Qu’est-ce que le rééquilibrage des ressources ? Découvrez quelques techniques et exemples

Il arrive que les projets ne se déroulent pas comme prévu. Vous pouvez être confronté à une pénurie de ressources et vous devrez alors trouver les moyens de vous adapter pour ne pas compromettre le rendu des livrables. C’est là qu’intervient le rééquilibrage des ressources, lequel vous permet d’ajuster les échéances afin qu’un projet puisse être achevé avec les ressources dont vous disposez. Grâce à cette technique, vous pouvez allouer les ressources en conséquence et vous assurer d’atteindre vos buts et objectifs.

Le rééquilibrage des ressources exige de solides compétences en gestion des ressources et une compréhension approfondie des besoins de chaque projet. Pour vous aider à mieux maîtriser ce processus, nous avons choisi de vous en expliquer chaque étape, puis de vous fournir des exemples et bonnes pratiques à suivre.

Qu’est-ce que le rééquilibrage des ressources ?

Le rééquilibrage est une technique de gestion de projet qui consiste à résoudre les problèmes de surattribution des ressources ou de planification pour s’assurer que le projet concerné peut être accompli avec les ressources disponibles (temps, supports ou outils nécessaires à l’accomplissement d’une initiative).

Le rééquilibrage des ressources a pour objectif de tirer le meilleur parti des ressources disponibles dans le respect des critères de qualité du projet : délais, coûts et portée.

Ce processus peut devenir un véritable défi pour les chefs de projet, car il faut réussir à allouer les mêmes ressources sur plusieurs projets, sans qu’elles se retrouvent débordées.

En fonction des besoins de votre équipe, voici les différents scénarios possibles :

• Si l’objectif est de respecter l’échéance actuelle du projet, il faudra peut-être trouver et mobiliser des ressources supplémentaires.

• Si l’objectif est de terminer le projet avec les ressources actuellement disponibles, l’échéance peut être allongée.

Le rééquilibrage des ressources permet d’adapter l’allocation des ressources ou le calendrier de projet afin d’éviter de trop solliciter les ressources. Parfois, cela aide à garantir la qualité des résultats d’un projet.

Quand recourir au rééquilibrage des ressources ?

Le rééquilibrage des ressources permet d’éviter que celles-ci ne soient trop éparpillées et de garantir que les projets disposent toujours des ressources nécessaires pour réussir. Cette technique facilite la gestion des projets, mais contribue également à préserver l’équilibre entre les vies professionnelle et privée de chacun des membres d’équipe. Voici quelques raisons qui peuvent inciter votre équipe à recourir au rééquilibrage des ressources.

Optimiser vos ressources

Le rééquilibrage vous permet de tirer le meilleur parti des ressources dont vous disposez. Il vous aide à évaluer les projets qui ont besoin de ressources supplémentaires et ceux pour lesquels un ajustement des délais suffira.

Limiter les pertes

Le rééquilibrage évite que les projets ne prennent du retard (parfois dans des proportions dramatiques) et minimise les pertes en matière de coûts et de main-d’œuvre. Cette technique permet de gérer la demande de ressources sans dépasser les capacités et les ressources financières actuelles de l’entreprise.

Éviter les situations de surmenage

La surallocation des ressources entraîne une surcharge de travail, qui peut mener les membres de l’équipe au surmenage. Un rééquilibrage permet de résoudre les problèmes en matière d’allocation des ressources et d’ajuster les échéances afin que les membres d’équipe ne se retrouvent pas débordés. In fine, cela aide également à réduire le turnover de l'entreprise.

Garantir la qualité des résultats d’un projet

Le rééquilibrage vous permet de mieux gérer les ressources, mais aussi les attentes de vos clients en maintenant le même niveau de qualité pour tous les livrables du projet. En général, le rééquilibrage des ressources est particulièrement utile pour résoudre les problèmes de budget, de surallocation des ressources et ceux liés aux retards des projets.

