Bagan Gantt 101: Panduan lengkap memetakan proyek Anda

Mungkin Anda pernah mendengar istilah bagan Gantt yang digunakan di tempat kerja atau dalam rapat perdana proyek. Masalahnya, Anda tidak begitu yakin apa itu bagan Gantt, cara bagan membantu manajemen proyek, atau cara membuatnya. 

Meskipun bagan Gantt bisa menjadi sangat kompleks, dasar-dasarnya tidak sulit dipahami. Dalam panduan kami, Anda akan mendapatkan perincian yang jelas tentang pengertian bagan Gantt, kapan menggunakannya, kiat membuatnya, dan banyak lagi.

Apa itu bagan Gantt?

Bagan Gantt adalah bagan batang horizontal yang digunakan untuk menggambarkan linimasa proyek dan tugasnya. Bagan ini memberi tim ikhtisar visual tentang jadwal proyek, milestone yang akan datang, dan linimasa proyek secara keseluruhan. 

Setiap batang horizontal dalam bagan Gantt merepresentasikan tugas, dan panjang setiap batang merepresentasikan waktu yang dibutuhkan langkah atau tugas tersebut. Saat memperkecil untuk melihat gambaran lengkapnya, bagan Gantt memberi manajer proyek dan tim ikhtisar tentang pekerjaan yang perlu diselesaikan, siapa yang melakukannya, dan kapan.

Bagan Gantt biasanya mencakup komponen-komponen berikut:

• Tanggal dan durasi tugas

• Tugas

• Pemilik tugas

• Milestone

Sebagian besar bagan Gantt juga menawarkan konteks tambahan tentang cara tugas proyek terhubung satu sama lain, penerima tugas, dan batas waktu dan milestone penting yang akan datang. Dengan bagan Gantt yang dinamis, anggota tim memiliki wawasan umum tentang anggung jawab mereka dan dampak pekerjaan mereka terhadap proyek secara keseluruhan.

Jalur kritis untuk bagan Gantt

Saat membuat bagan Gantt, Anda harus memahami peran jalur kritis. Jalur kritis adalah pendekatan yang membantu mengurangi kejadian saat tugas individu dapat menyebabkan tugas berikutnya tertunda, mengakibatkan keseluruhan proyek tertunda dan batas waktu berpotensi luput.  

Anda dapat menggunakan bagan Gantt untuk menentukan tugas yang perlu diselesaikan agar keseluruhan proyek berhasil dan selesai tepat waktu, dengan kata lain, jalur kritis.

Sejarah bagan Gantt

Versi paling awal bagan Gantt diciptakan oleh Karol Adamiecki. Dia menemukan hal yang disebutnya sebagai  harmonogram  pada 1896. Adamiecki menerbitkan temuannya dalam bahasa Rusia dan Polandia sehingga sulit diakses di negara-negara berbahasa Inggris. Pada 1910,  Henry Gantt secara independen memopulerkan bagan serupa di Amerika Serikat yang dibuat untuk merepresentasikan durasi yang dihabiskan pekerja pabrik untuk tugas yang diberikan. Kedua sistem ini telah digabungkan untuk membuat bagan yang kita kenal sekarang sebagai bagan Gantt modern.

Dari melacak tugas pegawai pabrik, bagan Gantt kemudian menjadi cara populer untuk melacak jadwal proyek. Awalnya, bagan Gantt digambar di atas kertas. Artinya, setiap kali jadwal berubah, bagan harus digambar ulang. Kemudian, manajer proyek menggunakan potongan kertas atau balok untuk merepresentasikan batang bagan Gantt sehingga mereka dapat memindahkannya sesuai kebutuhan.

Apa kegunaan bagan Gantt?

Meskipun dapat menggunakan bagan Gantt untuk berbagai proyek dan program, Anda sebaiknya memahami kegunaan dan alasan penggunaannya:

• Membuat dan mengelola proyek yang kompleks: Semakin besar proyek, semakin banyak tugas yang harus dikelola. Bagan Gantt dapat membantu manajer proyek memvisualisasikan proyek dan membaginya menjadi tugas-tugas yang lebih kecil.

• Memantau dependensi tugas: Penundaan proyek itu wajar. Bagan Gantt membantu manajer proyek mengotomatiskan dependensi tugas, dan ini memastikan fase atau tugas berikutnya tidak akan dimulai sampai yang sebelumnya selesai.   

• Melacak progres proyek: Bagan Gantt memungkinkan Anda untuk memantau progres dan milestone sehingga dapat dengan mudah menyesuaikan rencana proyek jika diperlukan. 

Di bawah ini adalah tiga cara umum menggunakan bagan Gantt.

1. Memetakan kampanye pemasaran

Kampanye pemasaran yang lebih besar membutuhkan banyak kolaborasi dan koordinasi, dan Anda dapat dengan mudah melewatkan perkembangan semua bagian kompleks. Bagan Gantt menyederhanakan proses dengan menguraikan urutan tugas beserta penerima tugasnya dan waktu yang dibutuhkan setiap tugas itu. Dengan cara ini, tim tidak hanya mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas apa, tetapi juga cara pekerjaan mereka memengaruhi orang lain atau gol yang lebih besar.

