4 étapes pour anticiper l’adversité avec un bilan d’impact sur l’activité

« Soyez prêt. »

Croyez-le ou non, mais ce concept prend tout son sens dans Le Roi Lion. Que vous chantiez dans la savane africaine ou que vous gériez un projet depuis votre bureau, il est important de comprendre à quoi ressemble un scénario catastrophe pour pouvoir réagir immédiatement en cas de besoin.

C’est à cela que sert un bilan d’impact sur l’activité. Elle vous indique à quoi vous attendre en cas de perturbations imprévues, afin de vous permettre d’élaborer un plan pour remettre votre entreprise sur la bonne voie le plus rapidement possible.

Qu’est-ce qu’un bilan d’impact sur l’activité ?

Un bilan d’impact sur l’activité permet de prévoir les conséquences des perturbations affectant les processus d’entreprise, et vous délivre les informations nécessaires pour élaborer de manière proactive des stratégies de reprise. Par exemple, une entreprise de fabrication pourrait réaliser ce type d’analyse afin de mesurer à quel point ses opérations et son chiffre d’affaires seraient affectés par la perte d’un fournisseur clé.

En d’autres termes, cette analyse identifie les conséquences opérationnelles et financières des perturbations qui pourraient affecter votre activité, comme une panne de vos serveurs ou une pandémie entraînant une modification du marché. Les données recueillies au cours d’un bilan d’impact vous aident à comprendre et à prévoir ces difficultés potentielles, afin de réagir rapidement et de relever tous les défis. Vous pouvez par exemple utiliser les données de votre bilan pour élaborer un plan de continuité d’activité, décrivant de quelle manière votre équipe ripostera en cas de changements inattendus.

Voici quelques exemples de perturbations pouvant affecter votre activité et leurs conséquences potentielles :

Exemples de perturbations

• Atteintes à la sécurité des données ou attaques informatiques

• Retards de planning

• Catastrophes naturelles

• Pannes de courant ou de services publics

• Mauvais fonctionnement des équipements

• Perte d’employés clés

• Perte de fournisseurs clés

Exemples de conséquences sur l’entreprise

• Ventes manquées ou diminution du chiffre d’affaires en raison d’un arrêt de la production

• Ventes et chiffre d’affaires retardés (par exemple en cas de retards de paiement)

• Dépenses imprévues (comme la rémunération des heures supplémentaires ou les coûts d’externalisation)

• Amendes ou pénalités contractuelles

• Retard dans la mise en œuvre des plans d’exploitation en raison des perturbations affectant l’entreprise

• Perte de clients

Bilan d’impact sur l’activité ou évaluation des risques

Une évaluation des risques analyse les menaces potentielles et la probabilité qu’elles se produisent, tandis que le bilan d’impact en mesure la gravité et la manière dont elles affectent les opérations et les finances de l’entreprise. En d’autres termes, ce dernier vient compléter l’évaluation des risques, en identifiant les menaces potentielles tout en évaluant leurs conséquences.

Bilan d’impact sur l’activité ou gestion des risques de projet

La gestion des risques de projet est le processus d’identification, d’analyse et de réponse aux risques potentiels d’un projet. Dans ce cas, un risque correspond à l’ensemble des éléments qui pourraient causer l’échec du projet en retardant son calendrier, en écrasant son budget ou en limitant ses performances.

Alors que la gestion des risques de projet s’axe sur la prévision et les solutions à mettre en place pour surmonter les difficultés liées à un projet en particulier, le bilan d’impact sur l’activité dépasse quant à lui ce cadre. Il ne concerne pas exclusivement un projet, mais plutôt le fonctionnement et les processus de l’entreprise dans son ensemble. Par exemple, vous ferez appel à la gestion des risques de projet pour une initiative interfonctionnelle visant à repenser l’application de votre entreprise, mais vous réaliserez également un bilan d’impact afin d’étudier de quelle manière de potentielles perturbations concernant vos effectifs affecteraient la production de l’application en question.

Pourquoi est-il important de réaliser un bilan d’impact ?

Personne n’est à l’abri d’un coup dur, c’est la raison pour laquelle il est important de s’y préparer au mieux afin de pouvoir reprendre le contrôle au plus vite et de réduire au maximum la perte de bénéfices. Un bilan d’impact vous aide à rassembler les données dont vous avez besoin pour planifier et surmonter les obstacles que vous ne pouvez éviter.

