Flux de processus : présentation et visualisation

Vous cherchez à améliorer l’efficacité de votre équipe ? Pensez à réexaminer votre flux de processus. 

Un flux de processus regroupe une série d’étapes que votre équipe doit suivre pour atteindre votre objectif. Grâce à vos flux de processus, vous visualisez plus facilement les redondances, les tâches répétitives et les points de blocage.

Vous pouvez par exemple utiliser des outils de chronologie ou des diagrammes de processus pour vous représenter les flux correspondants. Découvrez l’origine des flux de processus, en quoi consistent les schémas de procédé et comment les utiliser pour améliorer l’efficacité de votre équipe. 

Qu’est-ce qu’un flux de processus ?

Un flux de processus permet d’illustrer les étapes à suivre par votre équipe pour atteindre un objectif. En visualisant ces étapes dans un diagramme ou un organigramme, votre équipe voit plus clairement l’ordre dans lequel les tâches doivent être accomplies.

L’amélioration des processus va de pair avec une efficacité accrue au travail. Or, les travailleurs de la connaissance passent aujourd’hui à côté de plus de 25 % de leurs échéances chaque semaine, principalement à cause du manque de précision des processus. En clarifiant les responsabilités de chacun et leurs échéances, vous donnez toutes les clés à votre équipe pour qu’elle comprenne le contexte de son travail et exécute ses tâches plus efficacement.

Exemple de flux de processus

Il existe un processus simple connu de tous, quel que soit votre poste : la demande de congés. Ce processus est relativement linéaire et constitue un parfait exemple de la façon dont vous pouvez visualiser l’ordre des tâches :

• Étape 1 : vous demandez vos congés payés.

• Étape 2 : votre manager examine votre demande.

• Étape 3 : votre manager décide d’approuver ou non votre demande.

• Étape 4 : vous recevez la décision de votre manager par e-mail.

• Étape 5 : votre demande est approuvée ou refusée.

Dans l’idéal, ce genre de flux de processus devrait être facilement accessible par tous. Ainsi, votre équipe saurait où chercher pour accéder à tous types de processus et se référer à ces informations dans le cadre de processus nouveaux ou peu familiers.  

À quoi sert un flux de processus ?

Les flux de processus sont plus que de simples graphiques. Ils constituent un outil particulièrement utile dans le cadre de la gestion de projet pour analyser, optimiser et standardiser les nouveaux processus au quotidien. 

Voici quatre façons d’utiliser les flux de processus à bon escient au sein de votre entreprise :

Planifier et documenter les processus

L’imprécision des processus entraîne une perte de motivation et une baisse de moral de votre équipe, qui passe par conséquent à côté de certaines tâches. À l’inverse, des processus clairs vont lui donner une meilleure idée du déroulement de vos processus métier. Si les membres de votre équipe ne savent pas à qui ils doivent s’adresser ou les prochaines étapes à accomplir, ils peuvent se reporter à une source unique de référence fiable.

• Par exemple : plutôt que de demander à votre équipe de suivre sa progression à différents endroits, centralisez votre processus. Utilisez un logiciel de gestion du travail pour rationaliser les tâches et les activités de suivi.

Standardiser vos processus

Les organigrammes de processus constituent un excellent outil pour standardiser ou rationaliser les processus. Inutile de réinventer la roue à chaque nouveau projet ou de perdre du temps à élaborer un nouveau flux de processus, votre équipe peut simplement se référer au flux de processus standardisé et s’y tenir pour ne pas passer à côté d’une tâche ou prendre des risques inutiles.

• Par exemple : comme pour la demande de congés payés, la création d’un diagramme ou d’un organigramme illustrant un processus standardisé permettra à votre équipe de comprendre beaucoup plus facilement ses tâches. Avec une vue d’ensemble, elle se sentira probablement plus valorisée et moins stressée par le processus.

Analyser les processus dans une optique d’optimisation

En élaborant votre processus, vous vous rendrez peut-être compte qu’il existe des redondances ou des tâches répétitives que vous pouvez retirer. Il se peut que vous découvriez également des risques liés au processus, que vous prendrez le soin de communiquer à votre équipe pour qu’elle en soit consciente. Vous améliorerez ainsi l’efficience et l’efficacité de vos processus.

