9 kiat membuat catatan rapat yang lebih baik

Rapat adalah bagian penting dari proyek—ini merupakan tempat pengambilan keputusan dan tempat anggota tim terhubung satu sama lain. Sementara rapat adalah langkah kunci untuk membuat keputusan yang baik, ke mana perginya ide-ide itu? Jika tidak jelas siapa yang bertanggung jawab untuk mencatat, ide dan item tindakan bisa hilang.

Cara terbaik untuk memastikan informasi dan konteks penting didokumentasikan adalah melalui catatan rapat dan risalah rapat. Kami akan merinci kedua jenis dokumen ini di dalam artikel ini.

Apa itu catatan rapat?

Catatan rapat adalah poin-poin informasi penting yang Anda catat selama rapat. Catatan rapat yang baik membantu Anda mengingat detail penting dari rapat dan semua item tindakan yang perlu diselesaikan oleh Anda atau anggota tim yang lain sebelum rapat berikutnya.

Catatan rapat tidak memiliki struktur atau format yang baku, dan teknik pembuatan catatan dapat bervariasi menurut preferensi masing-masing individu. 

Apa itu risalah rapat?

Risalah rapat adalah format pencatatan formal yang dapat digunakan sebagai dokumen resmi oleh auditor atau proses pengadilan. Risalah rapat memiliki struktur yang baku mengenai apa yang harus disertakan. Persyaratan tersebut antara lain::

• Tanggal dan waktu rapat, ditambah waktu rapat dimulai dan waktu rapat berakhir.

• Nama-nama peserta rapat dan orang-orang yang diundang tetapi tidak dapat hadir.

• Topik-topik yang dibahas selama rapat.

• Keputusan penting yang diambil, seperti hasil pemilihan, dan mosi yang diterima atau ditolak, serta tanggal dan waktu pertemuan berikutnya.

• Item tindakan untuk rapat yang berikutnya.

Istilah "risalah rapat" berasal dari bahasa latin minuta scriptura, yang diterjemahkan adalah "catatan kecil." Meskipun dapat membantu untuk mendiktekan menit demi menit secara real-time ke dalam risalah rapat Anda, mencatat apa yang terjadi hingga menit per menit bukanlah tujuannya..

Mana yang lebih baik—catatan rapat atau risalah rapat?

Jika Anda seorang manajer proyek, kemungkinan besar Anda akan menggunakan catatan rapat biasa. Untuk situasi seperti rapat awal proyek, rencana proyek, atau rapat informal 1:1, catatan sudah memadai.

Saat Anda mempunyai rapat lebih formal yang perlu direkam dan didokumentasikan, seperti dengar pendapat publik atau rapat perusahaan, maka risalah rapat lebih tepat.

Mengapa menggunakan catatan rapat?

Catatan rapat bisa mempunyai berbagai bentuk, dan ada beberapa manfaat untuk membuatnya, apa pun metode yang Anda sukai. Berikut adalah beberapa alasan mengapa catatan rapat dapat memberikan kejelasan yang lebih besar kepada tim Anda.

Mendokumentasikan keputusan

Meski ada beberapa orang yang memiliki ingatan yang tajam, yang lain mungkin dengan cepat melupakan keputusan apa yang dibuat dalam rapat tim. Membuat catatan tertulis memungkinkan anggota tim untuk merujuk ke keputusan yang dibuat pada suatu titik waktu tertentu. Catatan rapat juga membantu menjaga pertanggungjawaban, dan kelak dapat membantu untuk menjadi rujukan dalam suatu proyek.

Salah satu cara untuk memastikan bahwa setiap orang dalam tim dapat merujuk catatan di kemudian hari adalah dengan menyimpannya di tempat yang ditentukan sebagai "sumber kebenaran yang utama". Mengumpulkan semua catatan dan agenda rapat di tempat yang sama dapat membantu memberikan konteks penting untuk percakapan, jika ada seseorang yang ingin mengetahui kemajuan yang telah dicapai oleh tim

Menawarkan partisipasi yang asinkron

Jika ada anggota tim yang tidak dapat menghadiri rapat, membagikan catatan rapat yang sebelumnya dapat membantu mereka mengejar ketertinggalan sambil tetap mengizinkan mereka memproses keputusan rapat dalam waktu mereka sendiri. Mungkin ada anggota tim yang tidak dapat berpartisipasi karena masalah jadwal, tetapi berbagi catatan rapat memberi mereka kesempatan untuk tetap berpartisipasi dalam proses pengambilan keputusan secara asinkron.

