Comment faire un benchmark: 8 étapes essentielles

Quels sont les moyens de savoir si vos projets et votre entreprise connaissent la réussite ? En vérité, chacun définit cette réussite différemment, ce qui ne vous facilite pas la tâche lorsque vous êtes à la tête d’une équipe ou tentez de développer vos activités commerciales.

C’est pourquoi il est important de définir vos propres critères de réussite. Comment ? C’est simple : grâce au « benchmark » (ou analyse comparative en français), une approche basée sur les données. Avec cette méthode, il vous suffit de comparer vos données à celles de vos concurrents directs pour établir des points de référence dans l’optique de mesurer votre réussite.

Qu’est-ce qu’un benchmark ?

D’après David Kearns ( ex-Directeur général de Xerox Corporation), le benchmark est “un processus continu d’évaluation des produits, des services et des méthodes par rapport à ceux des concurrents ou des partenaires les plus sérieux ou des organisations reconnues comme leader ou chef de file”.

Le benchmark utilise des critères déterminés pour mener la comparaison avec la concurrence. Ces critères sont définis par l’évaluation de votre travail par rapport à une référence.

Vous pouvez vous servir des éléments suivants comme points de comparaison :

• Concurrents : la comparaison de votre travail ou des résultats souhaités à ceux de vos concurrents vous donne une idée des normes du secteur et des attentes des clients. Une fois que vous en savez plus, il n’y a plus qu’à procéder aux ajustements nécessaires en ce qui concerne votre entreprise, produit ou message pour rester compétitif.

• Résultats précédents : vous servir de vos résultats précédents comme base de référence sera l’occasion de constater les améliorations internes et d’identifier des failles dans vos processus. Si votre travail s’améliore, il vous suffit de continuer sur cette voie. Dans le cas contraire, cela vous permettra de revoir votre stratégie.

• Objectifs : avec des objectifs comme points de référence, vous saurez si vos résultats sont conformes à vos attentes actuelles ou à celles que vous aviez au début du projet. Si ce n’est pas le cas, il serait pertinent de modifier vos objectifs pour les rendre réalisables.

Quelle est la différence entre le benchmark et la définition d’objectifs ?

Vous pouvez très bien analyser les résultats de votre projet par rapport à des valeurs de référence et des objectifs, mais notez bien qu’il s’agit de deux choses différentes. Les objectifs représentent les résultats que vous souhaitez et sont souvent axés sur la croissance, tandis que les benchmarks sont des points de référence auxquels vous comparez vos résultats. En d’autres termes, vous aspirez à atteindre des objectifs et votre performance est comparée à d’autres données grâce aux benchmarks.

Admettons que vous vous fixiez pour objectif commercial d’atteindre les 500 000 euros de revenus récurrents cette année. D’une part, cet objectif illustre ce que vous souhaitez accomplir pour développer et enrichir votre flux de trésorerie. D’autre part, vos benchmarks de revenus vous montrent la différence par rapport à ceux de vos concurrents ou à ceux que vous avez enregistrés l’année dernière. En général, les benchmarks interviennent dans la définition d’objectifs : si vous avez atteint 200 000 euros en revenus l’année dernière et que la croissance de votre entreprise monte en flèche, un objectif de 500 000 euros demeure réaliste.

Benchmarking ou analyse de la concurrence ?

Que ce soit pour un benchmark ou une analyse de concurrence, un travail de recherche sur vos concurrents est nécessaire pour déterminer leur fonctionnement. La différence entre les deux est leur portée : le benchmark ne recouvre que les processus métier individuels, alors que l’analyse de la concurrence porte plutôt sur les objectifs et stratégies à plus grande échelle.

Lors d’un benchmark, les données issues de votre recherche sur la concurrence vous permettent de réviser vos processus et bonnes pratiques. Il suffit de vous en servir comme points de référence pour identifier vos points faibles, vos points forts et définir vos critères de travail. Dans le cas d’une analyse de la concurrence, le processus est légèrement différent : les données sont utilisées pour faire le point sur la stratégie commerciale globale de l’entreprise.

La portée de votre projet vous aidera à trancher entre les deux : le benchmark sera idéal pour des processus, mais une analyse de la concurrence est plus pertinente si vous vous intéressez à des stratégies et des objectifs plus larges.

En quoi le benchmark est-il si important ?

Le benchmark vous aide à définir des critères de travail, et ce de façon objective : ceux-ci ne reposent pas sur des opinions ou des idées, mais bien sur des données concrètes. Ainsi, ils seront plus à même de cibler et de se focaliser sur les aspects les plus importants.

