Panduan menulis kasus bisnis efektif untuk pemula

Hampir setiap proyek perlu disetujui, baik itu artinya mendapatkan izin melanjutkan sederhana dari tim Anda atau memperoleh dukungan dari pemangku kepentingan eksekutif. Anda mungkin terbiasa menggunakan rencana proyek atau piagam proyek untuk mengusulkan inisiatif baru dan mendapatkan izin untuk proyek. Tapi, jika proyek yang diusulkan merepresentasikan investasi bisnis yang signifikan, Anda mungkin perlu membuat kasus bisnis.

Jika belum pernah menulis kasus bisnis, kami siap membantu. Dengan beberapa sumber daya dan sedikit perencanaan, Anda dapat menulis kasus bisnis yang akan membantu Anda mendapatkan sumber daya dan dukungan yang diperlukan untuk mengelola proyek yang sukses.

Apa itu kasus bisnis?

Kasus bisnis adalah dokumen yang menjelaskan nilai atau manfaat yang akan didapatkan perusahaan jika Anda mengupayakan investasi atau inisiatif bisnis yang signifikan. Inisiatif ini bisa berupa apa pun, di antaranya, mulai pesan untuk produk baru atau peluncuran fitur, proposal untuk meningkatkan pengeluaran pada inisiatif saat ini, atau investasi signifikan dengan agensi atau kontraktor baru. Kasus bisnis yang meyakinkan akan menguraikan manfaat yang diinginkan dari keputusan investasi signifikan ini. Pemangku kepentingan utama akan menggunakan kasus bisnis yang Anda berikan untuk menentukan apakah akan melanjutkan inisiatif.

Jika belum pernah membuatnya, kasus bisnis mungkin terdengar mirip dengan dokumen perencanaan proyek awal lainnya. Berikut perbandingannya:

Kasus bisnis vs. rencana bisnis

Kasus bisnis adalah proposal untuk strategi baru atau inisiatif besar. Dokumen ini harus menguraikan kebutuhan bisnis dan manfaat yang akan diterima perusahaan dari mengupayakan peluang.

Di sisi lain, Rencana bisnis adalah ikhtisar untuk bisnis yang benar-benar baru. Biasanya, Anda akan membuat draf rencana bisnis untuk memetakan strategi bisnis, pernyataan misi dan visi, serta cara yang diinginkan untuk mencapainya. Mungkin ada kasus di mana Anda membuat rencana bisnis untuk bisnis yang sudah ada, tapi ini hanya dilakukan jika Anda mencoba membawa bisnis ke arah yang benar-benar baru.

Kasus bisnis vs. ringkasan eksekutif

Ringkasan eksekutif adalah ikhtisar dokumen penting yang meliputi semua fakta utama dan detail yang perlu diketahui pemangku kepentingan jika mereka tidak sempat membaca seluruh dokumen. Kenyataannya, langkah terakhir menulis kasus bisnis adalah membuat draf ringkasan eksekutif berisi semua detail mendasar yang penting yang perlu diketahui pemangku kepentingan.

Kasus bisnis vs. piagam proyek

Jika harus membuat elevator pitch untuk proyek tetapi tidak terlalu memerlukan pengerjaan kasus bisnis yang lengkap, Anda mungkin membutuhkan piagam proyek. Seperti kasus bisnis, piagam proyek menguraikan detail utama suatu inisiatif. Secara khusus, piagam proyek akan mencakup tiga elemen utama proyek Anda: tujuan proyek, ruang lingkup proyek, dan pemangku kepentingan utama proyek. Tim manajemen Anda kemudian akan menggunakan piagam proyek tersebut untuk menyetujui pengembangan proyek lebih lanjut.

Apa saya membutuhkan kasus bisnis?

Tidak semua proyek memerlukan kasus bisnis atau bahkan piagam proyek. Rencanakan untuk hanya membuat kasus bisnis untuk inisiatif atau investasi yang membutuhkan sumber daya bisnis signifikan. Jika mengerjakan inisiatif yang lebih kecil, pertimbangkan untuk membuat piagam proyek guna mempresentasikan ide proyek Anda kepada pemangku kepentingan yang relevan.

Sekalipun tidak perlu mempresentasikan proyek kepada pemangku kepentingan, Anda harus siap menjawab pertanyaan mendasar tentang proyek usulan Anda, misalnya:

• Apa tujuan proyek ini?

