Kaidah Parkinson: Cara mengatasinya untuk meningkatkan produktivitas

Pernah menangguhkan proyek hingga mendekati tenggatnya, padahal Anda tahu proyek itu bisa diselesaikan dalam beberapa jam saja? Itu jelas penundaan sekaligus contoh Kaidah Parkinson. Jika ada waktu, Anda menghabiskannya. Anda menggunakan waktunya untuk menyelesaikan tugas lebih lambat atau menunda dan menyelesaikan tugas tepat sebelum tenggatnya. 

Sayangnya, batas waktu tidak selalu meningkatkan produktivitas kita. Tetapi, Anda bisa memahami Kaidah Parkinson dan menemukan cara mengatasinya untuk lebih produktif. Dalam panduan ini, kami akan menjelaskan cara kerja Kaidah Parkinson dan memberikan kiat untuk menyelesaikan pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat.

Apa itu Kaidah Parkinson?

Kaidah Parkinson menyatakan bahwa pekerjaan Anda akan berkembang untuk memenuhi waktu yang diberikan untuk menyelesaikannya. Kaidah ini berperan saat Anda mengatur batas waktu pekerjaan atau mengelola proyek. 

Misalnya, Anda diberi batas waktu selama 2 minggu untuk menyelesaikan proposal proyek. Anda merasa lega karena tahu memiliki banyak waktu. Namun, karena batas waktunya lama, Anda menghabiskan waktu yang lebih lama dari yang seharusnya untuk menyelesaikan tugas tersebut, atau menunda-nunda dan menyelesaikannya tepat sebelum tenggatnya. Dengan kata lain, tugas berkembang untuk memenuhi waktu yang diberikan.

Siapa yang memperkenalkan Kaidah Parkinson?

Cyril Northcote Parkinson, seorang sejarawan angkatan laut, memperkenalkan untuk pertama kalinya Kaidah Parkinson melalui esai satiris yang ditulis di "The Economist" pada tahun 1955. Kemudian dia menulis buku berjudul, Parkinson’s Law: The Pursuit of Progress. Esai tersebut menceritakan tentang seorang wanita yang hanya memiliki satu tugas setiap hari, yaitu mengirimkan kartu pos. 

Karena ia mempunyai waktu seharian penuh untuk menyelesaikan tugas ini, wanita ini menghabiskan satu jam untuk menemukan kartunya, setengah jam untuk menemukan kacamatanya, 90 menit untuk menulis kartunya, dan seterusnya hingga menghabiskan waktu seharian. Cerita ini bertujuan untuk menjelaskan bagaimana pekerjaan berkembang untuk memenuhi waktu yang diberikan. Meskipun contoh Parkinson mungkin tampak ekstrem, kenyataannya kita semua pernah mengalami hal seperti ini dalam skala yang lebih kecil.

Mengapa pekerjaan berkembang untuk memenuhi waktu yang tersedia?

Studi menunjukkan bahwa ketika diberi tugas, kita memikirkan banyaknya waktu yang tersedia untuk menyelesaikan tugas daripada jumlah waktu yang sebenarnya dibutuhkan. Karena pola pikir ini, waktu terbuang dan alur kerja menjadi tidak efisien. Hal inilah yang seringkali membuat kita sebagai manusia cenderung menghabiskan seluruh waktu yang diberikan untuk menyelesaikan suatu tugas, meskipun sebenarnya tidak memerlukan waktu yang lama. 

Contoh Kaidah Parkinson

Kaidah Parkinson dapat diterapkan di hampir semua hal. Semua orang akan terpengaruh Kaidah Parkinson kecuali mereka mengenalinya dan secara pribadi menemukan cara untuk mengatasinya. Anda dapat mengenali contoh Kaidah Parkinson di seluruh tim pemasaran atau desain. Anda juga dapat melihatnya muncul dalam skala yang lebih besar di organisasi perusahaan. 

Meskipun terdapat cara mengatasi Kaidah Parkinson, pekerjaan spesifik yang Anda lakukan akan menentukan cara melawan Kaidah Parkinson. Lihatlah tiga contoh beserta solusinya untuk berbagai situasi tertentu.

Pitch pemasaran

Misalnya, Anda itu seorang manajer pemasaran yang mengerjakan pitch klien baru. Anda memiliki waktu sebulan penuh untuk mengumpulkan semua materi yang diperlukan untuk presentasi. Batas waktu ini memberi Anda banyak waktu untuk mempersiapkannya. Tetapi, karena memiliki beberapa tugas mendesak lainnya, Anda menundanya. Kemudian saat tenggatnya semakin mepet dan Anda terburu-buru untuk menyelesaikan pitch tepat sebelum tenggatnya. 

