Vous découvrez le suivi de projet ? Nous allons tout vous expliquer.

Travailler sur les bonnes tâches dans les délais impartis, tout en respectant le budget alloué : tel est l’exercice périlleux de la gestion de projet. Toutefois, difficile de ne pas oublier certaines tâches lorsque l’on ne connaît pas précisément toutes les variables du projet. Vous avez déjà rencontré ce problème ? Rassurez-vous, vous n’êtes pas un cas isolé... en effet, nous passons à côté de plus d’un tiers (26 %) de nos échéances chaque semaine.

Une aide est donc la bienvenue. Un outil de suivi de projet comme Asana permet à tous les membres de votre équipe d’avoir une idée précise de l’état d’avancement du projet. Vous obtenez aisément et en temps réel les mises à jour indispensables à vos activités, et pouvez tous consacrer davantage de temps aux tâches à haute valeur ajoutée. Nous allons donc vous expliquer comment mettre en place un suivi de projet efficace, qui permettra à chacun au sein de l’équipe de savoir qui fait quoi, et pour quand.

Qu’est-ce que le suivi de projet ?

Le suivi de projet est un ensemble d’outils et de pratiques qui visent à aider les chefs de projet à surveiller la progression de leurs initiatives. Gardez le fil de toutes les données de vos projets en optant pour des outils de suivi dédiés, au lieu de vous appuyer sur des feuilles de calcul, e-mails ou de simplement tout retenir de tête. De cette manière, les membres de l’équipe sont tenus informés de l’état d’avancement, que ce soit au niveau d’un projet ou d’un programme, ou même à l’échelle individuelle.

Les outils de suivi de projet

Avec ces outils, qui proposent notamment des tableaux de bord ou des mises à jour de statut, le suivi de projet se concrétise. Résultat ? Plus besoin de passer une heure à vérifier tous vos projets le vendredi soir pour en connaître l’avancée. Les outils de suivi de projet sont conçus pour aider votre équipe à obtenir les dernières informations sur les tâches individuelles et les projets d’équipe, mais aussi sur plusieurs projets à la fois.

Grâce à eux, vous pouvez :

• Partager des informations autour des tâches en temps réel.

• Clarifier les responsabilités de chacun et les échéances.

• Créer des rapports d’avancement partageables.

• Aider votre équipe à suivre le statut, la durée et le budget.

Relier les activités et décloisonner l’information

Si nous les appelons des outils de suivi de projet, ils font généralement partie d’un logiciel de gestion du travail complet. En effet, ces outils ne sont efficaces que s’ils sont associés aux activités de votre équipe.

Nous avons bien trop tendance à répartir notre travail sur plusieurs outils : documents de travail, communications par e-mail, suivi du travail sur une feuille de calcul… Tout cela vous dit quelque chose ? Nous aussi ! D’après l’étude L’Anatomie du travail, en moyenne, chaque travailleur de la connaissance bascule jusqu’à 25 fois par jour entre 10 applications. Ce trop-plein d’applications nuit à notre efficacité et augmente le risque d’oublier certaines tâches.

Les équipes dont le système de travail est cloisonné ont tendance à avoir du mal à rechercher des informations. Pour trouver la dernière version d’un document, il est souvent nécessaire d’envoyer un e-mail à un collègue ou de parcourir toute une liste de messages. Et si vous avez dans l’idée d’assurer le suivi de vos données de projet en utilisant un système de type feuille de calcul, il vous faudra saisir à la main des informations tirées d’autres outils et sources.

En gérant ses projets et tâches à l’aide d’un outil de gestion du travail doté de fonctionnalités de suivi idéales pour se tenir informé, votre équipe obtient des informations en temps réel... et évite les tâches redondantes par la même occasion.

Vous aurez accès à toutes les informations dont vous avez besoin en seul endroit, au lieu d’être contraint de les rechercher, les copier et les coller ou d’extraire des données de plusieurs feuilles de calcul. S’il y a bien une chose à ne pas faire, c’est se donner davantage de travail à réaliser à la main en saisissant de nouveau toutes les informations à suivre dans un outil distinct.

3 fonctionnalités de suivi de projet clés

Comme nous l’avons précisé auparavant, le suivi de projet appartient à une catégorie plus large de logiciels de gestion du travail. Lorsque les membres de l’équipe y font référence, concrètement, ils pensent à ces trois aspects en particulier : le suivi du travail à l’échelle individuelle, les mises à jour sur les activités de projet et enfin la vérification de l’avancement du travail sur plusieurs projets.