Rééquilibrage des ressources : quelques exemples

Voici quelques exemples pour vous aider à mieux comprendre comment rééquilibrer les ressources au sein de votre équipe :

Exemple n°1 : retarder la date de début d’un projet

Dans le cadre d’un projet, vous avez besoin d’un concepteur pour créer des maquettes à destination d’un client, mais le concepteur initialement prévu est en réalité déjà pris par un autre projet, et le reste de l’équipe de conception est également occupé. Vous décidez donc de commencer le projet deux jours plus tard, lorsque ce concepteur sera disponible. Comme ce dernier travaille rapidement, la date d’échéance du projet reste la même.

Exemple n°2 : obtenir des ressources supplémentaires

L’équipe informatique a répondu à un grand nombre de demandes pour éliminer un virus qui a infecté les ordinateurs de l’entreprise. L’antivirus actuellement en place n’étant pas assez robuste pour venir à bout du virus, l’équipe décide d’investir dans un nouveau logiciel afin de pouvoir nettoyer les ordinateurs.

Exemple n°3 : décaler l’échéance d’un projet

L’équipe marketing lance une nouvelle campagne sur les réseaux sociaux et attend l’approbation de son responsable, actuellement en congé maladie. Puisque la campagne n’est pas urgente, l’équipe décide de repousser la date de lancement de quelques jours pour que le responsable ait le temps de donner son avis.

Que vous dirigiez une équipe marketing, commerciale ou informatique, un rééquilibrage peut s’avérer utile pour résoudre les problématiques liées aux ressources. Une fois que vous avez trouvé une solution, parlez de votre plan d’action au reste de l’équipe. N’hésitez pas à vous servir d’un modèle de réunion pour planifier l’ordre du jour. 

Rééquilibrage des ressources de projet

Ajouter le rééquilibrage des ressources de projet à votre arsenal de compétences vous aidera à devenir un meilleur leader. Voici quelques stratégies de rééquilibrage applicables au sein de votre équipe.

La méthode du chemin critique (Critical Path Method ou CPM)

La méthode du chemin critique est une technique courante de rééquilibrage qui permet de calculer la durée d’un projet sans tenir compte de la disponibilité des ressources.

Cette technique consiste à relier les activités dépendantes du projet dans une séquence logique afin de calculer les dates auxquelles chaque activité peut commencer (au plus tôt) et se terminer (au plus tard). Le « chemin critique » désigne la séquence de tâches dont la durée est la plus longue et qui doit être terminée afin de pouvoir clôturer le projet.

Une fois les activités du chemin critique définies, vous pouvez déterminer la marge projet, c’est-à-dire la flexibilité dont vous disposez en matière de planification :

La marge totale correspond à la période pendant laquelle il est possible de retarder les tâches, en se basant sur la date de début la plus proche, sans que cela n’ait d’incidence sur l’échéance du projet.

• Calcul : (échéance la plus tardive) - (échéance la plus proche) ou (date de début la plus tardive) - (date de début la plus proche)

La marge libre correspond au nombre de jours pendant lesquels les tâches peuvent être retardées sans que cela n’ait d’incidence sur la date de début des activités suivantes.

• Calcul : (date de début la plus proche de la prochaine tâche) - (échéance la plus proche de la tâche en cours)

Dans le cadre de la méthode du chemin critique, les tâches ont une marge égale à zéro : si une tâche est retardée, le reste du projet l’est également.

Imaginons que votre équipe informatique travaille au remplacement du système de sécurité actuel. Elle identifie deux tâches critiques et deux tâches non critiques :

Tâches critiques :

• Arrêter de se servir des logiciels de sécurité actuellement utilisés dans l’ensemble de l’entreprise sous deux jours

• Installer et tester le nouveau logiciel sur tous les appareils de l’entreprise dans un délai de quatre jours

Tâches non critiques :

• Finaliser les détails relatifs à l’achat avec le vendeur du logiciel dans la journée

• Créer un guide d’utilisation du nouveau logiciel dans les deux jours.

Dans cet exemple, la durée la plus courte du projet est de six jours, car les activités du chemin critique sont capitales pour mener à bien le projet, tandis que les tâches non critiques restent facultatives.

