Raccourcir ses lead times : un indispensable

Ah, qui ne regrette pas ce bon vieux temps où, paraît-il, tout s’achetait pour trois francs six sous et où les enfants passaient leur temps à jouer dehors au lieu d’être scotchés à leur téléphone… Pourtant, difficile de nier que la modernité à aussi du bon ! Les livraisons en drone et les géants de la tech ont révolutionné le service aux consommateurs. Maintenant qu’il est possible de recevoir ses produits en quelques heures à peine, les acheteurs s’attendent à ce que tout aille plus vite, cela va sans dire.

C’est justement dans ce cadre que s’inscrit le lead time. Pour gérer votre temps efficacement et livrer les bons produits à vos clients au moment opportun, vous devez déjà savoir combien de temps prend l’ensemble du processus : le lead time représente ce délai. Dans cet article, vous découvrirez les indicateurs à utiliser pour mesurer le lead time et ainsi améliorer la satisfaction client, booster votre production et accélérer vos processus pour des livraisons sans accroc, toujours plus rapides.

Définition du lead time

Le « lead time » représente le temps qui sépare le moment où vous recevez une commande de celui où vous la traitez. Le plus souvent associé aux activités de production industrielle, à la gestion de la chaîne d’approvisionnement (supply chain management) et à la gestion de projet, il peut toutefois concerner tout type d’activité, si tant est qu’elle implique des clients, des produits et une équipe commerciale. Par exemple, dans le domaine de la production, le lead time sert à calculer le délai entre la date de la commande et le moment où le client l’a entre les mains. Appliqué aux projets, en revanche, ce délai court de la date de réception d’une commande (ici, en provenance du manager) jusqu’à son traitement par un employé.

Dans tous les cas, quels que soient le service où vous exercez et votre secteur d’activité, réduire le délai qui sépare la commande de sa livraison vous permettra de traiter plus de commandes et donc d’augmenter vos bénéfices.

Lead time et délai de traitement : quelles différences ?

Le délai de traitement représente le temps qui s’écoule entre la réception du bon de commande et son transfert jusqu’au service ou processus concerné. Il est donc l’une des composantes clés du lead time, sur lequel il peut avoir une influence considérable.

Un exemple : imaginons que votre usine transforme et conditionne des produits alimentaires. En cas de retard dans le délai de traitement, vos produits pourraient être livrés plus tard en magasin et donc être moins consommés par les clients finaux, avec à la clé une baisse des ventes en magasin. Si vous ne parvenez pas à régler le problème à l'origine de ce délai de traitement prolongé (par exemple, un manque de personnel et pas assez de budget pour embaucher), le magasin pourrait décider de remplacer vos produits par ceux de vos concurrents dans ses rayons.

Calcul du lead time

Pour calculer le lead time, vous devez faire la somme de plusieurs durées, correspondant aux phases suivantes : le pré-traitement, le traitement et le post-traitement.

Pré-traitement + Traitement + Post-traitement = Lead time

Une explication des éléments intégrés au calcul du lead time :

• Le pré-traitement : évalue les délais d’approvisionnement et de commande, en tenant compte des retards d’envoi ou des pénuries, le cas échéant.

• Le traitement : détermine le temps nécessaire pour traiter une commande dans son intégralité, si possible en tenant compte de tous les détails (emballage, pauses des employés, etc.).

• Le post-traitement : il s’agit ici d’évaluer le temps qui s’écoule avant que les clients aient le produit en main. En général, cette durée correspond au délai d’expédition ou dans le cadre de la gestion de projet, au délai qui sépare la fin d’un projet de sa mise en œuvre.

L’intérêt capital du lead time

Le lead time affecte de nombreux aspects de votre activité. Un lead time trop long nuira à l’expérience client, engendrera de la frustration en interne et pourrait même vous obliger à augmenter vos prix pour compenser l’allongement des délais de production. En maintenant un lead time court, vous augmentez vos recettes et donnez le sourire à tout le monde, du service d’approvisionnement au client.

Les conséquences d’un lead time trop long

Les lead times atteignent rarement des seuils critiques du jour au lendemain et en général, tout commence par une petite faille qui s’étend progressivement. Tout le monde ou presque souhaite réduire les délais au maximum. Pourtant, ceux-ci peuvent s’allonger graduellement sans que nous en ayons conscience. Par exemple, si vous avez réduit vos effectifs sans mettre en place les technologies nécessaires pour augmenter leur productivité, vous allez finir par vous désorganiser. Vous commanderez peut-être les matières premières nécessaires en double ou vous ne saurez plus où vous en êtes avec le produit fini. Le temps que vous vous rendiez compte que votre lead time a explosé, plusieurs mois se seront écoulés. Au final, ces quelques petites erreurs qui au départ n’avaient pas grande importance auront eu des répercussions fâcheuses sur vos délais.

Et la situation peut vite devenir préoccupante, car soyons honnêtes, vos clients ne vous attendront pas et iront voir ailleurs si nécessaire. Vous aurez beau proposer les meilleurs produits ou services, leur patience a des limites et ils finiront inévitablement par s’adresser à la concurrence. À long terme, tous ces obstacles et retards de livraison vont vous coûter cher : processus désorganisés, moral d’équipe en berne et bien sûr, baisse des ventes.

Exemples de lead time

Prenons quelques exemples de calcul de lead time dans différents secteurs.

Production industrielle

Le plus souvent, lorsque l’on se réfère au lead time, c’est à ce secteur que l’on pense. Ici, le calcul est plutôt simple.

• Approvisionnement : dans le domaine de la production, la phase de pré-traitement va de pair avec la gestion des achats. Il s’agit donc d’évaluer le délai nécessaire pour trouver, commander et recevoir les différents articles.

