4 outils de communication indispensables à une collaboration d’équipe efficace

Une communication efficace compte parmi les piliers de toute entreprise. En assurant la fluidité des échanges, la collaboration s’installe au sein de votre équipe et facilite la concentration des membres sur les tâches les plus importantes. Néanmoins, il existe de nombreux outils de communication sur le marché, et chacun a ses propres avantages.

Parlons d’abord de ce que vous devriez éviter à tout prix : le trop-plein d’outils. Une étude montre que les travailleurs de la connaissance basculent en moyenne 25 fois par jour entre 10 applications. Ces basculements incessants font baisser leur productivité et ont ainsi des répercussions sur leur efficacité. Par ailleurs, plus d’un quart (27 %) des employés interrogés affirment qu’une partie des actions et des messages passe à la trappe lors de ces changements d’outil et que le trop-plein d’applications les rend moins efficaces (26 %).

Vous aurez donc besoin d’outils de travail performants qui permettent une communication transparente sans entraver l’accomplissement des tâches importantes. Dans cet article, découvrez en quoi consiste un outil de communication efficace, avant de passer en revue quatre outils de communication indispensables pour une collaboration renforcée au sein de votre équipe.

Qu’est-ce qu’un outil de communication ?

Les outils de communication sont conçus dans le but d’aider les membres de votre équipe à interagir. Ils englobent aussi bien les outils de communication interne qui vous permettent de communiquer avec votre équipe, que les outils de communication externe qui facilitent les échanges avec les prestataires, clients et agences. Ces deux types d’outils sont essentiels pour une communication fluide au sein de votre environnement de travail.

Les outils de communication sont généralement classés dans l’une des deux catégories suivantes :

• Communication synchrone : discussions en face à face, messages instantanés et autres communications en temps réel.

• Communication asynchrone : e-mails, rapports de projet ou messages enregistrés. En d’autres mots, cette catégorie désigne les communications qui ne nécessitent pas de réponse immédiate.

Tous les outils ne sont pas faits pour la communication

Il existe de nombreux outils professionnels destinés à améliorer la collaboration, mais ceux-ci ne sont pas forcément optimaux pour établir une communication efficace au sein de votre équipe. Par exemple, certaines équipes utilisent de nos jours Adobe Creative Cloud, Google Docs ou Salesforce comme outils de communication.

Le problème ? Ces outils spécialisés n’ont pas été développés pour cet usage. Bien qu’ils contribuent efficacement à la réalisation des tâches à haute valeur ajoutée, ils ne permettent pas aux équipes de communiquer clairement.

Quels sont les critères d’un outil de communication efficace ?

Mettre en place une communication efficace au sein de votre équipe se fera sans peine si vous disposez d’un outil flexible (ou d’une suite d’outils intégrée) qui permet les actions suivantes :

Adoption facile par toute l’équipe

Personne ne travaille de manière isolée. De ce fait, un outil de communication digne de ce nom doit être accessible et centralisé pour être efficace. Il faut garder en tête que tous les membres de l’équipe ou presque l’utiliseront.

Misez donc plutôt sur un outil doté d’un guide utilisateur et d’un service client pour faciliter son apprentissage de son utilisation. Nous vous conseillons également de prendre en compte tous les besoins de votre équipe, et pas uniquement les vôtres, pour que cet outil s’adresse à tous.

Partage centralisé des informations

Avec une source unique de référence, votre équipe sait d’emblée où elle se dirige et dispose d’une vue globale des échéances et des responsabilités de chacun. Bien que la collaboration et le travail d’équipe soient les deux éléments fondamentaux qui rendent une équipe efficace, ils naissent et dépendent avant tout d’une communication claire et transparente. Par la suite, nous vous expliquerons l’importance des intégrations dans un outil de communication, mais pour l’instant, nous nous contentons de vous dire que cet outil doit être la pierre angulaire de la communication au sein de votre équipe.

Intégrations avec vos autres outils de travail

Votre outil de communication est au centre des interactions de votre équipe. Par ailleurs, de nombreux outils existent dans le but de simplifier votre travail : qu’ils permettent le partage de fichiers ou de réaliser des tâches particulières liées aux activités de votre équipe, vous en avez sans doute déjà utilisé plusieurs.

