Event marketing plan template

Вспомните последнее мероприятие, на котором вы присутствовали. Скорее всего, вы не просто пришли на мероприятие, не зная его цели и состава выступающих. Возможно, вы видели рекламные ролики в социальных сетях или использовали повестку дня на веб-сайте мероприятия для поиска своих любимых докладчиков. Благодаря всей этой шумихе вы, вероятно, имели довольно хорошее представление о том, чего ожидать, и были рады присутствовать. 

Вся эта пропаганда, которая стимулирует осведомленность и волнение и повышает посещаемость аудитории, происходит не просто так. Это результат специального плана маркетинга мероприятий, в котором изложены все рекламные мероприятия для мероприятия, от планирования до последующего наблюдения за событием. 

Планы продвижения мероприятий сложны, но управление ими необязательно. Шаблон плана маркетинга мероприятий Asana позволяет вам организовать свою маркетинговую стратегию в одном месте, чтобы вы могли планировать, продвигать и проводить незабываемое мероприятие. 

Что такое план событийного маркетинга?

План событийного маркетинга - это именно то, на что он похож: план маркетинга и продвижения мероприятия. Цель плана событийного маркетинга - привлечь внимание и повысить осведомленность о событии, чтобы вы могли охватить свою целевую аудиторию и повысить посещаемость. 

В вашем маркетинговом плане мероприятия должна быть подробная разбивка графика продвижения, включая все шаги, которые вы будете предпринимать для продвижения вашего мероприятия. Это означает отслеживание всего, от вашего предварительного планирования событий (например, создание списка потенциальных участников) до более крупных рекламных инициатив (например, запуск веб-сайта мероприятия) и более мелких маркетинговых элементов (например, отправка электронного письма по электронной почте). Вы также должны отслеживать последующие рекламные мероприятия, такие как размещение резюме мероприятия в социальных сетях. 

Зачем нужен план событийного маркетинга?

Маркетинг событий помогает распространить информацию о вашем предстоящем мероприятии и повысить посещаемость аудитории. Используя план событийного маркетинга, вы можете запускать мероприятия, когда ваша целевая аудитория естественным образом взаимодействует со средствами массовой информации. Короче говоря, хорошо составленный план маркетинга мероприятий гарантирует, что ваши рекламные акции будут запущены в нужное время и в нужном месте. 

Это не всегда легко, но шаблон событийного маркетинга может сделать его немного проще. 

Что такое шаблон плана событийного маркетинга?

Шаблон плана событийного маркетинга - это структура, позволяющая наметить ваши задачи в области событийного маркетинга. Шаблон плана маркетинга мероприятия Asana позволяет вам увидеть каждую рекламную задачу, ведущую к запуску вашего мероприятия, от планирования до выполнения. Это также помогает вам управлять ежедневными и послесобытийными задачами. 

Кроме того, поскольку наш шаблон является дублируемым ресурсом, вы можете настроить его для использования в конкретных событиях. Например, скажем, что вы проводите различные бизнес-мероприятия, такие как отраслевые конференции и презентации продуктов. Поскольку каждый тип события будет иметь свою собственную временную шкалу, вы можете создать один шаблон, специфичный для каждого типа события. Таким образом, у вас есть кураторские шаблоны для каждого типа событий, которые вы можете использовать для планирования будущих событий. 

После того, как вы создали свой шаблон, вы можете поделиться им с другими командами, чтобы каждый заинтересованный человек мог увидеть, как составлен маркетинговый план мероприятия, и оставаться на одной странице с тем, что происходит, когда. 

Что следует указывать в шаблоне плана маркетинговых мероприятий Asana?

Наш готовый шаблон плана маркетинга мероприятий включает пользовательские разделы и теги, которые помогут вам планировать, организовывать и запускать рекламные акции. 

Используя базовую структуру шаблона, вы можете разбить свой план маркетинга событий, чтобы очертить основные шаги в процессе продвижения, а также соответствующие задачи, в том числе:

• Задачи планирования, такие как развитие обмена сообщениями, создание списка приглашенных или запуск целевой страницы регистрации событий.

• Задачи по продвижению, такие как отправка пресс-релиза или запуск социальной кампании.

• Задачи дня событий, такие как публикация в Instagram в качестве основных докладчиков, начинаются. 

• Задачи после мероприятия, такие как отправка благодарственных электронных писем или публикация блога с кратким описанием мероприятия. 

Кроме того, вы можете раскрасить пользовательские теги кода для отслеживания связанной информации о задаче, в том числе:

• Участник группы, ответственный за задачу

• Срок выполнения задачи

• Любые зависимости задач, так что вы знаете, какие задачи полагаются друг на друга, чтобы начать работу

• Ход выполнения задачи, например, если она не запущена, выполняется или выполнена

• Статус утверждения задачи, например, готова ли она к проверке, одобрена или нуждается в изменениях

• На каком этапе рекламного плана находится задача

• Бюджет, связанный с задачей, если применимо

Преимущества шаблона плана событийного маркетинга

Ваш план маркетинга событий, вероятно, имеет много движущихся частей. С помощью шаблона плана маркетинга мероприятий Asana вы можете с лёгкостью сотрудничать с разными командами и управлять работой в одном месте, чтобы поддерживать кампании на должном уровне. 