Contoh lainnya, Anda tidak memiliki tugas lain yang harus dikerjakan, jadi dapat menghabiskan waktu sebulan penuh untuk mengerjakan pitch. Meskipun pitch dianggap sudah lengkap setelah dua minggu pertama, Anda masih memiliki waktu ekstra untuk terus mengutak-atik detailnya hingga tenggatnya mepet. Pekerjaan Anda sekarang telah berkembang untuk memenuhi waktu yang diberikan. 

Potensi solusi: Anggota tim pemasaran dapat bekerja sama untuk menentukan secara realistis jumlah waktu yang dibutuhkan suatu proyek daripada menetapkan batas waktu secara acak. Dengan fokus pada jumlah waktu yang dibutuhkan untuk sebuah proyek daripada tenggatnya, Anda dapat meningkatkan produktivitas dan mencegah tidak efisien. 

Desain lookbook

Jika Anda seorang desainer, contoh ini cocok untuk Anda. Bayangkan Anda harus menyelesaikan lookbook dalam dua minggu. Sebagai seorang profesional yang kreatif, Anda bangga dengan karya kreatif Anda. Gol Anda adalah membuat setiap proyek menjadi sempurna. Anda tidak pernah merasa proyek benar-benar sudah selesai karena selalu dapat menemukan sesuatu untuk diperbaiki atau ditingkatkan.

Batas waktu berguna karena membantu Anda tetap sesuai rencana. Namun, Anda terus membiarkan pekerjaan berkembang hingga tenggatnya mepet karena ingin terus menyempurnakan setiap proyek. 

Potensi solusi: Jika melibatkan klien sejak awal dalam proses desain, Anda dapat menghindari menghabiskan waktu yang tidak perlu untuk desain. Tambahkan tolok ukur untuk diperiksa klien atau manajer guna mendapatkan umpan balik sehingga Anda tahu seberapa jauh progres yang telah dibuat dan kapan harus berhenti mengerjakannya. 

40 jam kerja dalam seminggu

Sebagian besar perusahaan beroperasi dengan model 40 jam kerja dalam seminggu. Model ini mengasumsikan bahwa sebagian besar pekerjaan membutuhkan jumlah waktu yang sama untuk menyelesaikan tugas setiap minggunya. 

Apakah realistis untuk menganggap bahwa pekerjaan di bidang pemasaran dan kesehatan membutuhkan delapan jam sehari? Apakah profesi ini sama kompleksnya? Jawaban singkatnya adalah tidak. Kaidah Parkinson ada di sekitar kita. Beberapa orang sibuk 40 jam kerja dalam seminggu, sedangkan yang lainnya memanfaatkan manajemen waktu dengan baik untuk menyelesaikan tugas dengan waktu yang lebih singkat.  

Potensi solusi:  Gunakan prinsip pareto yang menyatakan bahwa sekitar 80% hasil berasal dari 20% penyebab. Dengan fokus pada pekerjaan yang berdampak vs. waktu yang dihabiskan untuk bekerja, Anda dapat meningkatkan produktivitas.

Cara mengatasi Kaidah Parkinson

Anda dapat menggunakan strategi khusus untuk mengatasi Kaidah Parkinson dan memanfaatkan waktu dengan lebih baik. Ketika dapat menghentikan pekerjaan berkembang untuk memenuhi waktu, Anda dapat menyelesaikan tugas lebih cepat dan menggunakan sisa waktunya untuk bersantai atau melanjutkan ke tugas lainnya. 

1. Rencanakan pekerjaan secara strategis

Dengan merencanakan pekerjaan secara strategis sejak awal, Anda cenderung tidak menunda-nunda dan bekerja dengan cara yang efisien. Membuat rencana dapat membantu Anda mengelola waktu, mempertimbangkan jumlah waktu yang dibutuhkan tugas, dan merencanakannya sesuai dengan itu. 

Dalam rencana, Anda harus menguraikan:

• Gol SMART Anda

• Daftar tugas dan tindakan Anda 

• Linimasa penyelesaiannya

• Sumber daya yang dibutuhkan 

• Tanggal spesifik Anda akan memeriksa progres

Anda juga dapat membuat rencana strategis yang lebih luas untuk gol jangka pendek dan jangka panjang di perusahaan. Hal ini dapat memotivasi Anda untuk lebih produktif dalam bekerja.