Le processus d’un bilan d’impact vous aide notamment à :

• Identifier les activités et les ressources essentielles de l’entreprise. Cette analyse vous aide à comprendre quels sont les processus nécessaires pour fournir vos produits et services principaux, afin de savoir quelles sont les activités à privilégier quelles que soient les circonstances.

• Analyser les conséquences financières des perturbations pouvant affecter votre activité. Lorsque vous avez conscience des incidences financières des potentielles difficultés que vous pourriez rencontrer, vous pouvez adopter une stratégie proactive et allouer des fonds pour les contrer si nécessaire. Cette analyse vous permet de déterminer clairement les besoins en ressources, de justifier les demandes de budget et de présenter votre plan de continuité d’activité à la direction.

• Recueillir les données dont vous avez besoin pour élaborer un plan de continuité d’activité. Ce dernier définit des stratégies pour prévenir et répondre aux perturbations que peut rencontrer votre activité. Cependant, la planification d’une réponse adaptée nécessitera tout d’abord de comprendre les effets de ces perturbations sur votre entreprise.

Les 4 étapes du bilan d’impact sur l’activité

Réaliser un bilan d’impact peut certes sembler fastidieux, mais nous avons décomposé le processus en 4 étapes afin de vous faciliter la tâche :

1. Planifiez la façon dont vous souhaitez mener votre analyse

Même si vous réalisez un bilan d’impact afin d’étudier les processus de l’entreprise à grande échelle, considérez-le comme un projet à part entière nécessitant une planification. Comme pour un projet lambda, commencez par élaborer un plan de projet qui déterminera selon quelle approche vous mènerez votre analyse, avec un champ d’application, des objectifs et l’identification des parties prenantes avec lesquelles vous travaillerez. Un plan de projet bien rédigé permet de définir clairement la marche à suivre pour effectuer votre analyse. Il aide à clarifier les responsabilités de chacun et vous garantit d’avoir les ressources nécessaires au préalable.

Lorsque vous élaborez votre plan, réfléchissez à la manière dont vous allez organiser les différents éléments de votre bilan d’impact afin que les membres de l’équipe trouvent et comprennent les informations dont ils ont besoin pour agir efficacement. Un logiciel de gestion de projet, comme Asana, peut vous aider à coordonner l’ensemble de votre travail avec un seul et même outil : vous disposez alors d’une source unique de référence pour chaque élément du projet. Asana propose également des mises à jour en temps réel en fonction des progrès réalisés et vous aide ainsi à respecter les échéances.

2. Rassemblez les informations

Avant de pouvoir prévoir les conséquences qu’auront de potentielles perturbations sur votre activité, vous devez d’abord comprendre de quelle manière fonctionnent les processus métier essentiels. Pour cela, vous devez faire appel à des experts, c’est-à-dire aux parties prenantes qui gèrent et mettent en œuvre les processus métier que vous étudiez. Bien que vous ayez probablement une vue d’ensemble des processus et que vous compreniez les besoins globaux, il est indispensable de prendre conseil auprès de personnes qualifiées en la matière. Vous pourrez ainsi comprendre les conséquences qu’auraient de potentielles perturbations sur le terrain et réfléchir aux solutions à mettre en œuvre.

Les deux principales méthodes pour collecter des informations sont :

1. Organiser des rencontres avec les parties prenantes.

2. Créer un questionnaire de bilan d’impact sur l’activité à remplir par les parties prenantes de manière asynchrone. 

Les questions que vous posez lors d’un entretien et dans un questionnaire se ressemblent. Alors que les entretiens prennent souvent des tournures plus personnelles, un questionnaire peut vous faire gagner du temps et vous aider à standardiser vos données.

Exemple de questionnaire de bilan d’impact sur l’activité

Pour y voir plus clair, voici un modèle de questionnaire accompagné d’exemples de réponses :

Indiquez le processus d’entreprise dont vous êtes responsable

Le processus de paiement en ligne

Précisez dans quel contexte le processus est mis en œuvre

Il s’agit du serveur que nous utilisons pour traiter les informations de paiement des clients. 

