Actiepuntensjabloon

Wanneer taken niet duidelijk zijn gedefinieerd, verspil je tijd en energie aan het heen en weer springen van het ene vage, niet-gerelateerde punt naar het andere. Maak in plaats daarvan een actiepuntensjabloon om het wie, wat en wanneer van elke taak te definiëren. Elke keer dat je een nieuwe lijst maakt, kun je je sjabloon dupliceren en de taken die nu uitvoerbaar zijn op een georganiseerdere en efficiëntere manier aanpakken.

Wat is een actiepuntensjabloon?

Actiepunten zijn taken met een wie (het teamlid aan wie de taak is toegewezen), een wat (beschrijving) en een wanneer (deadline). Ze worden gebruikt in herhaalbare workflows, of de end-to-end processen die taken, teams en deadlines verbinden. Een actiepuntensjabloon is een manier om een lijst van goed gedefinieerde actiepunten op te slaan zodat je ze kunt repliceren voor werk dat zich herhaalt. Als je team bijvoorbeeld een bedrijfsblog beheert, kun je een actiepuntensjabloon maken voor driemaandelijkse lanceringen om zo bij te houden wanneer berichten moeten worden geschreven, wie ze schrijven en wat de publicatie- of voltooiingsdatums zijn.

Actiepuntenlijst versus takenlijst

Meestal maak je een lijst om zowel actiepunten als taken bij te houden, maar er zijn verscheidene belangrijke verschillen tussen de twee sjablonen:

• Een actiepuntenlijst organiseert het werk dat je moet doen om een workflow af te werken. Dit zijn niet zomaar taken, alles op deze lijst met actiepunten is gerelateerd aan een deel van een groter projectplan. Wanneer ze samen worden voltooid, helpen deze actiepunten je dichter bij grotere doelen en initiatieven te komen.

• Zoals de naam al suggereert, zijn actiepunten uitvoerbaar. Daarentegen kan een takenlijst vaag en ongedefinieerd zijn. Laten we bijvoorbeeld zeggen dat je een onboardingsjabloon moet bijwerken. Dit zou voldoende zijn voor een taak op een takenlijst. Een actiepunt zou daarnaast een definitie hebben (wat moet je doen om het sjabloon bij te werken?), er zou een teamlid aan zijn toegewezen, en er zou een verwachte vervaldatum zijn gegeven.

Wanneer gebruik je een actiepuntensjabloon?

Je kunt een actiepuntensjabloon gebruiken voor elk gebied waar je een serie taken moet voltooien. Actiepuntensjablonen zijn aanpasbaar. Zet ze visueel op met Kanbanborden en Gantt-grafieken, of maak traditionelere digitale takenlijsten. Of gebruik ze allemaal. In Asana kun je één project maken voor je actiepuntensjabloon en naar behoefte schakelen tussen weergaven. Zodra je een sjabloon hebt gemaakt, kun je ook afhankelijkheden opnemen. Dit helpt om het werk binnen een groot team te coördineren. 

Omdat ze zo veelzijdig zijn, kun je een actiepuntensjabloon gebruiken voor vele scenario's. Bijvoorbeeld:

• Zich herhalende projecten: Als je dezelfde set handelingen herhaalt voor terugkerende initiatieven, kan een sjabloon het proces vereenvoudigen. Je kunt bijvoorbeeld een sjabloon maken voor driemaandelijkse productupdates dat altijd dezelfde uitvoerbare taken omvat. 

• Samenwerking met anderen: Wanneer meerdere leden van je team hun eigen versies van je actiepuntenlijst moeten kunnen openen en beheren, kan een sjabloon van pas komen. Dit kan het beste met projectbeheersoftware omdat iedereen uit kan gaan van één centrale bron van waarheid.

• Versturen van voortgangsrapporten: Wanneer belanghebbenden realtime updates nodig hebben, kunnen ze het actiepuntensjabloon van je team bekijken om te zien hoe het werk aan het huidige project verloopt. Als ze verdere vragen hebben, weten ze op basis van aan wie welk item is toegewezen precies met wie ze contact op moeten nemen.