Suivi du travail à l’échelle individuelle

Les outils de suivi de projet agissent aussi au niveau des tâches individuelles, en aidant tout le monde à se coordonner quant aux échéances ainsi qu’aux responsabilités des uns et des autres. Les membres de l’équipe peuvent ainsi aisément déterminer si une tâche respecte ou non le planning prévu et si les livrables du projet avancent bien.

Autre intérêt de suivre le travail au niveau de chaque tâche : la réduction des tâches redondantes. Chacun ayant une idée précise de qui fait quoi et pour quand, finies les conjectures et les tâches liées à l’organisation ! Sachant que les travailleurs de la connaissance consacrent 13 % de leur temps à des tâches déjà terminées, autant dire que nous tenons là un atout décisif.

De l’importance d’attribuer un seul responsable par initiative

Pour suivre vos activités à l’échelle individuelle, vous devez avant tout veiller à ce qu’une seule personne soit directement responsable de chaque tâche. Les membres de l’équipe sauront ainsi à qui poser des questions et à qui s’adresser pour faire le point sur l’état d’avancement de la tâche en question.

Imaginons par exemple que vous organisiez un événement virtuel avec un collègue. En la présence de deux hôtes, vos invités auront sûrement du mal à déterminer à qui poser des questions. Maintenant, supposons qu’un intervenant extérieur ait un empêchement et qu’il contacte un membre de l’équipe la veille de l’événement pour se désister. À la suite d’un petit problème de communication, vous n’êtes pas mis au courant et le jour J, vous êtes totalement pris au dépourvu face à l’absence de cet intervenant. Dans ce genre de situations, un point de communication unique peut vous sauver la mise.

Suivi du travail au niveau du projet

Vous pouvez également assurer ce suivi au niveau du projet de façon à ce que les différents acteurs interfonctionnels aient une vue plus globale des activités de projet. Au lieu de recevoir des mises à jour quotidiennes, partenaires interfonctionnels et autres membres d’équipe ont besoin d’avoir un aperçu rapide en temps réel des dernières données importantes du projet. Cela leur permet de se tenir au courant tout au long du cycle de vie du projet, sans crouler sous les informations.

Vous avez accès à deux options pour assurer le suivi du travail à l’échelle d’un projet :

• Les mises à jour de statut : les rapports d’avancement sont des mises à jour concernant la progression de votre projet, qui sont conçues pour aider les parties prenantes à se tenir informées. En outre, les mises à jour de statut écrites se substituent aux réunions d’avancement et les membres de l’équipe peuvent consulter les dernières informations de projet au moment où ils le souhaitent. Pour obtenir de meilleurs résultats, partagez vos rapports d’avancement sur le même outil que vous utilisez pour gérer la réalisation du travail, ce qui permettra aux différents acteurs d’accéder à de plus amples informations si nécessaire.

• Les tableaux de bord : les tableaux de bord sont des vues de progression de projet accessibles aux participants à tout moment et à partir desquelles chacun peut consulter les informations liées au projet. Ils peuvent notamment inclure des graphiques d’avancement et indiquer les tâches en cours ou en retard, etc. Comme pour les mises à jour de statut, pensez bien à concevoir vos tableaux de bord avec le même outil que celui dont vous vous servez pour travailler, afin que chacun puisse obtenir davantage d’informations.

Suivi du travail sur plusieurs projets

Si vous suivez vos activités sur plusieurs projets, vous avez tout intérêt à le faire depuis un portefeuille. La gestion de portefeuille de projets (GPP) offre la vue d’ensemble idéale aux sponsors et aux dirigeants participant au projet. Grâce à la GPP, les différentes parties prenantes ont une vision globale sur plusieurs projets et évaluent leur avancement par rapport aux objectifs d’entreprise.

À l’échelle d’un portefeuille, les participants doivent absolument avoir les moyens de visualiser clairement l’avancement du projet de façon à pouvoir évaluer la santé du portefeuille et les résultats obtenus.

À ce niveau, vous pouvez vous servir de la gestion de la charge de travail (ou gestion des ressources) pour assurer le suivi des disponibilités et de la capacité de travail de votre équipe. Vous saurez ainsi sur quoi travaille chaque membre de l’équipe (tous projets confondus) et serez en mesure de veiller à ce que personne ne se sente épuisé ou dépassé.

D’après nos recherches, 71 % des travailleurs de la connaissance ont connu au moins un burnout en 2020. Vous pouvez vous appuyer sur la gestion de la charge de travail et le suivi de projet pour agir de façon proactive et prévenir tout problème de capacité futur en prenant connaissance des tâches prévues dans les prochains jours ou semaines. Si plusieurs tâches volumineuses sont attribuées à un membre de l’équipe, vous pouvez vous réorganiser de façon à ce que d’autres membres plus disponibles s’occupent des petites demandes.

