Mijlpalengrafiek-sjabloon

Wat is een mijlpalengrafiek-sjabloon?

Een mijlpalengrafiek-sjabloon is een herbruikbaar hulpmiddel dat de belangrijkste doelen van je project weergeeft. Mijlpalengrafiek-sjablonen bieden een visuele representatie van je monumentale mijlpalen die je vastgelegd hebt op de tijdlijn van je project. Ze splitsen langere of meer complexe projecten op in kleinere fases, zodat je tijdens het verloop van het project de successen van je team kunt vieren. Het is echter niet nodig om voor elk project een nieuw proces te maken. Door de indeling van je favoriete mijlpalengrafiek op te slaan als sjabloon, kun je een nieuwe grafiek maken met één enkele klik.

Voorbeeld van een mijlpalengrafiek-sjabloon

Hieronder vind je een vereenvoudigd voorbeeld van een mijlpalengrafiek-sjabloon, gebruikt voor productlanceringen. Je ziet dat de mijlpalen de projectfasen opsplitsen en zo een natuurlijke pauze creëren op het moment dat je overgaat van één reeks stappen naar de volgende. Dit mijlpalengrafiek-sjabloon kan, met kleine wijzigingen om de taken waar nodig aan te passen, voor elke nieuwe productlancering opnieuw gebruikt worden.

Wat zijn projectmijlpalen?

Mijlpalen bieden gelegenheid om te pauzeren, te evalueren en je succes te vieren (of het project aan te passen) vóór je aan de volgende fase van het werk begint. Mijlpalen zijn natuurlijke projectpauzes die op het moment vallen dat één fase eindigt en een nieuwe begint. Wanneer een project bijvoorbeeld overgaat van:

• Ontdekking naar ontwerp

• Onderzoek naar UX-ontwikkeling

• Plannen van inhoud naar het schrijven van inhoud

Wanneer heb je een mijlpalengrafiek-sjabloon nodig?

Er zit kracht in het vieren van de belangrijke stappen van je projectproces. Zodra je de belangrijkste mijlpalen hebt bepaald, helpt een mijlpalengrafiek-sjabloon je in realtime de voortgang naar deliverables en afhankelijkheden bij te houden. Je kunt eenvoudigweg een nieuwe mijlpalengrafiek maken voor elk nieuw project door je sjabloon te kopiëren en de details in te vullen.

Mijlpalengrafiek-sjablonen:

• Bieden een opmaak met een visuele tijdlijn die makkelijk te volgen is.

• Helpen je de belangrijkste mijlpalen te identificeren en te vieren om het teammoreel hoog te houden.

• Organiseren je projectvooruitgang in chronologische volgorde.

• Verminderen het werk voor het maken van een nieuwe mijlpalengrafiek voor elk nieuw project.

Wanneer moet je een mijlpalengrafiek-sjabloon gebruiken?

Je zal niet altijd een mijlpalengrafiek-sjabloon nodig hebben. Voor eenvoudigere projectschema-sjablonen met kortere tijdlijnen, is een meer traditioneel projecttijdlijn-sjabloon voldoende. Veel projecten zijn echter complexer en hebben verschillende niveaus en gradaties. Er zijn ook momenten waarop grotere projecten verspreid worden over maanden of zelfs jaren. In deze gevallen kan een mijlpalengrafiek-sjabloon een handige manier zijn om je voortgang bij te houden; je kunt belangrijke mijlpalen gebruiken om het project op te splitsen in makkelijker te beheren fases.

Voorbeeldscenario van een mijlpalengrafiek:

Stel je voor dat je een nieuw product ontwikkelt. Het einddoel is om dit op de markt te brengen, maar dat kan jaren duren. Als je dan naar het volledige projectschema kijkt, kan dit ontmoedigend werken. Het is immers moeilijk enthousiast te worden over einddatums die zo ver in de toekomst liggen.

Om het team enthousiast te maken, moet je de kleinere mijlpalen vieren wanneer ze bereikt worden. Met een mijlpalengrafiek-sjabloon voor projecten kun je de belangrijkste momenten identificeren en ze markeren als mijlpalen. Bijvoorbeeld wanneer het team het UX-ontwerp voltooit en het marketingteam een plan maakt voor de productlancering.

Een mijlpalengrafiek-sjabloon maken:

Je moet elk onderdeel van je project bijhouden om je mijlpalengrafiek-sjabloon zo doeltreffend mogelijk te maken. Dit kun je doen door een werkbeheertool te gebruiken die je toelaat taken, deadlines en teamleden rechtstreeks te verbinden met je mijlpalengrafiek. Door integraties te gebruiken, kun je ook rechtstreeks documenten, bestanden en notities toevoegen aan elke mijlpaal en taak.

Zodra je je mijlpalengrafiek-sjabloon klaar hebt, kun je de taken die je moet voltooien en de bijhorende mijlpalen invullen. Begin bijvoorbeeld met een lijst te maken van alle taken die je team moet voltooien in het eerste kwartaal. Stel daarna periodieke mijlpalen in die de voltooiing van taken binnen elke sectie vertegenwoordigen. Stel bijvoorbeeld een mijlpaal in voor het moment waarop je team de ontwerpfase heeft voltooid. Daarna plaats je deze mijlpalen op een horizontale tijdlijn. Bepaal deadlines, wijs teamleden toe en voeg alle relevante informatie toe, zoals documenten, briefings of transcripten van vergaderingen.