Dressez la liste de tous les intrants (entrées) et extrants (résultats) du processus

• Intrants : articles dans le panier, informations de paiement du client, adresse de facturation, adresse de livraison

• Extrants : le client paie l’article, les informations relatives à l’expédition sont envoyées au centre de distribution, un e-mail de confirmation est envoyé

Dressez la liste des ressources et des outils nécessaires au processus

Une plateforme e-commerce (Shopify), un logiciel d’automatisation des e-mails client, une équipe chargée du service client

Énumérez l’ensemble des utilisateurs du processus

Les clients

Décrivez le déroulement du processus

Le processus de paiement prend 3 à 5 minutes. Il intervient après l’ajout des articles dans le panier et avant leur expédition.

Énumérez de potentielles perturbations du processus

Panne de serveur, bug d’automatisation des e-mails, panne de la plateforme e-commerce, faille de sécurité

Énumérez les conséquences financières, opérationnelles et juridiques/réglementaires des perturbations potentielles

• Conséquences financières : une panne de serveur entraînerait une perte de 1 000 € par minute.

• Conséquences opérationnelles : en cas de panne de plus de 24 heures de la plateforme e-commerce, les ventes manquées entraîneraient un excédent de ressources.

• Conséquences réglementaires : une atteinte à la sécurité pourrait entraîner des frais liés au manque de conformité quant aux réglementations sur les données personnelles relatives aux clients.

Le cas échéant, fournissez des données historiques sur des perturbations passées et leurs conséquences.

Veuillez trouver ci-joint le rapport concernant une panne de serveur survenue l’année dernière, incluant ses répercussions sur le processus de paiement, les pertes financières engendrées et la stratégie de reprise mise en œuvre.

3. Analysez vos données

Maintenant que vous avez recueilli des informations sur chaque processus métier, il est temps de commencer votre analyse. Pour bien orienter votre enquête, réfléchissez aux questions suivantes :

• Quels sont les processus les plus importants pour le bon fonctionnement de votre entreprise ? Dressez la liste des principales opérations commerciales par ordre de priorité. Ainsi, en cas de difficultés, vous saurez quels sont les processus à rétablir au plus vite.

• Quelles sont les ressources nécessaires pour que chaque processus fonctionne correctement ? Elles peuvent concerner des membres de l’équipe, des moyens technologiques ainsi que des ressources matérielles comme des matières premières ou des espaces de travail. Identifier les ressources indispensables à votre activité permet de simplifier leur allocation par ordre de priorité en cas de perturbations.

• Combien de temps faudra-t-il à chaque processus pour fonctionner de nouveau correctement si des perturbations surviennent, et combien cela coûtera-t-il ? Les réponses à ces questions vous aideront à établir un calendrier et un budget précis pour votre plan de reprise d’activité, afin de vous préparer aux pertes potentielles et de rebondir aussi vite que possible.

4. Créez votre rapport

Une fois vos résultats analysés, il vous reste à réaliser un rapport de bilan d’impact sur votre activité. Ce dernier vous permet, tout comme à la direction, de créer des stratégies de reprise fondées sur les données et les contributions d’experts en la matière. Votre rapport est l’élément le plus important de votre bilan d’impact, car c’est par ce biais que vous communiquerez vos conclusions à la direction et que vous l’aiderez à valider les plans d’urgence les plus efficaces à mettre en œuvre pour reprendre le contrôle de la situation.

Modèle de rapport de bilan d’impact sur l’activité

Votre rapport de bilan d’impact doit comprendre les éléments suivants :

- Synthèse

- Objectifs et champ d’application

- Méthodologie

- Résumé de vos résultats

- Analyse de vos résultats pour chaque processus, notamment :

• Une liste des principaux processus métier organisée par ordre de priorité.

• Les conséquences sur les différents secteurs de votre entreprise des perturbations associées à chaque processus.

• La durée maximale d’interruption admissible (DMIA), autrement dit la durée maximale durant laquelle votre entreprise pourrait tolérer la perturbation en question.

• La perte de données maximale admissible (PDMA), autrement dit la perte de données maximale que votre entreprise pourrait tolérer.

• Une comparaison entre le coût financier potentiel d’une perturbation et le coût des stratégies de reprise d’activité.

- Documents justificatifs

- Recommandations concernant la reprise

Fondez votre stratégie sur l’analyse

Pour savoir à quoi s’attendre en cas de perturbations, quoi de mieux qu’un bilan approfondi de l’impact sur votre activité ? Vous disposez alors des meilleures solutions pour remettre votre entreprise sur la bonne voie le plus rapidement possible. Les données que vous recueillez vous aident à élaborer un plan de continuité d’activité selon des recommandations établies par des experts, et ainsi de rebondir en cas de catastrophe.