Szablon do wyznaczania celów i kluczowych rezultatów (OKR-ów)

Cele wyznaczają kierunek działań i pomagają zespołom określić, które zadania powinny stanowić priorytet. Jednak zaledwie 26% pracowników umysłowych dokładnie rozumie, w jaki sposób ich praca przyczynia się do realizacji firmowych celów. Zbyt wiele zespołów wyznacza cele w narzędziu, z którego nie korzysta zbyt regularnie, co sprawia, że z czasem po prostu się o nich zapomina. Potrzebna jest struktura wyznaczania celów, którą można zapisać w miejscu, w którym wykonywana jest praca nad zadaniami. Dzięki temu, zamiast powoli odchodzić w niepamięć, cele mogą być systematycznie realizowane.

W tym celu świetnie sprawdza się szablon do wyznaczania celów i kluczowych rezultatów (ang. Objectives and Key Results, OKR).

Czym jest szablon do wyznaczania OKR-ów?

Szablon do wyznaczania OKR-ów to przewodnik, który pozwala wyznaczyć cele i kluczowe rezultaty dla całego zespołu. Ta metodologia wyznaczania celów umożliwia pracownikom określanie i śledzenie mierzalnych celów, posługując się następującą formułą:

• Osiągnę [cel], co zmierzę za pomocą [kluczowy rezultat]

Zamiast tworzyć szablon od nowa na początku każdego kwartału, po prostu skopiuj szablon i wypełnij gotowe pola dla każdego celu i kluczowego rezultatu.

Szablon umożliwia także ustandaryzowanie procesu wyznaczania celów. Stanowi on mapę drogową, za każdym razem skłaniając do wykonywania tych samych kroków i zapisywania identycznych informacji. A kiedy wszyscy członkowie zespołu używają jednego szablonu, masz pewność, że każdy z nich wykonuje właściwe kroki i tworzy cele wysokiej jakości.

Korzyści z cyfrowego szablonu do wyznaczania OKR-ów

Jeśli chodzi o cele to najważniejszy jest sposób wprowadzania ich w życie. Celów nie wystarczy wyznaczyć – należy regularnie monitorować postępy w ich realizacji i udostępniać je wszystkim członkom zespołu. W przeciwieństwie do statycznych dokumentów i arkuszy w Excelu, cyfrowy szablon do wyznaczania OKR-ów znacznie ułatwia ich udostępnianie i śledzenie.

Tworząc szablon do wyznaczania celów i kluczowych rezultatów za pomocą narzędzia do zarządzania projektami sprawiasz, że cele znajdują się tam, gdzie wykonywana jest praca. Sprawia to, że są one widoczne i łatwo dostępne dla członków zespołu. Cele można połączyć z zadaniami, które przyczyniają się do ich realizacji, dzięki czemu każdy może śledzić postępy w czasie rzeczywistym. Co więcej, cyfrowy szablon bardzo łatwo jest wykorzystać ponownie, za każdym razem kiedy musisz wyznaczyć nowe cele na dany kwartał, półrocze czy rok.

Cyfrowy szablon do wyznaczania celów i kluczowych rezultatów pozwala:

• Ustandaryzować proces wyznaczania celów dla całego zespołu lub firmy.

• Tworzyć cele w narzędziu, w którym wykonywana jest praca, aby żaden z nich nie został pominięty.

• Określić najważniejsze informacje, które powinien podać każdy członek zespołu (takie jak właściciel, oś czasu i status). 

• Udostępnić cele kluczowym interesariuszom. 

• Śledzić postępy w realizacji ważnych inicjatyw w czasie rzeczywistym. 

• Łatwo aktualizować cele po zmianie terminów lub priorytetów. 

• Dołączyć do notatek pliki, takie jak Arkusze czy Dokumenty Google, obrazy lub filmy.

• Szybko tworzyć nowe cele dla każdego kwartału, półrocza lub roku. 

Jak utworzyć cyfrowy szablon do wyznaczania OKR-ów?

Jak sugeruje nazwa, skrót OKR obejmuje dwa ważne elementy: cele i kluczowe rezultaty. W Twoim szablonie musi znaleźć się miejsce na oba z nich: ogólne cele, które chcesz osiągnąć oraz mierzalne kluczowe rezultaty, dzięki którym zmierzysz postępy. Z jednym celem można połączyć kilka kluczowych rezultatów, więc najlepiej umieścić je bezpośrednio w szablonie, pod celem, z którym są związane. W tym celu utwórz sekcje dla każdego ogólnego celu, a następnie dodaj do nich kamienie milowe.

Kolejnym krokiem jest zapewnienie sposobu na sprawdzenie statusu każdego kluczowego rezultatu oraz postępów w jego realizacji. W tym celu najlepiej dodać dwa niestandardowe tagi: status rezultatu („Na czas”, „Zagrożony” czy „Osiągnięty”) oraz procentową wartość ukończenia. Na koniec dodaj kolejny niestandardowy tag, który będzie wskazywał ramy czasowe, w których planujesz osiągnięcie każdego z rezultatów.

Aby ułatwić członkom zespołu tworzenie kluczowych rezultatów, dodaj szczegółowe instrukcje do opisu każdego zadania w szablonie. W ten sposób proces wyznaczania kluczowych rezultatów i opisywania ich będzie jednolity.

Zintegrowane funkcje

• Kamienie milowe. Kamienie milowe przedstawiają ważne punkty kontrolne projektu. Wyznaczając kamienie milowe na przestrzeni projektu, informujesz członków zespołu i interesariuszy projektu o postępach w realizacji celu. Wykorzystaj kamienie milowe jako okazję do świętowania małych zwycięstw na drodze do ogólnego celu projektu.

• Pola niestandardowe. Są one najlepszym sposobem na tagowanie, sortowanie i filtrowanie zadań. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji.

• Dodawanie zadań do wielu projektów. Często praca opiera się na współpracy międzyfunkcyjnej, a zespoły muszą być w stanie efektywnie ze sobą współpracować. Jeśli jednak każdy dział korzysta z innych narzędzi i systemów, powstają silosy i opóźnienia. Asana sprawia, że śledzenie zadań i zarządzanie nimi w wielu projektach jest proste. Nie tylko ogranicza to powielanie wysiłków i zwiększa widoczność międzyfunkcyjną, ale również umożliwia zobaczenie zadań w kontekście, sprawdzenie kto i nad czym pracuje oraz połączenie zespołu i zadań.

• Daty rozpoczęcia. Czasami oprócz daty wykonania zadania, chcesz również znać datę rozpoczęcia pracy nad nim. Godziny i daty rozpoczęcia dają członkom zespołu jasne wyobrażenie o tym, ile czasu powinno zająć wykonanie każdego zadania. Używając dat rozpoczęcia możesz skuteczniej zarządzać pracą, aby skoordynować działania zespołu i zapobiec wymykaniu się zależności spod kontroli. 

Polecane aplikacje

• Dropbox. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Dropbox, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie.

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

• OneDrive. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Microsoft OneDrive, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołączaj pliki programów Word, Excel, PowerPoint i innych.

• Microsoft Teams. Dzięki integracji Microsoft Teams + Asana możesz wyszukiwać i udostępniać potrzebne informacje bez konieczności opuszczania aplikacji Teams. Z łatwością łącz swoje konwersacje w Teams z działaniami w Asanie – bez konieczności opuszczania aplikacji Teams. Możesz także tworzyć, przypisywać i wyświetlać zadania podczas spotkań w Teams bez konieczności przełączania się do przeglądarki.

Często zadawane pytania