• Mengapa kita mengerjakan proyek ini?

• Apa hubungan proyek ini dengan gol dan tujuan organisasi?

• Manakah metrik mana akan kita gunakan untuk mengukur kesuksesan proyek?

• Siapa yang mengerjakan proyek ini?

• Kapan proyek ini akan diselesaikan?

5 langkah membuat dan mempresentasikan kasus bisnis

Kasus bisnis Anda sebaiknya tidak hanya meliputi fakta utama dan angka, tapi juga harus menceritakan alasan mengupayakan investasi atau inisiatif tertentu itu bagus untuk bisnis Anda. Saat ragu, hindari jargon dan buat kasus bisnis yang singkat, tapi selalu fokus mengomunikasikan nilai proyek. Jika ini pertama kalinya Anda membuat kasus bisnis, jangan khawatir. Ikuti kelima langkah ini untuk membuat kasus bisnis yang sangat baik.

1. Kumpulkan masukan

Anda tidak harus menulis kasus bisnis Anda sendiri. Sebaliknya, pastikan anggota tim dan pemangku kepentingan yang tepat berkontribusi untuk bagian yang relevan. Contohnya, tim TI harus terlibat dalam keputusan alat alat dan linimasa, sementara tim keuangan harus meninjau bagian anggaran dan manajemen risiko. Jika membuat kasus bisnis untuk mengusulkan inisiatif, lini produk, atau persona pelanggan baru, pastikan Anda juga berkonsultasi dengan pakar di bidang tertentu.

2. Rencanakan untuk membuat kasus bisnis yang tidak sesuai urutan

Beberapa hal pertama yang dicantumkan dalam kasus bisnis, seperti ringkasan eksekutif, sebenarnya harus dibuat setelah Anda memiliki semua sumber daya dan informasi untuk membuat saran yang matang. Ringkasan eksekutif Anda akan menyampaikan semua temuan dan membuat rekomendasi untuk bisnis berdasarkan beragam faktor. Dengan mengumpulkan semua detail itu terlebih dahulu, misalnya, tujuan proyek, informasi keuangan, dan risiko proyek, Anda dapat memastikan ringkasan eksekutif memiliki semua informasi yang relevan.

3. Buat kasus bisnis secara bertahap

Kasus bisnis mendeskripsikan investasi signifikan bagi perusahaan Anda. Demikian juga, menulis kasus bisnis merupakan investasi yang signifikan untuk waktu Anda. Tidak semua inisiatif cocok untuk bisnis Anda. Jadi, pastikan Anda mengecek pekerjaan bersama pemangku kepentingan seiring proses. Jangan sampai Anda menghabiskan berjam-jam dan berminggu-minggu untuk fokus menangani dokumen ini, tetapi kemudian dokumen tidak disetujui pemangku kepentingan eksekutif.

Pertimbangkan untuk mengadakan "soft launch" menggunakan ikhtisar kasus bisnis Anda untuk sponsor proyek atau pemangku kepentingan eksekutif yang memiliki hubungan baik dengan Anda guna mengonfirmasi bahwa inisiatif ini merupakan hal yang harus diupayakan. Lalu, selagi menyusun bagian lain dalam kasus bisnis Anda, hubungi pemangku kepentingan utama untuk mengonfirmasi bahwa tidak ada hal yang membatalkan persetujuan.

4. Sempurnakan dokumen

Saat menyusun bagian-bagian dalam kasus bisnis, Anda mungkin perlu memeriksa ulang dan menyempurnakan bagian lain. Contohnya, setelah selesai melakukan cost-benefit analysis bersama tim keuangan, pastikan untuk memperbarui risiko proyek yang berkaitan dengan anggaran.

Sebelum mempresentasikan kasus bisnis Anda, baca ulang bersama pemangku kepentingan untuk mencari bagian yang dapat disempurnakan lagi. Di tahap ini, Anda juga harus menulis ringkasan eksekutif yang dicantumkan di awal dokumen ini. Ringkasan eksekutif sebaiknya satu atau dua halaman, tergantung jumlah halaman kasus bisnis Anda.

