Méthode Hoshin Kanri : la clé d’une bonne planification stratégique

Dans votre enfance, vous avez certainement connu ces fameux jeux de points à relier : vous vous souvenez ? Au départ, vous vous retrouvez devant une nuée de points placés de façon aléatoire, pourtant à l’arrivée, magie ! Une fois tous ces points reliés, une image se dessine.

Ne nous leurrons pas, la méthode Hoshin Kanri ou simplement méthode Hoshin est tout de même un peu plus complexe qu’un simple jeu de coloriage, mais son approche est similaire. Grâce à elle, vous pouvez faire le lien entre vos activités quotidiennes et les objectifs stratégiques de l’entreprise pour vous faire une idée générale de la situation. Nous allons vous expliquer comment faire.

Présentation de la méthode Hoshin Kanri

La méthode Hoshin est un outil de planification stratégique utile aux entreprises pour relier leurs objectifs au travail produit quotidiennement par leurs employés. En japonais, le mot « hoshin » peut se traduire par « direction » ou « aiguille de boussole ». Quant au mot, « kanri », il représente la gestion ou l’administration. Une fois la phrase mise bout à bout, la traduction est donc peu ou prou la suivante : « Comment gérer sa direction ? »

Tous les membres de l’entreprise doivent agir de concert au même moment pour atteindre un objectif commun, notamment grâce à un flux de feedback, appelé le « catchball Hoshin Kanri ». En voici le fonctionnement :

• L’équipe stratégique communique la stratégie en mode descendant, de façon à ce que chaque employé dispose des informations et du contexte nécessaires pour comprendre en quoi son travail quotidien participe à celle-ci.

• Les employés appliquent la stratégie.

• Enfin, la progression des collaborateurs individuels est communiquée à l’équipe stratégique, qui peut ainsi analyser les données et revoir la stratégie en conséquence.

La méthode Hoshin n’est donc pas un mode de réflexion ad hoc, mais bien un cycle continu de planification et d’amélioration.

Faire bon usage de la méthode Hoshin

Vous cherchez à implémenter une stratégie d’entreprise ou à harmoniser le travail de votre équipe pour atteindre un objectif global ? Dans ce cas, la méthode Hoshin devrait vous intéresser. Toutefois, celle-ci vous prendra du temps à planifier et à mettre en œuvre.

À l’inverse, si vous souhaitez vous coordonner sur vos priorités stratégiques aussi simplement que possible, mieux vaudrait élaborer un plan stratégique. Quel que soit votre choix, n’oubliez pas que vous devrez fournir à vos collègues tout le contexte, la transparence et les outils de communication nécessaires pour réussir.

La matrice Hoshin

La matrice Hoshin ou matrice en X permet de représenter le processus de planification associé de façon à mieux le visualiser. Les équipes s’en servent dans le cadre de la méthode Hoshin pour faire le lien entre les buts et objectifs. Cette matrice les aide à identifier les parties prenantes de chaque initiative, les relations entre les stratégies et les initiatives, ainsi que leur corrélation avec les objectifs à long terme.

Déchiffrer une matrice Hoshin

Si vous adoptez la méthodologie Hoshin, nous vous conseillons d’utiliser la matrice correspondante. Elle est particulièrement appréciée lorsqu’il s’agit d’établir un rapport entre tâches concrètes d’une part et objectifs à long terme d’autre part. En l’absence d’objectifs clairs et lorsqu’ils ne sont pas en mesure de rattacher leur travail aux objectifs stratégiques globaux, les membres d’équipe ont tendance à consacrer du temps et des ressources à des activités superflues. Si vous voulez aider votre équipe à travailler en synergie, vous devez donc faire le lien entre leurs tâches et ces objectifs.

Malgré les apparences, cette matrice est plutôt facile à comprendre. Les informations sont présentées sur un graphique en forme de boussole et réparties en cinq sections principales :

• Les objectifs stratégiques à long terme se retrouvent dans la section sud.

• Les objectifs annuels sont répertoriés dans la section ouest.

• Les initiatives d’amélioration sont indiquées dans la section nord.

• Les points d’amélioration ou KPI sont consultables dans la section centre-est.

• Enfin, les ressources sont visibles dans la section encore plus à l’est.

La matrice Hoshin se lit de bas en haut, dans le sens des aiguilles d’une montre. Les petits points situés aux quatre coins de la matrice représentent les liens entre les initiatives ou objectifs. Tout à droite, les ressources indiquent les membres d’équipe responsables de chaque initiative d’amélioration et KPI.