Meningkatkan ingatan

Seorang psikolog Jerman bernama Hermann Ebbinghaus telah melakukan beberapa percobaan pertama tentang ingatan dan kenangan pada tahun 1895. Dalam penelitian ini, ia mengembangkan kurva melupakan, yang menunjukkan bagaimana informasi dapat hilang dengan cepat seiring waktu jika tidak ada upaya untuk menyimpan informasi tersebut. 

Pencatatan yang efektif dapat membantu Anda mengingat informasi lebih cepat karena berbagai hal akan disimpan dari waktu ke waktu. Semakin banyak Anda berinteraksi dengan catatan—seperti membaca catatan rapat sehari kemudian—semakin besar kemungkinan Anda dapat mengingat keputusan yang dibuat selama rapat itu.

9 kiat untuk catatan rapat yang efektif

Membuat catatan rapat yang lebih baik dapat membantu Anda selalu mengetahui tugas apa yang harus ditindaklanjuti dan hasil-hasil utamanya. Setiap diskusi penting yang terjadi akan didokumentasikan dalam catatan rapat Anda sehingga Anda atau tim Anda dapat merujuk kembali nanti. Berikut adalah beberapa kiat tentang bagaimana Anda dapat memastikan bahwa metode pencatatan Anda akan efektif.

1. Pilih metode pencatatan yang sesuai untuk Anda

Ada beberapa metode pencatatan yang berbeda di luar sana, dan penting untuk menemukan metode yang paling cocok untuk Anda berdasarkan peran dan gaya belajar pribadi Anda. Beberapa metode pencatatan yang paling umum antara lain:

• Metode Cornell: Dalam metode Cornell, catatan Anda berbentuk dua kolom: satu kolom kecil di sisi kiri dan kolom yang lebih besar di sisi kanan. Kolom kiri menyoroti ide-ide kunci dari rapat, sedangkan kolom kanan mengurai detail dari ide-ide penting. Percakapan secara alami akan beralih dari satu topik ke topik berikutnya, jadi menangkap ide utama di sebelah kiri, dan mengurai detail yang lebih mendalam di sebelah kanan dapat membantu Anda tetap terorganisir dengan baik.

• Metode Garis Besar: Idealnya, tim Anda telah membagikan agenda rapat sebelumnya. Jika sudah, maka gunakan agenda itu sebagai garis besar untuk catatan Anda. Buat daftar poin-poin penting tersebut berdasarkan agenda. Kemudian, saat rapat berlangsung, buat catatan di bawah setiap item agenda. 

• Metode Kuadran: Pisahkan catatan Anda menjadi empat kuadran yang berbeda, dan beri label setiap bagian sebagai catatan umum, item tindakan untuk diri sendiri, item tindakan untuk anggota tim lain, dan pertanyaan. Di bagian catatan umum, tuliskan poin-poin penting dan detail penting dari rapat tersebut. Kuadran lainnya dicadangkan untuk item yang berada di bawah Header tersebut.

• Metode Slide: Jika rapat Anda merupakan suatu presentasi, tanyakan kepada presenter apakah mereka bersedia berbagi slide presentasi kepada Anda sebelumnya. Anda kemudian dapat menambahkan catatan apa pun yang Anda miliki ke slide tertentu saat pembicara sedang melakukan presentasi.

2. Jangan gunakan laptop—ganti dengan pena dan kertas

Riset menunjukkan bahwa mencatat dengan tangan lebih baik untuk mengingat informasi konseptual jangka panjang. Saat membuat catatan rapat, Anda cenderung berfokus pada poin-poin penting rapat karena hampir tidak mungkin untuk menuliskan semuanya kata demi kata. Tidak membuka laptop juga akan mencegah Anda mencoba multitasking selama rapat.

3. Jangan menulis semuanya kata demi kata

Mencoba menyalin catatan rapat kata demi kata adalah pemborosan waktu dan energi. Rapat terdiri dari banyak percakapan—tetapi tidak setiap bagian percakapan diperlukan bagi mereka yang akan membaca catatan rapat nanti. Tuliskan poin-poin kunci yang didiskusikan, hasil diskusi itu, dan langkah selanjutnya, sehingga Anda dapat fokus pada pekerjaan terpenting yang dapat ditindaklanjuti. 

Jika Anda menulis catatan dengan tangan, gunakan steno, simbol, akronim, atau singkatan untuk memasukkan kalimat atau ide umum ke halaman dengan cepat. Pastikan untuk membuat legenda atau kunci terlebih dahulu sehingga Anda tahu apa arti steno Anda nanti.