• Traitement : à ce stade, vous allez créer votre produit. Combien de temps vous faut-il pour assembler tous les éléments du produit de façon à le rendre utilisable par le consommateur ?

• Envoi : il est temps d’envoyer votre produit au client ! Le délai de livraison correspond au temps nécessaire (allant de quelques jours à plusieurs semaines) pour faire parvenir le produit à vos clients depuis vos usines.

Chaîne d’approvisionnement (supply chain)

Le lead time est un peu plus compliqué à calculer dans le cadre de la chaîne d’approvisionnement. En effet, il dépend de nombreux facteurs sur lesquels vous n’avez que peu d’influence. La supply chain achemine les marchandises d’un endroit à un autre et est donc largement affectée par les délais de livraison, qui peuvent évoluer en un claquement de doigts.

• Commande d’approvisionnement : le délai nécessaire pour obtenir les produits demandés. Combien de temps les produits commandés aux fournisseurs prennent-ils pour vous parvenir ?

• Traitement : le délai sur lequel vous avez le plus de contrôle. Plus vite vous parviendrez à expédier les produits, plus vous raccourcirez le lead time global.

• Envoi : comme pour la production, ce délai correspond au temps utile pour faire parvenir les produits à destination depuis vos usines.

Gestion de projet

En gestion de projet, le lead time vous aide à avoir des attentes réalistes envers votre équipe et à ne pas la submerger de demandes de dernière minute.

• Attribution des tâches : le chef d’équipe passe en revue et organise toutes les tâches liées au projet avant de les attribuer aux membres de l’équipe. À ce stade, vous calculez le temps que prend le chef d’équipe pour examiner le projet sous toutes ses coutures, élaborer un plan stratégique, sans oublier les objectifs, jalons et livrables, puis tout attribuer à l’équipe.

• Réalisation du projet : une fois que les attentes sont claires pour l’équipe, combien de temps lui faut-elle pour travailler sur le projet jusqu’à sa version finale ?

• Révisions et approbations : lorsque le projet est terminé en interne, il doit le plus souvent être examiné et approuvé par les parties prenantes avant d’être transféré vers un autre service ou une équipe, qui se chargera d’en assurer le suivi ou de le mettre en œuvre. Calculez le temps qui sépare la fin du projet de son transfert à l’autre service.

Entreprises B2C ou DTC

Pour les entreprises B2C (Business to Consumer) ou DTC (Direct to consumer), le lead time calcule le temps qui s’écoule entre la réception du bon de commande par l’entreprise et la réception du produit par le client.

• Pré-traitement : dans les entreprises B2C et DTC, la phase de pré-traitement débute à la réception du bon de commande et se termine lorsque l’équipe commence à assembler le produit. Entre-temps, vous devez vous occuper du paiement et remplir les champs de données nécessaires en prévision de la phase de traitement.

• Traitement : lors de cette étape et si le produit est déjà fabriqué, vous allez préparer son expédition, notamment l’emballage et les étiquettes nécessaires à l’envoi.

• Envoi : à l’instar des autres secteurs précédemment cités, cette dernière étape mesure le temps que prend le colis à parvenir chez votre client depuis vos entrepôts.

Des solutions pour raccourcir votre lead time

Et maintenant, la bonne nouvelle : quelques petits ajustements à vos structures de traitement devraient suffire à réduire les délais. L’allongement du lead time est le plus souvent la conséquence de différentes lacunes et erreurs humaines, mais pas seulement. Vous devrez également faire face à certains problèmes hors de votre sphère d’influence, comme des catastrophes naturelles ou des pénuries sur la chaîne d’approvisionnement, entre autres. Pour réduire votre lead time, vous devez vous focaliser sur les éléments sur lesquels vous pouvez agir et prévoir la conduite à tenir au moment où vous serez fatalement aux prises avec des événements incontrôlables.

• Faites appel à des outils et des technologies pour rationaliser les tâches, notamment les tâches d’organisation.

• Communiquez efficacement avec votre équipe tout au long du processus pour clarifier les attentes et éviter toute confusion.

• Faites des prévisions pour anticiper vos besoins futurs. Vous aurez moins tendance à réagir à chaud et à laisser le hasard dicter les événements, ce qui vous permettra de mieux vous concentrer sur votre travail et de réduire les délais.

Appuyez-vous sur des logiciels pour réduire vos lead times

Vous pouvez automatiser la plupart des tâches propices à des erreurs de traitement qui pourraient affecter vos délais, par exemple à chaque étape du processus de production. Analysez votre processus global de façon à y repérer les tâches manuelles et répétitives. Toutes ces petites tâches peuvent être automatisées ou rationalisées pour compresser les délais en toute simplicité. Aucun logiciel ne fera le travail à votre place, évidemment, mais ces outils peuvent simplifier le processus et rendre votre équipe plus efficace. Vous pourrez ainsi réduire votre lead time sans y penser ou presque, sans avoir à agrandir votre équipe et ainsi à faire des dépenses supplémentaires.

Avec un lead time plus court, dites adieu à tous vos maux de production (ou presque)

Un lead time plus court aura une influence positive sur tous les aspects de votre activité. À l’heure où le consommateur veut tout, tout de suite, vous devez absolument faire parvenir vos produits à vos clients le plus rapidement possible. In fine, le temps est notre ressource la plus précieuse. Un état de fait qui s’applique également à votre entreprise.

L’allongement du lead time est généralement le fruit de certaines lacunes. Heureusement, il existe des solutions : Asana vous propose des fonctionnalités d’automatisation et d’organisation pour rationaliser vos processus et raccourcir vos délais.