Or le va-et-vient entre applications présente un inconvénient : il réduit la productivité et multiplie les tâches redondantes. Résultat ? Les informations sont beaucoup plus susceptibles de se perdre. Une solution pour y remédier serait de trouver un outil de communication qui s’intègre à vos outils de travail préférés. Ainsi, vous communiquez sur vos activités en un seul endroit tout en bénéficiant des avantages des autres outils plus spécialisés.

Processus flexibles et évolutifs

Les meilleurs outils de communication conviennent aussi bien aux petites qu’aux grandes entreprises. Assurez-vous donc que celui que vous choisissez est adaptable et flexible pour tous les processus de votre équipe.

Cela comprend notamment la possibilité d’utiliser l’outil de différentes façons, comme par le biais d’applications Web, pour ordinateur ou mobile. Une option mobile est d’autant plus essentielle pour que les membres de l’équipe puissent y accéder à tout moment et en tout lieu.

Sécurité à toute épreuve

Enfin, aucun outil de communication ne peut être considéré comme abouti sans qu’on ne s’intéresse à sa sécurité. En évaluant ses pratiques en matière de sécurité, vous pourrez avoir la certitude d’utiliser un outil fiable. Vérifiez également que l’outil de votre choix vous donne la possibilité de contrôler les autorisations et les utilisateurs à mesure que votre équipe évolue.

Les 4 outils de communication indispensables

La solution tout-en-un n’existe pas en matière d’outils de communication. En théorie, il est conseillé d’adopter des outils qui permettent les communications synchrone, asynchrone et externe. Les outils de communication synchrone vous donnent la possibilité d’interagir avec les parties prenantes d’un projet en temps réel, tandis que les outils de communication asynchrone sont des systèmes d’informations centralisés auxquels les membres de l’équipe accèdent tout en maintenant leur état d’hyper-concentration. De plus, les outils de communication externe servent à contacter vos clients, partenaires, prestataires, agences et autres interlocuteurs externes à votre organisation.

Envoyer des messages instantanés : Slack ou Microsoft Teams

La communication synchrone, ou instantanée, est une façon pertinente d’échanger avec votre équipe en temps réel. Les outils qui permettent de l’assurer sont efficaces pour communiquer avec un seul membre de votre équipe ou partager les dernières infos dans une discussion de groupe.

Les outils de messagerie instantanée se révèlent utiles pour rester connecté, notamment lorsque vous faites partie d’une équipe à distance. Toutefois, ces outils ne sont pas aussi efficaces pour discuter de la résolution de problème à grande échelle. Dans ce cas de figure, fiez-vous plutôt aux outils de communication synchrone ou asynchrone cités ci-dessous.

Discuter face à face : Zoom, Google Meet ou Skype

Même si votre équipe travaille la plupart du temps en présentiel, il est important pour vous d’investir dans un outil de visioconférence. Ceux-ci restent plus pratiques que des appels téléphoniques pour collaborer lorsque les membres de l’équipe ne se trouvent pas au même endroit. Pour la plupart des équipes à distance, les visioconférences sont un excellent moyen de tenir des sessions de brainstorming, nouer des liens, organiser des événements de cohésion d’équipe et tout simplement prendre contact.

Communiquer sur le travail avec Asana

La communication asynchrone est le contraire de la communication synchrone : il s’agit de messages qui ne nécessitent pas de réponse en temps réel. Les outils de communication asynchrone tiennent une place particulièrement importante dans votre arsenal technologique, car ils ne brisent pas l’état d’hyper-concentration des utilisateurs et augmentent la productivité.

Les outils de gestion du travail, comme Asana, facilitent la communication à propos du travail à l’endroit même où il est effectué. Ainsi, cette communication s’inscrit dans le contexte plus large des activités de votre équipe et permet à tous les membres d’avoir toutes les informations nécessaires à portée de main. De plus, ceux-ci sont en mesure de configurer leurs notifications dans ce type d’outil de communication et de rester concentrés.

