Apa itu proses kontrol perubahan dan bagaimana menggunakannya?

Proses kontrol perubahan adalah cara manajer proyek mengajukan permintaan peninjauan kepada pemangku kepentingan yang kemudian disetujui atau ditolak. Ini merupakan proses penting untuk membantu mengelola proyek besar dengan banyak komponen penggeraknya.

Dalam hal mengelola multiproyek, banyak hal bisa menjadi rumit. Mulai mengoordinasikan linimasa pekerjaan hingga melacak tujuan dan hasil, hal terakhir yang perlu Anda hadapi adalah perubahan besar proyek. Tapi, dengan tersedianya proses kontrol perubahan, mengajukan permintaan perubahan proyek adalah hal mudah.

Proses kontrol perubahan penting bagi inisiatif besar, di mana banyak rekan tim yang bekerja lintas departemen. Mari kita dalami proses dan contoh nyata untuk membantu mengimplementasikan prosedur kontrol perubahan Anda sendiri.  

Apa arti proses kontrol perubahan?

Kontrol perubahan adalah proses yang digunakan untuk mengelola permintaan perubahan bagi proyek dan inisiatif besar. Ini adalah bagian dari rencana manajemen perubahan yang menentukan peran untuk mengelola perubahan dalam tim atau perusahaan. Meski ada banyak bagian pada proses perubahan, cara termudah membayangkannya adalah hal ini mencakup pembuatan log perubahan yang memungkinkan Anda melacak permintaan perubahan proyek. 

Umumnya, pemangku kepentingan dapat meminta perubahan. Permintaan bisa saja sekecil sedikit pengeditan pada jadwal proyek atau sebesar hasil akhir baru. Harap diingat, tidak semua permintaan akan disetujui karena pemangku kepentingan berwenang menyetujui atau menolaknya. 

Karena proses kontrol perubahan memiliki banyak komponen penggerak dan berbeda di setiap perusahaan, mengimplementasikan alat yang dapat membantu proses siklus berjalan lancar merupakan hal bermanfaat. Alat seperti perangkat lunak manajemen alur kerja dapat membantu Anda mengelola pekerjaan dan komunikasi di satu tempat. 

Kontrol perubahan vs. manajemen perubahan

Bingung membedakan antara kontrol perubahan dan manajemen perubahan? Bukan salah Anda. Ada banyak perbedaan antara kontrol perubahan dan rencana manajemen perubahan. Kontrol perubahan hanyalah satu dari banyak bagian strategi manajemen perubahan. 

• Kontrol perubahan: Proses kontrol perubahan harus dimiliki organisasi apa pun, dan dapat membantu aliran informasi terkait perubahan proyek. Proses yang sukses harus menentukan metrik kesuksesan, mengatur alur kerja, memungkinkan tim untuk berkomunikasi, dan menyiapkan tim meraih kesuksesan nantinya. 

• Manajemen perubahan: Rencana manajemen perubahan berisi koordinasi anggaran, jadwal, komunikasi, dan sumber daya. Jadi, meski proses kontrol perubahan meliputi dokumen resmi yang menguraikan permintaan perubahan dan dampak perubahan, manajemen perubahan merupakan rencana menyeluruh.

Seperti yang Anda lihat, proses kontrol perubahan hanyalah satu bagian kecil dari rencana manajemen perubahan yang lebih besar. Jadi, meski berhubungan, kedua istilah tersebut tidak sama.

Apa manfaat proses kontrol perubahan?

Mengimplementasikan proses kontrol perubahan dapat membantu menata tim Anda dengan dukungan perangkat lunak organisasi dan efisiensi seputar hasil akhir dan tenggat proyek. Ini juga penting saat mempertimbangkan konsekuensi perubahan yang tidak terkelola secara efektif.  

Proses manajemen perubahan dapat membantu Anda mengeksekusi rencana manajemen sumber daya atau gol manajemen kerja lain. Berikut beberapa manfaat tambahan mengimplementasikan proses kontrol perubahan. 