Un exemple avec la matrice Hoshin ci-dessus : commencez par consulter la section « Objectifs stratégiques », en bas. En suivant les points à gauche, vous constatez que l’objectif stratégique « Développer nos activités à l’international » est lié à l’objectif annuel « Créer une nouvelle fonctionnalité produit adaptée au marché international ». En remontant cette colonne jusqu’au coin supérieur gauche, vous voyez que ce dernier objectif annuel est lui-même corrélé à deux initiatives d’amélioration : « Optimiser le programme de réussite client pour l’adapter aux besoins des clients » et « Réaliser une étude de marché internationale ». Et ainsi de suite pour faire le lien entre les KPI et les ressources, entre autres.

La planification Hoshin en 7 étapes

Une stratégie de planification Hoshin s’organise en sept étapes clés, que nous vous présentons ci-après. Vous avez déjà élaboré un plan stratégique ? Dans ce cas, vous pouvez ignorer les étapes un à quatre.

1. Établissez votre vision d’entreprise

Identifiez la mission, la vision et les valeurs clés de votre entreprise, par exemple en rédigeant un énoncé de vision. Ce dernier devrait accompagner votre équipe dans ses objectifs à long terme et les relier à l’énoncé de mission de votre entreprise.

Traditionnellement, dans le cadre du processus de planification, vous cherchez à clarifier votre vision d’entreprise pour un alignement optimal des objectifs à long terme. La méthode Hoshin va encore plus loin en vous aidant à comprendre l’incidence du travail individuel sur vos objectifs d’entreprise à long terme, et par extension, sur cette même vision d’entreprise.

2. Fixez-vous des objectifs stratégiques

Les objectifs stratégiques sont à la base de votre stratégie et représentent les changements à mettre en œuvre au sein de votre entreprise pour concrétiser la vision définie à l’étape un. Commencez par vous fixer trois à quatre objectifs à long terme, pour lesquels vous vous laisserez trois à cinq ans. Surtout, évitez de vous fixer trop d’objectifs, auquel cas votre équipe ne saura plus où donner de la tête. Sa concentration en pâtira, ce qui pourra la freiner dans l’atteinte des objectifs stratégiques. Une fois ces derniers établis, ajoutez-les à la section correspondante de la matrice Hoshin, tout en bas.

3. Déterminez vos objectifs annuels

Vous avez identifié vos objectifs stratégiques ? Il est temps de donner des objectifs annuels à votre équipe. Chaque objectif stratégique prenant trois à cinq ans, vous le diviserez en plusieurs objectifs à court terme pour le rendre plus accessible.

Ici, la fourchette est assez large, puisqu’elle peut aller de deux à dix objectifs annuels. N’oubliez pas non plus qu’il doit s’agir d’objectifs SMART, donc spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis. Pour évaluer votre progression par rapport à ces objectifs, vous devez également mettre en place des indicateurs de réussite, qui feront office d’indicateurs clés de performance (ICP/KPI), ce pour chaque objectif. Sur la matrice Hoshin, ces objectifs se trouvent dans la section de gauche.

4. Déterminez les objectifs à tous les niveaux de l’entreprise

Avant de vous mettre au travail, vous allez devoir subdiviser vos objectifs annuels en petites tâches exploitables. Pour ce faire, segmentez vos objectifs annuels de taille intermédiaire en plusieurs initiatives concrètes spécifiques à chaque équipe ou service. Ainsi, non seulement toute votre équipe se fera une meilleure idée de son but global (donc de vos objectifs stratégiques et annuels), mais elle saura aussi sur quelles tâches travailler pour les atteindre.

À cette étape, votre équipe devrait commencer à savoir quoi faire pour remplir ses objectifs annuels. Ces initiatives à visée d’amélioration figurent en haut de la matrice Hoshin. Dans la mesure où les équipes et les membres qui les composent sont responsables de divers aspects d’une même initiative, la matrice pourra présenter des différences d’une équipe et d’une personne à l’autre.

5. Travaillez à l’atteinte de vos objectifs annuels

Vous voilà fin prêts à vous lancer ! Chaque équipe mettra en place sa propre stratégie en fonction des sous-objectifs qui la concernent dans le cadre de chaque objectif annuel, mais n’ayez crainte : toutes ces stratégies finiront par se recouper jusqu’à former vos objectifs annuels.

Pour ce qui est du mode d’exécution de vos initiatives, vous avez le choix. Vous pouvez par exemple vous appuyer sur le modèle Six Sigma DMAIC, la méthode Kaizen, ou encore le cycle PDCA et autres stratégies d’amélioration continue.

Dès le lancement de la production et au fil des résultats obtenus, un flux de feedback circulera depuis l’atelier de production jusqu’à l’équipe stratégique.

