Recueillir les exigences en 6 étapes pour un projet réussi

Recueillir les exigences d’un projet peut sembler somme toute assez évident, mais ce processus reçoit rarement l’attention qu’il mérite. Tout comme les étirements avant le sport ou le brossage des dents avant d’aller dormir, c’est une tâche simple mais souvent oubliée.

Cependant, l’oubli de ces règles a priori simples peut avoir des conséquences indésirables : blessures, caries ou, dans le cas de la gestion de projet, risques d’échec.

Dans cet article, nous reprendrons les grandes lignes du processus de recueil des exigences, puis vous expliquerons pourquoi y accorder le temps nécessaire peut garantir la réussite de vos projets.

Qu’est-ce que le recueil des exigences en gestion de projet ?

Le recueil des exigences est un processus qui consiste à identifier les exigences précises de votre projet, de A à Z. Il se déroule pendant la phase de démarrage du projet, mais la gestion des exigences est un travail continu qui s’étend sur toute la chronologie du projet.

Ce processus s’effectue en général dans le cadre du brief de projet ou de la réunion de lancement.

Voici quelques questions à vous poser :

• Combien de temps durera le projet ?

• Qui est impliqué dans le projet ?

• Quels risques pourrions-nous rencontrer pendant le projet ?

Malgré sa simplicité, le recueil des exigences est un élément clé de tout plan de projet.

Les 6 étapes du recueil des exigences

Suivez les six étapes ci-après pour recueillir les exigences de votre projet. Vous obtiendrez un document complet qui détaillera les ressources dont vous avez besoin pour avancer dans les différentes phases du projet.

Étape 1 : attribuer des rôles

La première étape de votre recueil des exigences est d’attribuer des rôles au sein de votre projet. C’est à ce moment que vous devez identifier les parties prenantes du projet.

Une partie prenante est une personne investie dans votre projet, qu’elle soit un partenaire interne ou externe. Par exemple, un client est considéré comme une partie prenante externe, tandis qu’un responsable de service ou un membre du conseil d'administration sont des parties prenantes internes. Définir le rôle de chacun en premier lieu vous sera d’une grande aide pour déterminer les personnes devant analyser votre portée de projet plus tard.

Les autres rôles à attribuer sont les suivants : chef de projet, administrateur de projet, concepteurs, testeurs produit et développeurs. Toutes ces personnes vous aideront à identifier les exigences et les ressources nécessaires pour accomplir les objectifs de votre projet.

Il serait tentant de foncer tête baissée dans votre projet et de commencer à dresser la liste de tous les éléments nécessaires. Toutefois, vous pourriez bien commettre une erreur en procédant de la sorte. Calmez-vous et tenez-vous-en au processus pour empêcher l’apparition des risques de projet plus efficacement.

Étape 2 : rencontrer les parties prenantes

Dès que vous avez identifié les parties prenantes du projet, rencontrez-les pour vous faire une idée claire de leurs attentes. Il est essentiel de connaître ces informations, car vos livrables leur seront destinés.

Voici quelques questions à leur poser :

• Quel est votre objectif pour le projet ?

• Quels éléments feront selon vous la réussite du projet ?

• Quelles sont vos inquiétudes vis-à-vis du projet ?

• Que souhaitez-vous que ce produit ou service propose ?

• Quels changements seraient selon vous utiles au projet ?

Les parties prenantes sont les destinataires finaux du projet. Profitez-en donc pour leur poser toutes les questions qui pourraient alimenter votre liste d’exigences.

Étape 3 : recueillir et documenter

La troisième étape du processus se déroule en même temps que la deuxième. Lorsque vous rassemblez des informations auprès des parties prenantes à l’aide des questions ci-dessus, il vous faut les documenter autant que possible afin de ne manquer d’aucune réponse pour démarrer le projet.

Pour vous aider dans cette tâche, quoi de mieux qu’un outil de gestion de projet ? Le plan, les exigences et les communications de votre projet seront ainsi accessibles au même endroit. Voici quelques éléments à consigner :

• Réponses des parties prenantes aux questions d’entretien

• Questions des parties prenantes

• Demandes des parties prenantes

• Commentaires des parties prenantes

• Questions et commentaires issues des entretiens

Les réponses que vous recevrez ne seront pas forcément toutes exploitables, mais les documenter vous permettra de prendre en compte la perspective des parties prenantes. Cela vous sera utile par la suite, pour gérer les exigences.

Étape 4 : dresser une liste des hypothèses et des exigences

Maintenant que la phase de collecte d’informations est terminée, créez votre plan de gestion des exigences selon les données recueillies.

Souvenez-vous des questions clés du processus de recueil des exigences et établissez vos objectifs d’exigences à partir de celles-ci, comme :

• La durée du calendrier de projet : établissez votre chronologie de projet sous forme de diagramme de Gantt et servez-vous-en pour visualiser toutes les exigences qui dépendent des jalons du projet. Certaines d’entre elles pourraient s’appliquer durant l’entièreté du projet, tandis que d’autres seront seulement pertinentes lors de certaines phases. Par exemple, vous aurez besoin d’un budget pour rémunérer les membres de l’équipe tout au long du projet, mais seulement de certains matériaux lors de la phase finale de votre chronologie de projet.

• Les personnes impliquées dans le projet : identifiez précisément quels membres de l’équipe prendront part à votre projet, c’est-à-dire le nombre de concepteurs, de développeurs ou de responsables dont vous aurez besoin à chaque étape. L’estimation des ressources humaines est un indispensable de vos exigences de projet, car sans elles, impossible de terminer à temps.