Produktivitas yang meningkat  

Proses kontrol perubahan akan menjelaskan hasil akhir proyek dan memungkinkan fokus pada eksekusi, bukan mengumpulkan informasi. Hal ini menghasilkan produktivitas dan efisiensi yang meningkat, khususnya dengan bantuan perangkat lunak produktivitas.

Tanpa adanya proses, produktivitas dapat terdampak karena waktu yang dihabiskan pada kerja tentang kerja. Dengan bandwidth terbatas yang tersedia untuk kebanyakan pekerjaan penting, lebih dari seperempat (26%) batas waktu luput setiap minggu.

Komunikasi yang efektif

Mendokumentasikan perubahan secara tepat dapat membantu mengurangi masalah komunikasi. Saat gol dan tujuan ditentukan dengan jelas, komunikasi tim dapat berkembang. Ingat, proses kontrol perubahan tidak akan memperbaiki semua masalah komunikasi. Menggabungkan perangkat lunak manajemen kerja untuk menjalin komunikasi tentang proyek di satu tempat juga dapat bermanfaat.  

Kemudian, proses kontrol perubahan juga dapat dibagikan kepada pemangku kepentingan agar mudah memberikan konteks untuk permintaan perubahan.  

Kerja tim dan kolaborasi yang lebih baik

Komunikasi efektif tidak hanya bermanfaat dalam kapasitasnya, tapi juga dapat membantu meningkatkan kolaborasi. Dengan komunikasi yang jelas tentang perubahan proyek, berkolaborasi dan bekerja sama akan lebih mudah. 

Contohnya, saat perubahan disampaikan dengan jelas di awal, pemangku kepentingan memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada kreativitas dan kerja sama tim. Tanpa komunikasi efektif, mereka dipaksa menghabiskan waktu mengumpulkan informasi alih-alih bekerja secara kreatif bersama anggota tim. 

Ingin meningkatkan kolaborasi lebih jauh lagi? Hubungkan proses kontrol perubahan Anda dengan perangkat lunak manajemen tugas untuk menyiapkan tim meraih kesuksesan. 

Lima langkah proses kontrol perubahan

Mirip dengan lima fase manajemen proyek, ada lima langkah utama tentang membuat proses kontrol perubahan. Meski beberapa proses sedikit berbeda, semuanya berisi beberapa elemen penting. Mulai inisiasi hingga implementasi, setiap langkah-langkah dasar ini membantu permintaan perubahan bergerak secara efisien pada alur dan mencegah perubahan yang tidak perlu. 

Beberapa orang lebih memilih melihat prosedur dalam alur proses kontrol perubahan yang dapat lebih mudah divisualisasikan. Terlepas dari cara yang dipilih untuk melihatnya, hasilnya akan berupa keputusan akhir terkait apakah permintaan perubahan disetujui atau ditolak.  

Mari kita pelajari lebih dalam lima langkah proses kontrol perubahan efektif dan hal yang termasuk dalam setiap langkah.

1. Inisiasi permintaan perubahan

Permintaan perubahan dilakukan di fase inisiasi proses kontrol perubahan. Ada banyak alasan Anda mungkin meminta perubahan. Contohnya, hasil akhir kreatif memakan waktu lebih lama dari yang diperkirakan. Kemudian, permintaan akan dibuat untuk menyesuaikan tenggat hasil akhir. Meski permintaan kemungkinan besar berasal dari pemangku kepentingan atau pemimpin proyek, perubahan yang diajukan dapat diminta oleh siapa pun. 

Anggota tim yang ingin membuat permintaan harus mengajukannya via formulir permintaan perubahan. Sebagai manajer proyek, Anda harus menyimpan log perubahan di tempat yang mudah ditemukan dan diakses semua orang. 

Setelah formulir permintaan diisi, Anda akan memperbarui log perubahan dengan nama, deskripsi singkat, dan detail lain yang menurut Anda sesuai, seperti tanggal dan nama pemohon. Log merupakan catatan semua perubahan proyek yang dapat bermanfaat untuk mengelola multiproyek dengan durasi berbulan-bulan. 