Fast tracking

Certains projets doivent être absolument livrés à la date prévue, voire avant, afin de satisfaire les exigences du client. Le cas échéant, vous pouvez utiliser la technique du Fast tracking pour exécuter plusieurs tâches en parallèle et accélérer ainsi l’accomplissement du projet. Cette technique de « compression » du calendrier ne peut fonctionner que s’il est possible de s’atteler à différentes activités simultanément, dans une certaine mesure.

Par exemple, les activités avec dépendances peuvent être échelonnées, et celles qui n’en ont pas peuvent être exécutées en parallèle.

Lorsqu’une équipe de développement logiciel commence à concevoir le back-end d’un site Web pendant qu’une équipe de conception termine la maquette du site, il s’agit de fast-tracking. Employer cette technique permet de mener à bien son projet dans le respect des délais et du budget, mais il y a aussi plus de chances que le livrable ait besoin d’être retravaillé.

Le « crashing »

Lorsque la méthode du fast tracking ne peut pas être appliquée ou qu’elle n’est pas assez efficace, vous pouvez employer la technique du crashing, qui consiste à allouer des ressources supplémentaires à un projet pour en raccourcir la durée. Le cas échéant, vous devez évaluer les besoins des tâches hautement prioritaires et rechercher les ressources qui apportent la plus grande valeur ajoutée, à moindre coût.

Imaginons que l’équipe marketing a besoin de deux rédacteurs supplémentaires, car l’échéance du livrable a été avancée de deux jours. Comme tous les membres de l’équipe sont occupés, le chef de projet décide d’engager deux travailleurs indépendants avec lesquels il a déjà eu l’occasion de collaborer, sans perdre de temps à chercher de nouveaux rédacteurs.

Avant de décider d’utiliser le crashing pour comprimer votre calendrier de projet et de mobiliser des ressources supplémentaires, assurez-vous d’obtenir l’accord de votre manager ou de votre client.

Méthode de la chaîne critique

La méthode de la chaîne critique est une version actualisée du chemin critique. Contrairement à cette dernière, la chaîne critique tient compte des disponibilités des ressources. Il s’agit de trouver le chemin critique en fonction de la séquence de tâches la plus longue, tout en tenant compte des dépendances de tâches et des ressources. Vous ne pouvez allouer une ressource qu’à une seule tâche à la fois.

Employer cette méthode pour planifier un projet revient à dresser la liste des ressources requises pour chaque tâche et à réévaluer leur disponibilité si besoin.

La méthode de la chaîne critique comprend une période tampon, entre la dernière tâche et l’échéance du projet. Elle sert à couvrir les imprévus qui peuvent survenir lors de l’exécution des activités du chemin critique. Inversement, tout retard pris dans ces mêmes activités consomme un peu de cette marge, mais sans compromettre l’échéance du projet.

Prenons un exemple : un manager identifie les ressources nécessaires pour publier son contenu dans les délais (un rédacteur, un éditeur, un designer et un développeur). Il prévoit une période tampon de cinq jours au cas où les révisions de contenu ou de conception prendraient du retard.

Le but de la méthode de la chaîne critique est d’obtenir une estimation fiable de la durée des projets et des ressources nécessaires, de manière à respecter les délais sans pour autant solliciter les ressources outre mesure.

Rééquilibrage des ressources : quelques outils

Le rééquilibrage des ressources vous semblera plus facile avec un peu de pratique. En attendant, voici quelques conseils et outils pour en tirer le meilleur parti.

• Utilisez les diagrammes de Gantt : un diagramme de Gantt est une représentation visuelle d’un calendrier de projet sous la forme de barres horizontales qui peut s’avérer fort utile pour identifier et planifier le chemin critique. Vous bénéficiez facilement d’une vue d’ensemble des dépendances de tâches, de leurs dates de début et de fin, et de la durée du projet. À mesure que votre projet avance, vous pourrez réorganiser le diagramme et ajuster les dates si nécessaire.