• Les risques du projet : connaître les risques est crucial dans l’identification des exigences de projet. Dans un registre des risques, définissez ceux dont le degré de priorité est élevé, comme le feedback des parties prenantes, les retards ou le manque de budget. Programmez ensuite une séance de brainstorming avec votre équipe pour trouver des moyens d’empêcher ces risques de se concrétiser.

Tout comme les objectifs SMART, vos exigences de projet doivent être exploitables, mesurables et quantifiables. Pour cela, essayez de renseigner le budget, la chronologie, les ressources nécessaires et les membres de l’équipe dans les moindres détails.

Étape 5 : obtenir l’approbation

Une fois vos exigences de projet formalisées, il vous faudra obtenir l’approbation des parties prenantes pour vous assurer de répondre aux besoins des utilisateurs. Encourager une communication claire pour s’assurer que vos parties prenantes connaissent les limites du projet dès le départ est également un moyen d’éviter la dérive des objectifs. Ensuite, mettez en œuvre votre plan d’implémentation qui comprend l’acquisition de ressources et la formation d’une équipe.

Étape 6 : surveiller votre progression

La dernière étape du processus est de surveiller l’avancée de votre projet. Un logiciel de gestion de projet peut vous aider à suivre le budget du projet ainsi que d’autres exigences au fil de sa mise en œuvre. Avec un tel outil, vous visualisez les changements en temps réel et pouvez rectifier immédiatement le tir en cas de problème, un avantage indéniable.

Techniques de recueil des exigences

Le processus de base en matière de recueil des exigences de projet consiste, certes, à demander l’avis des parties prenantes. Cependant, il arrive que celles-ci ne sachent pas vraiment ce qui conviendrait le mieux au projet. Dans ce cas, c’est à vous qu’il incombe d’obtenir les informations nécessaires pour définir ces exigences.

Dans le but d’être fin prêt pour mener à bien le projet, vous pouvez recourir aux techniques de recherche suivantes :

• Questionnaires : un questionnaire est la solution idéale si vous avez besoin de poser les mêmes questions à toutes les parties prenantes. Partagez-le à l’avance et donnez aux personnes interrogées le temps de répondre pour que rien ne soit oublié. Les questionnaires sont un bon moyen de rassembler des informations, mais il convient de rappeler que les parties prenantes issues de la direction sont susceptibles d’être trop occupées pour les remplir.

• Scénarios : un scénario consiste en une description écrite du déroulement du projet d’un point de vue hypothétique. Il peut inclure les acteurs impliqués dans le projet, ce que vous attendez d’eux et les étapes auxquelles ils procéderont pour atteindre l’objectif du projet. Transmettre un scénario aux parties prenantes peut leur donner une idée claire de votre feuille de route de projet et des livrables prévus. Ils peuvent aussi avoir leur mot à dire si votre scénario ne leur convient pas.

• Cartes heuristiques : technique visuelle de brainstorming, la carte heuristique est particulièrement utile pour évaluer les exigences de projet nécessaires. Dans un premier temps, placez l’objectif de votre projet au centre de la carte. Établissez ensuite les catégories des éléments dont vous avez besoin dans les bulles rattachées à l’objectif. À mesure que votre carte s’étend, intégrez davantage de détails jusqu’à avoir identifié l’ensemble des exigences.

• Prototypage : vous entretenir avec les parties prenantes n’aboutira pas au résultat escompté si leurs attentes du projet ne sont pas claires et précises. Dans ce cas, essayez de créer des prototypes pour leur montrer à quoi le livrable pourrait ressembler. C’est un moyen de les aider à se prononcer sur les aspects qui leur conviennent ou non, et de préciser ainsi les exigences nécessaires au lancement du projet.

Si aucune de ces méthodes ne vous convient, tournez-vous vers d’autres outils en ligne conçus pour rassembler des informations : un tableau d’idéation, un groupe de discussion, des scénarios d’utilisation ou encore un modèle de matrice de décision.

Pourquoi est-il important de recueillir les exigences du projet ?

Le recueil des exigences est plus que bénéfique pour votre projet : il est essentiel. Vous souvenez-vous des raisons derrière votre dernier projet raté ? Aviez-vous épuisé toutes vos ressources ou dépassé votre budget ? Aviez-vous sous-estimé le temps nécessaire pour terminer le projet ? Bonne nouvelle : ces risques peuvent être évités dès lors que vous recueillez les exigences de votre projet.

Recueillir les exigences présente de nombreux avantages, parmi lesquels :

• Amélioration de la satisfaction des parties prenantes : lorsque vous recueillez efficacement les exigences du projet, les parties prenantes sont plus à mêmes d’être satisfaites de votre travail grâce à des livrables de projet qui correspondent à leurs attentes. Elles seront ravies de savoir à quoi s’attendre en ce qui concerne votre projet.

• Augmentation du taux de réussite du projet : le recueil des exigences permet aussi d’accroître le taux de réussite de votre projet, car vous serez rôdé pour parer tous les risques qui pourraient survenir au fil de l’eau.

• Réduction des coûts du projet : la survenue de risques de projet peut entraîner une hausse des coûts. Les éviter vous permettra de réduire les dépenses et de respecter le budget alloué. C’est là l’un des plus grands avantages du recueil des exigences, car il est naturel de ne pas vouloir dépenser plus d’argent que nécessaire sur un projet.

Simplifiez le recueil des exigences avec un logiciel de gestion de projet

Le recueil des exigences est une étape cruciale de la planification de projet. Que vous vous entreteniez avec les parties prenantes ou effectuiez d’autres types de recherches pour dresser votre liste des exigences de projet, un logiciel de gestion de projet sera l’allié idéal pour contenir toutes vos informations et les transférer facilement vers la phase suivante.

En misant sur des accès partagés, parties prenantes et membres de votre équipe peuvent communiquer et collaborer sur le projet de A à Z, tout en évitant les éventuels contretemps.