CoDir: comment organiser un comité de direction en 10 étapes

Toute l’équipe de direction est submergée et il est presque impossible de trouver un moment pour vous réunir. Ce CoDir est-il vraiment nécessaire ? Oui, il l’est.

L’équipe de direction est souvent confrontée à des problèmes qui ne peuvent pas être résolus par email. Ils nécessitent des débats, des discussions et des ajustements pour trouver la meilleure solution. Le CoDir est le moment où l’on peut capter l’attention de tous pour aborder les questions en cours. 

Dans cet article, nous verrons quel est le rôle du CoDir et quels sont ses membres. Vous saurez également quels sujets aborder en CoDir et comment organiser un comité de direction en 10 étapes clés.

Qu’est-ce qu’un CoDir ?

Le CoDir a lieu lorsque la direction générale ou l’équipe de direction organise et participe à une réunion récurrente, généralement une fois par semaine, au cours de laquelle des informations importantes sont partagées pour prendre des décisions clés concernant l’entreprise. Outre la prise de décision, les CoDir permettent aux cadres dirigeants de se réunir pour évoquer les questions importantes relatives à la stratégie de l’entreprise et pour résoudre les problèmes éventuels. 

Le terme CoDir désigne aussi bien le comité de direction (les cadres dirigeants) que la réunion de ces mêmes membres dirigeants. 

Les réunions CoDir ne sont pas réservées aux grandes entreprises. Quelle que soit la taille de l’entreprise, organiser une réunion CoDir est une bonne idée puisqu’elle favorise la confiance et permet de vérifier le bon fonctionnement de l’entreprise et d’établir des relations solides dans l’équipe dirigeante.

Quel est le rôle du CoDir ?

Le rôle du CoDir est essentiel pour le pilotage stratégique de l’entreprise. S’il favorise la prise de décision et l’intelligence collective, il est avant tout un lieu de communication, d’échange et de réflexion qui permet aux membres de mieux appréhender la vision stratégique de l’entreprise.

Qui sont les membres du CoDir ?

Au sein d’une entreprise, ce sont en général les chefs de départements qui forment l’équipe de direction. Il s’agit généralement du directeur commercial, du directeur financier, du directeur marketing, du directeur des ressources humaines, du responsable du service juridique, et de tout autre service spécialisé dont dispose une organisation.

Pour un groupe de sociétés, les réunions du comité de direction vont rassembler les directeurs généraux de chaque filiale ou de chaque région géographique.

Les TPE et PME peuvent bien sûr organiser un CoDir, les membres pourront être les chefs d’équipe ou toute personne disposée à intervenir dans la prise de décision.

Quelle est la différence entre CoDir et ComEx ? 

CoDir pour comité de direction, et ComeEx pour comité exécutif. Ces deux entités rassemblent les cadres dirigeants de l’entreprise pour discuter des moyens d’atteindre les objectifs. Il peut y avoir des réunions ComEx et CoDir, ou juste des CoDir. La principale différence étant que le CoDir réunit les principaux dirigeants alors qu’on peut trouver au sein du ComEx des managers de tous niveaux hiérarchiques.  

ComEx et CoDir définissent les réunions où sont prises les décisions stratégiques de l’entreprise tandis que la partie opérationnelle est gérée par le CoPil (comité de pilotage) et le ComOp (comité opérationnel).

10 étapes pour organiser un CoDir efficace

Les réunions de travail sont souvent considérées comme une perte de temps, cela principalement parce qu’elles sont peu ou mal préparées.

1. Créez un ordre du jour clair

Un ordre du jour de CoDir est un excellent outil qui garantit que les réunions restent cadrées, se déroulent à l’heure et couvrent tous les sujets nécessaires. Cependant, les ordres du jour ne doivent pas se cantonner à une liste de choses à discuter. Ils devront aussi donner le contexte et la raison pour laquelle tel ordre du jour doit être discuté.

Dans l’ordre du jour de votre réunion CoDir, assurez-vous d’ajouter autant de notes et de documents que possible afin que les participants puissent en prendre connaissance et se préparer en amont.