Een actiepuntensjabloon maken

Een effectief actiepuntensjabloon is progressief - het begint met een sectie 'backlog' of 'taken'. Daarna komt een sectie 'in behandeling', en zo de hele levenscyclus van het project door, voortbewegend van een fase naar de andere totdat de taak is voltooid.

Net als bij andere projectbeheersjablonen profiteer je het meest van je aanpak als je een dynamisch platform gebruikt voor je actiepuntentracker, een platform waar je details kunt toevoegen en in realtime updates kunt doen. Overweeg een visueel format te gebruiken zoals een Kanbanbordtool, wat het bijhouden van actiepunten nog makkelijker maakt.

Hier vind je een aantal componenten die je kunt toevoegen wanneer je elk actiepunt opstelt:

• Het wat: Een gedetailleerde beschrijving van je taak.

• Het wie:Elk actiepunt moet een verantwoordelijke hebben zodat iedereen weet wie de verantwoordelijke partij is voor elke taak.

• Het wanneer: Voeg deadlines toe aan zich herhalende taken. Je kunt bijvoorbeeld voor de laatste dag van elke maand een controletaak behouden om je eraan te herinneren dat je de projectstatus moet evalueren.

• De urgentie: Geef het prioriteitsniveau van specifieke taken aan, zodat teamleden weten waar ze het eerst aan moeten werken.

Geïntegreerde functies

• Lijstweergave. Lijstweergave is een rasterachtige weergave die het gemakkelijk maakt om alle informatie over je project in een oogopslag te zien. Net als een takenlijst of een spreadsheet toont Lijstweergave al je taken in één oogopslag, zodat je niet alleen de titels en vervaldatums van taken kunt zien, maar ook alle relevante aangepaste velden zoals Prioriteit, Status, enzovoort. Ontsluit moeiteloze samenwerking door je hele team zicht te geven op wie wanneer wat aan het doen is.

• Bordweerdgave. Bordweergave is een Kanban-bordachtige weergave die de informatie over je project in kolommen weergeeft. Kolommen zijn meestal gerangschikt naar werkstatus (zoals te doen, wordt gedaan, is gedaan) maar je kunt de kolomtitels aanpassen aan de behoeften van je project. Binnen elke kolom worden taken als kaartjes weergegeven, met allerlei bijbehorende informatie zoals de titel van de taak, de vervaldatum, en aangepaste velden. Volg het werk op de voet en krijg in één oogopslag inzicht in de stand van zaken van je project.

• Werkbelasting. Werkbelasting geeft je een visueel overzicht van de teamcapaciteit doordat je eenvoudig kunt zien waar je teamleden aan werken - alles op één plek. Met deze in één oogopslag zichtbare informatie kun je conflicten opsporen, risico's aanpakken, en projecten op schema houden door taken opnieuw toe te wijzen of in te plannen. Controleer regelmatig de werkbelasting om te zien of teamleden niet overbelast zijn of juist te weinig werk hebben. Is dat wel het geval, dan kun je gemakkelijk taken met lage prioriteit opnieuw toewijzen of inplannen om initiatieven met hoge prioriteit te deblokkeren.

• Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt bijhouden - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je taken te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen tussen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren. 

Aanbevolen apps

• Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

• OneDrive. Voeg bestanden rechtstreeks toe aan taken in Asana met de Microsoft OneDrive-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Voeg eenvoudig bestanden van Word, Excel, PowerPoint en meer toe.

• Loom. Met Loom-video's kan je persoonlijkheid, context en duidelijkheid toevoegen aan je projectoverzicht. Je kan gemakkelijk Loom-video's invoegen om je project uit te leggen, verwachtingen te scheppen en belangrijke mijlpalen te markeren. Een Loom-videoboodschap voegt nuance en context toe om je team sneller op de hoogte te brengen van het project. En het beste is: je team kan de video's bekijken zonder hun Asana-workflow te verlaten.

• Dropbox. Voeg bestanden direct aan taken in Asana toe met de Dropbox-bestandskiezer, die in het Asana-taakvenster is ingebouwd.

Veelgestelde vragen