4. Gunakan templat pembuatan catatan

Baik Anda menggunakan templat catatan rapat atau templat risalah rapat, menggunakan templat yang telah dibuat sebelumnya dapat membantu mempercepat pembuatan catatan Anda sehingga Anda tidak perlu mempersiapkan atau memformatnya saat Anda akan mengikuti rapat. Terlepas dari siapa yang membuat catatan, semua catatan rapat Anda akan mengikuti struktur yang konsisten dan semua orang di tim akan mengetahui informasi apa yang diharapkan.

5. Tugaskan pencatat khusus untuk rapat

Jika Anda memimpin rapat, mungkin sulit untuk membuat catatan dan memfasilitasi percakapan dengan anggota tim lainnya secara bersamaan. Jika Anda memimpin rapat penting, mintalah salah satu anggota tim Anda untuk membuat catatan untuk Anda. Jika Anda mengadakan rapat yang diadakan secara rutin, rotasikan siapa pencatat yang ditunjuk sehingga setiap orang memiliki kesempatan untuk bergabung dalam percakapan.

6. Transkripsikan percakapan dengan perangkat lunak perekaman

Dengan banyak tim yang bekerja dari jarak jauh, akan lebih mudah untuk merekam dan membagikan rekaman video daripada menulis catatan rapat. Gunakanlah integrasi seperti integrasi Zoom + Asana untuk mentranskripsi percakapan sehingga anggota tim dapat membaca percakapan tersebut nanti. Dengan membaca transkripsi rapat, Anda dapat dengan mudah mengurai poin-poin utama dan item tindakan dari suatu percakapan reguler secara sekilas.

Sebelum merekam, penting untuk memberi tahu semua orang di rapat bahwa mereka akan direkam, dan untuk apa rekaman itu akan digunakan. Pastikan untuk membagikan rekaman dan transkrip di lokasi terpusat sehingga semua orang di tim dapat mengaksesnya.

7. Soroti poin-poin kontak yang penting

Jika seseorang mengemukakan sesuatu yang mungkin memerlukan tindak lanjut nanti, pastikan untuk menulis nama mereka pada saat itu. Dengan cara ini, jika Anda memiliki pertanyaan, atau perlu melakukan sinkronisasi dengannya nanti, Anda tahu persis siapa yang harus diajak bicara tentang topik yang spesifik ini.

Teknik ini juga membantu jika dua pemangku kepentingan tidak setuju pada suatu topik. Dengan mendokumentasikan kedua pendapat mereka, Anda dapat menggunakan argumen tersebut sebagai dasar untuk keputusan yang akhirnya Anda putuskan. 

8. Bagikan layar Anda sehingga semua orang dapat melihat catatan Anda

Jika Anda bekerja dalam tim yang tersebar atau bekerja dari jarak jauh, kemungkinan besar Anda akan mengikuti banyak konferensi video. Berbagi layar Anda saat membuat catatan dapat membantu anggota tim Anda. Jika Anda melewatkan sesuatu, tim Anda juga dapat membantu dan menyarankan poin untuk ditambahkan saat itu juga.

9. Bagikan catatan rapat Anda kepada semua peserta

Menindaklanjuti setelah rapat adalah cara yang baik untuk memastikan bahwa semua pemangku kepentingan memiliki kejelasan atas keputusan yang dibuat. Jika ada yang tidak hadir pada rapat, mereka dapat mengikuti perkembangan secara asinkron dengan membaca catatan rapat Anda. Selain itu, jika ada poin yang terlewatkan, tim Anda memiliki kesempatan untuk menambahkannya ke catatan tindak lanjut. 

Saat Anda menindaklanjuti dengan pemangku kepentingan setelah rapat, pastikan bahwa dokumen tersebut mudah dibagikan dan diakses. Bekerjalah dengan tim Anda untuk membuat sebuah rencana komunikasi, sehingga semua orang tahu persis di mana informasi ini disimpan dan bagaimana mengaksesnya di kemudian hari.

Pusatkan catatan rapat yang dapat ditindaklanjuti

Cara terbaik untuk mengatur proyek dan catatan rapat Anda adalah dengan membuat ruang terpusat di mana semua tenggat waktu dan item tindakan tersedia secara live. Menggunakan alat manajemen kerja dapat membantu menjaga anggota tim Anda tetap teratur dan memastikan rapat Anda produktif. Tertarik untuk mencoba alat ini? Satukan kerja tim Anda dalam satu ruang bersama Asana.