Le guide ultime de la gestion de programme

Gérer plusieurs projets à la fois peut être un exercice de jonglage périlleux… Or on ne devient pas jongleur professionnel du jour au lendemain, encore moins responsable de programme. Une chose est sûre, vous devez maîtriser tous les éléments en jeu : bénéficier d’une vue d’ensemble des différents projets et de leurs interdépendances, tout en gérant les activités de chaque projet individuel. La gestion de projet est là pour vous aider à améliorer la coordination et la transparence au sein de votre équipe, et ainsi réduire le stress lié à la gestion simultanée de plusieurs projets. Cependant, si ces projets sont interconnectés, il existe une solution bien plus efficace : la gestion de programme.

La gestion de programme vous aide à gérer des initiatives similaires et à les hiérarchiser. Encore faut-il bien maîtriser son fonctionnement. Cet article présente tout ce que vous devez savoir sur la gestion de programme pour vous lancer dès aujourd’hui.

Qu’est-ce que la gestion de programme ?

La gestion de programme désigne la gestion simultanée de plusieurs projets connexes. En tant que responsable de programme, vous contribuez à l’élaboration d’un plan de gestion des ressources pour l’ensemble du programme et vous coordonnez les projets interdépendants associés à ce dernier pour en assurer la réussite. Les responsables de programme sont également chargés de faire le lien entre les objectifs des projets et les objectifs commerciaux généraux.

Cela vous rappelle quelque chose ? Vous avez sans doute déjà délaissé la gestion de projet au profit d’un processus de gestion de programme. Vous avez encore quelques doutes quant à la manière d’intégrer la gestion de programme à votre processus actuel ? Découvrez ce qui la différencie des autres méthodologies similaires :

Gestion de programme et gestion de projet

Un projet est une succession de tâches à réaliser pour parvenir à un objectif prédéfini. La gestion de projet est le processus qui consiste à planifier, gérer et exécuter le travail à l’échelle d’une équipe. N’hésitez pas à utiliser un logiciel de gestion de projet pour améliorer la transparence et la collaboration au sein de votre équipe.

En revanche, un programme est un ensemble de projets dont le but est d’atteindre des objectifs commerciaux stratégiques. Prenons un exemple : toutes les nouvelles fonctionnalités lancées par votre entreprise au cours d’un trimestre constituent un programme, même si chaque fonctionnalité est sans doute associée à un projet particulier. La gestion de programme est le processus qui consiste à gérer des initiatives interdépendantes à long terme, cohérentes avec les objectifs de votre entreprise. Un programme comprend un certain nombre de projets interdépendants, chacun de ces projets pouvant avoir son chef de projet attitré. Pour en savoir plus à ce sujet, consultez notre article intitulé Responsable de programme vs chef de projet.

Gestion de programme et gestion de portefeuille de projets

La gestion de programme et la gestion de portefeuille de projets se ressemblent beaucoup : toute la différence réside dans les types de projets gérés. En gestion de programme, les projets intégrés au programme sont liés et souvent interdépendants. Par exemple, regrouper toutes les campagnes marketing dont l’objectif est de promouvoir les nouvelles fonctionnalités lancées au cours de l’année ou de gérer les subventions d’une organisation à but non lucratif constitue un programme. Toutes ces fonctionnalités sont liées et relèvent donc plus de la gestion de programme que de la gestion de portefeuille de projets. Un portefeuille peut quant à lui accueillir toutes les initiatives marketing d’un trimestre ou d’une année, que des liens existent ou non entre ces initiatives. Pour suivre ces projets et partager des informations pertinentes avec les autres participants, les équipes utilisent un logiciel de gestion de portefeuille de projets.

Gestion de programme et gestion de produit

La gestion de produit consiste à développer de nouveaux produits au sein d’une entreprise. Un chef de produit est un responsable d’équipe chargé de guider le développement du produit pour en assurer la réussite finale : de la recherche utilisateur au lancement effectif du produit.

