Contrôle des coûts : surveiller les dépenses de projet pour plus de rentabilité

Le contrôle des coûts joue un rôle essentiel dans toute stratégie financière. Comment respecter le budget lorsque vous suivez de près les finances de votre entreprise ? 

Tout comme pour l’élaboration d’un budget personnel, plusieurs options s’offrent à vous : classer les dépenses, déterminer les postes les plus coûteux et trouver des solutions pour limiter les dépenses dans chaque domaine. Après avoir accompli toutes ces actions, vous serez en mesure de contrôler le budget et d’augmenter les bénéfices.

Les principes de base du contrôle des coûts sont les mêmes pour tous les budgets, qu’ils soient d’entreprise ou personnels. Dans cet article, nous vous expliquerons le concept de contrôle des coûts et son utilité dans un système plus vaste de gestion des coûts. 

Qu’est-ce que le contrôle des coûts ?

Le contrôle des coûts est un principe d’identification et de réduction des dépenses visant à augmenter les bénéfices de l’entreprise. Il peut s’effectuer au niveau du projet ou de l’ensemble de l’entreprise. Dans le cas présent, nous allons nous concentrer sur l’application du processus de contrôle des coûts dans le cadre d’un projet ou d’un groupe de projets.

En tant que chef de projet, le contrôle des coûts vous servira à surveiller votre plan de gestion des ressources et à réagir en cas de dépassement du budget. 

Si vous dépassez le budget de votre projet, un outil de génération de rapports peut également s’avérer utile. Supposons que le designer indépendant que vous avez engagé pour un nouveau projet ait pris beaucoup plus de temps que prévu pour en modifier les images. Après avoir identifié ce coût supplémentaire, vous pouvez décider d’engager un designer interne pour votre prochain projet afin de réduire les coûts et de gagner en efficacité.

En quoi le contrôle des coûts peut-il faire la différence ?

Votre équipe ne parvient pas à respecter la portée ou le budget du projet ? C’est là que le contrôle des coûts prend toute son importance. Même en cas de respect du budget, le contrôle des coûts peut vous aider à le réduire davantage et à augmenter les revenus par la même occasion. 

Ce processus offre un aperçu des dépenses globales de l’entreprise : il met en évidence les domaines les plus onéreux et identifie plus en détail les dépenses dans chacun de ces domaines. Dans un premier temps, le contrôle des coûts peut être appliqué au projet dans l’optique de réduire les coûts à cette échelle et d’ainsi augmenter potentiellement les bénéfices de l’entreprise.

Quelles sont les techniques de contrôle des coûts ?

Initialement, le contrôle des coûts peut s’effectuer à des niveaux plus élevés de l’entreprise, mais il a souvent lieu à l’échelle du projet. C’est à ce niveau que vous pouvez évaluer les coûts réels par projet et les gérer efficacement. 

Voici les cinq étapes à suivre pour mieux contrôler les coûts au sein de votre entreprise :

1. Planifiez votre budget

En premier lieu, vous devez planifier votre budget afin d’obtenir une estimation détaillée des coûts et d’allouer efficacement les ressources. L’élaboration d’un plan de projet détaillé permettra de réduire les écarts de coûts, à savoir la différence entre votre budget initial et les dépenses réelles. 

Incluez dans votre plan de budget :

• Le nombre de membres de l’équipe nécessaires pour le projet

• Une estimation du temps nécessaire à la réalisation du projet

• Le matériel nécessaire pour le projet

Lorsque vous calculez le temps et le matériel nécessaires au projet, gardez une certaine marge dans votre budget. Les imprévus ne sont pas rares et vous pourriez devoir prolonger la chronologie du projet ou demander des ressources supplémentaires. 

2. Surveillez toutes les dépenses

La deuxième étape du contrôle des coûts du projet consiste à surveiller l’évolution des dépenses du projet. Vous pourrez plus facilement prendre des mesures correctives si vous remarquez les écarts de coûts en temps réel. En fin du projet, il sera trop tard, l’argent sera dépensé. À ce stade, il ne vous restera plus qu’à en tirer des leçons pour éviter que cette situation ne se reproduise à l’avenir. 

Pour surveiller efficacement vos dépenses au cours d’un projet, définissez des jalons de projet. À chaque jalon, vous pouvez analyser vos dépenses et vous assurer que la portée du projet est respectée. Et si jamais vous constatez des dépassements de coûts à un jalon donné, vous pourrez trouver une solution pour les réduire dans la suite du projet.