6. Prévoyez des bilans mensuels

Les informations liées aux objectifs et à la stratégie se retrouvent trop souvent cantonnées à des documents figés, par exemple des feuilles de route ou des présentations, alors que les activités quotidiennes de l’équipe sont répertoriées ailleurs. Pour faire le lien entre toutes ces données et veiller à ce que tout le monde soit sur la même longueur d’onde, commencez par mettre en place un système de bilan mensuel. Vous pourrez ainsi faire le point sur vos objectifs et sur les tâches qui y contribuent, sans oublier de tout coordonner.

Dans ce contexte, la méthode Hoshin vous facilitera grandement la tâche. Dès que vous aurez commencé à travailler sur vos objectifs de l’année fixés à l’étape cinq, les premiers résultats de production commenceront à remonter jusqu’à votre équipe de direction stratégique. Vous pourrez vous appuyer sur ces informations pour prendre du recul sur vos activités quotidiennes et évaluer votre progression. Quels sont vos points forts ? Y a-t-il des points à améliorer ?

Et ce processus peut être encore davantage fluidifié par l’utilisation d’un outil de gestion de projet. Par exemple, avec Asana, vous pouvez établir vos objectifs et en assurer le suivi directement là où vous enregistrez et suivez toutes les informations liées au travail quotidien de votre équipe. En outre, vous avez la possibilité de configurer des rappels automatiques vous invitant à évaluer la progression de vos objectifs et à les mettre à jour tous les mois.

7. Dressez un bilan global tous les ans

Lorsqu’un cycle de 12 mois de travail touche à sa fin, c’est le moment de dresser le bilan. Où en est votre équipe ? Est-elle parvenue à atteindre ses objectifs ? Dans le cas contraire, que pourriez-vous améliorer pour la prochaine fois ? Quelles sont les leçons à tirer cette année pour votre prochain cycle de projet ?

Après avoir consigné les enseignements de l’année précédente, vous pourrez relancer le processus et vous fixer de nouveaux objectifs pour l’année suivante. À l’avenir, vous pourrez changer de tactique afin de surmonter ces obstacles ou difficultés, avant de faire repartir le flux de catchball Hoshin.

La méthode Hoshin : avantages et inconvénients

Comme toutes les stratégies, la méthode Hoshin a ses avantages et ses inconvénients. Voici les points clés à garder en tête lorsque vous mettez en place cette stratégie, ainsi que ses domaines d’excellence.

Les avantages de la méthodologie Hoshin

• La matrice Hoshin Kanri est très lisible : si elle semble complexe à comprendre de prime abord, avec l’habitude, elle est très efficace pour gérer ses responsabilités et bien faire le lien entre les initiatives et les objectifs généraux de l’entreprise, en toute simplicité.

• La méthode Hoshin permet de mieux visualiser la stratégie globale : sa matrice est idéale pour comprendre les effets des initiatives sur les objectifs d’entreprise et aider les équipes à avoir une vue d’ensemble sur la stratégie.

• Les responsabilités de chacun sont claires : les managers peuvent s’appuyer sur la matrice Hoshin pour identifier les responsables des différentes initiatives d’un seul coup d’œil. Chacun gère ainsi les responsabilités liées aux objectifs qui lui incombent.

Les inconvénients de la méthodologie Hoshin

• Pour être pertinente, la matrice Hoshin doit rester succincte : plus vous y ajoutez d’informations, moins le graphique sera lisible. Si vos projets comportent des dépendances et responsabilités complexes, l’usage de cette matrice ne sera probablement pas indiqué dans votre cas. Pour mieux gérer les dépendances, préférez-lui la méthode du chemin critique (Critical Path Method ou CPM).

• La méthode Hoshin Kanri se limite à quatre strates : si votre équipe souhaite diviser ses objectifs et stratégies sur plus de quatre niveaux, elle ne leur sera pas utile. Vous aimeriez ajouter d’autres sections à votre projet ? Essayez plutôt d’adopter la méthodologie Waterfall (ou modèle en cascade).

• La matrice Hoshin est de nature statique : elle sera difficile à modifier si vos stratégies et responsabilités évoluent de façon significative. Dans le cadre de projets susceptibles de connaître des revirements importants, il est davantage conseillé d’employer la méthodologie Agile.

Des outils de gestion du travail pour donner vie à votre matrice Hoshin

La matrice Hoshin est une bonne référence, mais compte tenu de sa nature statique, il est préférable de faire appel à une plateforme spécialement conçue pour vous aider à suivre vos objectifs en temps réel. Un outil de gestion du travail comme Asana peut vous aider à coordonner vos équipes autour d’une mission commune. Lorsqu’elles visualisent clairement en quoi leurs activités contribuent au développement de leur entreprise, les résultats ne se font pas attendre.