• Par exemple : imaginons qu’en examinant un nouveau flux de processus, une partie prenante remarque que vous pourriez sauter une étape du processus de communication. Vous gagneriez un temps précieux sur votre chronologie tout en optimisant votre flux de processus.

Renforcer la responsabilité de votre équipe

Lorsque tous les membres de votre équipe savent exactement quelles sont leurs tâches et leurs échéances, votre processus peut se dérouler sans encombre. Un bon schéma de procédé donne également aux membres de l’équipe une vision claire des dépendances importantes du projet, des contraintes liées aux ressources ou des échéances à prendre en compte.

• Par exemple : si vous créez un article pour votre blog sans flux de processus, vous risquez de vous heurter à des obstacles. Votre équipe n’arrive pas à respecter ses échéances ou rencontre souvent des problèmes de mauvaise communication ? En définissant et en visualisant clairement le processus, chacun sait à quel moment intervenir et qui contacter s’il manque des éléments.

Les organigrammes de processus servent généralement à définir des processus simples. 

Qu’est-ce qu’un schéma de procédé ?

Un schéma de procédé est une façon de visualiser le flux de votre processus. Selon le type de flux de processus que vous illustrez, vous les appellerez organigrammes descendants, diagrammes de flux schématiques ou organigrammes de processus.

À qui doit-on le schéma de procédé ?

Le schéma de procédé a été introduit pour la première fois par Frank Gilbreth Sr, un ingénieur industriel et expert en économie. L’American Society of Mechanical Engineers (ASME) a adopté ce concept dans les années 1920. 

Aujourd’hui, les flux de processus sont toujours utilisés dans l’ingénierie chimique et des processus, mais sont également des outils courants dans le secteur de la fabrication et des affaires (où ils sont souvent appelés flux de processus métier).

Pour visualiser le déroulement de votre processus, vous pouvez utiliser une série de symboles qui définissent et détaillent chaque tâche. L’Organisation internationale de normalisation (ISO) a créé les symboles les plus connus pour les schémas de procédé. Bien que certaines entreprises utilisent leurs propres symboles, l’utilisation de symboles standardisés permet à chacun de suivre beaucoup plus facilement votre diagramme de processus, sans instructions supplémentaires.

Vous pouvez les dessiner à la main, mais l’intégration d’un logiciel comme Lucidchart vous permet de partager facilement votre diagramme avec les membres de votre équipe et autres parties prenantes.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les différents types d’organigrammes et de symboles, consultez notre article sur les types d’organigrammes, les symboles et leur fonctionnement. 

Comment documenter le flux de processus métier en 5 étapes ?

Il est possible de créer des organigrammes de processus métier ou des diagrammes de processus en cinq étapes simples :

• Étape 1 : sélectionnez votre type de diagramme. Selon la complexité de votre processus, vous pouvez créer un simple schéma de procédé ou choisir une visualisation plus complexe comme le diagramme Swimlane.

• Étape 2 : déterminez le début et la fin du processus. Indiquez les actions de début et de fin de votre processus afin de pouvoir présenter efficacement ces étapes à vos collègues ou aux parties prenantes.

• Étape 3 : rassemblez les informations nécessaires. Communiquez avec votre équipe et les parties prenantes pour recueillir les détails et les approbations nécessaires à la création de votre diagramme. Déterminez le type de livrables associés à chaque étape afin d’estimer le temps dont votre équipe a besoin pour accomplir ses tâches.

• Étape 4 : éliminez les inefficacités. Analysez votre diagramme pour repérer les redondances ou les tâches répétitives qui peuvent ralentir votre équipe ou créer des points de blocage. 

• Étape 5 : concevez votre diagramme. Vous pouvez maintenant créer votre diagramme de processus métier ou votre diagramme de processus. Visualisez-les dans le type de diagramme que vous avez choisi à la première étape, puis revoyez-le avec votre équipe et les parties prenantes pour vous assurer que tout est correct. 

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