2. Classer les sujets par ordre de priorité

Sur votre ordre du jour, mettez en évidence les éléments prioritaires de façon à être sûr de les aborder en premier. Ainsi, si un sujet prend plus de temps que prévu, vous pouvez laisser de côté les éléments moins importants et les traiter au prochain CoDir. Et les sujets importants seront traités en priorité. 

3. Définissez un objectif pour chaque ordre du jour

Indiquez si chacun des points nécessite de prendre une décision lors du CoDir ou s’il s’agit simplement d’en discuter ensemble.

4. Envoyer l’ordre du jour à tous les participants du CoDir

Une fois créé, l’ordre du jour de votre CoDir devra être idéalement envoyé au moins 24h à l’avance. S’il y a quelque chose d’important dont quelqu’un d’autre souhaite parler ou un sujet que vous avez omis d’évoquer, il sera toujours temps de l’ajouter avant le CoDir.

5. Partagez les mises à jour importantes

En début de CoDir, faites un tour de table afin que chacun puisse faire part des mises à jour importantes survenues dans leurs équipes. C’est une excellente façon de démarrer la réunion et d’amener chacun des membres à participer. Cela permet à chacun de savoir ce qu’il se passe dans les autres services et de s’assurer que les départements ne sont pas cloisonnés.

6. Passez en revue les mesures et objectifs clés (OKR)

Le CoDir est le moment idéal pour suivre la progression de vos OKR. De cette façon, vous pourrez voir si vous êtes toujours sur la bonne voie ou s’il faut vous réaligner pour atténuer les problèmes afin d’atteindre les objectifs.

Commencez par faire un tour de table pour obtenir la mise à jour de chaque service ou groupe, puis discutez de la manière dont tous ces objectifs individuels peuvent contribuer aux objectifs organisationnels au sens large.

7. Évoquez ensemble les problèmes, les défis et les obstacles rencontrés

Une partie du CoDir devrait être consacrée à la discussion des problèmes et autres défis rencontrés. Parce qu’il réunit autour de la table de hauts dirigeants venus d’horizons divers, le CoDir est le moment idéal pour discuter à la façon d’aborder et résoudre les problèmes.

8. Célébrez ensemble les bonnes nouvelles et les victoires 

Le CoDir est une réunion sérieuse, mais ce n’est pas une raison pour ne pas en profiter pour se réjouir tous ensemble des réussites et des bonnes nouvelles. Il s’agit même d’un point essentiel à mettre à l’ordre du jour. 

9. Prenez des notes pour rédiger votre compte-rendu de réunion 

Comme toute réunion, il est important de disposer après coup d’un compte-rendu. Cela peut se faire grâce à une prise de note efficace. Vous pourrez ensuite utiliser un modèle de compte-rendu : remplissez-le et envoyez-le à chaque participant en quelques clics. Garder une trace écrite de chaque CoDir est essentiel pour économiser du temps et des efforts.

10. Notez les décisions et définissez un plan d’action 

Tout comme vous avez fait un tour de table au début du CoDir, faites-en un en fin de réunion de façon à valider les décisions collectives ou individuelles. Aidez-vous d’un modèle de plan d’action pour enregistrer les objectifs et suivre la progression en temps réel.

Organisez vos CoDir avec un outil de gestion du travail

Organiser une réunion CoDir ne devrait pas être une source de stress. Menées efficacement, ces réunions vous feront gagner du temps plus qu’autre chose, en favorisant la symbiose et la communication entre les différents services.

Les cadres dirigeants ont tout intérêt à être alignés sur des objectifs d’entreprise communs. Le CoDir est un moment privilégié où chacun pourra s’assurer que le travail effectué va dans la bonne direction et décider ensemble des solutions et des idées à mettre en place pour innover. 

Pour que les CoDir soient efficaces, il est important qu’ils soient réguliers (idéalement une fois par semaine), bien organisés et correctement documentés. Aidez-vous de nos modèles gratuits pour organiser un CoDir et l’ensemble du travail de votre organisation.