Un programme peut inclure tout type d’initiative, y compris un nouveau produit. Vous pouvez créer un programme pour gérer vos processus de développement produit de l’année à venir. Chacun de ces projets aura son propre chef de produit, mais l’ensemble du programme sera encadré par un responsable de programme.

Gestion de programme et gestion du travail

La gestion de programme, comme les 5 phases de la gestion de projet et la gestion de portefeuille de projets, est une sous-catégorie de la gestion du travail. La gestion du travail est une approche systémique. Elle a pour but d’orchestrer les processus de l’organisation afin de donner aux équipes la clarté nécessaire pour atteindre leurs objectifs. Ces processus peuvent être des projets, des processus continus ou encore des tâches de routine. La gestion du travail est là pour coordonner le travail des employés et des équipes à tous les niveaux de l’organisation pour s’assurer que chacun dispose des informations dont il a besoin. Un logiciel de gestion du travail permet de coordonner les plans, projets et processus de toute l’entreprise.

Fonctions et responsabilités de la gestion de programme

Le processus de gestion de programme comprend une grande variété de fonctions et d’acronymes. Si vous développez un nouveau processus de gestion de programme pour votre entreprise, vous n’aurez peut-être pas besoin de toutes ces fonctions et responsabilités. Toutefois, il est important de les connaître et de comprendre la pertinence de chaque fonction au sein d’un programme.

Le responsable de programme

Le responsable de programme gère un groupe de projets connexes. S’assurer que les initiatives du programme sont en adéquation avec les objectifs de l’entreprise est l’une de ses principales responsabilités. Il doit fréquemment vérifier l’état d’avancement des projets intégrés au programme pour être sûr que ceux-ci soutiennent toujours les objectifs stratégiques et commerciaux.

Un bon responsable de programme :

• Obtient l’adhésion des dirigeants au programme

• Gère les attentes en amont et en aval

• Assure une prise de décision cohérente avec le programme

• Conçoit un plan de gestion des ressources pour l’ensemble du programme

• Réduit les risques et saisit les opportunités grâce à la création d’un registre des risques.

FAQ : ai-je besoin d’une certification pour devenir responsable de programme ?

Il existe une grande variété de certifications pour les responsables de programme. La plus reconnue est la certification de responsable de programme du Project Management Institute (PMI). Cela étant, être titulaire d’une certification en gestion de programme n’est pas obligatoire pour devenir et être reconnu en tant que responsable de programme.

Les personnes qui choisissent d’obtenir la certification de responsable de programme souhaitent témoigner de leur sérieux et de leur implication professionnelle dans la gestion de programme. Une certification de responsable de programme peut également donner lieu à une hausse de salaire ou vous permettre de faire évoluer votre carrière professionnelle en occupant un poste davantage lié à la gestion de programme.

Le sponsor ou le groupe partenaire

Le sponsor est le membre le plus ancien de l’organisation chargée du programme. Il doit approuver et autoriser les éléments clés du programme : le budget, les livrables et tout business case pertinent (étude d’opportunité), le cas échéant. Le sponsor est également tenu de soutenir le programme et de tout faire pour obtenir l’adhésion de la direction. Enfin, le sponsor désigne le représentant principal du partenariat (Senior Responsible Owner - SRO).

Le représentant principal du partenariat

Le représentant principal du partenariat est nommé par le sponsor. Il prend des décisions au nom du groupe partenaire et, dans une moindre mesure, s’assure que le programme atteint ses objectifs. Si le sponsor approuve les principaux éléments financiers comme le budget du programme, le représentant principal du partenariat est tenu de trouver les fonds nécessaires à partir des budgets des différentes équipes ou auprès du service financier de l’entreprise.

En outre, le représentant principal du partenariat travaille en étroite collaboration avec le responsable de programme pour garantir que le programme soutient la stratégie et les objectifs commerciaux de l’entreprise. Si le responsable de programme est chargé de faire naître et vivre le programme, le représentant principal du partenariat doit quant à lui préserver le lien qui relie la stratégie, le programme et les principaux participants au sein de l’organisation.

