Dagelijkse planner-sjabloon

Je dag plannen betekent méér dan alleen je aankomende taken neerschrijven. Een goed georganiseerd dagelijks schema omvat je dagelijkse taken, maar ook taakprioriteit, status, vervaldatum en meer.

Niet zeker hoe dit te organiseren? Dan kunnen digitale dagelijkse planners helpen.

Wat is een dagelijkse planner?

Een dagelijkse planner is exact wat het lijkt: een manier om alle taken bij te houden die je moet uitvoeren, klein of groot, elke dag. Dagplanners tonen je dagelijkse taken op een gedetailleerd niveau, zodat je makkelijk je schema kunt plannen en prioriteren, en er zo voor zorgen dat er geen taken over het hoofd worden gezien. Met dagelijkse planners weet je altijd wat je die dag te doen staat, van teamvergaderingen en snelle taken, tot taken die grote inzet vergen. Een punt voor organisatie.

Wat is een dagelijkse planner-sjabloon?

Zoals je misschien al geraden hebt, is een dagelijkse planner-sjabloon (ook wel een dagelijks schema-sjabloon genoemd) een sjabloon voor het aanmaken en organiseren van je dagelijkse taken. Digitale dagelijkse planner-sjablonen zijn bewerkbaar en herbruikbaar, zodat je makkelijk je werk kunt organiseren, inclusief van wat er moet gebeuren en wanneer. Met een digitaal dagelijkse planner-sjabloon kun je elk dag snel starten zonder dat je iets over het hoofd ziet, of erger, een taak vergeet.

Voordelen van het gebruik van een digitaal dagelijkse planner-sjabloon

Je hebt waarschijnlijk wel al eens een fysieke dagelijkse planner gebruikt, want wie kan immers weerstaan aan een frisse blanco pagina of een professioneel gebonden agenda? Maar laten we eerlijk zijn, hoewel een fysieke planner misschien wel esthetisch mooi oogt, zijn ze niet altijd zo functioneel. Fysieke planners hebben enorme beperkingen, zoals gebrek aan plaats. Ze zijn ook niet aanpasbaar en ze laten niet toe om context aan taken toe te voegen, twee essentiële onderdelen van het georganiseerd blijven.

Dit is waar digitale dagelijkse planner-sjablonen kunnen helpen. Gezien virtuele sjablonen aanpasbaar zijn, kun je ze organiseren volgens de manier waarop jij het best werkt. Wil je een minimalistische weergave van je dagelijkse agenda? Makkelijk. Zie je liever je taken weergegeven in een uurschema. Geen probleem.

Wanneer je een digitaal dagelijkse planner-sjabloon maakt in een projectbeheertool (in plaats van een dagelijkse planner-sjabloon dat je kunt afdrukken), kun je:

• Al je taken bijhouden op één plaats

• De prioriteit van elke taak bijhouden

• Je takenlijst makkelijk ordenen (en herordenen) volgens taakprioriteit

• Je dagelijkse taken verbinden met grotere doelen

• Productiviteit verhogen en uitstelgedrag verminderen

• Tijdbeheer stroomlijnen

• Samenwerken met teamleden

• Je voltooide taken bijhouden

• Je voortgang bijhouden

• Nieuwe taken in realtime zien toegevoegd worden

Een dagelijkse planner-sjabloon maken

Allereerst, vóór je gaat zitten voor je dagelijkse planner-sessie, zorg ervoor dat je sjabloon je toelaat om je schema aan te passen op een manier dat werkt voor jou. Kijk naar de mogelijkheid om je taken te labelen met taakstatus, inzet, prioriteit of categorie - allemaal dingen die het makkelijker zullen maken voor jou om je dag te plannen eens je je takenlijst begint toe te voegen.

Wat opnemen in je dagelijkse planner-sjabloon

Oké, de basis hebben we gehad. Nu je weet wat een dagelijkse planner-sjabloon is en waarom je er eentje zou moeten gebruiken, laten we nu eens kijken naar wat je in je sjabloon zoal moet opnemen.

Jij bepaalt zelf hoe je je sjabloon structureert en wat het best werkt voor jou. Om een basissjabloon te maken, begin je met het toevoegen van je dagelijkse taken, zoals vergaderingen, opvolgingen en actiepunten. Daarna til je je werkschema naar een hoger niveau door taken te labelen met de informatie die je nodig hebt om georganiseerd te blijven. Taaklabels die je kunt gebruiken zijn bijvoorbeeld:

• Prioriteit

• Vervaldatum

• Categorie

• Inzet

• Status

Je dagelijkse planner-sjabloon ordenen

Eens je je dagelijkse taken toegevoegd en geordend hebt, ga je een stapje verder door je taken te sorteren volgens aangepaste velden. Misschien ben je het type persoon die het liefst de kleinere taken er 's ochtends doorjaagt en de taken met grotere inzet bewaart voor 's middags. Of misschien geef je je taken liever weer volgens belangrijkheid, zodat je zeker bent dat je belangrijk werk prioriteert. Je dagelijkse agenda ordenen volgens jouw werkstijl helpt je om aandachtig en productief te blijven. Je technologie moet per slot van rekening toch werken zoals jij doet?

