Projectramingssjabloon

"Hoeveel gaat het kosten?"

Als je ooit een projectvoorstel hebt gepresenteerd of een project hebt geleid, heb je deze vraag waarschijnlijk al eens gehoord, naast andere vragen over welke middelen er nodig zijn en hoe lang het project zal duren. Als je niet voorbereid bent, kun je bij het beantwoorden van deze vraag het gevoel hebben dat je maar iets roept, vooral tijdens de eerste planningsfase.

Hoewel het inschatten van een project je het gevoel kan geven dat je een raadspelletje speelt, hoeft dat niet zo te zijn. Nauwkeurige ramingen vormen immers de basis van projectsucces (naast goed beheerde verwachtingen van belanghebbenden). Dit is het moment waar een projectramingssjabloon van pas komt.

Wat is een projectraming?

Projectraming is het proces van het inschatten van de tijd, kosten en middelen die nodig zijn om een project te voltooien. Een gestroomlijnd projectramingsproces maakt deel uit van elke goede strategie voor middelenbeheer en vindt meestal plaats tijdens de eerste projectplanningsfase.

Accurate projectramingen helpen je, en je belanghebbenden, te begrijpen wat een project vereist voordat je aan het project begint. Op die manier kun je erop vertrouwen dat je alles hebt wat je nodig hebt om het project succesvol uit te voeren en te voltooien, van de juiste middelen tot het correcte projectbudget. Daarnaast dragen nauwkeurige schattingen ertoe bij dat alle betrokkenen de juiste verwachtingen koesteren, waarmee je de kans op miscommunicatie en misverstanden verkleind. 

Wat is een projectramingssjabloon?

Een projectramingssjabloon is een herbruikbare tool die je kunt gebruiken voor het maken van nauwkeurige ramingen aan het begin van je projectplanningsproces. Projectramingssjablonen dienen als een handleiding voor het maken van nauwkeurige schattingen. Je hoeft alleen maar het sjabloon te kopiëren en de informatie in te vullen die relevant is voor je specifieke project.

Omdat je projectramingssjablonen kunt dupliceren en opnieuw kunt gebruiken, helpen ze je projectramingsproces te standaardiseren. Met een sjabloon kun je erop vertrouwen dat je elke keer dat je ramingen maakt dezelfde variabelen gebruikt, ongeacht je project.

Laten we eens bekijken waarom dit type sjabloon je favoriete deel van het projectplanningsproces gaat worden - en hoe je het gebruikt.

Waarom zou je een projectramingssjabloon gebruiken?

Projecten zijn niet statisch. Het zijn levende entiteiten die in de loop van de tijd veranderen en evolueren. Hoewel geen project in steen gebeiteld is, is het toch nuttig om tijdens de eerste planningsfase een raming te geven van de middelen, kosten en tijd die nodig zijn voor het project. Dit helpt je team op schema te blijven, de verwachtingen van je belanghebbenden te beheren en risico's te beperken.

Statische ramingssjablonen, zoals die je in Excel en Google Sheets kunt maken, bieden niet meer dan hele eenvoudige functionaliteit. Je zult geschatte kosten en uren in kunnen voeren om zo een eenvoudige projectraming te maken, maar dat is het wel zo'n beetje. Daarnaast is het in dit type tools gemakkelijk om per ongeluk versies te overschrijven, waarmee je het risico loopt uiteindelijk in een onjuiste versie te werken.

Om nauwkeurig (en gemakkelijk) projectschattingen te maken, heb je een tool nodig die daar werkt waar jij werkt. Wanneer je een projectramingssjabloon maakt in een digitale projectbeheerttool kun je de tijd die je besteedt aan het schakelen tussen tools verminderen en kun je erop vertrouwen dat je teamleden alle projectgegevens hebben die ze nodig hebben - precies daar waar het werk gedaan wordt.

Enkele andere voordelen van het gebruik van een digitaal projectramingssjabloon zijn:

• Bekijk alle middelen die je nodig hebt om een project te voltooien - waaronder de vereiste teamleden, een kostenraming en de totale projectscope of het totale aantal uren. 

• Werk samen en communiceer rechtstreeks in de tool - tag teamleden voor goedkeuring, voeg relevante documenten bij of wijs taken toe aan teamleden, op precies dezelfde plek als waar de raming wordt uitgevoerd. 

• Verwerf in een vroeg stadium steun van interne en externe belanghebbenden en stel de verwachtingen op voor het project zodat iedereen op één lijn zit wanneer je aan het project begint.

• Gebruik het projectramingssjabloon als een losse projecttijdlijn om tijdens de planningsfase de duur van het project vast te stellen. 

• Dupliceer het project moeiteloos voor soortgelijke toekomstige projecten. Daarmee bespaar je werk vooraf en creëer je een gestandaardiseerd proces voor het inschatten van projectmiddelen.

• Schets de benodigde middelen voor een intern project, of gebruik het sjabloon om de kosten te verduidelijken en uit te splitsen bij uitbesteding.

• Gebruik het sjabloon als startpunt voor je projectpostmortem, om je budgetraming te vergelijken met de werkelijke kosten.