5. Presentasikan kasus bisnis

Langkah terakhir adalah mempresentasikan kasus bisnis Anda. Mulailah dengan elevator pitch singkat yang menjawab apa, mengapa, dan bagaimana tentang proposal Anda. Anggap presentasi ini sebagai peluang untuk menjelaskan kebutuhan bisnis saat ini, bagaimana proposal memenuhi kebutuhan itu, dan apa manfaat bisnisnya. Pastikan untuk mengidentifikasi risiko atau kekhawatiran yang menurut Anda akan dimiliki audiens.

Jangan menjelaskan kasus bisnis Anda secara terperinci. Sebaliknya, bagikan dokumen kepada pemangku kepentingan sebelum presentasi agar mereka berkesempatan membaca semuanya lebih awal. Lalu, setelah presentasi, bagikan kembali dokumen agar pemangku kepentingan dapat mendalami detailnya.

Daftar periksa kasus bisnis

Mulai dengan alasan

Bagian pertama kasus bisnis adalah peluang Anda untuk menciptakan argumen meyakinkan tentang proyek baru. Pastikan Anda membuat draf argumen yang menarik minat dan kebutuhan audiens. Meski menjadi bagian pertama dalam dokumen kasus bisnis, bagian ini harus dibuat terakhir. Selain mencakup elemen ringkasan eksekutif konvensional, pastikan Anda menjawab:

• Masalah bisnis apa yang diatasi proyek Anda? Ini adalah peluang untuk menjelaskan alasan pentingnya proyek Anda dan mengapa pemangku kepentingan eksekutif harus mempertimbangkan untuk mengupayakan kesempatan ini.

• Apatujuan bisnis Anda? Apa yang terjadi di akhir proyek yang sukses? Bagaimana Anda mengukur kesuksesan dan apa arti proyek yang sukses bagi bisnis Anda?

• Bagaimana kontribusi kasus bisnis pada rencana strategi bisnis perusahaan secara keseluruhan? Pastikan kasus bisnis yang Anda usulkan terhubung dengan gol penting perusahaan. Inisiatif yang diusulkan dalam kasus bisnis Anda harus berdampak besar pada pernyataan visi perusahaan.

Uraikan keuangan dan laba atas investasi

Pada titik ini, dalam kasus bisnis tersebut, Anda harus menguraikan dasar keuangan proyek. Jangan membuat bagian ini sendirian. Anda harus bekerja sama dengan tim keuangan perusahaan untuk membuat draf ini. Bagian ini secara khusus harus menjawab:

• Berapa biaya yang dibutuhkan proyek ini? Meskipun inisiatif ini benar-benar baru bagi perusahaan Anda, lakukan riset untuk memperkirakan biaya proyek.

• Berapa biaya setiap komponen individual dalam proyek? Selain memperkirakan keseluruhan biaya total, uraikan ragam biaya proyek. Contohnya, mungkin ada biaya proyek untuk alat dan sumber daya baru, penyediaan sumber daya inteligensi kompetitif, biaya agensi, dll.

• Berapa laba atas investasi (ROI) yang diharapkan? Anda sudah membahas biayanya, sekarang bahas cara perusahaan Anda mendapat manfaat dari inisiatif ini. Pastikan juga untuk menjelaskan cara Anda menghitung ROI.

• Bagaimana proyek ini akan memengaruhi arus kas? Arus kas adalah jumlah uang yang ditransfer dari dan ke bisnis Anda. Investasi signifikan akan memakan biaya besar sehingga akan berdampak buruk pada arus kas. Tapi, Anda juga akan mengantisipasi ROI tinggi yang akan berdampak positif pada arus kas.

• Apa itu analisis sensitivitas? Analisis sensitivitas adalah ringkasan tingkat ketidakpastian angka. Ada beragam variabel yang memengaruhi kasus bisnis Anda. Pastikan untuk menjelaskan variabel-variabel tersebut dan dampaknya pada proyeksi Anda.

Tinjau detail proyek

Kasus bisnis Anda mengusulkan inisiatif baru. Selain risiko finansial, luangkan waktu untuk meninjau detail proyek. Contohnya, kasus bisnis Anda harus mencakup:

•  Tujuan proyek dan hasil akhir utama proyek. Apa yang akan terjadi di akhir proyek? Apa yang akan Anda ciptakan atau berikan setelah proyek selesai?

• Rencana proyek. Rencana proyek adalah cetak biru elemen utama yang perlu dicapai tim agar berhasil menggapai gol proyek Anda.

•  Ruang lingkup. Apa batasan proyek? Apa gol, hasil akhir, dan tenggat pasti yang Anda upayakan?