5 outils pour concrétiser le suivi de projet

Les trois fonctionnalités de suivi de projet suivantes vous aideront à mettre le pied à l’étrier en matière de suivi individuel, de projet et de portefeuille. Le suivi de projet étant seulement l’un des éléments d’une plus grande plateforme de gestion du travail, vous pouvez (et c’est fortement recommandé) tirer parti d’une multitude d’autres outils apparentés, à différents stades de votre projet.

Un plan de projet pour partager tous les détails dès le départ

Le plan de projet peut s’apparenter à un schéma représentant tous les éléments clés nécessaires à sa réussite. L’étape de planification prend place avant le suivi du projet. En général, c’est même le premier réflexe à adopter lorsque l’on se lance dans un projet.

Créer un plan aide les membres de l’équipe et les participants à se faire une idée de la chronologie du projet et met tout le monde d’accord dès le début. Il vous suffira ensuite de vous appuyer sur vos outils de suivi de projet pour continuer à travailler en toute transparence.

Un plan de communication pour chaque projet

Le plan de communication précise les modalités de communication au sein de votre équipe tout au long du projet. Il peut vous aider à clarifier où et quand trouver les informations nécessaires. Par exemple, ce plan définit bien souvent les différents canaux de communication à utiliser : e-mails, messages, réunions en présentiel, etc. Il peut aussi vous servir à indiquer l’usage destiné à chaque canal de communication ou les personnes à y inclure.

Forte de ce plan de communication, votre équipe saura précisément où et quand communiquer. En règle générale, le plan indique également à quel moment vous partagerez des informations de suivi de projet (notamment les mises à jour de statut).

Une gestion de projet visuelle pour des projets concrets

Une fois le projet en cours, vous pouvez faire appel à des outils de gestion de projet visuelle pour suivre vos activités plus efficacement. Il en existe trois types :

1. Les diagrammes de Gantt, qui vous permettent de visualiser votre projet sous forme de chronologie et de repérer les dépendances entre les tâches en un clin d’œil. Bien souvent, ils indiquent aussi les jalons de projet clés.

2. Les tableaux Kanban, qui permettent un suivi efficace du statut des tâches. Ici, le travail passe par plusieurs étapes, qui sont représentées par des colonnes. Un exemple : dans un tableau, vous pourriez retrouver les colonnes À faire, En cours et Terminé.

3. Les calendriers, grâce auxquels votre équipe a une idée précise des échéances des livrables du projet.

Une feuille de route pour un bon aperçu général

Dans le cadre de projets plus complexes, vous pouvez également créer une feuille de route, qui permettra à chacun de visualiser clairement l’échéancier général du projet. S’agissant d’un calendrier global, les participants auront une vue d’ensemble sur les livrables du projet, ses jalons clés et ses objectifs généraux.

Des outils de suivi du temps pour calculer votre capacité de travail

Pour gérer des tâches individuelles, vous avez aussi besoin de certaines informations de projet supplémentaires, notamment la durée de réalisation d’une tâche. La plupart des outils de suivi de projet proposent des intégrations de suivi du temps, qui vous aideront à suivre sans effort le temps précis consacré aux différents projets et tâches.

Un plan de gestion des ressources pour garder le rythme

En gestion de projet, les ressources représentent tout ce qui peut vous aider à boucler un projet : membres d’équipe, budget, outils disponibles, etc. Rédiger un plan de gestion des ressources peut vous aider à identifier clairement vos ressources de projet disponibles ainsi que leur capacité, et communiquer ces informations à tous les intervenants.

Gardez le cap avec le suivi de projet

Comme tous les processus fiables, un bon suivi de projet facilitera la communication et la collaboration au sein de votre équipe. Ne perdez plus votre temps à saisir tous les détails à la main dans des feuilles de calcul et autres documents de présentation : faites appel à des outils de suivi de projet en ligne pour décloisonner l’information et suivre vos activités directement depuis la plateforme sur laquelle vous travaillez déjà. Renseignements divers et variés, documents, feedback, messages... partagez toutes les informations de projet importantes au même endroit. Le suivi de projet facilite le travail des membres d’équipe, des participants et des collaborateurs interfonctionnels, qui peuvent ainsi visualiser et suivre leur travail sous tous ses aspects.

Vous avez hâte de vous lancer ? Découvrez en quoi Asana peut aider votre équipe à organiser ses activités et à travailler en synergie en lui permettant de suivre toutes ses informations de projet au même endroit.