2. Tentukan batas waktu yang Anda harapkan

Langkah pertama dalam mengatasi Kaidah Parkinson adalah menetapkan batas waktu yang diharapkan. Daripada berpikir dengan pola pikir "berapa banyak waktu yang saya miliki?" sebaiknya pikirkan secara realistis jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas dan tetapkan batas waktu sesuai dengan itu. 

Untuk mengetahui waktu yang sebenarnya dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas, pertama-tama: 

• Pahami persyaratan proyek: untuk menentukan jumlah waktu yang dibutuhkan proyek, Anda memerlukan gambaran kasar mengenai hal-hal yang dibutuhkan proyek. Dalam langkah ini, Anda harus membuat daftar semua subtugas dan aktivitas dalam proyek yang lebih besar. 

• Prioritaskan aktivitas dan tugas: Setelah memiliki daftar persyaratan proyek, Anda dapat memprioritaskan daftar tugas dan menentukan tugas yang paling penting dan/atau kompleks. Anda harus menempatkan tugas yang menghabiskan waktu paling lama di bagian atas daftar.

• Putuskan siapa yang perlu dilibatkan: Jika ada bagian dari proyek memerlukan bantuan dari rekan kerja, Anda harus mempertimbangkan siapa yang harus dilibatkan. Dengan menghubungi tim di awal proyek, Anda dapat menghemat waktu ke depannya.

• Buat perkiraan waktu: Sekarang Anda harus sudah memahami dengan jelas terkait siapa, apa, dan bagaimana terlibat dalam proyek yang akan datang. Anda sekarang dapat membuat perkiraan waktu penyelesaian yang realistis menurut beban kerja dan tingkat produktivitas pribadi. 

Anggap saja tugas sebagai gol jangka pendek yang perlu diselesaikan. Semakin cepat menyelesaikannya, semakin banyak waktu yang Anda miliki untuk aktivitas lainnya.

3. Coba pengotakan waktu

Pengotakan waktu adalah strategi kerja produktif yang membantu Anda menghindari penundaan, mengembalikan produktivitas yang hilang, dan fokus pada pekerjaan yang penting. 

Pengotakan waktu adalah menetapkan gol untuk menyelesaikan tugas dalam jangka waktu tertentu. Jika sudah merencanakan jumlah waktu yang dibutuhkan suatu tugas sebelum memulainya, Anda menjadi lebih niat untuk mengerjakannya. Anda dapat menggunakan pengotakan waktu untuk menjadwalkan tugas individu, membantu tim menjadi tertata, atau mengelola rapat dengan lebih efektif.

4. Coba Teknik Pomodoro

Serupa dengan pengotakan waktu, Teknik Pomodoro adalah sesi kerja terfokus dengan istirahat pendek yang berulang, dengan tujuan meningkatkan produktivitas sekaligus mengurangi kelelahan mental. Teknik ini menggunakan sesi kerja 25 menit dan istirahat lima menit untuk memaksimalkan fokus. 

Pendekatan lima langkah untuk mengelola waktu menggunakan Teknik Pomodoro, mencakup:

1. Buat daftar tugas yang diurutkan menurut kepentingannya

2. Atur timer selama 25 menit

3. Kerjakan tugas selama durasi timer tersebut

4. Istirahat selama lima menit

5. Setelah empat pomodoro (4 x 25 menit), istirahat selama 15-30 menit

5. Gunakan alat manajemen tugas

Menggunakan alat manajemen tugas adalah cara terbaik untuk mengatur hari kerja, menjadwalkan batas waktu pribadi, dan memastikan memiliki cukup waktu untuk mengelola prioritas. Anda juga dapat membuat daftar tugas dan membuat proyek sesuai rencana, baik melalui kolaborasi tim atau proyek pribadi. 

Mengatasi Hukum Parkinson itu sangat penting jika Anda ingin mengatur waktu dan meningkatkan jumlah pekerjaan yang dapat diselesaikan. Jika menyelesaikan tugas sebelum batas waktu, Anda dapat menggunakan waktu ekstranya untuk melanjutkan pekerjaan atau istirahat. Golnya adalah menjadi lebih efisien, bukan bekerja berlebihan. 

Selesaikan lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat menggunakan Kaidah Parkinson

Setelah memahami Kaidah Parkinson dan cara kerjanya, Anda dapat memanfaatkannya dengan baik. Dengan strategi yang tepat seperti penjadwalan proaktif, batas waktu pribadi, dan prioritisasi tugas, Anda dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat dan dapat lebih baik dalam menyeimbangkan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi.

Menggunakan perangkat lunak manajemen tugas dapat menyempurnakan strategi yang diterapkan dan membantu mencapai gol.