Wat zou je op moeten nemen in een projectramingssjabloon?

Projectramingen zijn niet geschikt voor een universele aanpak. Dit betekent dat je ze aan moet passen aan het project waarvoor je de raming uitvoert, en dat is geen probleem. Je basisprojectramingssjabloon dient als raamwerk voor soortgelijke projecten. Het belangrijkste is dus dat je je focust op het opnemen van basisinformatie die schaalbaar is voor alle projecten.

Het eenvoudigste projectramingssjabloon zou het volgende moeten bevatten:

• Informatie over noodzakelijke projectmiddelen, zoals een gedetailleerde beschrijving van welke middelen je nodig hebt. 

• De totale kosten van de middelen, waarbij je rekening houdt met arbeidskosten, uurtarieven en geschatte uren.

• De geschatte start- en einddatums voor elk afzonderlijke middel, zoals de tijd die nodig is voor het het maken van een deliverable.

• De totale kosten van het project wanneer je rekening houdt met alle uitgaven.

Geïntegreerde functies

• Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt bijhouden - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je taken te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen tussen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren. 

• Lijstweergave. Lijstweergave is een rasterachtige weergave die het gemakkelijk maakt om alle informatie over je project in een oogopslag te zien. Net als een takenlijst of een spreadsheet toont Lijstweergave al je taken in één oogopslag, zodat je niet alleen de titels en vervaldatums van taken kunt zien, maar ook alle relevante aangepaste velden zoals Prioriteit, Status, enzovoort. Ontsluit moeiteloze samenwerking door je hele team zicht te geven op wie wanneer wat aan het doen is.

• Startdatums. Soms moet je niet alleen bijhouden wanneer een taak klaar moet zijn, maar ook wanneer je eraan moet beginnen. Starttijden en -datums geven je teamleden een duidelijk idee van de tijd die nodig is om elke taak af te ronden. Gebruik startdatums om werk te bepalen, bij te houden en te beheren en stem zo de doelstellingen van je team op elkaar af en voorkom dat afhankelijkheden door de mazen van het net vallen. 

• Taken toevoegen aan meerdere projecten. De aard van het werk is cross-functional. Teams moeten effectief over afdelingen heen kunnen werken. Maar als elke afdeling zijn eigen archiefsysteem heeft, loopt het werk vast en verzandt het. Asana maakt het gemakkelijk om taken over meerdere projecten bij te houden en te beheren. Dit vermindert niet alleen dubbel werk en vergroot de zichtbaarheid over het team heen. Het helpt je team ook taken in context te zien, te zien wie aan wat werkt, en je team en taken verbonden te houden.

Aanbevolen apps

• Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

• Zoom. Asana en Zoom werken samen om teams te helpen meer doeltreffende en gerichtere vergaderingen te houden. Met de Zoom + Asana-integratie kun je makkelijk vergaderingen voorbereiden, gesprekken voeren waarop actie kan worden ondernomen, en informatie na de vergadering terugvinden. Vergaderingen beginnen in Asana, waar gedeelde vergaderagenda's een overzicht en context bieden van wat er besproken zal worden. Tijdens de meeting kunnen teamleden snel taken maken in Zoom zodat details en actiepunten niet verloren raken. En eens de vergadering afgelopen is, plaatst de Zoom + Asana-integratie de vergaderingstranscripten en -opnames in Asana, zodat alle medewerkers en belanghebbenden de vergadering, wanneer nodig, kunnen bekijken.

• OneDrive. Voeg bestanden rechtstreeks toe aan taken in Asana met de Microsoft OneDrive-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Voeg eenvoudig bestanden van Word, Excel, PowerPoint en meer toe.

• Slack. Zet ideeën, werkaanvragen en actiepunten uit Slack om in taken en reacties die je kunt bijhouden in Asana. Ga van snelle vragen en actiepunten naar taken met verantwoordelijken en vervaldatums. Leg werk makkelijk vast zodat aanvragen en takenlijsten niet verloren raken in Slack.

Een projectramingssjabloon gebruiken

Zodra je je basisprojectramingssjabloon hebt opgezet, kun je het makkelijk dupliceren en gebruiken als raamwerk voor het ramen van nieuwe projecten. Zo doe je dat:

1. Maak een hoofdlijst van alle kosten die met je project verband houden. Tijdens de eerste projectplanningsfase kom je samen met je teamleden en externe en interne belanghebbenden om de middelen die nodig zijn voor een succesvol project te bespreken. 

2. Voeg alle benodigde projectmiddelen toe aan je projectramingssjabloon en verdeel ze onder in categorieën (zoals projectfase) als dat van toepassing is. 

3. Vul het sjabloon in met aanvullende informatie voor elk regelitem, zoals het aantal vereiste uren, het type middel, en de totale kosten van de middelen. 

4. Bereken de totale kosten van het project, de projectduur en de benodigde middelen. Gebruik daarvoor de bovenstaande informatie.

5. Kom nogmaals samen met je team en belanghebbenden om het project en de kosten te bespreken. 

6. Begin aan het project of pas het indien nodig aan. 

Veelgestelde vragen