Berikut contoh beragam bidang yang mungkin Anda masukkan di formulir permintaan perubahan.

• Nama proyek

• Tanggal

• Deskripsi permintaan

• Diminta oleh

• Pemilik perubahan

• Prioritas

• Dampak perubahan

• Batas waktu

• Komentar

Bidang yang disertakan akan bergantung pada detail log perubahan yang diinginkan dan jenis perubahan yang ditangani.

2. Penilaian permintaan perubahan

Setelah permintaan diisi, serta formulir awal diajukan dan disetujui, permintaan kemudian akan ditinjau. Ini berbeda dengan pengajuan formulir awal karena penilaian dilakukan saat perubahan aktual dievaluasi. 

Fase penilaian tidak selalu merupakan saat keputusan diambil, melainkan ditinjau untuk informasi dasar. Informasi tersebut kemungkinan akan dinilai oleh pemimpin proyek atau departemen yang akan meninjau detail seperti sumber daya yang dibutuhkan, dampak permintaan, dan kepada siapa permintaan harus diteruskan. 

Jika lolos penilaian awal, permintaan perubahan kemudian akan diteruskan ke fase analisis di mana keputusan aktual akan diambil. 

3. Analisis permintaan perubahan

Fase analisis dampak perubahan adalah saat pemimpin proyek mengambil keputusan final tentang persetujuan atau penolakan permintaan. Meski Anda juga mungkin memberi masukan pada keputusan tersebut, mendapatkan persetujuan resmi dari pemimpin juga ide yang bagus. Terkadang, bahkan mungkin ada dewan kontrol perubahan yang memiliki kontrol atas persetujuan perubahan. 

Permintaan perubahan yang disetujui akan memerlukan pernyataan persetujuan, yang kemudian akan disampaikan kepada tim, dan berlanjut ke proses lima langkah yang tersisa. Proses ini harus didokumentasikan pada log perubahan dan di tempat komunikasi proyek guna memastikan semua pemangku kepentingan memahami pergeseran yang diperlukan. 

Jika permintaan perubahan ditolak, hal ini juga harus didokumentasikan di log perubahan. Walaupun permintaan yang ditolak tidak perlu disampaikan kepada tim, ini dapat membantu mencegah terjadinya kebingungan. 

4. Implementasi permintaan perubahan

Jika disetujui, permintaan perubahan akan berpindah ke fase implementasi. Di sini Anda dan pemangku kepentingan proyek akan membuat perubahan proyek.  

Mengimplementasikan perubahan akan terlihat berbeda, tergantung tahapan proyeknya. Tapi, implementasi inibiasanya meliputi memperbarui linimasa dan hasil akhir proyek serta memberi tahu tim proyek. Lalu, pekerjaan aktual dapat dimulai. Anda sebaiknya juga mengevaluasi cakupan proyek untuk memastikan perubahan pada linimasa tidak akan berdampak besar pada gol yang diproyeksikan. 

Sebaiknya sebarkan informasi permintaan di ruang kerja bersama dan log perubahan untuk memastikan produktivitas tidak hilang karena mencoba mencari informasi baru. Anda mungkin perlu mengirimkan kasus bisnis yang direvisi untuk mengantisipasi segala kemungkinan. 

5. Pengakhiran permintaan perubahan

Setelah didokumentasikan, disebarkan, dan diimplementasikan, permintaan siap diakhiri. Meski beberapa tim tidak menyediakan rencana pengakhiran resmi, memilikinya untuk menyimpan informasi di tempat yang selanjutnya bisa menjadi referensi semua anggota tim juga bermanfaat. 

Di fase pengakhiran, dokumentasi, log perubahan, dan komunikasi harus disimpan di tempat bersama yang dapat diakses nantinya. Anda juga harus menyimpan formulir perubahan awal dan revisi rencana proyek yang dibuat sepanjang proses. 