2. Menguraikan hasil akhir untuk klien

Bagan Gantt dapat membantu menunjukkan linimasa dari semua hasil akhir kepada klien dan menetapkan ekspektasi waktu yang dibutuhkan setiap tugas. Dengan menguraikan rencana menggunakan cara ini, Anda dapat memberikan ide yang jelas tentang ruang lingkup hasil akhir Anda dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya kepada pemangku kepentingan dan klien. Jadi, mereka tidak hanya mengetahui kapan Anda menyerahkan item, tetapi juga kapan Anda akan mengerjakannya.

3. Merencanakan peluncuran produk

Untuk peluncuran produk, Anda dapat menggunakan bagan Gantt untuk memetakan seluruh rencana, mulai ideasi hingga peluncuran dan seterusnya. Dengan memvisualisasikan ini dalam bagan Gantt, Anda kemudian dapat dengan lebih mudah menemukan berbagai konflik sebelum memulai, melihat dependensi di antara langkah-langkah, dan mendapatkan ikhtisar yang jelas tentang segala sesuatu yang terjadi menjelang peluncuran, dan kapan.

Cara membuat bagan Gantt

Meskipun tidak ada dua bagan Gantt yang terlihat benar-benar mirip, ada beberapa langkah dasar yang perlu Anda ambil untuk memulai, terlepas dari perangkat lunak yang digunakan. 

1. Tentukan rentang waktu

Bagan Gantt Anda harus berupa proyek dengan tanggal mulai dan akhir. Anggaplah bagan Gantt sebagai cara untuk merepresentasikan proyek melalui linimasa. Linimasa membutuhkan titik awal dan akhir.

Kiat: Meskipun semua proyek harus memiliki titik akhir yang jelas, Anda kemungkinan akan memiliki beberapa tugas lanjutan tambahan dengan klien setelah proyek selesai Jadi, Anda mungkin perlu menambahkan beberapa tanggal setelahnya untuk item-item ini.

2. Tambahkan tugas dengan tanggal mulai dan akhir

Dalam linimasa proyek yang lebih luas, bagan Gantt berfungsi sempurna ketika tugas individu memiliki tanggal awal dan akhir yang ditentukan. Dengan cara ini, tugas tersebut dapat dengan mudah divisualisasikan pada bagan batang. Jika tidak menambahkan tanggal mulai, tugas akan ditampilkan sebagai momen dalam waktu yang mungkin lebih sulit untuk divisualisasikan dalam gambaran yang lebih besar.

Kiat: Tanggal mulai dan akhir yang jelas juga memudahkan tim untuk memahami kapan harus mulai mengerjakan tugas. Dengan begitu, mereka tidak akan lengah terkait proyek besar yang tenggatnya berakhir besok.

3. Perjelas dependensi

Karena proyek besar, wajar jika ada beberapa tugas yang tidak dapat dimulai sampai tugas lainnya selesai. Agar proyek tetap berjalan lancar, dan setiap tim memiliki informasi yang sama, Anda dapat memvisualisasikan dependensi antartugas dalam bagan Gantt.

Pada contoh di bawah ini, kemampuan untuk memublikasikan postingan blog produk bergantung pada peninjauan postingan blog yang juga bergantung pada pembuatan draf postingan blog tersebut. Demikian pula, tim tidak dapat meluncurkan kampanye email sebelum draf email dibuat. Menggambar dependensi di antara tugas-tugas ini akan membantu tim berikutnya tetap mendapatkan informasi terbaru tentang hal yang dapat mulai dikerjakan dalam fase proyek mereka. 

4. Tentukan milestone

Tidak seperti kebanyakan tugas dalam bagan Gantt, milestone adalah titik waktu tetap. Anggap milestone sebagai checkpoint untuk menandakan bahwa sebagian besar pekerjaan telah selesai. Milestone membantu tim mengetahui hal yang harus diprioritaskan yang dan bisa menjadi momen perayaan luar biasa saat diselesaikan.

Kiat: Milestone sering kali berada di akhir fase proyek, tetapi ada banyak cara membuat milestone untuk tim Anda, terutama karena setiap tim dan proyek terlihat berbeda. Contoh milestone:

• Rapat

• Persetujuan proyek

• Titik awal tugas

• Check-in di fase pertengahan

• Titik penyelesaian fase

5. Modifikasi pekerjaan saat rencana berubah

Rencana pasti akan berubah, itulah sebabnya perangkat lunak bagan Gantt harus dapat beradaptasi dengan kebutuhan Anda. Cari alat yang membuat Anda dapat menarik dan melepaskan tugas dengan mudah dan yang secara otomatis memperbarui dependensi secara real-time. Dengan begitu, Anda dapat selalu menjaga agar proyek tetap sesuai rencana, bahkan saat rencananya berubah.