Le responsable en conduite du changement

Le responsable en conduite du changement (Business Change Manager ou BCM) est avant tout responsable de l’élaboration et de l’exécution du plan de réalisation des bénéfices : le processus qui permet de garantir que le programme apporte à l’entreprise une valeur ajoutée quantifiable. Le responsable de programme travaille aux côtés du représentant principal du partenariat pour définir et atteindre les objectifs du programme en termes de résultats. Le responsable en conduite du changement s’assure que ces résultats sont mis à profit.

Quatre avantages de la gestion de programme

Vous gérez déjà plusieurs projets ? Le cas échéant, vous vous demandez peut-être s’il existe une réelle différence entre ce que vous faites actuellement et la gestion de programme. Sachez que oui, c’est tout à fait possible ! Toutes les équipes n’ont pas besoin de la gestion de programme, mais il ne faut pas oublier pour autant que cette dernière présente quatre avantages majeurs.

1. Relier les projets aux objectifs commerciaux stratégiques

La gestion de programme ainsi que ses fonctions et responsabilités associées aident votre équipe à coordonner les projets connexes et les objectifs stratégiques de l’entreprise. Le responsable de programme coordonne plusieurs projets au sein du programme, mais dispose également d’une vue d’ensemble et complète de ces projets. En tant que responsable, vous reliez les objectifs de chaque projet à ceux de votre programme, puis veillez à ce que les objectifs du programme soient étroitement liés aux objectifs et OKR de votre entreprise.

2. Visualiser les interdépendances entre les projets

Le responsable de programme gère plusieurs projets associés : visualiser les interdépendances entre les projets et identifier les problèmes qui surviennent lui simplifie la tâche. Si vous gérez une multitude de projets différents, vous savez qu’il n’est pas rare qu’ils soient liés. Toutefois, ces dépendances ne sont pas toujours faciles à repérer si vous examinez chaque projet individuellement. En tant que responsable de programme, vous devez tenir compte de la finalité (dans ce cas, l’atteinte des objectifs commerciaux stratégiques de l’entreprise), sans oublier de vous intéresser aux détails (les tâches effectives à accomplir). La gestion de programme est idéale pour coordonner en temps réel les activités de projets connexes.

3. Simplifier l’allocation des ressources

Le responsable de programme visualise et gère les interdépendances entre les projets. En outre, il facilite et simplifie la gestion et l’allocation des ressources. Le responsable connaît tous les projets du programme et leurs interdépendances : c’est la personne la mieux placée pour allouer les ressources nécessaires à chaque projet (gestion du temps des employés, augmentation du budget, adoption d’un nouvel outil ou logiciel, etc.)

Chaque programme dispose d’un budget global, si bien que le responsable du programme et le représentant principal du partenariat peuvent travailler de concert pour identifier les ressources nécessaires à chaque projet. Si l’équipe d’un projet atteint ses objectifs plus tôt que prévu, le responsable de programme peut redistribuer les ressources vacantes et veiller ainsi à ce que les objectifs de chaque projet soient atteints.

4. Gérer les risques et opportunités

Vous le savez, les risques et les opportunités sont multiples en gestion de programme, en raison du grand nombre de projets pris en charge. Toutefois, le responsable de programme dispose d’une vue d’ensemble de tous les projets et peut donc anticiper les risques et saisir les opportunités plus aisément.

Prenons un exemple : allouer des ressources et veiller à ce que chaque équipe projet soit équilibrée et dispose des effectifs nécessaires font partie des éléments clés de la gestion des risques liés aux projets. À l’échelle d’un programme, vous êtes libre d’allouer et de redistribuer les ressources selon les besoins, afin d’éviter qu’un projet ne se retrouve en sous-effectif, en retard ou dépasse le budget accordé.