Setelah dokumen berada di tempat yang tepat, Anda dapat mengakhiri tugas terbuka dan berusaha menyelesaikan proyek dengan sukses. Beberapa pemimpin proyek juga mengadakan pertemuan evaluasi sebelum mengakhiri proyek secara resmi. 

Contoh proses kontrol perubahan

Setelah memahami lima langkah proses kontrol perubahan, kini saatnya menjalankan langkah-langkah itu. Kami telah mengumpulkan contoh untuk memberi Anda permulaan yang nyata.   

Sebelum menyatukan rencana, penting untuk mengevaluasi proses dan alat terkini Anda guna memastikan keduanya cocok bagi tim. Anda mungkin harus membuat kasus bisnis atau rencana proyek untuk dipresentasikan kepada pemangku kepentingan perusahaan. 

Entri yang dimasukkan dalam log perubahan mungkin berbeda-beda, tergantung jenis perubahan yang sering ditemui dan kompleksitas proyek. Meskipun proyek rumit dengan berdurasi berbulan-bulan mungkin mengalami lebih banyak permintaan perubahan, proyek sekali waktu yang lebih kecil mungkin tidak perlu sedetail log perubahan. 

Berikut contoh log perubahan untuk memberi Anda gambaran hal yang perlu dicakup dan cara menyusun log Anda sendiri. Contoh kontrol perubahan ini termasuk:

• Nama proyek

• Nama tugas

• Penerima tugas

• Tenggat

• Status prioritas

• Status progres

• Jenis perubahan

Format sederhana ini adalah titik awal yang sangat baik untuk log perubahan, tapi Anda dapat memilih untuk menambahkan bidang tambahan sesuai dengan kompleksitas proyek. 

Untuk membuat log perubahan, Anda dapat membuat templat kustom atau melihatgaleri templat proyek kami. 

Kapan menggunakan proses kontrol perubahan

Mencatat kapan menggunakan rencana manajemen kontrol perubahan agar Anda siap saat waktunya tiba adalah ide yang bagus. Ada banyak jenis perubahan berbeda yang mungkin Anda temui, tergantung inisiatif baru dan alat yang tersedia.

Perubahan umum mungkin mencakup permintaan memperpanjang linimasa, reorganisasi informasi, atau perubahan dalam hasil akhir. Berikut beberapa contoh tambahan di mana Anda harus menggunakan proses kontrol perubahan. 

• Cakupan berlebihan: Anda mungkin harus mempertimbangkan untuk menggunakan proses ini saat cakup proyek berlebihan. Hal ini yang juga dikenal sebagai scope creep. 

• Inkonsistensi proyek: Jika menemukan inkonsistensi selama proyek, meminta perubahan dapat membantu agar tidak perlu mengerjakan ulang hasil akhir nantinya. 

• Gol berlebihan: Biasanya, OKR bisa saja di luar jangkauan, dan tidak ada salahnya menandai masalah itu sebelum proyek selesai.

• Alat baru: Jika proses atau alat baru tersedia, perubahan di saat Anda menangani masalah baru selama beberapa proyek pertama mungkin tidak dapat dihindari. 

Minta akses ke perubahan

Meskipun perubahan tidak terhindarkan, kabar baiknya, hal ini tidak harus mengganggu proyek Anda selanjutnya. Dengan mengimplementasikan proses kontrol perubahan, Anda dapat memastikan proyek tetap sesuai rencana dan komunikasi jelas dan efektif. Ini akan menunjang produktivitas dan mengurangi kebingungan tentang hasil akhir proyek Anda. 

Jika mengalami perubahan, pastikan proses yang tepat untuk menangani situasi tersebut tersedia. Saat memiliki rencana manajemen perubahan yang siap dijalankan, Anda dapat mengurangi dampak negatif terkait perubahan dalam strategi dan terus fokus memberikan dampak.

Butuh sumber daya tambahan untuk mengelola proyek selanjutnya dengan lebih baik? Baca selengkapnya tentang cara membuat cakupan proyek.