Kanbanbordsjabloon

Wat zijn Kanbanborden?

Een Kanbanbord is een manier om werk te visualiseren terwijl het door fases gaat. Typisch heeft elk bord een aantal kolommen, zoals "Te doen", "Doen" en "Gereed". Binnen elke kolom staan projecttaken, kaarten genaamd, die individuele taken vastleggen. Naarmate het werk gedaan wordt, schuift het door de verschillende fases tot het in de laatste kolom belandt. Kanbanborden worden vaak gebruikt door engineer- en ontwikkelingsteams die Agile-projectbeheer gebruiken, maar alle teams die een visueel samenwerkingstool willen, kunnen baat hebben bij Kanbanborden.

Wat zijn Kanbanbordsjablonen?

Een Kanbanbordsjabloon is een manier om het Kanban-creatieproces een kickstart te geven door de kolommen en kaartinformatie die je Kanbanbordproject moet bevatten vooraf te definiëren. Je hebt misschien wel eens een Kanbanbord gezien dat gemaakt is op een whiteboard of een stuk papier met plakbriefjes. Hoewel dat nog steeds handige visuele tools zijn, missen ze de flexibiliteit van een virtueel Kanbanbord. Als je je bord maakt met projectbeheersoftware, kun je gemakkelijk handige bordindelingen sjabloneren en hergebruiken. Bovendien zijn virtuele sjablonen gemakkelijker toegankelijk voor teamleden om te gebruiken bij het beheren van hun eigen werk en projecten.

Een Kanbanbordsjabloon maken

Bij het maken van een Kanbanbordsjabloon gaat het er vooral om je kolommen uit te bouwen en te beslissen welke informatie op elke kaart moet worden vastgelegd. Hieronder bekijken we wat je in elk van deze moet opnemen. 

Tips voor het maken van gesjabloneerde kolommen voor je Kanbanbordsjabloon

Je Kanbanbord moet de secties bevatten die je team nodig heeft om een project te voltooien. Deze secties, die de fases van het werk voorstellen, verschijnen als kolommen op een Kanbanbord. Je kunt bijvoorbeeld kolommen hebben als: 

• Backlog, nieuw, of aankomend: Dit is je takenlijst en zou het eerste deel op je Kanbanbord moeten zijn. Hier huisvest je al het werk dat gedaan moet worden maar nog niet begonnen is. 

• Werken aan, actueel, of in uitvoering: Dit toont je werk in uitvoering, zodat het team in realtime weet waaraan gewerkt wordt.

• Voltooid werk: voor al het werk dat voltooid is. Taken op je Kanbanbord bewaren als ze af zijn is een prima manier om een central source of truth te creëren voor al het projectwerk. Het geeft belanghebbenden ook een gemakkelijke manier om te zien wat er gedaan is. Als het project klaar is, weet je precies waar je alle taken kunt vinden die met je initiatief te maken hebben.

• Optionele kolommen: je kunt je Kanbanbord heel eenvoudig houden en alleen de drie hierboven genoemde secties gebruiken, of je kunt het complexer maken. Enkele voorbeelden zijn een sectie "referenties" (die je projectroutekaarten en bijbehorende metriek herbergt), een sectie "in de wacht" voor items waaraan je begon maar die je naar een latere of ongedefinieerde vervaldatum moest verschuiven, of een sectie "geannuleerd" voor werk dat je niet meer nodig hebt.

Wat op te nemen in je Kabankaarten

Je moet ook beslissen welke informatie je op kaartniveau vastlegt. Omdat Kanbanbordsjablonen visuele tools zijn, moeten je Kanbankaartsjablonen voldoende informatie weergeven zodat je team in één oogopslag kan begrijpen wat er gebeurt. 

Dit kan omvatten: 

• Korte beschrijving. We raden je aan om je kaarttitels altijd met een werkwoord te beginnen. Op die manier begrijpt je team precies wat ze moeten doen.

• Vervaldatum. Of er nu een reeks datums is of een specifieke startdatum, zorg ervoor dat je team precies weet wanneer het werk klaar moet zijn.

• Taakstatus. Ligt dit werk op schema? Word je geblokkeerd door iets? 

• Geschatte uren aan inspanning. Of je nu uren, verhaalpunten, of T-shirtmaten gebruikt om werk bij te houden, zorg ervoor dat je team weet hoe lang deze specifieke taak zal duren. 

• Prioriteit. Gebruik dit om werk aan te geven dat dringend voltooid moet worden. 

Use case van Kanbansjabloon

Stel je voor dat je een sprint planning met een Kanbanbordsjabloon maakt voor je Agile-team. In dit geval moet je eerste kolom je taak backlog bevatten. Dit is de "takenlijst" waar je team uit zal putten. De volgende kolom kan een in uitvoering-sectie zijn die alle taken bevat waaraan je al begonnen bent. Blijf kolommen maken voor elke stap van je werkproces tot je de workflow voltooid hebt. 

Afhankelijk van de behoeften van je team, kun je in je sjabloon voorbeeld Kanbankaarten opnemen om naar te verwijzen als je specifiek werk op specifieke borden nodig hebt. De meeste Kanbanborden zijn echter tamelijk zelfverklarend, en gebruiken duidelijke secties zoals "voltooid" om verwarring te voorkomen.