Kelebihan dan kekurangan bagan Gantt

Meskipun mungkin bermanfaat, bagan Gantt tidak selalu cocok untuk setiap proyek. Untuk lebih memahami apakah bagan Gantt tepat untuk Anda dan proyek vs. linimasa Anda, berikut beberapa pertimbangan sebelum Anda mulai membuatnya.

Kelebihan

• Dapatkan tampilan menyeluruh dari linimasa proyek: Bagan Gantt adalah peta jalan proyek Anda. Alat ini membantu melacak kapan harus mencapai setiap milestone, dan apakah Anda berada di jalur yang tepat untuk melakukannya. Karena menawarkan tampilan menyeluruh, bagan Gantt sangat berguna untuk mempresentasikan ikhtisar singkat kepada manajemen senior atau klien.

• Lihat kaitan antartugas: Dengan menambahkan tanggal mulai dan selesai ke setiap tugas dan menggambar dependensi, Anda dapat memvisualisasikan cara setiap bagian pekerjaan memengaruhi bagian lain. Hal ini membantu Anda mengidentifikasi masalah dan mengatasi konflik dependensi sebelum memulai.

• Tingkatkan manajemen sumber daya tim: Menambahkan pemilik ke setiap bagian pekerjaan dapat membantu melihat siapa melakukan apa dan kapan harus untuk mengelola beban kerja individu dengan lebih baik. Karena semuanya direncanakan secara berurutan, Anda akan dapat melihat jika satu rekan tim atau tim memiliki terlalu banyak tugas yang harus dikerjakan pada satu waktu. Lalu, Anda dapat memberi atau menjadwalkan tugas ulang sesuai kebutuhan.

Kekurangan

• Penyiapan lebih menghabiskan waktu: Menyiapkan bagan Gantt bisa memakan waktu, terutama jika menggunakan spreadsheet Microsoft Excel. Bahkan, jika menggunakan templat, Anda mungkin masih harus melakukan penyesuaian untuk menyesuaikannya dengan kebutuhan khusus tim.

• Sulit untuk mengelola proyek di tempat yang sama dengan tempat Anda merencanakannya: Bagan Gantt konvensional paling berguna dalam fase perencanaan proyek. Setelah memetakan pekerjaan, Anda mungkin perlu menggunakan alat atau platform berbeda untuk mengelola aktivitas sehari-hari sehingga sulit untuk mengetahui letak sumber kebenaran tunggal tim.

• Menambahkan lebih banyak detail membuatnya berantakan: Menambahkan konteks seputar batas waktu dan kolaborator ke rencana proyek pada bagan Gantt dapat mengubahnya dari peta yang mudah dilihat menjadi sheet membingungkan yang berantakan.

Alternatif bagan Gantt konvensional

Untungnya, ada alternatif bagan Gantt yang masih memberi Anda tampilan menyeluruh tentang perpaduan semua pekerjaan tanpa batasan tipikal bagan Gantt berbasis spreadsheet konvensional.

Alat yang lebih baik untuk membangun rencana Anda

Alat manajemen proyek kerja seperti Asana dapat membantu mengelola, mengoordinasikan, dan menambahkan detail pada pekerjaan di tempat yang sama dengan tempat Anda merencanakannya, serta menghabiskan lebih sedikit waktu untuk menyiapkan semuanya.

Misalnya, Anda dapat mengatur rencana proyek menggunakan Linimasa Asana, tampilan seperti bagan Gantt yang memungkinkan Anda memetakan perpaduan semua bagian proyek. Seperti bagan Gantt, Linimasa menampilkan kepada Anda kapan setiap langkah akan berlangsung, berapa lama waktu yang dibutuhkan, dan siapa yang bertanggung jawab. Tidak seperti bagan Gantt, Linimasa mudah diatur, dikelola, dan memungkinkan tim berkolaborasi pada pekerjaan di tempat yang sama dengan tempat Anda merencanakannya.

Jenis lain dari manajemen proyek visual

Tergantung jenis pekerjaan yang Anda kelola, kalender atau  papan Kanban dapat berfungsi sebagai alternatif penyiapan yang lebih ringan dan lebih cepat untuk memvisualisasikan rencana proyek dalam linimasa. Dengan Asana, Anda juga dapat beralih antara tampilan proyek. Lihat proyek di Tampilan Linimasa, Daftar, Papan, atau Kalender sehingga tim dapat melihat pekerjaan mereka dengan cara yang diinginkan. Anda dapat menguji semua tampilan ini dengan  uji coba Premium gratis.

Rencanakan proyek layaknya profesional dengan Asana

Baik akhirnya menggunakan bagan Gantt maupun alternatif serupa dan menjadi manajer proyek atau tidak, memvisualisasikan rencana proyek adalah langkah penting untuk setiap tim. Hal ini memungkinkan Anda untuk menampilkan perpaduan semua bagian proyek, membagikannya kepada tim, dan menyesuaikan rencana saat pekerjaan berlangsung agar semuanya tetap sesuai rencana.

Petakan rencana proyek dan lihatlah perpaduan setiap bagian dengan Asana.