3. Utilisez des systèmes de contrôle du changement

Il est primordial de fixer des objectifs clairs au cours de la phase de planification du projet. Pour vous assurer d’atteindre ces objectifs, un processus de contrôle du changement peut s’avérer nécessaire. 

Le contrôle du changement est un ensemble d’étapes régissant tous les changements apportés par les parties prenantes au cours d’un projet. Il permet d’empêcher la dérive des objectifs en vous préparant aux changements dès leur apparition, et d’adapter ainsi le projet en conséquence. 

Voici les étapes pour mettre en place un système de contrôle du changement :

1. L’amorce : le processus de contrôle du changement s’enclenche lorsqu’une partie prenante demande à apporter une modification au projet. La demande peut varier : il peut s’agir de l’extension des délais ou de nouveaux livrables de projet. 

2. L’évaluation : le chef de projet ou le chef de service parcourt la demande à la recherche d’informations fondamentales, comme les ressources nécessaires, l’impact de la demande et les destinataires de cette dernière. Après l’évaluation initiale, la demande de changement passe à la phase d’analyse.

3. L’analyse : lors de la phase d’analyse, le chef de projet concerné approuve ou rejette la demande. Dans certains cas, un comité de contrôle du changement peut être mis en place pour contrôle l’approbation des modifications. Le chef de projet approuve ou refuse la demande, et en informe l’équipe. En fonction de la taille du projet, le chef de projet peut également consigner le changement dans un journal des modifications pour s’assurer que toutes les parties prenantes du projet reçoivent l’information.

4. La mise en œuvre : la mise en œuvre d’une modification peut varier en fonction de l’étape du projet, mais elle consiste généralement à mettre à jour la chronologie et les livrables, ainsi qu’à informer l’équipe projet. Vous devez évaluer la portée du projet et vérifier que la modification de la chronologie n’entraînera pas de répercussions majeures sur les objectifs prévus. 

5. La clôture : après avoir documenté, diffusé et mis en œuvre la demande, vous pouvez passer à la phase de clôture. Il est recommandé de mettre en place un plan de clôture officiel pour que tous les membres de l’équipe puissent accéder à ces informations et s’y référer à l’avenir.

En examinant efficacement les modifications apportées à vos projets, le contrôle des coûts devrait couler de source. Prévoir avec précision le budget et la réussite d’un projet implique de maintenir une gestion consciencieuse du début à la fin. Les imprévus en cours de route sont inévitables, mais l’instauration de certains systèmes permet de se prémunir contre ces dérives. 

4. Gérez votre temps

La gestion du temps fait partie intégrante du contrôle des coûts : lorsque la durée totale d’un projet augmente, le coût total du projet subit également une hausse. Pour ne pas dépasser le budget alloué, vous devez avant tout respecter le calendrier du projet. 

Adoptez des stratégies de gestion du temps pour augmenter la productivité et aider les membres de l’équipe à terminer leur travail à temps dans les limites du budget. 

Voici quelques conseils de gestion du temps :

• Le timeboxing : le timeboxing est une stratégie de gestion du temps axée sur les objectifs, qui consiste à accomplir des tâches dans le cadre d’un « bloc de temps ». Par exemple, si vous devez rédiger un article de blog, vous pouvez créer un bloc de deux heures pour en tracer les grandes lignes. Ensuite, après une pause, vous pourrez repartir sur un autre bloc de trois heures pour réaliser un premier jet.

• Le time blocking : le time blocking est comparable au timeboxing, mais au lieu de prévoir une certaine durée pour chaque tâche individuelle, vous bloquerez des périodes déterminées de votre calendrier pour des travaux connexes.

• La méthode Pomodoro : tout comme le timeboxing et le time blocking, la technique Pomodoro vous aide à réaliser vos tâches dans un court laps de temps et à faire des pauses entre deux sessions de travail. Par exemple, travaillez pendant 25 minutes, puis faites quatre fois une pause de cinq minutes. Puis, après la quatrième session de travail, faites une pause plus longue de 20 ou 30 minutes.

• Avalez le crapaud : selon une citation célèbre de Mark Twain : « Qui doit avaler un crapaud ferait mieux de le faire le matin à la première heure ». La stratégie de gestion du temps « avalez le crapaud » (eat the frog, en anglais) s’inspire de ces mots et vous encourage à vous occuper d’abord des tâches importantes ou complexes avant de travailler sur celles moins importantes ou moins urgentes.