Ce processus montre aux employés la logique derrière les attentes et les objectifs au travail. Les données qui en découlent vous permettent de démontrer l’importance des tâches quotidiennes de l’équipe, pour que chacun sache sur quoi il travaille et pourquoi.

Le benchmaking présente de nombreux avantages :

• Définition de la réussite : le benchmark vous permet de définir ce qu’est la réussite au sein de votre entreprise. Par exemple, si votre benchmark de réussite est une augmentation annuelle de 10 % de la génération de leads et que vous êtes en passe d’atteindre les 11 %, vous saurez que vos résultats sont supérieurs aux attentes.

• Identification d’écarts : le benchmark met en évidence les écarts par rapport à la concurrence. Il est difficile de rester compétitif si vous ne développez que trois nouvelles fonctionnalités pour votre produit, alors que votre concurrent en produit huit dans le même temps.

• Définition de critères plus ambitieux de qualité produit : le benchmark est une manière de produire des produits ou services de meilleure qualité et dont les clients sont satisfaits. Si votre benchmark consiste en l’organisation de quatre événements communautaires par an, vous encouragez une interaction régulière avec vos clients.

Pourquoi faire un benchmark ?

Définir des benchmarks n’a rien de compliqué en soi, mais il s’agit avant tout d’un processus. Avant de commencer, rassemblez les données qui serviront à établir vos comparaisons. Les sources peuvent être variées : concurrents, précédents projets, objectifs… Les paramètres de cet ensemble de données constitueront le fondement de votre analyse comparative.

Admettons que vous suiviez des lancements de produit. Vous constatez que trois mois séparent l’idée initiale du lancement effectif. Cette période peut sembler courte ou longue selon votre perception, mais ce n’est pas une manière précise de définir la durée de lancement idéale. À l’inverse, les benchmarks vous orientent sur le sujet.

Vous pouvez d’ores et déjà réfléchir aux questions suivantes :

• Combien de temps votre concurrent prend-il pour lancer un produit similaire ?

• Combien de temps le dernier lancement de produit a-t-il pris ?

• Avons-nous amélioré nos processus pour gagner du temps cette fois-ci ?

Notez que d’autres détails auront également leur importance. Votre concurrent pourrait lancer un produit plus rapidement que vous, mais il est inutile de le prendre en compte si son équipe et son budget font deux fois les vôtres.

Évaluez la pertinence de votre benchmark par rapport à votre situation actuelle : vous devez choisir celui qui convient le mieux à chaque scénario.

Quels sont les trois types de benchmarks ?

Il existe trois principaux types de benchmarks : interne, concurrentiel et stratégique. Lequel choisir ? Cela dépendra des éléments que vous souhaitez mesurer et de vos attentes.

Benchmark interne

Vous faites vos premiers pas en benchmark ? Bonne nouvelle : le benchmark interne est le plus facile à mettre en place. À l’instar d’autres processus de gestion de projet, il faut se servir de connaissances organisationnelles pour répondre à des questions. La collecte de données est également parfaitement à votre portée, car il s’agit d’informations internes. Vous pouvez consulter les indicateurs de performance commerciale d’autres services et équipe, ou même vos précédents projets. N’oubliez pas de rechercher des bonnes pratiques ou des processus efficaces que vous pourrez vous réapproprier pour vos travaux actuels.

Pour collecter ces informations en interne :

• Créez des questionnaires et demandez à vos collègues ou vos subordonnés de vous relater ce qu’ils ont accompli et comment.

• Passez en revue d’anciens projets et recherchez des processus métier qui ont conféré un avantage concurrentiel à votre entreprise.

• Étudiez les initiatives à fort impact. Pourquoi ont-elles fonctionné ? Les processus ou les bonnes pratiques qui ont contribué à la réussite de ces projets pourraient être de bons benchmarks de performance, sous réserve de pouvoir les réutiliser et les standardiser.

• Consultez vos anciens objectifs pour voir si le travail réalisé est conforme à vos attentes.

Lorsque vous collectez ces informations, tenez bien compte de tous les résultats désirés (processus reproduisible qui pourrait devenir un critère). Surveillez également les écarts de performance, c’est-à-dire, la différence entre la performance souhaitée et votre performance actuelle. Ce processus s’apparente à une analyse des écarts, à une exception près : lors d’un benchmark, les points de comparaison sont issus de vos performances passées ou de celles d’autres équipes.

Une fois que vous avez fait le tri, votre revue interne est terminée. Servez-vous des processus que vous souhaiteriez standardiser en tant que benchmarks.

