Tailles de t-shirt et gestion de projet ? Un combo peu orthodoxe, mais efficace pour planifier vos projets

Et si l’on vous disait que les tailles de t-shirt n’étaient pas uniquement destinées aux vêtements ? Les tailles de t-shirt font également référence à un puissant outil de planification de projet pour la gestion des capacités. À la fois utile et fantaisiste, cet outil permet de connaître exactement la charge de travail de chaque membre de l’équipe.

Dès que vous envisagez de mettre en œuvre une nouvelle pratique au sein de votre équipe, vous devez également penser à sa complexité : combien de temps sera nécessaire à sa mise en place ? Cette pratique sera-t-elle facilement comprise par mon équipe ? Cette dernière pourra-t-elle en tirer profit ? 

Avec les tailles de t-shirt, vous n’avez pas besoin de vous poser toutes ces questions. Tout le monde a déjà porté un t-shirt, il est donc facile pour les membres de l’équipe de comprendre tout de suite la différence entre un t-shirt XS et un t-shirt L. L’application de ces tailles aux initiatives d’équipe est un excellent moyen d’évaluer l’effort à fournir pour chaque tâche, sans passer par des calculs compliqués. Voici comment procéder.

En quoi consistent les tailles de t-shirt ?

Les tailles de t-shirt sont un outil de gestion des capacités et de planification de projet qui permet de suivre le temps ou l’effort nécessaire à la réalisation d’un projet. Pour ce faire, vous attribuez à chaque projet ou tâche une taille de t-shirt, de XS à XXL, pour représenter l’effort relatif à cette tâche. Selon votre utilisation de l’outil, une taille de t-shirt peut représenter la portée d’une tâche, l’effort, la complexité, le nombre d’heures de travail, une estimation du délai, ou tout cela à la fois.

Les tailles de t-shirt sont un outil utile pour l’ensemble de votre équipe : 

• Les chefs de projet peuvent rapidement évaluer la capacité de l’équipe. 

• Les collaborateurs individuels peuvent indiquer clairement leurs disponibilités et leurs priorités.

• Les membres de l’équipe peuvent savoir qui fait quoi et pour quand.

Cette technique est souvent utilisée par les services d’ingénierie et de développement logiciel, mais n’importe quelle équipe peut en tirer parti. Pour tout dire, nous-mêmes chez Asana utilisons ces tailles de t-shirt pour les projets de création de contenus (cet article, par exemple, est classé M).

Utiliser les tailles de t-shirt pour des projets Agile

Initialement, les équipes Agile et Scrum ont rendu populaire l’utilisation des tailles de t-shirt pour évaluer les « story points ». Ces derniers, également connus sous le nom de « planning poker », permettent d’estimer l’effort ou l’ampleur relative d’une tâche lors de la planification de sprint. Généralement, les story points sont attribués à des demandes ou à des tâches dans un backlog produit. Lorsque le Scrum Master commence le sprint suivant, il retire des tâches du backlog jusqu’à atteindre un certain nombre de story points. Ainsi, l’équipe Scrum s’assure d’avoir suffisamment de tâches à accomplir pendant le sprint, sans avoir les yeux plus gros que le ventre.

Les tailles de t-shirt pour les équipes Scrum sont une forme d’estimation relative. Il s’agit d’une solution alternative à la technique d’estimation par story points, plus traditionnelle et basée uniquement sur des chiffres. Ici, l’estimation relative permet aux membres de l’équipe de penser en plusieurs dimensions : les chiffres sont souvent associés au temps, mais les tailles de t-shirt peuvent représenter des idées plus complexes, notamment le délai, l’effort ou la complexité.

Utilisez les tailles de t-shirt pour planifier vos projets en 6 étapes

Pour utiliser efficacement les tailles de t-shirt, il est important d’établir en amont ce que chaque taille représente et où les membres de l’équipe doivent préciser la taille concernée. 

1. Commencez par déterminer vos tailles

Avant de présenter les tailles de t-shirt aux membres de votre équipe, déterminez les tailles que vous souhaitez utiliser. Évitez d’en utiliser un trop grand nombre pour ne pas les désorienter. Si vous débutez, limitez-vous aux tailles S, M, L et XL. Si les portées de vos projets s’avèrent très variables, vous pouvez également utiliser la taille XS ou XXL. 

2. Définissez ce que chaque taille représente

Les tailles de t-shirt ne peuvent fonctionner que si tout le monde comprend ce que chaque taille représente. Ainsi, lorsque vous présentez cette technique d’estimation de projet à votre équipe, assurez-vous que tout le monde est bien sur la même longueur d’onde. Il peut s’avérer utile de donner des exemples courants de projets classés S, mis en comparaison avec des projets classés L. Par exemple, pour l’équipe de contenu d’Asana, un article comme celui-ci est classé M. En revanche, une initiative de contenu impliquant la collaboration de plusieurs équipes, avec de nombreuses tâches et une variété de parties prenantes sera classée L, voire XL dans certains cas. 

Précisez également ce que chaque taille de t-shirt représente. S’agit-il de l’effort ? De la complexité ? Du délai ? Souvent, une taille de t-shirt représente tout cela à la fois, mais il est important de clarifier les points que vous suivez et ceux que vous ne suivez pas selon ce système pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.

3. Identifiez les personnes que vous autorisez à attribuer des tailles de t-shirt

En fonction de la structure de votre équipe, vous limiterez le nombre de personnes autorisées à attribuer des tailles de t-shirt ou, au contraire, autoriserez l’ensemble de votre équipe à le faire. Voici quelques pratiques courantes :

• Pour les projets de backlog produit, le responsable de produit attribue les tailles de t-shirt, parce qu’il est le plus proche du travail à réaliser. 

