Metode jalur kritis: Cara menggunakan CPM untuk manajemen proyek

Membangun peta jalan proyek dapat membantu Anda memvisualisasikan apa yang perlu dikerjakan guna mencapai gol akhir Anda. Metode jalur kritis membantu Anda melakukannya. Ini adalah teknik manajemen proyek yang melibatkan pemetaan tugas utama atau tugas penting yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. 

Memanfaatkan teknik ini memungkinkan Anda mengelola dependensi tugas dan mengatur kerangka waktu yang realistis. Lanjutkan membaca untuk mencari tahu cara kerja metode jalur kritis serta cara menggunakannya bersama tim Anda untuk mengoptimalkan linimasa proyek. 

Apa itu metode jalur kritis (CPM)?

Metode jalur kritis (CPM) adalah teknik di mana Anda mengidentifikasi tugas yang diperlukan untuk penyelesaian proyek dan menentukan fleksibilitas penjadwalan. Jalur kritis dalam manajemen proyek merupakan rangkaian aktivitas terpanjang yang harus diselesaikan tepat waktu agar proyek selesai. Penundaan dalam tugas kritis akan menunda bagian lain dalam proyek.

CPM fokus mencari tugas terpenting dalam linimasa proyek, mengidentifikasi dependensi tugas, dan menghitung durasi tugas.

CPM dikembangkan pada akhir 1950-an sebagai metode untuk memecahkan masalah kenaikan biaya karena penjadwalan yang tidak efisien. Sejak itu, CPM dikenal untuk merencanakan proyek dan memprioritaskan tugas. CPM membantu Anda menguraikan proyek kompleks menjadi tugas-tugas terpisah dan memahami lebih baik fleksibilitas proyek. 

Mengapa menggunakan metode jalur kritis?

CPM dapat memberikan wawasan berharga tentang cara merencanakan proyek, mengalokasikan sumber daya, dan menjadwalkan tugas.

Berikut beberapa alasan Anda harus menggunakan metode ini: 

• Meningkatkan perencanaan mendatang: CPM dapat digunakan untuk membandingkan ekspektasi dengan progres aktual. Data yang digunakan dari proyek saat ini dapat memberitahu rencana proyek mendatang. 

• Memfasilitasi manajemen sumber daya yang lebih efektif: CPM membantu manajer proyek memprioritaskan tugas, membuat mereka lebih memahami cara dan tempat menerapkan sumber daya. 

• Membantu menghindari penghambat: Penghambat dalam proyek dapat menyebabkan hilangnya waktu berharga. Memetakan dependensi proyek menggunakan diagram jaringan akan membuat Anda lebih memahami aktivitas yang dapat dan tidak dapat berjalan secara bersamaan, memungkinkan Anda membuat jadwal sebagaimana mestinya.   

Cara menemukan jalur kritis

Menemukan jalur kritis perlu melihat durasi tugas penting dan tidak penting. Di bawah ini adalah perincian langkah-langkah beserta contohnya. 

1. Buat daftar aktivitas

Gunakan struktur perincian kerja untuk membuat daftar semua aktivitas atau tugas proyek yang dibutuhkan untuk memproduksi hasil akhir. Daftar aktivitas dalam struktur perincian kerja berfungsi sebagai dasar untuk bagian CPM lainnya. 

Contohnya, misal, tim pemasaran membuat postingan blog interaktif baru. Berikut adalah beberapa tugas yang mungkin ada dalam struktur perincian kerja:

Saat secara umum memahami tentang semua yang perlu dikerjakan, Anda dapat mulai mengidentifikasi dependensi tugas.

2. Identifikasi dependensi

Berdasarkan struktur perincian kerja Anda, tentukan tugas yang saling tergantung. Ini juga akan membantu Anda mengidentifikasi pekerjaan yang dapat dilakukan bersama tugas lainnya.

Berikut dependensi tugas berdasarkan contoh di atas:

• Tugas B tergantung A

• Tugas C tergantung B 

• Tugas C dan D dapat berjalan bersamaan

• Tugas E tergantung D

• Tugas F tergantung C, D, dan E

Daftar tugas dependen disebut sebagai rangkaian aktivitas yang akan digunakan untuk menentukan jalur kritis. 