Hier volgen een aantal manieren waarop je je dagelijkse planner-sjabloon kunt ordenen:

• Taaktype of categorie

• Tijdsblok

• Taakprioriteit

Tips voor het gebruik van je virtuele dagelijkse planner-sjabloon

Afdrukbare dagelijkse planners, werkbladen en takenlijsten op plakbriefjes behoren tot het verleden. Met digitale dagelijkse planners kun je je workflow aanpassen en je schema bekijken, waar je ook bent. En in tegenstelling tot fysieke planners, is er geen risico dat je een virtuele ergens verliest.

Hier volgen enkele tips en tricks om je werk te organiseren met gebruik van een digitale dagelijkse planner:

• Wees duidelijk en specifiek

• Zorg dat je taken uitvoerbaar zijn en een deadline hebben

• Sorteer je werk op een dynamische manier

• Gebruik een lijstvoorbeeldweergave om je aankomende taken op hoger niveau te bekijken

• Stel herhalende taken in om je workflow te automatiseren

• Geef taken een kleurcode en label taken voor helderheid

• Integreer je favoriete apps voor gestroomlijnd werk

• Organiseer je taken in secties

• Visualiseer je dagelijkse schema in een rooster, zoals een Kanbanbord

• Hou alles op één plaats door documenten of afbeeldingen aan je taken toe te voegen

• Voeg teamleden toe voor zichtbaarheid

Geïntegreerde functies

• Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt volgen, van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je taken te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen tussen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren.

• Startdatums. Soms moet je niet alleen bijhouden wanneer een taak vervalt, maar ook wanneer je eraan moet beginnen werken. Starttijden en -datums geven je teamleden een duidelijk beeld van hoeveel tijd elke taak in beslag zou moeten nemen om ze te voltooien. Gebruik startdatums om werk in te stellen, bij te houden en te beheren zodat je de doelstellingen van je team op één lijn kunt houden en vermijden dat afhankelijkheden over het hoofd worden gezien.

• Mijn taken. Mijn taken is een gepersonaliseerde weergave die je elke taak toont die aan jou is toegewezen, ongeacht het project of team waartoe ze behoort. Door in één plaats zicht te hebben op al je taken, kun je werk sorteren en prioriteren, en ervoor zorgen dat niets over het hoofd wordt gezien. Met Mijn taken kun je schakelen tussen lijst-, bord-, en agendaweergave om te werken zoals jij wenst.

• Automatisering. Automatiseer handmatig werk zodat je team minder tijd spendeert aan gedoe en meer tijd aan de taken waarvoor je hen hebt aangenomen. Regels in Asana functioneren op basis van triggers en acties, in wezen "als X gebeurt, doe dan Y". Gebruik Regels om automatisch werk toe te wijzen, vervaldatums aan te passen, aangepaste velden in te stellen, belanghebbenden op de hoogte te houden, en meer. Van ad hoc automatiseringen tot volledige workflows, Regels geven je team terug meer tijd voor vakkundig en strategisch werk.

Aanbevolen apps

• Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace-bestandenkiezer, die geïntegreerd is in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

• Gmail. Met de Asana voor Gmail-integratie kun je Asana-taken direct vanuit je Gmail-inbox maken. Taken die je vanuit Gmail maakt, bevatten automatisch de context uit je e-mail, zodat je nooit iets mist. Moet je naar een Asana-taak verwijzen terwijl je een e-mail schrijft? In plaats van Asana te openen, kun je de Asana voor Gmail-invoegtoepassing gebruiken om die taak direct vanuit je Gmail-inbox op te zoeken..

• Zoom. Asana en Zoom werken samen om teams te helpen meer doeltreffende en gerichtere vergaderingen te houden. De Zoom + Asana-integratie maakt het makkelijk om vergaderingen voor te bereiden, uitvoerbare gesprekken te hebben en informatie na de vergadering terug te vinden. Vergaderingen beginnen in Asana, waar gedeelde vergaderagenda's een overzicht en context bieden van wat er besproken zal worden. Tijdens de meeting kunnen teamleden snel taken maken in Zoom zodat details en actiepunten niet verloren raken. En eens de vergadering afgelopen is, plaatst de Zoom + Asana-integratie de vergaderingstranscripten en -opnames in Asana, zodat alle medewerkers en belanghebbenden de vergadering, wanneer nodig, kunnen bekijken.

• Clockwise. Met de Clockwise + Asana-integratie kun je Asana-taken toevoegen als tijdsblokken in je Google Agenda. Met de Clockwise + Asana-integratie kun je de duur van taken specifiëren, wanneer ze uitgevoerd worden en of Clockwise ze automatisch opnieuw kan inplannen. Voeg taken toe aan je agenda en maak tijd om het werk gedaan te krijgen.

Veelgestelde vragen