Benchmark concurrentiel

À l’inverse du benchmark interne, le benchmark concurrentiel (aussi appelé benchmark compétitif) vous pousse à faire des recherches de résultats externes : les résultats des autres entreprises de votre secteur. Ce type de benchmark est un peu plus délicat à réaliser, et pour cause : il est plus difficile de trouver des données fiables. Vous devrez compter sur les données que vos concurrents voudront bien partager ou les obtenir auprès d’un tiers sans pouvoir les vérifier.

Toutefois, le jeu en vaut la chandelle : sous réserve de surmonter les difficultés liées à la collecte d’informations, cette recherche sera un excellent moyen de vous conférer un avantage concurrentiel. Elle vous aidera à identifier des schémas ou des thèmes qui reviennent fréquemment dans votre secteur d’activité, une démarche utile dans le cadre du benchmark ou de l’amélioration de vos processus en général.

Par exemple, vous découvrez qu’un concurrent direct génère plus d’engagements que vous sur les réseaux sociaux. Grâce à cette information, vous pouvez définir un benchmark pour l’engagement de votre propre entreprise sur les réseaux sociaux. En résumé, vous décidez des indicateurs de performance que votre entreprise doit atteindre pour rester compétitive sur les réseaux sociaux.

Benchmark stratégique

Parfois, il est difficile de reconnaître les facteurs d’un échec. Que vous soyez dans une impasse qui vous empêche de résoudre des problèmes ou que vos modes de travail soient en pleine évolution en raison d’un développement sur de nouveaux marchés, le benchmark stratégique est une manière créative d’obtenir des connaissances qui vont au-delà de celles de votre secteur d’activité. Les performances de haute volée sont celles qui vous intéressent : inspirez-vous d’entreprises, de domaines ou de cultures différentes pour établir vos points de référence stratégiques.

Le benchmark stratégique a été utilisé à travers l’histoire en tant que vecteur d’innovation. Par exemple, lorsqu’un fabricant d’escalators a voulu installer ses produits dans de grands centres commerciaux, il s’est heurté au problème suivant : faire monter des personnes rapidement le long d’une pente abrupte, contre la loi de la gravité. Il s’agissait d’une première dans leur secteur et l’entreprise est allée chercher l’inspiration ailleurs. Résultat ? Elle a fini par emprunter des techniques à l’industrie minière pour concevoir ses propres escalators. Un benchmark stratégique aussi rondement mené laissera la concurrence sur place.

Comment faire un benchmark : 8 étapes essentielles

Suivez ces 8 étapes pour favoriser l’amélioration continue de vos processus grâce au benchmark :

1.    Décider du sujet de votre analyse : déterminez les éléments que vous aimeriez analyser dans votre benchmark. Si vous débutez, nous vous conseillons de créer des benchmarks pour vos projets, processus ou résultats souhaités les plus importants pour votre activité.

2.    Choisir un type de benchmark : autrement dit, déterminez si vos données seront issues d’un benchmark concurrentiel, interne ou stratégique.

3.    Réviser et enregistrer : intéressez-vous à l’objet de votre benchmark. Enregistrez tous les processus liés et documentez-les pour avoir une idée précise de votre situation actuelle avant de commencer.

4.    Collecter les données : selon le type de benchmark choisi, les données peuvent être issues d’une recherche interne ou d’une étude de la concurrence. Lorsque vous effectuez des recherches sur la concurrence, prenez les informations complémentaires que vous trouverez sur des sites Web ou dans des articles avec des pincettes. Celles-ci peuvent être difficiles à vérifier.

5.    Analyser les données : comparez les données avec vos propres performances ou identifiez les écarts, les schémas et les opportunités d’amélioration.

6.    Établir un plan : les données ne vous apporteront pas grand-chose si vous ne les manipulez pas. Une fois votre analyse complète, réfléchissez à la manière dont vous définirez et utiliserez ces valeurs grâce à la gestion de projet.

7.    Mettre en place les changements : vous pouvez à présent passer à une phase de gestion de projet pour mettre en place vos benchmarks et établir de nouvelles normes pour votre travail, votre équipe et votre entreprise.

8.    Répéter : le benchmark est un processus continu, certes, mais il doit être adapté à chaque nouvelle idée ou nouveau processus. Il faut donc repartir de zéro au début de chaque nouveau projet.

Le benchmark comme référence absolue

Les processus et résultats de benchmark vous donnent une référence pour mesurer votre réussite. Les benchmarks clarifient les attentes et orientent votre équipe sur l’approche à adopter pour obtenir de meilleurs résultats.

Le benchmark est un parfait allié dans la recherche de critères qui feront progresser votre entreprise. Ceci dit, il ne fera pas le travail à votre place.

Grâce à Asana, suivez, automatisez et élaborez des processus qui vous aident à mieux travailler, plus vite.