Sjabloon voor een middelentoewijzingsplan

Je bent klaar om van start te gaan met je nieuwste initiatief, maar voordat je dat doet, moet je precies weten welke middelen daarvoor nodig zijn. Welke middelen, teamleden en budget heb je nodig om dit project effectief uit te voeren en hoeveel middelen heb je beschikbaar? Een sjabloon voor een middelentoewijzingsplan kan je helpen om zowel je team als cross-functional medewerkers inzicht te geven in de middelen.

Wat is een sjabloon voor een middelentoewijzingsplan?

Een sjabloon voor een middelentoewijzingsplan is het geraamte van een middelentoewijzingsplan dat je makkelijk kunt dupliceren om een nieuw toewijzingsplan te maken. Het is een geweldige tool wanneer je consistentie binnen je toewijzingsproces wilt verbeteren of in één keer verschillende plannen wilt maken.

In deze context is een middel iets dat vereist is om een specifiek project te voltooien. Dit kan tijd zijn, een individueel team, specifieke rollen of financiën.

Wat is een middelentoewijzingsplan?

Een middelentoewijzingsplan is een lijst met middelen die je nodig hebt om een specifiek project te voltooien. Het omvat de middelen die je nodig hebt, wanneer je ze nodig hebt, en de kosten en de kwantiteit van elk middel. Je middelentoewijzingsplan zou in overeenstemming moeten zijn met je projectbereik, schema en budget. 

Wat is het verschil tussen een middelentoewijzingssjabloon en een middelenbeheersjabloon?

Een middelentoewijzingssjabloon is bedoeld om te helpen bij het toewijzen van beschikbare middelen aan specifieke initiatieven. Een sjabloon voor een middelenbeheerplan is een beetje specifieker - het helpt je specifiek de bandbreedte van je team te beheren zodat je kunt zien waar je team aan werkt.

Wanneer zou je een sjabloon voor een middelentoewijzingsplan moeten gebruiken?

Een sjabloon voor een middelentoewijzingsplan kan het beste worden gebruikt wanneer je in de projectplannings- of projectinitiatiefase bent. Het kan je helpen bij de ontwikkeling van je projectbereik, schema, budget en andere beperkingen. 

Wat wordt er opgenomen in een sjabloon voor een middelentoewijzingsplan?

Een goed sjabloon voor een middelentoewijzingsplan bevat alle informatie die je nodig hebt voor projectmiddelen, waaronder:

• Naam van het middel: Dit kan een individuele persoon zijn, of het type middel dat je nodig hebt voor het project.

• Bijbehorende taak: Het specifieke werk of de specifieke taak waar je het middel voor gaat gebruiken.

• Rol in het project: Voor personele middelen is dit de specifieke vaardigheden die een enkel persoon voor het project levert.

• Maximale capaciteit: De maximale capaciteit die een middel aankan.

• Beschikbaarheid: Dit is de hoeveel capaciteit die een middel over heeft voordat het aan zijn maximale capaciteit zit.

• Start- en einddatum van het project: De tijdsperiode waarin het project actief is.

Geïntegreerde functies

• Werkbelasting. Werkbelasting geeft je een visueel overzicht van de teamcapaciteit doordat je eenvoudig kunt zien waar je teamleden aan werken - alles op één plek. Met deze in één oogopslag zichtbare informatie kun je conflicten opsporen, risico's aanpakken, en projecten op schema houden door taken opnieuw toe te wijzen of in te plannen. Controleer regelmatig de werkbelasting om te zien of teamleden niet overbelast zijn of juist te weinig werk hebben. Is dat wel het geval, dan kun je gemakkelijk taken met lage prioriteit opnieuw toewijzen of inplannen om initiatieven met hoge prioriteit te deblokkeren.

• Portfolio's. Met portfolio's kun je eenvoudig de verschillende projecten van je team organiseren en bijhouden, in één enkele weergave. Krijg een algemeen overzicht van hoe al je projecten vorderen en ga er dan dieper op in voor meer details en om risico's aan te pakken. Bovendien kun je statusupdates delen overheen programma's, en belanghebbenden op de hoogte houden zonder een statusvergadering te moeten plannen.

• Projectoverzicht. Projectoverzicht is je one-stop-shop voor alle belangrijke projectcontext. Geef je team een overzicht in vogelvlucht van het wat, waarom en hoe van je projectwerk. Voeg een projectbeschrijving toe om de toon te zetten voor hoe je in Asana samenwerkt. Deel dan alle belangrijke bronnen en context, zoals vergadergegevens, communicatiekanalen en projectbriefings, op één plaats..

• Startdatums. Soms moet je niet alleen bijhouden wanneer een taak klaar moet zijn, maar ook wanneer je eraan moet beginnen. Starttijden en -datums geven je teamleden een duidelijk idee van de tijd die nodig is om elke taak af te ronden. Gebruik startdatums om werk te bepalen, bij te houden en te beheren en stem zo de doelstellingen van je team op elkaar af en voorkom dat afhankelijkheden door de mazen van het net vallen. 

Aanbevolen apps

• Slack. Zet ideeën, werkaanvragen en actiepunten uit Slack om in taken en reacties die je kunt bijhouden in Asana. Ga van snelle vragen en actiepunten naar taken met verantwoordelijken en vervaldatums. Leg werk makkelijk vast zodat aanvragen en takenlijsten niet verloren raken in Slack.

• Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

• Zoom. Asana en Zoom werken samen om teams te helpen meer doeltreffende en gerichtere vergaderingen te houden. Met de Zoom + Asana-integratie kun je makkelijk vergaderingen voorbereiden, gesprekken voeren waarop actie kan worden ondernomen, en informatie na de vergadering terugvinden. Vergaderingen beginnen in Asana, waar gedeelde vergaderagenda's een overzicht en context bieden van wat er besproken zal worden. Tijdens de meeting kunnen teamleden snel taken maken in Zoom zodat details en actiepunten niet verloren raken. En eens de vergadering afgelopen is, plaatst de Zoom + Asana-integratie de vergaderingstranscripten en -opnames in Asana, zodat alle medewerkers en belanghebbenden de vergadering, wanneer nodig, kunnen bekijken.

• Clockwise. Met de Clockwise + Asana-integratie kun je Asana-taken toevoegen als tijdblokken in je Google Agenda. Met de Clockwise + Asana-integratie kun je specificeren wat de duur van de taken is, wanneer ze uitgevoerd worden en of Clockwise ze automatisch opnieuw kan inplannen. Voeg taken toe aan je agenda en maak tijd om het werk gedaan te krijgen.

Veelgestelde vragen