• Le principe de Pareto : également appelé la « règle des 80-20 », ce principe repose sur une règle fondamentale : nous consacrons 20 % de notre temps à accomplir 80 % du travail. Concrètement, parvenir à traiter ces 80 % de tâches suffisamment vite nous laisse donc davantage de temps au cours de notre journée de travail pour nous occuper des 20 % restants qui nous prendront 80 % du temps.

• Getting things done (GTD) : inventée par David Allen au début des années 2000, la méthode « Getting Things Done » ou « Faire avancer les choses » en français, préconise de faire la liste des tâches prévues à l’écrit au préalable. Une fois libre de ces considérations, plutôt que de vous appuyer sur des outils de gestion du travail, vous pourrez passer à l’action sans avoir à chercher quoi faire.

Il peut sembler contre-intuitif de se concentrer sur la productivité dans le cadre du contrôle des coûts, mais les performances du projet constituent la pierre angulaire du flux de trésorerie. Si votre équipe n’est pas productive, vous ne respecterez pas les délais du projet, or le non-respect des délais engendre des coûts supplémentaires. En toute logique, si votre projet coûte plus cher, les flux de trésorerie de votre entreprise diminuent.  

5. Suivez la valeur acquise

Le suivi de votre valeur acquise peut vous aider à prévoir le résultat financier d’un projet. Cette méthode de contrôle des coûts nécessite des connaissances en comptabilité analytique, mais elle peut vous aider à détecter l’apparition de coûts variables et, par conséquent, empêcher les écarts dans les projets futurs.

La valeur acquise correspond à la quantité de tâches réellement achevées dans le cadre d’un projet. Pour suivre la valeur acquise et vérifier si vous respectez les délais, vous devez multiplier le pourcentage de tâches achevées par le budget du projet. Pour suivre la valeur acquise, respectez les étapes suivantes :

• Étape 1 : déterminez le degré d’achèvement de chaque tâche sous la forme d’un pourcentage.

• Étape 2 : définissez la valeur planifiée (Planned Value ou PV) ou le coût budgétisé du travail prévu. Il s’agit du budget autorisé pour accomplir le travail prévu.

• Étape 3 : déterminez la valeur acquise (Earned Value ou EV), ou le coût budgétisé du travail effectué. Il s’agit de la quantité de travail effectivement réalisée. 

• Étape 4 : établissez le coût réel (Actual Cost ou AC), qui représente le coût effectif du travail effectué. Il s’agit des dépenses relatives au travail déjà effectué.

• Étape 5 : calculez les écarts de coûts (Cost Variance ou CV) en soustrayant la valeur acquise du coût réel (CV = EV - AC).

• Étape 6 : compilez les résultats.

Pour les trois premières étapes, vous devez collecter des informations sur les coûts de votre projet, tandis que pour les trois dernières, vous devez effectuer des calculs et des analyses. Les écarts de coûts représentent l’état des coûts de votre projet. 

Lorsque vous contrôlez les coûts, votre CV est la mesure qui détermine si votre projet suit un rythme correct par rapport au budget. Un CV négatif signifie que le projet dépasse le budget.

Contrôle des coûts ou gestion des coûts ?

Il est courant de faire l’amalgame entre le contrôle des coûts et la gestion des coûts, mais il s’agit de deux termes distincts qu’il convient de définir et de comprendre correctement. Le contrôle des coûts est un sous-processus au sein du système plus vaste de la gestion des coûts. 

Alors que le contrôle des coûts consiste à identifier les dépenses et à les réduire pour augmenter les bénéfices, la gestion des coûts représente le processus global d’estimation, de budgétisation et de contrôle des coûts d’un projet.

Votre entreprise compte probablement de nombreux collaborateurs impliqués dans la gestion des coûts. Selon la taille de votre équipe, différentes personnes peuvent travailler sur la planification des ressources et la budgétisation. 

Pour un contrôle efficace des coûts, les équipes doivent surveiller les dépenses à différents niveaux de l’entreprise afin d’accorder suffisamment d’attention à chaque partie du budget de l’entreprise et de l’analyser en profondeur. 

Utilisez le contrôle des coûts pour suivre et réduire les dépenses de vos projets

Assurer le suivi des données relatives aux coûts afin de réduire les dépenses liées aux projets est un processus fastidieux, mais la gestion des coûts influe directement sur la rentabilité. 

Afin de gérer efficacement les coûts, créez un tableau de bord personnalisable pour avoir toutes les informations à portée de main. Cette automatisation vous permettra ainsi de jongler entre la gestion de projet et le contrôle des coûts, le tout en un seul et même endroit.