Je kunt je sjabloon kopiëren om voor elk nieuw project een nieuwe mijlpalengrafiek te maken tijdens de projectplanningsfase van het projectbeheer. Gebruik het naast je projectroutekaart, business case, of als zelfstandige, onafhankelijke projecthandleiding.

Wat moet een mijlpalengrafiek-sjabloon omvatten?

Er is geen universeel sjabloon dat voor alles en iedereen geschikt is. Het beste mijlpalengrafiek-sjabloon is het sjabloon dat werkt voor de behoeften van jou en je team. Dit gezegd zijnde, zijn er wel een aantal beste praktijken voor wat je het beste kunt opnemen in je mijlpalengrafiek-sjabloon om er het meeste uit te halen:

• Een plaats om projectdoelen te definiëren

• Een takenlijst

• Mijlpalen gepland op basis van de verwachte cadans

• Een tijdlijn

• Medewerkers

• Ruimte om taken te koppelen aan bestanden

• Tijd in het schema die voorbehouden wordt om mijlpalen te vieren

Geïntegreerde functies

• Tijdlijnweergave. Tijdlijnweergave is een projectweergave volgens de Gantt-stijl, die al je taken in een horizontale balkgrafiek weergeeft. Zo zie je niet alleen de start- en einddatum van elke taak, maar ook de afhankelijkheden tussen taken. Met de tijdlijnweergave kun je makkelijk alle puzzelstukjes van je plan bijhouden en zien hoe ze in elkaar passen. Als je al je werk op één plaats ziet, is het bovendien makkelijk om problemen met afhankelijkheden te identificeren en aan te pakken vóór ze beginnen. Zo kun je al je doelen op tijd halen.

• Mijlpalen. Mijlpalen vertegenwoordigen belangrijke controlepunten van een project. Door voor de gehele duur van je project mijlpalen in te stellen, kun je je teamleden en projectbelanghebbenden laten weten in welk ritme je naar je doel toewerkt. Gebruik mijlpalen als een kans om de kleine successen te vieren onderweg naar het grotere projectdoel.

• Doelen. Doelen worden in Asana rechtstreeks verbonden aan het werk dat je verricht om ze te halen. Zo is het makkelijk voor je teamleden om te zien waar ze naartoe werken. Vaak leven onze doelen afzonderlijk van het werk dat erin gestoken wordt om ze te halen. Door je team en de bedrijfsdoelen te verbinden met het werk dat hen ondersteunt, krijgen teamleden een realtime overzicht en helderheid over hoe hun werk bijdraagt aan het succes van je team én het bedrijf. Het resultaat is dat teamleden betere beslissingen kunnen maken. Indien nodig, kunnen ze de projecten die de bedrijfsstrategie ondersteunen identificeren en het werk dat meetbare resultaten oplevert prioriteren.

• Projectoverzicht. Projectoverzicht is je 'one-stop-shop' voor alle belangrijke projectcontext. Geef je team een weergave in vogelperspectief van het wat, waarom en hoe van je projectwerk. Voeg een projectbeschrijving toe om de juiste toon te zetten voor hoe jullie zullen samenwerken in Asana. Deel daarna alle belangrijke hulpmiddelen en context, zoals details van vergaderingen, communicatiekanalen en projectbriefings - alles op één plaats.

Aanbevolen apps

• Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

• Slack. Zet ideeën, werkaanvragen en actiepunten uit Slack om in taken en reacties die je kunt bijhouden in Asana. Ga van korte vragen en actiepunten naar taken met verantwoordelijken en vervaldatums. Leg werk makkelijk vast zodat aanvragen en takenlijsten niet verloren raken in Slack.

• Clockwise. Met de Clockwise + Asana-integratie kun je Asana-taken toevoegen als tijdblokken in je Google Agenda. Met de Clockwise + Asana-integratie kun je specificeren wat de duur van de taken is, wanneer ze uitgevoerd worden en of Clockwise ze automatisch opnieuw kan inplannen. Voeg taken toe aan je agenda en maak tijd om het werk gedaan te krijgen.

• Zoom. Asana en Zoom werken samen om teams te helpen meer doeltreffende en gerichtere vergaderingen te houden. Met de Zoom + Asana-integratie kun je makkelijk vergaderingen voorbereiden, gesprekken voeren waarop actie kan worden ondernomen, en informatie na de vergadering terugvinden. Vergaderingen beginnen in Asana, waar gedeelde vergaderagenda's een overzicht en context bieden van wat er besproken zal worden. Tijdens de meeting kunnen teamleden snel taken maken in Zoom zodat details en actiepunten niet verloren raken. En eens de vergadering afgelopen is, plaatst de Zoom + Asana-integratie de vergaderingstranscripten en -opnames in Asana, zodat alle medewerkers en belanghebbenden de vergadering, wanneer nodig, kunnen bekijken.

Zodra je je ideale mijlpalengrafiek hebt gemaakt, kun je deze opslaan als sjabloon zodat het minder werk kost om voor een nieuwe project een nieuwe grafiek te maken.

Veelgestelde vragen