3. Buat diagram jaringan

Langkah selanjutnya adalah mengubah struktur perincian kerja menjadi diagram jaringan yang merupakan diagram alir yang menampilkan kronologi aktivitas. Buat kotak untuk setiap tugas dan gunakan anak panah untuk menggambarkan dependensi tugas. 

Anda akan menambah komponen terikat waktu lainnya pada diagram jaringan hingga mengetahui jadwal proyek umum. 

4. Perkirakan durasi tugas

Untuk menghitung jalur kritis, rangkaian terpanjang tugas penting, Anda pertama perlu memperkirakan durasi setiap aktivitas. 

Untuk memperkirakan durasi, cobalah: 

• Membuat tebakan cerdas berdasarkan pengalaman dan pengetahuan

• Memperkirakan berdasarkan data proyek sebelumnya

• Memperkirakan berdasarkan standar industri

Atau, coba gunakan teknik hitungan maju dan hitungan mundur:

• Hitungan maju: Ini digunakan untuk menghitung tanggal mulai awal (ES) dan akhir awal (EF) dengan memakai tanggal mulai yang ditentukan sebelumnya. ES adalah nilai EF tertinggi dari aktivitas prasyarat, dan EF adalah ES + durasi. Perhitungannya dimulai dengan 0 pada ES aktivitas pertama dan dilanjutkan sepanjang jadwal. Menentukan tanggal ES dan EF memungkinkan alokasi awal sumber daya pada proyek. 

• Hitungan mundur: Ini digunakan untuk menghitung tanggal mulai terakhir (LS) dan akhir terakhir (LF). LS adalah LF - durasi, dan LF merupakan nilai LS terendah dari aktivitas lanjutan. Perhitungannya dimulai dengan aktivitas yang terakhir dijadwalkan dan terus mundur sepanjang jadwal.    

Dengan begitu tanggal mulai awal dan terakhir serta tanggal akhir awal dan terakhir dapat digunakan untuk menghitung kelonggaran waktu, atau menjadwalkan fleksibilitas setiap tugas. 

5. Hitung jalur kritis

Menghitung jalur kritis dapat dilakukan secara manual, tapi Anda dapat menghemat waktu menggunakan algoritme jalur kritis. 

Berikut langkah-langkah menghitung jalur kritis secara manual:

Langkah 1: Tulis waktu mulai dan akhir di samping setiap aktivitas.

• Aktivitas pertama memiliki waktu mulai 0, dan waktu akhir merupakan durasi aktivitas tersebut.

• Waktu mulai aktivitas selanjutnya adalah waktu akhir aktivitas sebelumnya, dan waktu akhir adalah waktu mulai ditambah durasi.

• Lakukan ini untuk semua aktivitas.

Langkah 2: Lihat waktu akhir aktivitas terakhir dalam rangkaian untuk menentukan durasi seluruh rangkaian. 

Langkah 3: Rangkaian aktivitas dengan durasi terpanjang adalah jalur kritis.

Dengan menggunakan contoh yang sama di atas, diagram jalur kritis akan terlihat seperti ini: 

Setelah mengetahui jalur kritis, Anda dapat membuat jadwal proyek aktual dalam kisaran jalur tersebut.

6. Hitung kelonggaran waktu

Kelonggaran waktu, atau masa senggang, merujuk pada jumlah fleksibilitas tugas tertentu. Waktu ini menunjukkan berapa lama tugas dapat ditunda tanpa memengaruhi tugas setelahnya atau tanggal akhir proyek. 

Menemukan kelonggaran waktu bermanfaat dalam mengukur tingkat fleksibilitas yang dimiliki proyek. Kelonggaran waktu adalah sumber daya yang harus digunakan untuk mencegah risiko proyek dan masalah tak terduga yang muncul. 