Вот несколько преимуществ нашего шаблона плана событийного маркетинга:

• Организуйте весь свой маркетинговый план мероприятия, включая задачи до и после мероприятия, в одном месте. 

• Составьте хронологию маркетингового сопровождения мероприятия до начала работы. Легко меняйте сроки, если ваши приоритеты меняются или что-то происходит, например, если поставщик выходит или вашей команде требуется больше времени на результат. 

• Создавайте задачи, корректируйте диапазоны дат и зависимые элементы, чтобы работа начиналась вовремя. 

• Оставляйте отзыв о таких ресурсах, как файлы изображений и документы, прямо в шаблоне события. 

• Управляйте утверждениями прямо в шаблоне, чтобы окончательные сроки выполнения были понятны, вся команда знала, когда одобрена работа, и вы можете быть уверены, что обратная связь будет реализована до выпуска материалов для продвижения мероприятия.

• Планируйте и управляйте промоакциями в одном месте, чтобы объединить всех участников команды и поставщиков для лучшей подотчетности и прозрачности. 

• Используя высокоуровневый график продвижения, всегда всегда можно знать, когда и что запускается. 

• Запускайте инициативы в нужном месте и в нужное время, привлекая идеальную аудиторию и способствуя достижению целей по посещаемости. 

• Используйте ключевые этапы, чтобы отслеживать ход выполнения работ и контролировать своевременность запуска ваших рекламных акций. 

Встроенные функции и приложения, используемые вместе с шаблоном плана маркетингового сопровождения мероприятий от Asana

Наши интегрированные функции и приложения позволяют вам общаться с участниками команды, контролировать работу с последующим утверждением её результатов и отслеживать выполнение плана — и всё это не покидая Asana. 

Интегрированные функции

1. Вид «Календарь». Вид «Календарь» — это представление проекта, позволяющее просматривать в формате календаря все предстоящие и прошедшие работы. Четко отслеживайте выполнение работ и приближение крайних сроков. Предоставьте заинтересованным сторонам информацию о сроках выполнения каждой задачи и улучшите согласованность проведения запланированных проектных работ. Выберите задачу, чтобы получить дополнительные сведения, например, о связанных с ней настраиваемых полях, зависимых элементах, подзадачах и прочем.

2. Вид «Хронология». Вид «Хронология» — это представление проекта в стиле диаграммы Ганта, отображающей все ваши задачи с помощью горизонтальной гистограммы. Благодаря такому представлению можно видеть не только даты начала и окончания каждой задачи, но и зависимости между ними. С помощью Timeline View вы можете легко отслеживать стыковку частей вашего плана. Кроме того, когда вы можете увидеть всю свою работу в одном месте, легко выявить и решить конфликты зависимости до их начала, чтобы вы могли достичь всех своих целей по расписанию. 

3. Вехи. Вехи представляют важные контрольные точки проекта. Устанавливая вехи на протяжении всего проекта, вы можете позволить членам вашей команды и заинтересованным сторонам проекта знать, как вы продвигаетесь к своей цели.  Используйте вехи как шанс отпраздновать маленькие победы на пути к большой цели проекта. 

4. Настраиваемые поля Пользовательские поля - это лучший способ помечать, сортировать и фильтровать работу. Создавайте уникальные пользовательские поля для любой информации, которую нужно отслеживать - от приоритета и статуса до электронной почты или номера телефона. Сортируйте и планируйте свои задачи с помощью настраиваемых полей, чтобы знать, над чем работать прежде всего. Кроме того, поделитесь пользовательскими полями между задачами и проектами, чтобы обеспечить согласованность во всей вашей организации. 

Рекомендуемые приложения

1. Google Workplace. Прикрепляйте файлы к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Google Workplace, встроенной в панель задач Asana. Легко прикрепляйте любой файл My Drive всего за несколько кликов.

2. Gmail. С помощью интеграции Asana для Gmail можно создавать задачи Asana непосредственно из почтового ящика Gmail. Во все задачи, создаваемые из Gmail, автоматически вносится контекст из электронного сообщения, чтобы вы не упустили ничего важного. Вам нужно свериться с задачей Asana при составлении текста электронного сообщения? Вместо обращения к Asana просто найдите эту задачу прямо из почтового ящика Gmail с помощью дополнения Asana для Gmail.

3. Adobe Creative Cloud Специалисты творческих профессий работают наиболее эффективно, когда их ничего не отвлекает от своих проектов. С помощью интеграции Asana для Adobe Creative Cloud сотрудники, занимающиеся креативной и дизайнерской работой, могут с лёгкостью получать всю информацию, которая нужна для начала работы, комментарии рецензентов и согласующих, а также сдавать готовые материалы — и всё это не покидая Photoshop, Illustrator или InDesign. Просматривайте новые задачи, делитесь дизайнерскими разработками, внедряйте ссылки для доступа к XD и получайте отзывы, оставленные в Asana, не покидая Adobe Creative Cloud.

4. Canva. С помощью интеграции Canva для Asana можно с лёгкостью внедрять красивые дизайнерские объекты, добавляя красок в проекты Asana. Интеграция с Canva позволяет объединить все ваши идеи и проекты в одном месте (в том числе презентации, ресурсы для социальных сетей, макеты и видео), чтобы можно было с лёгкостью общаться и выполнять совместную работу над ними.

Вопросы и ответы