D’autre part, le responsable de programme est conscient des effets probables ou escomptés du programme. Il sait aussi dans quelle mesure ce dernier soutient les objectifs commerciaux stratégiques de l’entreprise, ce qui lui permet d’identifier de nouvelles opportunités : il peut notamment reporter l’échéance d’un projet ou en modifier le plan pour réaliser un livrable supplémentaire et atteindre des résultats encore plus ambitieux.

Discovery Digital Studios assure le suivi d’un ensemble de processus complexes sur Asana

Discovery Inc. fait figure de géant des médias. Le groupe est propriétaire de grandes chaînes de divertissement telles que TLC, Animal Planet ou Food Network. Les équipes de contenu de Digital Studios créent chaque mois des milliers de vidéos destinées aux plateformes de réseaux sociaux et applications grand public.

Mike Singer, directeur des opérations de contenu chez Discovery Inc. et son équipe avaient l’habitude d’assurer la gestion de la production de contenu à l’aide de feuilles de calcul. Les échanges s’effectuaient par e-mail. Mike Singer cherchait une plateforme partagée qui puisse fournir une vue d’ensemble des contenus en développement, mais laisse aussi la possibilité de visualiser des informations plus précises à propos du processus de production et de la progression de chaque vidéo. Pour faire court, il avait besoin d’un outil de gestion de programme comme Asana. Sur Asana, les processus sont personnalisables. Discovery Digital Studios a donc pu définir des processus de contenu complexes, donner aux parties prenantes un aperçu simple des résultats de l’ensemble de l’équipe, mais aussi assurer la cohésion et la communication avec les collaborateurs individuels et équipes externes.

Nous avions une demi-douzaine de processus suivis séparément. Quel bonheur de pouvoir les réunir sur Asana, de comprendre leur complémentarité et de distinguer certaines dépendances qui nous échappaient lorsque nous utilisions des feuilles de calcul.”

Les équipes de contenu de Discovery utilisent également les Portefeuilles pour obtenir une vue d’ensemble sur des groupes de productions en cours. Les équipes peuvent notamment créer un portefeuille pour assurer le suivi d’un ensemble de projets de cours de cuisine destinés à l’application Food Network Kitchen, mais aussi pour contrôler la progression et les dates de mise en ligne des campagnes de contenu numériques associées.

En outre, les équipes associent Asana à leurs autres outils de travail grâce aux intégrations disponibles. Avec l’intégration Asana pour Outlook, les membres de Discovery peuvent transformer des e-mails en tâches Asana exploitables directement depuis leur boîte de réception. Ils peuvent également ajouter un e-mail à une tâche sous forme de commentaire pour conserver les informations essentielles, sans pour autant encombrer leur boîte de réception. L’intégration Asana pour Slack permet aux équipes de visualiser les mises à jour des projets, d’ajouter des commentaires et de créer de nouvelles tâches sans quitter Slack. Ajoutons que désormais, Discovery automatise davantage ses processus grâce à l’intégration Zapier + Asana, avec à la clé des gains de temps précieux.

Cette visibilité permet aux équipes d’estimer avec précision la durée du travail. Elle leur permet également d’identifier tout retard ou point de blocage dans un projet et de remettre ce dernier sur les rails. Toutes les équipes travaillent plus efficacement, car leurs activités sont centralisées, simplifiées et menées en toute transparence.

Pour le groupe, ce fut un vrai virage culturel : finie l’incertitude liée à la difficulté de localiser des informations, soit beaucoup de stress en moins. Tout se déroule plus facilement.”

Consultez notre étude de cas complète pour découvrir comment Discovery Digital Studios utilise Asana.

Faites le lien entre stratégie et mise en œuvre avec la gestion de programme

La gestion de programme est une approche complète pour gérer plusieurs projets et les relier aux objectifs stratégiques de votre organisation. Vous jonglez entre plusieurs projets à la fois, mais l’exercice est périlleux ? Essayez la gestion de programme et bénéficiez d’une vue d’ensemble des interdépendances entre vos différents projets.