Tugas penting tidak memiliki kelonggaran waktu, yang berarti tanggalnya telah ditentukan. Tugas dengan angka kelonggaran waktu positif termasuk dalam jalur nonkritis, artinya tugas itu dapat ditunda tanpa memengaruhi tanggal penyelesaian proyek. Jika kekurangan waktu atau sumber daya, tugas nonkritis boleh dilewati. 

Menghitung kelonggaran waktu dapat dilakukan dengan algoritme atau secara manual. Gunakan perhitungan dari bagian di bawah ini untuk menentukan kelonggaran waktu total dan kelonggaran waktu bebas. 

Kelonggaran waktu total vs. kelonggaran waktu bebas

Berikut penjelasan tentang kedua jenis kelonggaran waktu:

• Kelonggaran waktu total: Ini adalah jumlah waktu di mana aktivitas dapat ditunda dari tanggal mulai awal tanpa menunda tanggal selesai proyek atau melanggar batasan jadwal. Kelonggaran waktu total = LS - ES atau LF - EF 

• Kelonggaran waktu bebas: Ini merujuk pada berapa lama aktivitas dapat ditunda tanpa memengaruhi aktivitas setelahnya. Kelonggaran waktu bebas hanya terjadi saat dua atau beberapa aktivitas memiliki tugas lanjutan yang sama. Pada diagram jaringan, inilah tempat aktivitas-aktivitas bertemu. Kelonggaran waktu bebas = ES (tugas selanjutnya) - EF (tugas saat ini)

Ada beberapa alasan yang tepat mengapa manajer proyek mendapatkan manfaat dari pemahaman kelonggaran waktu yang baik:

• Menjaga agar proyek berjalan tepat waktu: Mengawasi kelonggaran waktu total proyek memungkinkan Anda untuk menentukan apakah proyek sesuai rencana. Semakin besar kelonggaran waktu, semakin besar kemungkinan Anda dapat selesai lebih awal atau tepat waktu.  

• Memungkinkan Anda untuk membuat prioritas: Dengan mengidentifikasi aktivitas menggunakan kelonggaran waktu bebas, Anda akan lebih memahami tugas yang harus diprioritaskan dan yang lebih fleksibel untuk ditunda. 

• Menjadi sumber daya bermanfaat: Kelonggaran waktu adalah waktu ekstra yang dapat digunakan untuk mencegah risiko proyek atau kendala tak terduga yang muncul. Mengetahui durasi kelonggaran waktu yang dimiliki memungkinkan Anda untuk memilih cara paling efektif untuk menggunakannya. 

Cara menggunakan metode jalur kritis

CPM memberikan visibilitas mengenai progres proyek, memungkinkan Anda memantau tugas dan waktu penyelesaiannya. Di bawah ini adalah beberapa penerapan CPM lainnya. 

Mampatkan jadwal

Walaupun tidak ideal, ada kalanya tenggat proyek dapat dimajukan. Dalam situasi itu, ada dua teknik pemampatan jadwal yang dapat digunakan: fast tracking dan crashing.

1. Fast tracking: Lihat jalur kritis untuk menentukan aktivitas yang dapat dilakukan secara bersamaan. Menjalankan proses paralel akan mempercepat keseluruhan durasi. 

2. Crashing: Proses ini mencakup alokasi lebih banyak sumber daya untuk mempercepat aktivitas. Sebelum mendapatkan lebih banyak sumber daya, pastikan hal tersebut masih dalam cakupan proyek dan beri tahu pemangku kepentingan tentang perubahan.

Memetakan jalur kritis dapat membantu Anda memilih strategi yang sesuai untuk menepati tenggat yang baru. 

Atasi kekurangan sumber daya

Ingat bahwa CPM tidak memperhitungkan ketersediaan sumber daya. Saat ada kekurangan sumber daya, seperti anggota tim yang kewalahan atau kekurangan perlengkapan, Anda dapat menggunakan teknik pemerataan sumber daya untuk menyelesaikan masalah. 

Teknik ini bertujuan memecahkan masalah kelebihan alokasi sumber daya dan memastikan bahwa proyek dapat diselesaikan dengan sumber daya yang saat ini tersedia. 