• Daftar pemangku kepentingan proyek relevan. Siapa pemangku kepentingan proyek penting dan pengambil keputusan utama untuk pekerjaan ini? Ini dapat meliputi anggota tim proyek yang akan mengerjakan inisiatif ini, pemangku kepentingan eksekutif yang akan mensponsori proyek, dan pemangku kepentingan eksternal yang mungkin terlibat.

• Peta jalan proyekumum dalam tampilan seperti bagan Gantt. Pada tahap proses ini, Anda tidak perlu memberikan linimasa proyek terperinci, tapi Anda harus menguraikan pemahaman umum tentang kapan setiap tahap proyek akan terlaksana sehubungan dengan tahap lainnya. Untuk melakukan ini, buat peta jalan proyek di perangkat lunak seperti bagan Gantt. Pastikan juga untuk mencakup milestone proyek penting dalam peta jalan Anda.

• Dependensi proyek penting. Adakah hal yang akan menghalangi dimulainya proyek ini? Apakah pekerjaan ini mengandalkan pekerjaan lain yang saat ini dalam progres?

Diskusikan risiko proyek

Setelah menguraikan dampak keuangan dan detail penting proyek, pastikan untuk mencakup potensi risiko proyek. Jika belum, buat rencana manajemen risiko proyek untuk kasus bisnis Anda. Manajemen risiko proyek bukanlah proses mengeliminasi risiko, melainkan mengidentifikasi, menganalisis, dan menanggapi potensi risiko proyek secara proaktif. Menentukan secara jelas setiap risiko proyek dan dampaknya pada proyek Anda dapat menyiapkan Anda dan tim proyek untuk mengelola dan menghindari risiko itu.

Di bagian risiko kasus bisnis Anda, masukkan:

• Analisis risiko potensi risiko proyek. Apa risikonya? Seberapa besar kemungkinan risiko terjadi? Apa tingkat prioritas risiko ini?

• Jika ada, asumsi apa yang Anda buat. Dalam manajemen risiko proyek, asumsi merupakan segala hal tentang proyek yang Anda anggap benar tanpa ada alasan berbasis fakta. Mendasarkan keputusan proyek pada asumsi dapat membuat proyek Anda berisiko. Pastikan Anda mengonfirmasi setiap asumsi proyek agar tidak membahayakan kesuksesan proyek.

• Alternatif sebanding di pasar. Jika Anda membuat kasus bisnis untuk mempresentasikan produk atau sudut pandang baru di pasar, evaluasi segala hal yang sudah ada. Bisakah alternatif itu memengaruhi evaluasi keuangan Anda atau kesuksesan proyek?

Ubah kasus bisnis menjadi rencana tindakan

Di bagian terakhir kasus bisnis, uraikan cara mengubah kasus bisnis ini menjadi proyek yang dapat ditindaklanjuti. Bagian ini harus menjawab pertanyaan seperti:

• Bagaimana keputusan diambil? Siapa yang bertanggung jawab atas proyek? Siapa sponsor proyek? Jika belum, pertimbangkan untuk membuat bagan RACI guna menjelaskan tanggung jawab proyek.

• Bagaimana progres diukur dan dilaporkan? Tidak semua pemangku kepentingan perlu diberi tahu tentang setiap perubahan proyek. Uraikan bagian penting dari rencana komunikasi proyek serta cara menyampaikan pembaruan status proyek.

• Apa tindakan selanjutnya? Jika tim manajemen meratifikasi kasus bisnis ini, apa langkah selanjutnya yang akan diambil untuk menindaklanjuti ini?

Wujudkan kasus bisnis Anda

Selamat! Anda telah membuat kasus bisnis yang solid dan berhasil diratifikasi. Langkah selanjutnya adalah mewujudkan kasus bisnis Anda. Menginisiasi perubahan berskala besar mungkin menakutkan, begitu pula mengimplementasikan kasus bisnis Anda.

Jika belum, pastikan Anda memiliki alat manajemen proyek yang siap mengelola dan mengatur inisiatif baru Anda. Dengan sumber informasi terpusat untuk melacak siapa yang mengerjakan apa hingga kapan, membagikan pembaruan status, dan terus memberi kabar pemangku kepentingan proyek, Anda dapat mengubah kasus bisnis luar biasa menjadi proyek yang sukses.