• Pour les équipes Agile qui utilisent Scrum, le Scrum Master vérifie les tailles de t-shirt, qui ont été préalablement attribuées par le responsable de produit, avant un sprint. 

• Pour les équipes de projets plus généraux, chaque membre de l’équipe définit ses propres tailles de t-shirt, conformément aux règles mises en place.

4. Attribuez une taille de t-shirt à chaque initiative

Si vous débutez tout juste, vous devrez peut-être attribuer rétroactivement des tailles de t-shirt aux tâches en cours. En revanche, à l’avenir, chaque tâche devra être associée à une taille au moment de son attribution. Ainsi, le membre de l’équipe concerné et vous-même serez tous deux informés de l’effort nécessaire.

5. Suivez les tailles de t-shirt à l’aide d’un outil de gestion du travail

Avoir des tailles de t-shirt associées aux tâches, c’est bien, mais consulter ces informations dans un outil clair et accessible à tous, c’est encore mieux. Faites en sorte que votre équipe puisse suivre les tailles de t-shirt dans un outil de gestion du travail partagé, comme Asana. Ainsi, toute l’équipe pourra bénéficier d’un aperçu précis et instantané de la charge de travail actuelle de chaque membre. 

6. Utilisez les tailles de t-shirt pour évaluer la charge de travail

Une fois que chaque tâche est associée à une taille de t-shirt, vous disposez également d’un suivi de la charge de travail pour votre équipe. Utilisez un outil de gestion du travail, comme Asana, pour évaluer l’effort associé et visualiser la charge de travail de chaque membre de l’équipe. Vous veillerez ainsi à ce que les membres de votre équipe ne soient pas surmenés. 

Exemples de planification avec des tailles de t-shirt

Voici un exemple de projet de planification de sprint, qui utilise les tailles de t-shirt au lieu des traditionnels story points :

Les ingénieurs ne sont pas les seuls à tirer parti des tailles de t-shirt. Voici un autre exemple de calendrier de contenu avec une taille de t-shirt associée à chaque élément :

Les avantages des tailles de t-shirt 

Même si elles restent simples à utiliser, les tailles de t-shirt sont un moyen efficace de faciliter l’estimation des délais, en particulier pour les équipes dont le métier n’est pas l’ingénierie. En utilisant les tailles de t-shirt pour indiquer plus facilement les ressources et l’effort à fournir pour accomplir une tâche, les membres de l’équipe passent moins de temps à réfléchir au nombre d’heures nécessaires et en consacrent davantage à la réalisation même de la tâche.

Grâce à ce type de suivi dans un outil centralisé, chacun peut visualiser non seulement qui fait quoi et pour quand, mais également la charge de travail de chacun à l’instant t. De plus, les tailles de t-shirt constituent une excellente première étape vers la gestion de la charge de travail et la gestion des capacités. La gestion de la charge de travail vous aide à répartir efficacement les activités de votre équipe afin d’éviter tout burnout. Une gestion proactive vous évite en effet avant tout que les membres de votre équipe ne se sentent surmenés.

Éviter les pièges courants des tailles de t-shirt

Les tailles de t-shirt sont un outil particulièrement efficace et facile à mettre en place, mais il y a quelques points à surveiller lorsque vous mettez en œuvre cette méthode de planification de projet : 

Problème : les tailles de t-shirt sont subjectives.

Solution : définissez des tailles pour les projets courants afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.

Pour éviter ce problème, assurez-vous de fournir suffisamment de contexte au sujet de ces tailles de t-shirt lorsque vous les déployez pour la première fois. Ainsi, vous évitez l’aspect subjectif et vous assurez que tous les membres de votre équipe comprennent clairement la différence entre une tâche classée XS, S ou M. 

Problème : les différences entre les tailles ne sont pas claires.

Solution : limitez-vous à un nombre de tailles plus restreint.

Si votre équipe ne comprend pas les nuances entre plusieurs tailles, réduisez le nombre de tailles disponibles. Limitez-vous aux tailles S, M, L et XL, ou supprimez XL et limitez-vous à S, M et L. Vous pourrez toujours ajouter plus de tailles par la suite si nécessaire.

Problème : il est compliqué de suivre les tailles associées aux différentes tâches.

Solution : utilisez un outil de gestion du travail. 

Les tailles de t-shirt présentent deux avantages considérables : la gestion des capacités et la visibilité de la charge de travail. Dans les deux cas, vous devez avoir accès aux tâches de chacun dans un outil centralisé pour pouvoir profiter de ces avantages. C’est là que les outils de gestion du travail entrent en jeu. 

Les outils de gestion du travail apportent la clarté dont les équipes ont besoin pour atteindre leurs objectifs plus rapidement. Grâce à ces outils, vous pouvez coordonner le travail des membres de votre équipe et vous assurer que chacun dispose des informations dont il a besoin pour accomplir ses tâches clés. Pour en savoir plus, consultez notre article d’initiation à la gestion du travail. 

« La taille convient ? »

Les tailles de t-shirt conviennent pour une estimation grossière de pratiquement tous les types de tâches. C’est également un moyen d’instaurer des pratiques de gestion des ressources au sein de votre équipe, ce qui vous permet d’évaluer efficacement la capacité des membres de votre équipe et de lutter contre le surmenage. Pour utiliser les tailles de t-shirt de la manière la plus efficace possible, assurez-vous de suivre vos tâches dans un outil accessible à tous, comme Asana.