Waarom een kanbanbordsjabloon gebruiken?

Kanbanbordsjablonen zijn eenvoudige workflowbeheertools. Het belangrijkste voordeel van het gebruik van een sjabloon voor je Kanbanbord is dat je er snel je project takenlijst mee kunt opzetten, vooral als je je sjabloon maakt in projectbeheersoftware. Van daaruit kunnen jij en je team het projectwerk in realtime zien, terwijl je toekijkt hoe andere teamleden taken van "gepland" naar "in uitvoering" verplaatsen.

Je kunt in je project ook automatiseringen instellen die taken automatisch van de ene kolom naar de andere verplaatsen als de status verandert. Bijvoorbeeld, als een teamlid selecteert dat hij momenteel aan een kaart werkt, kun je de kaart triggeren om onmiddellijk naar je sectie "in uitvoering" te verhuizen. 

Voorbeelden van Kanbanbordsjablonen

Kanbanbordsjablonen worden traditioneel gebruikt door ontwikkeling- en productteams, maar ze werken voor elk team dat een eenvoudig maar veelzijdige projectbeheerstool nodig heeft. Bijvoorbeeld:

• Software-ontwikkelingsteams werken door productbacklogs.

• Startups die een duidelijke en gemakkelijke manier nodig hebben om werk te coördineren met een beperkt aantal teamleden of middelen.

• Inhoudmarketingteams die artikelen aan verschillende schrijvers moeten toewijzen. Het artikel kan verschillende stadia doorlopen, in dit voorbeeld zouden de kolommen kunnen zijn: gepland, toegewezen, redigeren, bewerken, en gepubliceerd.

Geïntegreerde functies

• Bordweerdgave. Bordweergave is een Kanban-bordachtige weergave die de informatie over je project in kolommen weergeeft. Kolommen zijn meestal gerangschikt naar werkstatus (zoals te doen, wordt gedaan, is gedaan) maar je kunt de kolomtitels aanpassen aan de behoeften van je project. Binnen elke kolom worden taken als kaartjes weergegeven, met allerlei bijbehorende informatie zoals de titel van de taak, de vervaldatum, en aangepaste velden. Volg het werk op de voet en krijg in één oogopslag inzicht in de stand van zaken van je project.

• Automatisering. Automatiseer handmatig werk, zodat je team minder tijd besteedt aan gedoe en meer tijd overhoudt voor de taken waarvoor je ze hebt ingehuurd. Regels in Asana werken op basis van triggers en acties - in wezen "als X gebeurt, doe dan Y". Gebruik regels om automatisch werk toe te wijzen, vervaldatums aan te passen, aangepaste velden in te stellen, belanghebbenden op de hoogte te houden, en meer. Van ad hoc automatiseringen tot complete workflows, regels geven je team tijd terug voor kundig en strategisch werk.

• Projectoverzicht. Projectoverzicht is je one-stop-shop voor alle belangrijke projectcontext. Geef je team een overzicht in vogelvlucht van het wat, waarom en hoe van je projectwerk. Voeg een projectbeschrijving toe om de toon te zetten voor hoe je in Asana samenwerkt. Deel dan alle belangrijke bronnen en context, zoals vergadergegevens, communicatiekanalen en projectbriefings, op één plaats..

• Berichten. Moet je informatie delen die niet uitvoerbaar is? Probeer dan Berichten in Asana. Met Berichten kun je binnen Asana communiceren over niet-uitvoerbaar werk. Je kunt berichten sturen naar gelijk welke combinatie van individuen, teams en projecten, zodat iedereen op dezelfde golflengte zit. Door te linken naar taken, projecten en doelen in Asana maak je het eenvoudig voor de ontvangers van je bericht om de context te begrijpen en in te zoomen op de details.

Aanbevolen apps

• Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

• Dropbox. Voeg bestanden direct aan taken in Asana toe met de Dropbox-bestandskiezer, die in het Asana-taakvenster is ingebouwd.

• Jira. Creëer interactieve, verbonden workflows tussen technische en bedrijfsteams om het zicht op het productontwikkelingsproces in realtime te vergroten - allemaal zonder Asana te verlaten. Stroomlijn projectsamenwerking en hand-offs. Maak snel Jira-issues aan vanuit Asana, zodat het werk naadloos en op het juiste moment tussen bedrijfs- en technische teams wordt overgegeven.

• Figma. Teams gebruiken Figma om gebruikersstromen, wireframes, UI mocks, prototypes en meer te maken. Je kunt deze ontwerpen nu integreren in Asana, zodat je team het laatste ontwerpwerk kan bekijken in de context van gerelateerde projectdocumenten. En, in tegenstelling tot schermafbeeldingen, worden live insluitingen in realtime bijgewerkt zodat wijzigingen in een ontwerpbestand gelijk worden weergegeven. Zo hoef je niet langer tijd te besteden aan het zoeken naar de juiste bestanden en het bijwerken van afbeeldingen.

Veelgestelde vragen