Pemerataan sumber daya dilakukan dengan menyesuaikan tanggal mulai dan akhir proyek sehingga Anda mungkin harus menyesuaikan ulang jalur kritis atau menerapkan teknik ini pada aktivitas dengan kelonggaran waktu.

Kumpulkan data untuk penggunaan di masa mendatang

Jadwal yang dibuat dari CPM dapat berubah karena Anda menggunakan estimasi cerdas untuk durasi aktivitas. Anda dapat membandingkan jalur kritis awal dengan jalur kritis aktual saat proyek berjalan.

Data ini dapat digunakan sebagai referensi untuk mendapatkan perkiraan durasi tugas yang lebih akurat untuk proyek mendatang. 

Metode jalur kritis vs. PERT

CPM dan Teknik Evaluasi dan Tinjauan Program (PERT) dikembangkan pada 1950-an. PERT digunakan untuk memperkirakan ketidakpastian seputar aktivitas proyek dengan menerapkan rata-rata tertimbang dari waktu optimis dan pesimis. Teknik ini mengevaluasi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan aktivitas. 

PERT menggunakan tiga perkiraan untuk menemukan rentang durasi aktivitas:

1. Perkiraan paling mungkin terjadi (M)

2. Optimis (O)

3. Pesimis (P) 

Perhitungan PERT adalah: Perkiraan waktu = (O + 4M + P) / 6

Perbedaan utama antara PERT dan CPM adalah tingkat kepastian seputar durasi aktivitas. PERT digunakan untuk memperkirakan waktu yang dibutuhkan dalam menyelesaikan aktivitas, sedangkan CPM digunakan saat durasi aktivitas sudah diperkirakan. 

Mari kita lihat perbandingan kedua teknik tersebut:

• PERT mengelola aktivitas proyek yang tidak pasti, CPM mengelola yang dapat diprediksi.

• PERT fokus menepati atau meminimalkan durasi proyek, CPM fokus pada pertukaran waktu dan biaya.

• PERT adalah model probabilistik, CPM merupakan model deterministik.

• PERT memiliki tiga perkiraan untuk setiap aktivitas, CPM hanya satu.

Di samping perbedaan, PERT dan CPM menganalisis komponen berikut:

• Daftar tugas yang dibutuhkan

• Perkiraan durasi setiap tugas

• Dependensi tugas

Kedua teknik tersebut dapat digunakan bersamaan untuk meningkatkan efektivitasnya. Anda bisa menggunakan PERT untuk mendapatkan perkiraan durasi tugas yang lebih realistis sebelum melanjutkan untuk menghitung jalur kritis dan kelonggaran waktu.  

Metode jalur kritis vs. diagram Gantt

Diagram Gantt adalah diagram batang horizontal yang memetakan aktivitas proyek yang dapat dilacak terhadap linimasa yang sudah ditentukan. CPM dan diagram Gantt menampilkan dependensi antartugas. 

Mari kita pelajari beberapa perbedaan antara kedua alat tersebut:

CPM

• Menggambarkan jalur kritis dan non-kritis, serta menghitung durasi proyek

• Ditampilkan sebagai diagram jaringan dengan kotak-kotak yang terhubung

• Tidak menunjukkan sumber daya yang dibutuhkan

• Memetakan aktivitas pada diagram jaringan tanpa skala waktu

Diagram Gantt

• Menggambarkan progres aktivitas proyek

• Ditampilkan sebagai diagram batang horizontal

• Menampilkan sumber daya yang dibutuhkan setiap aktivitas 

• Memetakan aktivitas pada skala waktu 

Diagram Gantt dapat dipasangkan dengan CPM untuk melacak jalur kritis seiring waktu guna menjaga proyek Anda tetap berjalan sesuai jadwal. 

Gunakan jalur kritis untuk manajemen proyek yang lebih baik

CPM dapat menjadi aset bermanfaat dalam manajemen proyek, khususnya untuk merencanakan tugas dan mengelola sumber daya. Dengan bantuan alat perencanaan proyek, Anda akan dapat membuat jadwal dan melacak proyek dengan mudah. Untuk semakin meningkatkan efisiensi kerja, lihat 12 kiat menjadi lebih produktif sekarang.