Peu importe l’outil de gestion de projet que votre équipe choisit, faites en sorte de mettre en place un espace de travail partagé qui regroupe toutes ses informations. Pour ce faire, privilégiez un outil qui propose plusieurs angles de vue (tableaux Kanban, diagrammes de Gantt, calendriers ou listes façon feuille de calcul).

Gérer la communication externe : Gmail ou Outlook

Les messageries électroniques représentent un outil clé de la communication asynchrone, notamment en matière de communication externe, car les fournisseurs, prestataires, agences et clients avec qui vous interagissez n’ont pas accès à vos outils de communication interne. Elles sont donc indispensables pour une communication externe opérationnelle.

Intégrer les outils de collaboration à votre pile technologique de communication

Utiliser davantage d’outils ne règlera pas votre problème de communication professionnelle. Des études récentes suggèrent que plus une équipe utilise d’outils et plus ses tâches ont de chance de se retrouver dupliquées. En effet, les réponses aux e-mails et messages, ainsi que des réunions et appels vidéo en trop grand nombre constituent deux des plus grandes entraves à la productivité.

Dans ce cas, comment faire pour gagner en productivité et favoriser la collaboration ? C’est simple : il suffit de vérifier que vos quatre outils de communication principaux proposent des intégrations robustes avec vos autres outils de travail. De cette façon, vous pourrez continuer à bénéficier des fonctionnalités spécialisées de ces derniers, sans avoir à les utiliser pour communiquer. Après tout, ils n’ont pas été conçus pour une communication efficace au travail.

Retenez bien : un travailleur de la connaissance bascule en moyenne 25 fois par jour entre 10 applications, et ce problème ne fait que s’intensifier à mesure que l’on grimpe dans la hiérarchie. Les hauts dirigeants affirment ainsi basculer 31 fois par jour entre 14 applications. Les intégrations ont l’avantage de centraliser l’accès aux informations, tout en laissant à vos équipes le loisir de profiter d’outils spécialisés, conçus pour leurs activités.

Intégrer les outils de communication interne

Les outils de communication interne sont des outils par le biais desquels vous interagissez avec votre équipe interne, que ce soit des membres de votre équipe projet ou l’ensemble des employés de votre entreprise. En général, ils disposent de protections qui empêchent vos partenaires externes d’y accéder.

Les outils de communication interne comprennent :

• Les outils de partage de fichiers : Google Drive, Dropbox, Box et OneDrive

• Les outils de gestion des employés : BambooHR, Workday, Lattice et Culture Amp

• Les outils de partage ou d’enregistrement d’écran : Vimeo et Loom

Voici d’autres outils que votre équipe pourrait utiliser pour sa communication interne :

• Les outils de synchronisation de calendriers : Google Agenda et Microsoft Outlook

• Les outils d’équipe : Adobe Creative Cloud, Salesforce, Github, SEMRush et Figma

• Les outils d’analyse de données : Google Analytics, Tableau, Looker et Power BI

Ces outils sont cruciaux pour mener à bien vos activités, mais ils ne sont pas adaptés pour communiquer. Plutôt que d’échanger par leur biais, recherchez un outil centralisé qui les intègre pour retrouver toutes vos informations au même endroit.

Intégrer les outils de communication externe

Les outils de communication externe sont des outils par lesquels vous interagissez avec des personnes externes à votre organisation : clients, travailleurs indépendants, prestataires, agences et autres partenaires.

Les outils de communication externe comprennent :

• Les outils de service client : Zendesk et ServiceNow

• Les réseaux sociaux : LinkedIn et Glassdoor

• Les forums publics et outils d’organisation de webinaires : Livestorm et Zoom

Voici d’autres outils que votre équipe pourrait utiliser pour gérer sa communication externe :

• Les outils de gestion des réseaux sociaux : Sprout Social, Buffer et Hootsuite

• Les outils de suivi du temps : Clockify, Harvest et Everhour

Clarifiez les attentes avec un plan de communication

Une fois que vos outils de communication sont en place, faut-il encore que votre équipe sache lequel utiliser selon la situation. C’est là que le plan de communication entre en jeu : il détermine la manière dont votre équipe doit communiquer certaines informations, ainsi que l’endroit pour le faire. Pour en savoir plus, consultez notre article sur les 4 étapes de rédaction d’un plan de communication.