• Adoptez un logiciel de gestion de projet et des ressources : certains logiciels de gestion de projet sont dotés d’algorithmes de rééquilibrage des ressources qui aident à résoudre les problématiques liées à la surallocation. Les logiciels de gestion de projet vous font également bénéficier d’une plus grande visibilité sur le planning des membres d’équipe pour être en mesure d’anticiper et d’éviter les problèmes de calendrier, et ne pas allouer des ressources déjà occupées par d’autres activités.

• Élaborez un diagramme réseau : il s’agit d’une autre manière de représenter visuellement le calendrier d’un projet. Le diagramme réseau a l’apparence d’un graphique avec des séquences de cases et de flèches qui illustrent la chronologie des tâches. Il peut être utilisé dans le cadre de la planification, mais aussi pour suivre la progression d’un projet. Lorsque vous reliez les séries de cases entre elles (chacune représente une tâche et la durée de celle-ci), vous êtes alors en mesure d’identifier les chemins non critiques et critiques.

• Référez-vous aux projets accomplis précédemment : gardez une trace des plans et calendriers de vos précédents projets afin de pouvoir vous y référer au moment d’entreprendre un projet similaire et élaborer un plan de projet plus précis. L’analyse de projets antérieurs, réussis ou non, vous donne une estimation plus fiable de la marge à accorder à chaque tâche et des ressources requises (approximativement). Vous pouvez ainsi évaluer la disponibilité des ressources avant même le début du projet.

• Estimez les ressources nécessaires avec plus de fiabilité : vos efforts pour rééquilibrer les ressources ont davantage de chances de réussir si vous définissez clairement la portée de votre projet et si vous estimez les ressources nécessaires avec fiabilité.

Voici quelques conseils pour gagner en fiabilité dans vos estimations :

• effectuer des estimations en équipe pour réduire les biais personnels ;

• tenez compte des risques potentiels de votre projet dans le processus d’estimation ;

• estimez en fourchettes plutôt qu’en valeurs spécifiques afin de couvrir un plus grand nombre de possibilités ;

• utilisez la même technique d’estimation à chaque fois pour garantir la cohérence de ces dernières.

Plus vos estimations initiales seront pertinentes, moins le rééquilibrage des ressources sera brutal si des problèmes surviennent ultérieurement.

Rééquilibrage et lissage des ressources

Les deux sont considérées comme des techniques de gestion des ressources.

La principale différence est la contrainte du projet à laquelle la priorité est accordée : le lissage des ressources donne la priorité aux contraintes de temps alors que le rééquilibrage se concentre sur la disponibilité des ressources.

Prenons un exemple : vous devez travailler sur une tâche pendant huit heures par jour pendant cinq jours, mais 30 heures vous suffiront pour terminer la tâche. Vous choisissez alors d’ajuster votre planning et programmez six heures de travail par jour. Vous disposez ainsi de plus de temps pour travailler sur d’autres tâches, sans compromettre l’échéance du projet.

Le rééquilibrage est utilisé en cas de surallocation des ressources, tandis que le lissage est employé en cas de répartition inégale de ces dernières. Le rééquilibrage vous autorise à ajuster les délais du projet, ce qui n’est pas possible dans le cadre du lissage des ressources.

Si vous avez fait appel au rééquilibrage des ressources pour résoudre les problématiques de surallocation, n’hésitez pas à recourir au lissage pour homogénéiser le calendrier du projet.

Développez vos compétences en matière de rééquilibrage des ressources

Pour gérer au mieux les disponibilités de vos ressources, recourez au rééquilibrage pour optimiser la répartition des ressources disponibles et terminer aisément tous vos projets dans les temps.

Associez l’emploi de cette stratégie à l’utilisation de modèles personnalisés pour votre équipe, comme des modèles informatiques ou marketing, pour mieux planifier et programmer vos projets.

Le rééquilibrage exige de solides compétences en matière de gestion des ressources, mais un logiciel de gestion du travail peut vous aider à optimiser la coordination de vos projets et à passer à la vitesse supérieure.