendalam tentang elemen-elemen utama proyek.

Ada tujuh elemen utama dalam rencana proyek:

• Gol

• Metrik keberhasilan

• Pemangku kepentingan dan peran

• Cakupan dan anggaran

• Milestone dan hasil akhir

• Linimasa dan jadwal

• Rencana komunikasi

Piagam proyek vs. brief proyek

 Brief proyek merupakan dokumen singkat yang harus dibuat setelah proyek resmi disetujui. Brief adalah versi ringkas dari rencana proyek yang dapat selalu menjadi referensi tim proyek dan pemangku kepentingan. Seperti piagam, brief memberikan konteks tentang alasan proyek ini merupakan ide yang bagus dan menjelaskan hal yang akan Anda lakukan selama proyek.

Brief proyek memiliki empat bagian:

• Informasi latar belakang

• Tujuan proyek dan kriteria keberhasilan

• Linimasa proyek

• Audiens target

Piagam proyek vs. kasus bisnis

Piagam proyek dan  kasus bisnis  memiliki dasar yang sama: keduanya adalah alat untuk mempresentasikan proyek kepada pemangku kepentingan. Perbedaan utama antara piagam proyek dan kasus bisnis adalah cakupannya.

Kasus bisnis adalah dokumen formal yang menjelaskan manfaat dan risiko dari investasi bisnis yang signifikan. Misalnya, jika Anda mempresentasikan investasi skala besar terkait agensi eksternal, peningkatan signifikan dalam praktik bisnis saat ini, atau lini produk atau layanan baru, sebaiknya Anda membuat kasus bisnis. Atau, jika proyek memerlukan persetujuan tetapi cakupannya lebih kecil, misalnya, kampanye yang mirip dengan kampanye sebelumnya atau peluncuran produk yang sesuai dengan strategi pemasaran saat ini, sebaiknya Anda membuat piagam proyek.

Haruskah Anda membuat piagam proyek?

Ada berbagai alat perencanaan proyek, dan piagam proyek tidak selalu cocok untuk pekerjaan Anda. Berikut waktu yang tepat untuk membuat piagam proyek, atau saat Anda sebaiknya membuat sesuatu yang lain.

• Buat piagam proyek untuk melakukan pitch dan mendapatkan persetujuan proyek. Piagam proyek memberikan pemahaman kepada pemangku kepentingan mengenai tujuan, cakupan, dan tanggung jawab proyek. Pemangku kepentingan utama dapat menggunakan piagam proyek untuk menyetujui proyek atau menyarankan perubahan.

• Buat kasus bisnis jika proyek merepresentasikan investasi bisnis yang signifikan. Kasus bisnis mencakup informasi dan dokumentasi tambahan, termasuk laba atas investasi proyek dan segala  risiko proyek yang relevan.

• Buat rencana proyek jika proyek telah disetujui. Dengan berlandaskan piagam proyek, Rencana proyek memberikan informasi tambahan, seperti linimasa proyek atau  milestone proyek utama.

• Buat brief proyek jika ingin membuat dokumen yang merangkum detail umum utama dari rencana proyek.

• Buat ringkasan eksekutif jika ingin memberikan ringkasan dokumen kepada pemangku kepentingan eksekutif.

• Buat peta jalan proyek jika ingin melihat linimasa umum proyek dalam Diagram Gantt.

Cara membuat piagam proyek

Dalam piagam proyek, Anda akan menyampaikan detail proyek kepada pemangku kepentingan utama agar mendapatkan persetujuan untuk memulai proyek. Berikut tiga elemen utama piagam proyek:

"Mengapa"

Untuk memulai piagam proyek, kemukakan tujuan proyek  dan maksud proyek. Di bagian ini, Anda harus menjelaskan alasan proyek ini penting dan tujuan utama untuk akhir proyek. Pastikan tujuan proyek Anda benar-benar menjelaskan alasan pentingnya mengerjakan proyek ini dan cara proyek ini mendukung tujuan perusahaan.

Selain maksud proyek, Anda juga harus memperjelas tujuan proyek. Ini adalah hal-hal yang ingin dicapai di akhir proyek, seperti hasil akhir atau aset. Untuk membuat tujuan proyek yang baik, ikuti metode SMART. Pastikan tujuan Anda:

• Specific (Spesifik)

• Measurable (Signifikan)

• Achievable (Dapat dicapai)

• Realistic (Realistis)

• Time-bound (Terikat waktu)

"Apa"

Elemen utama kedua dalam piagam proyek adalah cakupan proyek. Dokumen cakupan proyek mendefinisikan dengan tepat apa yang termasuk dan tidak termasuk dalam proyek. Saat menyusun cakupan proyek, Anda menetapkan batasan dan, yang lebih penting, menguraikan hal yang tidak akan dilakukan selama linimasa proyek.

Saat membuat piagam proyek, bagian terpenting saat menjelaskan cakupan adalah menguraikan anggaran proyek yang ideal. Ingat, Anda akan menggunakan dokumen piagam proyek untuk melakukan pitch proyek kepada pemangku kepentingan, jadi Anda perlu menjelaskan jumlah anggaran dan pengeluaran.

"Siapa"

Di bagian akhir piagam proyek, Anda harus menjelaskan siapa yang akan mengerjakan proyek tersebut. Ini mencakup pemangku kepentingan proyek utama, pemangku kepentingan eksekutif, sponsor proyek, dan tim proyek umum. Jika belum melakukannya, buatlah rencana manajemen sumber daya singkat untuk mengilustrasikan pengalokasian berbagai sumber daya selama proyek berlangsung.

Contoh piagam proyek

Templat piagam proyek

Saat siap memulai, ikuti templat praktis ini untuk membuat piagam proyek berikutnya.

Nama proyek

Beri nama proyek. Pastikan nama cukup deskriptif sehingga kebanyakan orang memahami apa yang sedang Anda kerjakan.

Manajer proyek

Siapa titik kontak proyek ini?

Tanggal revisi terakhir

Piagam proyek adalah dokumen yang dinamis. Menyertakan tanggal revisi terakhir dapat membantu anggota tim yang sering menjadikan piagam sebagai referensi.

Maksud proyek

Mengapa Anda mengerjakan proyek ini?

Tujuan proyek

Hasil akhir dan aset apa yang ingin dicapai pada akhir proyek?

Cakupan proyek

Apa batasan hasil akhir proyek? Manakah inisiatif yang tidak disertakan dalam proyek?

Tim proyek dan sumber daya

Siapa yang mengerjakan proyek ini? Manakah sumber daya (misalnya, orang, alat, dan anggaran) yang tersedia untuk pekerjaan ini?

Pemangku kepentingan dan pemberi persetujuan

Siapa pemangku kepentingan proyek? Siapa yang perlu menyetujui piagam proyek atau hasil proyek?

Mulai piagam proyek hingga kesuksesan proyek

Setelah piagam proyek disetujui, Anda dapat melanjutkan dengan perencanaan proyek. Saat membuat dokumen perencanaan proyek tambahan dan memulai manajemen proyek, pastikan untuk menyimpan semua detail proyek di alat terpusat yang dapat diakses semua orang.

Kami yakin Asana merupakan alat terbaik untuk pekerjaan Anda. Dengan Asana, Anda dapat mengelola proyek dan tugas tim agar tetap terhubung dan memenuhi tenggat. Pelajari selengkapnya tentang manfaat manajemen proyek.